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INSTRUCTIVO DE CONTRATACIÓN EN LOS PROYECTOS DE REGALÍAS

CONTRATACIóN

I-CC-759
Rige a partir de:
2017-07-24

Versión: 2

 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12017-01-25
22017-07-24

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores

OBJETIVO:
Adquirir bienes, servicios y obras para la ejecución de los recursos del Sistema General de Regalías comprometidos en la realización de los proyectos aprobados por Órgano Colegiado de Administración y Decisión (OCAD) en los cuales la Universidad de Caldas es ejecutora.

DESARROLLO:

 Se podrá contratar directamente en virtud a lo contemplado en el artículo 18, literal l) del Acuerdo 03 de 2009.


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Inicio 0    
2 Elaboración del estudio de mercado 1 Coordinador administrativo del proyecto Documento mediante el cual se soporta el valor de la adquisición.
3 Elaboración de la solicitud de adquisición 2 Coordinador académico y coordinador administrativo de cada proyecto En este documento, entre otros aspectos, debe justificarse la necesidad, el valor de la adquisición, la descripción de la misma, el objeto del contrato, el plazo, la forma de pago y el supervisor.

Registro: Firma de la solicitud de adquisición Sistema General de Regalías.


Ver Registro( FORMATO SOLICITUD DE ADQUISICIÓN SISTEMA GENERAL DE REGALIAS)
4 Revisión jurídica de la solicitud de adquisición 3 Abogado del respectivo proyecto Se realizará una revisión jurídica tanto de la solicitud como de los documentos soporte. En caso de que los documentos presenten errores, se devolverá al paso 3.

Tiempo: 3 días desde que se recibe la información.

Registro: Firma del abogado en la solicitud.
5 Autorización de la solicitud de adquisición 4 Ordenador del gasto El ordenador del gasto autorizará la solicitud de adquisición firmándola.

Tiempo: 1 día.

Registro: Firma del ordenador del gasto en la solicitud.
6 Radicación de la solicitud de adquisición 5 Coordinador Administrativo de cada proyecto La solicitud de adquisición y los documentos en que se soporte, deben ser radicados física y electrónicamente en el Grupo de Contratación junto con la lista de chequeo, en la cual quedará la evidencia de la fecha de recibido y la persona que la recibió.

Registro: Lista de chequeo para la radicación de solicitudes de adquisición.

Ver Registro(LISTA DE CHEQUEO)
7 Elaboración de la minuta del contrato 6 Grupo de Contratación Se elabora el contrato conforme a las condiciones y requerimientos plasmados en la solicitud de contratación.

Tiempo: Dentro de los 4 días siguientes a la radicación de la solicitud de adquisición.

Registro: Minuta del contrato.
8 Asignar compromiso presupuestal y solicitar su
aprobación
7 Grupo de Contratación Se le da compromiso presupuestal al contrato a través del SINCO y se envía a la Oficina Financiera un correo electrónico solicitando la autorización del mismo. Se asocia el compromiso presupuestal a la orden del contrato y se solicita al ordenador del gasto la revisión del mismo y la impresión para la firma.

Tiempo: 2 días.

Registro: Contrato con compromiso presupuestal.
9 Legalizar contrato
8 Contratista El contratista debe aportar los documentos que hacen parte de la legalización, tales como la póliza de seguro y la seguridad social.

Tiempo: Hasta 5 días.

Registro: Póliza de seguro y documentos de seguridad social.
10 Acta para inicio 9 Supervisor o interventor y contratista Para iniciar la ejecución del contrato, se debe suscribir un acta de inicio, en la cual se deje constancia del cumplimiento de cada uno de los requisitos de ejecución.

Tiempo: Dentro de los 5 días siguientes a la suscripción del contrato.

Registro: Formato Acta para inicio


Ver Registro(FORMATO ACTA PARA INICIO)
11 Supervisar la ejecución el contrato
10 Supervisor/Interventor El supervisor debe verificar el cumplimiento del contrato y realizar el recibo a satisfacción como soporte para cada pago.

Tiempo: Según periodos de pago pactados.

Registro: FORMATO ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS.
FORMATO ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA COMPRAS.
FORMATO INFORME DE AVANCE DE OBRA.
FORMATO INFORME DE SUPERVISIÓN.
12 Liquidación del contrato 11 Supervisor Se elabora el acta de liquidación una vez se termine el contrato. El supervisor deberá tramitar las firmas correspondientes del documento.

Tiempo: Dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato o convenio, o dentro del plazo dispuesto por las partes para tal efecto.

Registro: Formato de acta de liquidación.
13 Fin 12    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
FORMATO SOLICITUD DE ADQUISICIÓN SISTEMA GENERAL DE REGALIAS
SECRETARIA GENERAL
R-2590-I-CC-759-
FORMATO ACTA PARA INICIO
SECRETARIA GENERAL
R-2592-I-CC-759-
LISTA DE CHEQUEO
SECRETARIA GENERAL
R-2603-P-CC-761-
 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Juan Sebastian Gutierrez HernÁndez

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Paula Andrea Chica CortÉs

JEFE DE OFICINA
JUAN GUILLERMO CORREA GARCIA

SECRETARIO GENERAL

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