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INSTRUCTIVO PARA EL GRADO DE ESTUDIANTES DE PREGRADO Y POSTGRADO

Código: I-RA-758
Versión: 3
Emisión: 2019-10-17

PROCESO RECURSOS DE APOYO ACADEMICO

OBJETIVO
Otorgar título de pregrado o posgrado a los graduados de la Universidad de Caldas, bajo el cumplimiento de requisitos académicos y normativos, con el fin de certificar su calidad de profesional o profesional posgraduado en cada uno de los programas ofertados por la institución.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

GRADO CON ASISTENCIA A CEREMONIA: Ceremonia pública mediante la cual un estudiante pasa a ser egresado obteniendo un título universitario.

 

GRADO SIN ASISTENCIA A CEREMONIA: título que expide la Universidad de Caldas y que es entregado por un delegado de la Oficina de Admisiones y Registro Académico, sin asistencia a ceremonia pública.

 

1. CALENDARIO DE GRADOS 

 

La Rectoría de la Universidad de Caldas, establece mediante Resolución el respectivo calendario de grados públicos para cada vigencia. La documentación requerida y los requisitos necesarios para la expedición de un título están contenidos en la normatividad.

 

2.  CARNÉ DE EGRESADOS

 

Los estudiantes de la Universidad que han culminado sus estudios y están próximos a graduarse deben tramitar el carné que los acredita institucionalmente como graduado, adicionalmente quienes se hayan graduado y no posean el carnet también pueden solicitar este documento.

 

El Carné de egresados se expedirá simultáneamente con el Diploma y Acta de grado y le será entregado a cada graduado de pregrado y postgrado, durante la respectiva ceremonia pública.

 

3. REPORTE A INSTITUCIONES:

 

La Oficina de Admisiones y Registro Académico, realiza reportes de graduados a las siguientes instituciones:

 

INSTITUCIÓN

CIUDAD

PROGRAMAS

Consejo Profesional de Biología

Bogotá

Biología

Consejo Nacional de Trabajo Social

Bogotá

Trabajo Social

 Alcaldía Mayor de Bogotá

 

Bogotá

Licenciaturas

Especialización en Docencia Universitaria

 Secretaría de Educación

Maestría en Educación

Consejo Superior de la Judicatura.

  

 

Bogotá

 

 

Derecho

 Sala Administrativa

Unidad de Registro Nacional y Auxiliares de la Justicia

 

 

 

 

Consejo Profesional

Nacional de Ingeniería COPNIA

 

 

 

 

 

 

 

 

Manizales

Bogotá

 

Ingeniería Agronómica

Ingeniería de Alimentos

Ingeniería Mecatrónica

Ingeniería en Sistemas y

Computación

Tecnología en Sistemas Informáticos

Tecnología en Finanzas

Tecnología en Logística

Tecnología en Higiene y Seguridad Ocupacional

Asociación Nacional de Enfermeras de Colombia ANEC

 Bogotá                            

 

 Enfermería

Consejo Profesional Nacional de Tecnólogos en Electricidad, Electromecánica, Electrónica y afines.

 Bogotá

 Tecnología en Electrónica

Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y Zootecnia de Colombia – COMVEZCOL

 Bogotá

 Medicina Veterinaria y Zootecnia

Consejo Profesional de Administración de Empresas

 Bogotá

Administración de Empresas

Agropecuarias

 

4. TIPOS DE GRADOS

 

Grado con asistencia a ceremonia: Ceremonia pública mediante la cual un estudiante pasa a ser egresado, obteniendo un tí´tulo universitario.

 

Grado sin asistencia a ceremonia: Título que expide la Universidad de Caldas y que es entregado por un delegado de la Oficina de Admisiones y Registro Académico, sin asistencia a ceremonia pública.

 

5. RESPONSABILIDADES

 

Corresponde al estudiante, cumplir con todos los requisitos establecidos por la institución para recibir el título de grado.

 

Corresponde a los Directores o Coordinadores de Programa y Decanos, verificar el cumplimiento del plan de estudios por parte del estudiante y aprobar la inclusión del estudiante en la resolución.

 

Corresponde al funcionario de graduaciones de la Oficina de Admisiones y Registro Académico, verificar toda la documentación de los estudiantes enviada desde las decanaturas, con el fin de tramitar la expedición de diplomas y actas de grado. 

 

Corresponde a la Rectoría y a la Secretaría General, firmar los diplomas y entregarlos en las diferentes ceremonias. 

 

 6.  NORMATIVA APLICABLE

 

Los documentos y requisitos para la graduación de estudiantes se encuentran establecidos en la Resolución No. 0987 del 23 de marzo de 2018, expedida por la Vicerrectoría Académica. 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Establecer cronograma. Rector Jefe Oficina de Admisiones y Registro Académico. Funcionario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas El Rector aprueba el calendario para las ceremonias públicas, previa propuesta enviada por el Jefe de la Oficina de Admisiones y Registro Académico. Posteriormente, se procede a publicar la Resolución enla página web de la Universidad en el enlace de Sistema de Información Académica SIA.

TIEMPO: Un día posterior a la aprobación.



Registro(Resolución que fija el calendario de sesiones de grado)
3 Solicitar grado Estudiante Director o Coordinador del programa El estudiante mediante ingreso al SIA, revisa sus paz y salvos y procede a solicitar el grado si no tiene pendiente ningún compromiso con las unidades académicas o administrativas, procede a solicitar el grado.

El Director de Programa aprueba la inclusión del estudiante en la Resolución de grados una vez verifique que haya cumplido con todos los requisitos académicos o está próximo a cumplirlos, de acuerdo con la normatividad vigente.

Tiempo: Para grados con asistencia a ceremonia y sin ceremonia, según calendario de grados.

Registro: (Formato Electrónico de Solicitud de Grado a través del SIA)
Ver Registro(FORMATO PARA LA SOLICITUD DE GRADO)
4 Solicitar carnet de egresados Estudiante El estudiante solicita a través del SIA, el carné de graduado, aportando la siguiente documentación:

1. Fotografía tamaño cédula, fondo blanco o azul, que cargará en formato jpg, identificándola con el código de estudiante.
2. Consignación del valor del carné a la cuenta Davivienda No. 084500007467 a nombre de la Universidad de Caldas.
3. Diligenciar la encuesta para graduados, dispuesta en la página web del Ministerio de Educación Nacional.



Registro(Recibo de consignación)
5 Entregar documentación Estudiante Según requisitos establecidos en la Normativa, los estudiantes deben entregar toda la documentación exigida para obtener el título, en el programa académico al cual está adscrito.

Adicionalmente, deberá actualizar sus datos personales según el
formato.

TIEMPO: Según calendario de grados.
Ver Registro(Formato para Actualización de datos personales del graduando)
6 Verificar documentación y requisitos de grado. Auxiliar Administrativo del programa Se verifica la totalidad de los documentos presentados por el estudiante y los requisitos normativos.

No se recibirán documentos para grado sin el total cumplimiento del plan de estudios, lo cual debe ser verificado en el SIA.

TIEMPO: Según calendario de grados.
7 Expedir Resolución de grado. Director o Coordinador de Programa, Decano de Facultad Cuando el estudiante cumple con todos los requisitos establecidos, se procede a realizar la Resolución de otorgamiento del título, mediante la cual el Director o Coordinador del programa y el Decano de la Facultad, solicitan la graduación del estudiante.

Dicha Resolución deberá contar con la firma del Decano respectivo.

TIEMPO: Según calendario de grados.

Registro(Resolución de otorgamiento de título.)
8 Recibir documentación y verificar requisitos de grado. Auxiliar Administrativo de la Oficina de Admisiones y Registro Académico De acuerdo con la reglamentación vigente, se reciben y verifican los documentos de grado enviados por las Decanaturas y se procede a gestionar lo correspondiente al registro de información en el SIA en los libros de grados.

Si la documentación está incompleta o no se cumplen todos los requisitos normativos, se hará la devolución de toda la documentación al programa respectivo.

TIEMPO: Para grados con ceremonia pública, según calendario de grados.

Para grados sin asistencia a ceremonia, en el momento de la entrega.
9 Expedir Diplomas, Actas y Carnés Auxiliar Administrativo de la Oficina de Admisiones y Registro Académico Luego de registrar la información en el SIA y en los libros de graduación, se procede a la expedición de diploma y el acta de grado. Se remite listado a la Oficina de Egresados para la verificación y solicitud de carnés.

TIEMPO: Según calendario de grados.
10 Expedir Carnés Auxiliar Administrativo de la Oficina de Egresados. Auxiliar Administrativo de la Oficina de Admisiones y Registro Académico Verifica listado de graduados y solicita expedición de los carnés, anexando los registros fotográficos correspondientes.

Expide carnés de egresados, de acuerdo con los datos suministrados por la Oficina de Egresados.

TIEMPO: Según calendario de grados.
11 Legalizar Diplomas y Actas de Grado Secretaria General y Rectoria La Oficina de Admisiones y Registro Académico envía los diplomas y las actas a la Secretaría General para la expedición de Resolución de grados y las posteriores firmas de la Rectoría y la Secretaría General.

TIEMPO: Para grados con ceremonia pública, según calendario de grados.

Para grados sin asistencia a ceremonia, según lo establecido en la norma.
12 Otorgar títulos. Rectoría, Secretaría General, Decanaturas, Funcionario Oficina de Admisiones y Registro Académico. Según la modalidad de grado (con o sin ceremonia) se hace la respectiva entrega de diplomas, actas y carné de egresados.

Si un graduando no puede asistir a la entrega oficial del título, podrá delegar mediante poder notariado a un representante que lo haga por él, durante la misma ceremonia.

TIEMPO: De acuerdo con la fecha y hora establecida según el calendario de grados.

Para el caso de entrega de título sin ceremonia, se realiza de acuerdo al tiempo establecido en la norma.
13 Elaborar acta de anulación de diplomas (cuando aplique). Auxiliar Administrativo Oficina Admisiones y Registro Académico Aplica para aquellos diplomas que presentaron errores y para los egresados que no asistieron a la respectiva sesión de grados. Luego de la ceremonia quedan en custodia de la Secretaría General, de donde son allegados a la Oficina de Admisiones y Registro Académico.

TIEMPO: Dos días hábiles posteriores al acto de graduación.

Registro: (Acta de anulación de diplomas)
14 Reimprimir Diplomas y Actas de Grado. Auxiliar Administrativo Oficina Admisiones y Registro Académico En caso de errores ajenos a la Universidad de Caldas, en la información del diploma y acta o de no reclamación de los mismos en el acto oficial de grado, el graduando deberá cancelar nuevamente los derechos de marcación de diploma para la expedición de los nuevos documentos.

En caso de error por parte de la Institución se expedirán nuevamente los documentos sin costo alguno para el graduando.

TIEMPO: 5 días hábiles posteriores a la solicitud.
15 Reportar graduados a las entidades respectivas. Auxiliar Administrativa Oficina de Admisiones y Registro Académico La Oficina de Admisiones y Registro Académica realiza los respectivos reportes de graduados a las entidades respectivas, según el listado anexo descrito en el Desarrollo del presente instructivo.

TIEMPO: 3 días hábiles a la celebración del acto de graduación.
16 Fin  

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
FORMATO PARA LA SOLICITUD DE GRADO
REGISTRO ACADEMICO
R-2587-I-RA-758-
Formato para Actualización de datos personales del graduando
REGISTRO ACADEMICO
R-2588-I-RA-758-
Recibo de consignación
OFICINA DE EVALUACIÓN Y CALIDAD ACADÉMICA
--
Resolución que fija el calendario de sesiones de grado
VICE-RECTORIA ACADEMICA
-H-VAC-002.1

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA - VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
3Modernización imagen del SIG. 2019-10-17
2se ingresa el formato para solicitud de Grado.2016-11-22
1Versión inicial2016-11-01



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