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INSTRUCTIVO PARA LA CONTRATACION DE DOCENTES CATEDRATICOS Y OCASIONALES |
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PROCESO | GESTIóN HUMANA |
OBJETIVO |
Establecer los lineamientos y condiciones para la vinculación de docentes catedráticos y ocasionales, de acuerdo con la normativa de la Universidad, cumpliendo a cabalidad la carga académica requerida por los diferentes programas.
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POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio | ||||
2 | Cargar labor en el SIA y solicitar inclusión en registro de elegibles. | Directores de Departamento, Vicerrectoría Académica, Secretarias de Departamento |
Los Directores de Departamento ingresan la labor académica al SIA de acuerdo a las necesidades de cada programa, solicitan la aprobación de la Vicerrectoría Académica y la elaboración de la resolución de inscripción en el registro de elegibles de docentes ocasionales y catedráticos.
La Vicerrectoría Académica revisa y aprueba la labor académica presentada por cada Departamento e imprime los consolidados, la resolución de inscripción en el registro de elegibles de docentes ocasionales y catedráticos y la respectiva labor académica de cada uno de los docentes y hace entrega a cada secretaria de departamento. TIEMPO: De acuerdo al cronograma de concertación y aprobación de labor académica |
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3 | Cargar actividades que no se encuentren en el SIA | Directores de Departamento, Vicerrectoría Académica, Secretarias de Departamento |
Para las actividades académicas que no se puedan cargar en el SIA, separando el componente teórico y el componente práctico, se hará uso del formato anexo de MANERA TEMPORAL.
Ver Registro(Formato actividades que no se encuentren en el sistema académico SIA) |
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4 | Solicitar documentos para vinculación | Secretaria del departamento |
La secretaria de cada departamento solicita a los docentes la relación de documentos necesarios para su vinculación, dependiendo si el docente es nuevo o antiguo y le informa sobre las fechas de entrega.
Recibe y verifica que la documentación esté completa, de lo contrario, solicita al docente completar la documentación requerida. Anexa a la documentación entregada por el docente los que son responsabilidad del Departamento: antecedentes disciplinarios, antecedentes de responsabilidad fiscal, consolidado de labor académica y resolución de registro de elegibles; y hace entrega de éstos en la Oficina de Gestión Humana. En la verificación de antecedentes se solicita la autorización para consultar inhabilidades por delitos sexuales contra niños, niñas y adolescentes en el formato respectivo, dando cumplimiento a la ley 1918 de 2018. TIEMPO: De acuerdo al cronograma de concertación y aprobación de labor académica Ver Registro(Formato para solicitar autorización para consultar inhabilidades por delitos sexuales contra niños, niños y adolescentes) |
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5 | Ingresar hojas de vida al Sistema SARA | Auxiliar Administrativo de la Oficina de Gestión Humana - Área Hojas de Vida |
Cuando el docente a contratar es nuevo, se le remite la Historia Laboral al Área de Hojas de Vida de la Oficina de Gestión Humana para que procedan a ingresar los datos al sistema SARA.
TIEMPO: De acuerdo al cronograma de concertación y aprobación de labor académica |
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6 | Asignar puntaje salarial | Profesional universitario del Grupo interno de Trabajo de Desarrollo Docente |
Para el caso de docentes ocasionales, el Profesional universitario del Grupo interno de Trabajo de Desarrollo Docente recibe y revisa la hoja de vida con la respectiva documentación anexada, según la lista de chequeo y con base en esta, se procede a ingresar la información básica al modulo de Asignación de Puntaje Salarial del Sistema SARA.
Conforme al cálculo realizado en el sistema SARA se imprime el formato de salario inicial. TIEMPO: De acuerdo al cronograma de concertación y aprobación de labor académica Ver Registro(Formato de lista de chequeo para la asignación de salario inicial para docentes) |
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7 | Imprimir formato de cálculo salarial | Profesional universitario del Grupo interno de Trabajo de Desarrollo Docente |
Conforme al cálculo realizado en el sistema SARA se imprime el formato de salario inicial.
TIEMPO: De acuerdo al cronograma de concertación Ver Registro(Formato para calcular el salario inicial para docentes.) |
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8 | Aprobar la liquidación de salario inicial | CIARP |
El Comité Interno de Asignación y Reconocimiento de Puntaje (CIARP) recibe las liquidaciones de salario junto con la respectiva hoja de vida del docente para ser aprobado.
El presidente del CIARP notifica al docente de la asignación de puntaje salarial y le informa que contra dicha decisión puede proceder al recurso de reposición o de apelación TIEMPO: De acuerdo al cronograma de concertación y aprobación de labor académica Ver Registro(Formato para notificación de asignación de puntaje salarial inicial y Acta de notificación personal) |
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9 | Presentar recurso de reposición o de apelación | Docente y CIARP o Consejo Académico |
Si el Docente no esta de acuerdo con la liquidación de salario que se le asigno, puede presentar recurso de reposición y es el CIARP el encargado de este; de igual forma, el docente puede presentar recurso de apelación y es el Consejo Académico el encargado de este.
Si el Docente esta de acuerdo con lo notificado, quedara en firme el puntaje asignado. TIEMPO: De acuerdo al cronograma de concertación y aprobación de labor académica. Registro(Recurso de reposición o apelación) |
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10 | Comunicar decisión | CIARP |
El Comité Interno de Asignación y Reconocimiento de Puntaje (CIARP), una vez resueltas las posibles apelaciones, envía a la Oficina de Gestión Humana la copia del oficio remisorio de la asignación del puntaje y del acta de notificación con la respectiva hoja de vida para los trámites correspondientes de nómina.
TIEMPO: De acuerdo al cronograma de concertación y aprobación de labor académica Registro(Oficio remisorio del puntaje) |
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11 | Generar base de datos y alimentar el sistema SARA | Secretaria de la Oficina de Gestión Humana |
La secretaria de la Oficina de Gestión Humana genera una base de datos diferenciando a los docentes ocasionales y catedráticos con la información de cada uno.
De acuerdo a la información registrada en la base de datos, se alimenta el sistema SARA el cual arroja la Resolución de contrato de cada docente. TIEMPO: De acuerdo al cronograma de concertación y aprobación de labor académica Registro(Resolución de vinculación de docentes ocasionales y catedráticos) |
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12 | Afiliar a Seguridad Social (Salud- Pensión- ARP) | Secretaria de la Oficina de Gestión Humana y Técnico Administrativo de la Oficina de Gestión Humana |
La secretaria de la Oficina de Gestión Humana envía al Técnico Administrativo de la Oficina de Gestión Humana, el listado de docentes a contratar, para que proceda a remitirlos a las diferentes entidades de seguridad social para su respectiva afiliación y vigencia.
Si el docente es nuevo, una vez notificado, debe diligenciar el formato de entidades externas y realizar su respectiva afiliación (entidades promotoras de salud EPS, administradora de fondos y pensiones y ARP). Si el docente es antiguo, en el formato de notificación tiene la opción de confirmar o modificar las entidades externas. TIEMPO: De acuerdo al cronograma de concertación y aprobación de labor académica Ver Registro(Formato autorización notificación resolución de vinculación por medios electrónicos e información sobre entidades externas) |
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13 | Revisar y aprobar resoluciones de vinculación | Jefe de la Oficina de Gestión Humana, Vicerrector(a) Académico, Vicerrector(a) Administrativo y Decano(a) |
Con el visto bueno del jefe de la oficina de Gestión Humana y el Decano de la respectiva Facultad, se remite la resolución de contratación a la Vicerrectoría Académica para la revisión y firma.
TIEMPO: De acuerdo al cronograma de concertación y aprobación de labor académica Registro(Resolución de vinculación de docentes ocasionales y catedráticos) |
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14 | Notificar y legalizar la vinculación de los docentes | Secretaria de la Oficina de Gestión Humana y Técnico administrativo de la Oficina de Gestión Humana |
Una vez firmadas las resoluciones, la secretaria de la Oficina de Gestión Humana informa a los departamentos que los docentes deben acercarse a la Oficina de Gestión Humana para ser notificados de su vinculación.
Finalizada la notificación se le hace entrega al docente de un original de la resolución de vinculación y se le informa que debe entregar copia al departamento. A demás, se envía la resolución de vinculación, los soportes de seguridad social y formato de entidades externas para ser la respectiva legalización en el sistema SARA e inclusión en la nomina de la respectiva vigencia. TIEMPO: De acuerdo al cronograma de concertación y aprobación de labor académica Ver Registro(Formato autorización notificación resolución de vinculación por medios electrónicos e información sobre entidades externas) |
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15 | Archivar Hojas de Vida y realizar reporte de nomina | Secretaria de la Oficina de Gestión Humana |
La documentación de cada uno de los docentes vinculados se radica y se pasa al Área de Hojas de Vida para su respectivo trámite y custodia.
TIEMPO: De acuerdo al cronograma de concertación y aprobación de labor académica |
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16 | Fin. |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA GESTIÓN HUMANA |
HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
9 | Se solicita cambiar en los pasos 12 y 14 el formato para notificar la vinculación de los docentes ocasionales y catedráticos, e ingresar en estos pasos formato actualizado a versión 3. “Formato Autorización Notificación Resolución de Vinculación por Medios Electrónicos e Información Sobre Entidades Externas. | 2024-05-10 |
8 | Se actualiza el Formato autorización notificación resolución de vinculación por medios electrónicos e información sobre entidades externas en los pasos 12 y 14 del flujograma. | 2023-06-14 |
7 | Se elimina el formato para diligenciar información de la seguridad social con entidades externas y se ingresa el formato autorización notificación resolución de vinculación por medios electrónicos e información sobre entidades externas. | 2023-01-25 |
6 | Se actualiza el formato para diligenciar información de la seguridad social con entidades externas y el formato para notificar la vinculación de los docentes ocasionales y catedráticos. | 2022-11-22 |
5 | Se actualiza el paso 4 del instructivo. | 2022-10-14 |
4 | Se modifica el documento temporalmente debido a los cambios generados por la pandemia del COVID -19, incluyendo el formato para registrar actividades que no se encuentren en el Sistema de Información Académico SIA, que se usará de manera temporal. | 2020-09-28 |
3 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-22 |
2 | Se agrega información al desarrollo. | 2015-12-17 |
1 | Versión inicial | 2013-11-19 |
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