La prestación de servicios universitarios que se hace a través de programas especiales y proyectos, debe contar con el respectivo presupuesto aprobado por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Antes de darse inicio a la prestación del servicio, suscripción de contrato o convenio y/o apertura de programa académico, el Coordinador del programa especial o proyecto debe solicitar a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas -con la debida antelación- la asesoría, acompañamiento, revisión y cargue de información financiera básica que conlleve a la construcción conjunta y aprobación final del presupuesto. Para tal efecto se cuenta con el aplicativo de costos y presupuestos en el Sistema Integrado de Gestión – SIG (Ver: Guía para operar el módulo de presupuestación y costeo de servicios universitarios en el software del SIG G-PL-397). En este aplicativo se ingresa la información relacionada con ingresos, gastos, inversión, transferencia y costos recurrentes necesarios para la prestación del servicio universitario. En aquellos casos que los programas especiales y proyectos reciban aportes en dinero o especie por parte de otra dependencia de la Universidad, éstos se deben detallar de manera explícita en el presupuesto y demostrar el aval correspondiente de dicha dependencia.

En todo caso, el presupuesto deberá ser elaborado antes de presentar propuestas de servicio o cotizaciones a entidades externas y será requisito indispensable para el trámite y aprobación de nuevos programas académicos. Se aclara que el presupuesto que se elabora en el aplicativo de costos y presupuestos en el Sistema Integrado de Gestión – SIG, es un documento de uso interno NO válido para presentarlo como propuesta a entidades externas.

Cuando se vaya a crear un nuevo programa académico será necesario adjuntar la malla curricular y el visto bueno de espacios físicos (Ver: Instructivo para la asignación y seguimiento de los espacios académicos y horarios I-PL-289).

TRANSFERENCIA Y EXONERACIONES: 

Según lo establecido en el Acuerdo 026 de 2008, todos los programas especiales que ejecute la Universidad desde los Fondos Especiales de Facultades y Vicerrectorías, deben transferir al nivel central un porcentaje de los ingresos netos obtenidos por el programa especial o proyecto. Dicha transferencia financiará rubros específicos del presupuesto de la Universidad.

Existen programas especiales y proyectos que por sus características académicas, financieras, de impacto social o por políticas internas de la Universidad o de las entidades patrocinadoras o subsidiarias, no pueden cumplir con dicha transferencia; en estos casos, el Ordenador del Gasto y/o el Coordinador del programa especial o proyecto deben solicitar al CUPEF la aprobación para la exoneración de transferencia. En todo caso deben existir criterios claros que permitan tomar decisiones respecto a la conveniencia de su aprobación, sin que se afecte el desarrollo académico institucional en la financiación de los rubros específicos del presupuesto de funcionamiento de la Universidad.

Lineamientos de exoneración:

• Debe solicitarse previo a la aprobación del presupuesto.
• Debe solicitarse previo a la firma o inicio del contrato o convenio que avala y legaliza la ejecución del proyecto.
• Debe beneficiar el proyecto en aspectos propios del desarrollo del mismo o de la unidad ejecutora, sin ir en detrimento del presupuesto de funcionamiento de la Universidad.
• No podrá solicitarse para financiar gastos de funcionamiento del proyecto.
• Se podrán solicitar y aprobar exoneraciones parciales.
• Toda exoneración debe tener una justificación por razones académicas, financieras, de impacto social o por políticas internas de la Universidad o de las entidades patrocinadoras o subsidiarias del proyecto.
• Si el proyecto tiene ejecuciones de vigencias anteriores se debe hacer un análisis del comportamiento del mismo en ingresos, gastos, inversión y recursos del balance.
• Los proyectos que incluyen en su presupuesto el pago de incentivos no tienen exoneración. Se exceptúa los proyectos con recursos del Sistema General de Regalías, según lo establecido en el parágrafo del Artículo 1° del Acuerdo 010 de 2009 (Modificado según el Acuerdo 008 de 2014).

INCENTIVOS OPERACIONALES Y POR EXCEDENTES: 

Desde la elaboración de cada presupuesto, se debe dejar claro si hay lugar al pago de incentivos operacionales y/o incentivos por excedentes. El pago de incentivos operacionales no requiere aprobación del CUPEF. El pago de incentivos por excedentes debe ser previamente autorizado por el CUPEF, según lo establecido en el Acuerdo 14 de 2018 del Consejo Superior y el Acuerdo 44 de 2018 que modifica algunos artículos.

Cuando la prestación de servicios universitarios a través de programas especiales y proyectos contemple el pago de incentivos operacionales debe señalarse el nombre del docente y el monto que recibirá por dicho concepto. Para el caso de docentes internos y externos que cumplan con el mínimo de horas de docencia directa semanal, el valor de la hora es establecido de conformidad con el Acuerdo 14 de 2018 y de acuerdo a la viabilidad financiera y económica determinada por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Cuando se acceda a incentivos por excedentes, debe señalarse claramente el nombre de los participantes que recibirán tal incentivo y el porcentaje de distribución. En cada presupuesto se debe detallar el porcentaje de los incentivos por excedentes en caso de haber lugar a ellos, teniendo en cuenta que del total de los excedentes financieros, como mínimo el 60% es para la Universidad y como máximo el 40% para distribuir entre los participantes que accedan a ellos. 

Es importante tener en cuenta que cuando se realicen modificaciones de cualquier tipo, como adiciones y/o prorrogas que impacten presupuestalmente el proyecto, deben hacerse los ajustes a que haya lugar, sin perder de vista la claridad del porcentaje de participación de los incentivos por excedentes. Una vez el proyecto haya finalizado y por tanto se proceda a hacer la liquidación de incentivos por excedentes, el Ordenador del Gasto respectivo deberá hacer llegar a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas la solicitud expresa del presupuesto de liquidación y adjuntar los siguientes documentos:

• Acta de liquidación firmada por todas las partes.
• Informe de ejecución detallada del proyecto.
• Constancia expedida por la Oficina Financiera en donde se exprese el saldo real del proyecto.
• El presupuesto aprobado.
• La constancia del jefe inmediato para el caso del personal administrativo en donde conste que la participación del funcionario en el proyecto estuvo por fuera de la jornada laboral.

Con base en la documentación anterior, la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas elabora el presupuesto de liquidación con el objetivo de establecer claramente el valor exacto de los incentivos por excedentes. En dicho presupuesto se detallan igualmente, los costos recurrentes en que se incurrió durante el proyecto. De igual forma, se destaca que para efectos del cálculo de los excedentes, la inversión ejecutada debe corresponder a la planeada; en caso contrario se debe trasladar al fondo respectivo para que sea éste quien la ejecute en procura de la protección de su capacidad de inversión.

Una vez el presupuesto de liquidación sea elaborado, es remitido al Ordenador del Gasto para que este emita la Resolución de Liquidación con los respectivos beneficiarios y de acuerdo a los porcentajes planteados desde el inicio del proyecto. Así mismo deben quedar claramente especificados los traslados a que haya lugar en cumplimiento del presupuesto de liquidación y específicamente en lo que tenga que ver con el tema de inversión. Se aclara que toda la documentación relacionada con el proyecto objeto de liquidación reposa en la Oficina Financiera, con copia en el el Centro de Gastos respectivo y en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

COSTOS:

El costeo de las actividades académicas a cargo de docentes de la Universidad de Caldas se puede llevar a cabo bajo las siguientes modalidades:

1. Costos recurrentes: Estos costos hacen referencia a los costos asumidos por la Universidad en su totalidad. Para el caso de docentes, se toma el costo por hora reportado en el Sistema de Gestión Humana (SARA) . Para efectos del cálculo del valor total se tienen en cuenta las horas de docencia directa.La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas realiza el cálculo de otros costos recurrentes (administrativos, planta física, equipos y otros recurrentes de funcionamiento), a través del módulo respectivo en el SIG (SII), los cuales serán cargados al programa especial o proyecto que se está presupuestando.
2. Costos compensación a la Universidad: Estos costos hacen referencia a las actividades académicas que serán orientadas por docentes de la Universidad y que harán parte de su labor académica, pero cuyo costo debe ser asumido por el respectivo programa. Para tal efecto se establece con base en el salario/hora de cada docente, el cual es extraído directamente del Sistema SARA.

La siguiente es la normatividad aplicada al Instructivo:  

Acuerdo 008 de 2014, Acuerdo 14  de 2018, Acuerdo 44 de 2018, Acuerdo 034 de 2014, Acuerdo 055 de 2009, Acuerdo 026 de 2008, Acuerdo 004 de 2005 y Acuerdo 44 de 2017, Resolución 00862 de 2010, Resolución 1017 de 2010.