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INSTRUCTIVO DE CONTRATACIÓN EN LOS PROYECTOS DE REGALÍAS |
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| PROCESO | CONTRATACIóN |
| OBJETIVO |
| Adquirir bienes, servicios y obras para la ejecución de los recursos del Sistema General de Regalías comprometidos en la realización de los proyectos aprobados por Órgano Colegiado de Administración y Decisión (OCAD) en los cuales la Universidad de Caldas es ejecutora. |
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio | ||||
| 2 | Elaboración del estudio de mercado | Coordinador administrativo del proyecto | Documento mediante el cual se soporta el valor de la adquisición. | ||
| 3 | Elaboración de la solicitud de adquisición | Coordinador académico y coordinador administrativo de cada proyecto |
En este documento, entre otros aspectos, debe justificarse la necesidad, el valor de la adquisición, la descripción de la misma, el objeto del contrato, el plazo, la forma de pago y el supervisor.
Registro: Firma de la solicitud de adquisición Sistema General de Regalías. Ver Registro(FORMATO SOLICITUD DE ADQUISICIÓN SISTEMA GENERAL DE REGALIAS) |
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| 4 | Revisión jurídica de la solicitud de adquisición | Abogado del respectivo proyecto |
Se realizará una revisión jurídica tanto de la solicitud como de los documentos soporte. En caso de que los documentos presenten errores, se devolverá al paso 3.
Tiempo: 3 días desde que se recibe la información. Registro: Firma del abogado en la solicitud. |
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| 5 | Autorización de la solicitud de adquisición | Ordenador del gasto |
El ordenador del gasto autorizará la solicitud de adquisición firmándola.
Tiempo: 1 día. Registro: Firma del ordenador del gasto en la solicitud. |
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| 6 | Radicación de la solicitud de adquisición | Coordinador Administrativo de cada proyecto |
La solicitud de adquisición y los documentos en que se soporte, deben ser radicados electrónicamente en el Grupo de Contratación.
Registro: Lista de chequeo para la radicación de solicitudes de adquisición. |
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| 7 | Elaboración de la minuta del contrato | Grupo de Contratación |
Se elabora el contrato conforme a las condiciones y requerimientos plasmados en la solicitud de contratación.
Tiempo: Dentro de los 4 días siguientes a la radicación de la solicitud de adquisición. Registro: Minuta del contrato. |
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Asignar compromiso presupuestal y solicitar su
aprobación |
Grupo de Contratación |
Se le da compromiso presupuestal al contrato a través del SINCO y se envía a la Oficina Financiera un correo electrónico solicitando la autorización del mismo. Se asocia el compromiso presupuestal a la orden del contrato y se solicita al ordenador del gasto la revisión del mismo y la impresión para la firma.
Tiempo: 2 días. Registro: Contrato con compromiso presupuestal. |
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| 9 |
Legalizar contrato
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Contratista |
El contratista debe aportar los documentos que hacen parte de la legalización, tales como la póliza de seguro y la seguridad social.
Tiempo: Hasta 5 días. Registro: Póliza de seguro y documentos de seguridad social. |
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| 10 | Acta para inicio | Supervisor o interventor y contratista |
Para iniciar la ejecución del contrato, se debe suscribir un acta de inicio, en la cual se deje constancia del cumplimiento de cada uno de los requisitos de ejecución.
Tiempo: Dentro de los 5 días siguientes a la suscripción del contrato. Registro: Formato Acta para inicio |
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| 11 |
Supervisar la ejecución el contrato
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Supervisor/Interventor |
El supervisor debe verificar el cumplimiento del contrato y realizar el recibo a satisfacción como soporte para cada pago.
Tiempo: Según periodos de pago pactados. Registro: FORMATO ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS. FORMATO ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA COMPRAS. FORMATO INFORME DE AVANCE DE OBRA. FORMATO INFORME DE SUPERVISIÓN. |
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| 12 | Liquidación del contrato | Supervisor |
Se elabora el acta de liquidación una vez se termine el contrato. El supervisor deberá tramitar las firmas correspondientes del documento.
Tiempo: Dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato o convenio, o dentro del plazo dispuesto por las partes para tal efecto. Registro: Formato de acta de liquidación. |
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| 13 | Fin | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
| FORMATO SOLICITUD DE ADQUISICIÓN SISTEMA GENERAL DE REGALIAS | SECRETARIA GENERAL | R-2590-I-CC-759 | - |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | SECRETARIO GENERAL - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 4 | Se ajusta el paso 6 del flujograma con ocasión de las modificaciones al Estatuto de Contratación a través del Acuerdo 052 del 16 de noviembre de 2021. | 2022-01-14 |
| 3 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-15 |
| 2 | Se modifica para cumplir los requerimientos de archivo | 2017-07-24 |
| 1 | Versión inicial | 2017-01-25 |
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