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INSTRUCTIVO PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO |
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PROCESO | DOCENCIA |
OBJETIVO |
Establecer las actividades específicas del área de adquisiciones con relación a la compra de material bibliográfico y al procesamiento técnico del material que ingresa por compra, canje y donación. |
POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio | ||||
2 | Planear presupuesto | Líder Grupo Interno Biblioteca, Área de adquisiciones, Área de Colecciones Digitales, Área de Sistemas. |
Se realiza la planeación del presupuesto de acuerdo al monto asignado y a la cantidad de material bibliográfico o recursos de apoyo académico que se requiere adquirir para la vigencia.
TIEMPO: Al inicio de cada año. Registro(Oficio con distribución presupuestal) |
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3 | Recepcionar solicitudes y verificar existencias | Área de adquisiciones |
Las solicitudes de adquisición se realizan través del sistema bibliográfico o ingresando a la pestaña “sugerencias de compra” de la página web de la Biblioteca: biblio.ucaldas.edu.co.. Se procede a verificar si el material existe para comunicarle al usuario. En caso de que no exista, se continúa el proceso de compra.
TIEMPO: Permanente. Link: http://biblio.ucaldas.edu.co/sugerencias-de-compra/ Registro(Solicitud en línea de cambio de material bibliográfico) |
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4 | Solicitar cotizaciones a proveedores | Área de Adquisiciones |
Las solicitudes de las cotizaciones a los proveedores se realizan a través del sistema bibliográfico. Se elabora un listado con el material bibliográfico a cotizar.
TIEMPO: Permanente. |
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5 | Recepcionar cotizaciones y solicitar ingreso al banco de proveedores | Área de Adquisiciones |
La recepción de cotizaciones se realiza a través del correo electrónico del área de adquisiciones y a través de este se les solicita a los proveedores el ingreso al sistema de proveedores de la Universidad a través de la página web.
TIEMPO: Permanente Registro(Cotizaciones) |
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6 | Tramitar cotizaciones | Vicerrectoría Académica, Secretaria Biblioteca, Oficina Contratación, Área de Adquisiciones |
La Secretaria de la Biblioteca envía a Contratación las cotizaciones de material bibliográfico, previo visto bueno de la Vicerrectoría Académica, para que sean ingresadas al Sistema SINCO y continuar su trámite.
Posteriormente se hace seguimiento a la contratación directa y se completa la documentación si es necesario. TIEMPO: Posterior a la recepción de cotizaciones. Registro(Orden de compra) |
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7 |
Recepcionar orden de compra
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Área de Adquisiciones |
Se envía la orden de compra escaneada al proveedor para que, vía correo electrónico, devuelva la orden debidamente firmada. Se imprime la orden de compra y se entrega al responsable en la oficina de Contratación.
Lo anterior corresponde a la compra de material digital. TIEMPO: Sujeto a procedimientos de Contratación Registro(Orden de compra firmada) |
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8 | Gestionar la recepción del material bibliográfico | Área de Adquisiciones, Oficina de Contratación, Inventarios |
Se comunica al proveedor para el envío del material (dirección, factura), a través del correo electrónico.
Para el material impreso, según el orden de las cotizaciones se procede a revisar la factura (precio, cantidad y descuentos), se elabora un listado de los libros recibidos con título, autor, editorial, ISBN, cantidad, precio con descuento incluido, ubicación. Este listado se envía a Inventarios y a Contratación, vía correo electrónico, para los trámites pertinentes. Se entrega la factura y se firma el recibido a satisfacción por parte del Supervisor. Para el material digital, se verifica la instalación y funcionamiento del material digital y se comunica al proveedor para la firma del recibido a satisfacción por parte del Supervisor. TIEMPO: Permanente Registro(Factura) |
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9 | Verificar en el sistema el material que ingresa por canje o donación | Área de Adquisiciones |
Se verifica el material uno a uno en el sistema bibliográfico por título y autor, si existen, se procede a determinar el estado del libro en colección y la ubicación del mejor ejemplar en la estantería. Además, se establecen cuales libros de la estantería pueden ser donados a los estudiantes. En el caso de que el material no exista en el sistema, se escribe en el libro ubicación, precio y tipo de adquisición.
TIEMPO: Permanente Registro(Registro en drive) |
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10 | Ingresar datos del material recibido | Área de Adquisiciones |
Se realiza el ingreso de datos en planilla drive: Título, Autor, si es libro, revista, tesis; DVD o CD; si la adquisición se realiza por canje, donación, compra o suscripción; facultad y programa.
TIEMPO: Permanente Registro(Registro en drive) |
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11 | Realizar preparación física del material | Área de Adquisiciones |
Se coloca el sello correspondiente:
Libros: Código de Barras, Placa de Inventario (si el bien supera más de un salario mínimo mensual) Revistas: Código de Barras. Tesis: Código de Barras. Después se realiza la asignación de cinta magnética, ficha de préstamo y verificador de cinta magnética y se realiza la marcación en el lomo del libro. TIEMPO: Permanente |
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12 | Remitir material bibliográfico a catalogación. | Área de Adquisiciones |
Se separa el material bibliográfico por tipo de adquisición y se ubica en las estanterías según corresponda.
TIEMPO: Permanente |
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13 | Fin. |
REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
Cotizaciones | VICE-RECTORIA ACADEMICA | - | - |
Factura | DIVISION SERVICIOS GENERALES | - | - |
Oficio con distribución presupuestal | VICE-RECTORIA ACADEMICA | - | - |
Orden de compra | SERVICIO MEDICO ESTUDIANTIL | - | G2-OBU-027 |
Orden de compra firmada | CENTRO DE BIBLIOTECA | - | - |
Registro en drive | CENTRO DE BIBLIOTECA | - | - |
Solicitud en línea de cambio de material bibliográfico | CENTRO DE BIBLIOTECA | - | - |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - | JEFE DE OFICINA - | VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - |
HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
5 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-18 |
4 | Ajustes en el flujograma. | 2019-02-27 |
3 | Se realiza modificación al formato de solicitud de adquisición a partir de las modificaciones al procedimiento de Contratación Directa, cargando el formato allí dispuesto para ese fin. | 2018-03-14 |
2 | Se actualiza el documento de acuerdo al desarrollo de los procesos actuales. | 2017-10-20 |
1 | Versión inicial | 2014-10-31 |
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