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INSTRUCTIVO PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

Código: I-RA-720
Versión: 5
Emisión: 2019-10-18

PROCESO RECURSOS DE APOYO ACADEMICO

OBJETIVO
Establecer las actividades específicas del área de adquisiciones con relación a la compra de material bibliográfico y al procesamiento técnico del material que ingresa por compra, canje y donación.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

El procedimiento para la adquisición de material bibliográfico, debe garantizar que los diferentes programas académicos que tiene la universidad, tengan recursos bibliográficos adecuados y suficientes en cantidad y calidad, actualizados y accesibles a los miembros de la comunidad académica, y promover  el contacto del estudiante con los textos y materiales fundamentales y con aquellos que recogen los desarrollos más recientes relacionados con el área de conocimiento del programa.

 

Aspectos a evaluar:

 

  • Existencia y aplicación de criterios y políticas institucionales y del programa en materia de acceso, adquisición y actualización de material bibliográfico.
  • Pertinencia, actualización y suficiencia del material bibliográfico con que cuenta el programa para apoyar el desarrollo de las distintas actividades académicas, de acuerdo con el tipo y modalidad de programa.
  • Inversión anual en las adquisiciones de libros, revistas especializadas, bases de datos y suscripciones a publicaciones periódicas, relacionados con el programa académico, en los últimos 5 años.
  • Profesores y estudiantes del programa que utilizan recursos bibliográficos: libros, revistas especializadas y bases de datos, en los últimos cinco años, de acuerdo con el tipo y modalidad del programa.

 

ACTIVIDADES NECESARIAS: 

  • Registrar el tipo de adquisición (canje, donación o compra)
  • Registrar la organización de la compra (prioridades,  tipo de material, editorial, librería)
  • Para el canje se debe describir la gestión necesaria para llevarlo a cabo (quiénes y cómo)
  • Para las donaciones se debe registrar bajo qué condiciones se acepta el material.
  • Cuando la Biblioteca es la donante, registrar en una base de datos el material a donar con su información respectiva (institución, cantidad, tipo, fecha…)

Condiciones de Calidad de las Adquisiciones
  1. Los recursos bibliográficos disponibles deben proporcionar la bibliografía básica, complementaria y especializada para los estudiantes, docentes, investigadores y usuarios del Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y electrónicos, que además de apoyar los procesos de enseñanza-aprendizaje, fortalezcan la investigación, y los servicios de proyección y cultura de la universidad.
  2. La actividad de selección del área de adquisiciones, permite escoger el material bibliográfico necesario para apoyar los programas académicos, investigativos y de proyección de la Universidad, con la participación de docentes y usuarios.
  3. A través del área de adquisiciones, el Sistema de Bibliotecas obtiene el material bibliográfico vía compra, canje y donación. Dicha actividad es responsabilidad del Sistema de Bibliotecas, para lo cual debe contar con un presupuesto ajustado según los estándares de bibliotecas y con un control permanente según las políticas establecidas.

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Planear presupuesto Líder Grupo Interno Biblioteca, Área de adquisiciones, Área de Colecciones Digitales, Área de Sistemas. Se realiza la planeación del presupuesto de acuerdo al monto asignado y a la cantidad de material bibliográfico o recursos de apoyo académico que se requiere adquirir para la vigencia.

TIEMPO: Al inicio de cada año.


Registro(Oficio con distribución presupuestal)
3 Recepcionar solicitudes y verificar existencias Área de adquisiciones Las solicitudes de adquisición se realizan través del sistema bibliográfico o ingresando a la pestaña “sugerencias de compra” de la página web de la Biblioteca: biblio.ucaldas.edu.co.. Se procede a verificar si el material existe para comunicarle al usuario. En caso de que no exista, se continúa el proceso de compra.

TIEMPO: Permanente.

Link: http://biblio.ucaldas.edu.co/sugerencias-de-compra/

Registro(Solicitud en línea de cambio de material bibliográfico)
4 Solicitar cotizaciones a proveedores Área de Adquisiciones Las solicitudes de las cotizaciones a los proveedores se realizan a través del sistema bibliográfico. Se elabora un listado con el material bibliográfico a cotizar.

TIEMPO: Permanente.
5 Recepcionar cotizaciones y solicitar ingreso al banco de proveedores Área de Adquisiciones La recepción de cotizaciones se realiza a través del correo electrónico del área de adquisiciones y a través de este se les solicita a los proveedores el ingreso al sistema de proveedores de la Universidad a través de la página web.

TIEMPO: Permanente

Registro(Cotizaciones)
6 Tramitar cotizaciones Vicerrectoría Académica, Secretaria Biblioteca, Oficina Contratación, Área de Adquisiciones La Secretaria de la Biblioteca envía a Contratación las cotizaciones de material bibliográfico, previo visto bueno de la Vicerrectoría Académica, para que sean ingresadas al Sistema SINCO y continuar su trámite.
Posteriormente se hace seguimiento a la contratación directa y se completa la documentación si es necesario.

TIEMPO: Posterior a la recepción de cotizaciones.

Registro(Orden de compra)
7 Recepcionar orden de compra
Área de Adquisiciones Se envía la orden de compra escaneada al proveedor para que, vía correo electrónico, devuelva la orden debidamente firmada. Se imprime la orden de compra y se entrega al responsable en la oficina de Contratación.

Lo anterior corresponde a la compra de material digital.

TIEMPO: Sujeto a procedimientos de Contratación

Registro(Orden de compra firmada)
8 Gestionar la recepción del material bibliográfico Área de Adquisiciones, Oficina de Contratación, Inventarios Se comunica al proveedor para el envío del material (dirección, factura), a través del correo electrónico.

Para el material impreso, según el orden de las cotizaciones se procede a revisar la factura (precio, cantidad y descuentos), se elabora un listado de los libros recibidos con título, autor, editorial, ISBN, cantidad, precio con descuento incluido, ubicación. Este listado se envía a Inventarios y a Contratación, vía correo electrónico, para los trámites pertinentes. Se entrega la factura y se firma el recibido a satisfacción por parte del Supervisor.

Para el material digital, se verifica la instalación y funcionamiento del material digital y se comunica al proveedor para la firma del recibido a satisfacción por parte del Supervisor.

TIEMPO: Permanente

Registro(Factura)
9 Verificar en el sistema el material que ingresa por canje o donación Área de Adquisiciones Se verifica el material uno a uno en el sistema bibliográfico por título y autor, si existen, se procede a determinar el estado del libro en colección y la ubicación del mejor ejemplar en la estantería. Además, se establecen cuales libros de la estantería pueden ser donados a los estudiantes. En el caso de que el material no exista en el sistema, se escribe en el libro ubicación, precio y tipo de adquisición.

TIEMPO: Permanente

Registro(Registro en drive)
10 Ingresar datos del material recibido Área de Adquisiciones Se realiza el ingreso de datos en planilla drive: Título, Autor, si es libro, revista, tesis; DVD o CD; si la adquisición se realiza por canje, donación, compra o suscripción; facultad y programa.

TIEMPO: Permanente

Registro(Registro en drive)
11 Realizar preparación física del material Área de Adquisiciones Se coloca el sello correspondiente:

Libros: Código de Barras, Placa de Inventario (si el bien supera más de un salario mínimo mensual)

Revistas: Código de Barras.

Tesis: Código de Barras.

Después se realiza la asignación de cinta magnética, ficha de préstamo y verificador de cinta magnética y se realiza la marcación en el lomo del libro.


TIEMPO: Permanente
12 Remitir material bibliográfico a catalogación. Área de Adquisiciones Se separa el material bibliográfico por tipo de adquisición y se ubica en las estanterías según corresponda.

TIEMPO: Permanente
13 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Cotizaciones
VICE-RECTORIA ACADEMICA
--
Factura
DIVISION SERVICIOS GENERALES
--
Oficio con distribución presupuestal
VICE-RECTORIA ACADEMICA
--
Orden de compra
SERVICIO MEDICO ESTUDIANTIL
-G2-OBU-027
Orden de compra firmada
CENTRO DE BIBLIOTECA
--
Registro en drive
CENTRO DE BIBLIOTECA
--
Solicitud en línea de cambio de material bibliográfico
CENTRO DE BIBLIOTECA
--

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA - VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
5Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
4Ajustes en el flujograma.2019-02-27
3Se realiza modificación al formato de solicitud de adquisición a partir de las modificaciones al procedimiento de Contratación Directa, cargando el formato allí dispuesto para ese fin. 2018-03-14
2Se actualiza el documento de acuerdo al desarrollo de los procesos actuales. 2017-10-20
1Versión inicial2014-10-31



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