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INSTRUCTIVO PARA LA CELEBRACIÓN DE CONVENIOS NACIONALES E INTERNACIONALES

CONTRATACIóN

I-CC-764
Rige a partir de:
2017-07-23

Versión: 1

 

OBJETIVO:
Establecer los lineamientos y pasos a seguir en la elaboración y firma de convenios nacionales e internacionales con personas jurídicas de derecho público y privado.

DESARROLLO:

Los convenios nacionales e internacionales tienen el propósito de fortalecer las relaciones con entes estatales, personas jurídicas de derecho privado, instituciones de educación superior y otras empresas internacionales para el desarrollo conjunto de proyectos académicos, de investigación y/o de extensión, incluyendo la movilidad académica y las distintas actividades que promuevan la internacionalización en la Universidad de Caldas.

El solicitante (será la persona que va a ejercer la supervisión del convenio y por tanto será el responsable de la ejecución del mismo al interior de la Universidad.) del convenio será un docente o administrativo de la Universidad de Caldas. Las solicitudes de convenios que provengan de personas jurídicas nacionales o internacionales no se tramitarán sin docente o administrativo que se haga responsable de su gestión.

 

 

 





 

FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Solicitud de oficio y traducción de documentos principales y anexos en internacionalización (Solo aplica para convenios internacionales). 0 Solicitante e Internacionalización. Solicitar oficio en internacionalización en el que se manifieste que la entidad internacional es reconocida en el ámbito pertinente y en el cual se avale la firma del respectivo convenio. Asimismo, de tener minutas y anexos en un idioma distinto al español, solicitar en la misma dependencia su traducción al español o entregarlos traducidos al mismo idioma. Todos los acuerdos internacionales y sus anexos deberán contar con una versión en español para su revisión jurídica y firma del Rector.

TIEMPO: Realizar antes de radicar la solicitud del convenio en el Grupo de Contratación.
2 Solicitud de Presupuesto. 1 Solicitante. En caso del ingreso de dinero a la Universidad de Caldas en virtud del convenio se debe gestionar en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas la aprobación del respectivo presupuesto.

TIEMPO: Realizar antes de radicar la solicitud del convenio en el Grupo de Contratación – Secretaría General.
3 Solicitud de CDP 2 Solicitante. En caso de que la Universidad de Caldas realice aportes en dinero debe gestionar el CDP en el respectivo Centro de Gastos.

TIEMPO: Realizar antes de radicar la solicitud del convenio en el Grupo de Contratación – Secretaría General.
4 Elaboración de la solicitud de convenio nacional o internacional 3 Solicitante. Diligenciamiento del formato de solicitud de convenios.

Tiempo: No aplica.

Registro: FORMATO DE SOLICITUD DE CONVENIOS.

Ver Registro(FORMATO SOLICITUD DE CONVENIO)
5 Radicación electrónica de la solicitud de adquisición 4 Solicitante. La solicitud de convenios y sus documentos soporte se radicarán electrónicamente en la Secretaría General (Grupo de Contratación) en el correo convenios@ucaldas.edu.co

Tiempo: No aplica.

Registro: LISTA DE CHEQUEO.
Ver Registro(LISTA DE CHEQUEO)
6 Designación responsable del proceso. 5 Grupo de contratación. Una vez radicados electrónicamente la solicitud de convenios nacionales e internacionales y sus documentos soporte, en el Grupo de Contratación se designará a la persona para adelantar el proceso de contratación.

Tiempo: Hasta 1 día hábil.
7 Revisión de la solicitud de convenios por parte de la persona designada de adelantar el proceso de contratación. 6 Grupo de Contratación. La persona designada revisa el contenido de la solicitud a fin de verificar que la misma no tenga errores en el fondo y en la forma.

Tiempo: Hasta 2 días hábiles.
8 Respuesta a la revisión de la solicitud de convenios. 7 Grupo de Contratación. Una vez revisada la solicitud, la persona encargada comunica al solicitante para su impresión y su firma y la del ordenador del gasto.

Tiempo: Hasta 2 días hábiles.

Registro: Correo electrónico de comunicación.
9 Radicación física de la solicitud de convenios. 8 Solicitante. Una vez obtenidas las firmas del ordenador del gasto y de quien elaboró la solicitud deberá radicarse en físico en el Grupo de Contratación.

TIEMPO: No aplica.

Registro: Radicación de la solicitud.
10 Elaboración o revisión de la minuta del convenio. 9 Grupo de contratación. La persona designada para adelantar el proceso, elaborará o revisará la minuta del convenio.

TIEMPO: Hasta 4 días hábiles.
11 Suscripción del convenio 10 Grupo de Contratación y Solicitante. La persona encargada de adelantar el proceso en el Grupo de Contratación, deberá conseguir la firma del Rector o su delegado y el solicitante firmará el convenio y será el encargado de conseguir la firma la(s) parte(s) conviniente(s).

TIEMPO: Hasta 5 días hábiles.

Registro: Comunicación electrónica al docente o administrativo solicitante de que el convenio se encuentra a su disposición.
12 Cumplimiento de los requisitos de ejecución del convenio. 11 Grupo de Contratación y Solicitante. Cuando haya aportes en dinero de la Universidad y/o necesidad de constitución de garantías, los requisitos se cumplirán con la realización del registro presupuestal y la aprobación de la garantía.

El solicitante será responsable de gestionar la garantía.

El Grupo de Contratación será responsable de hacer el registro presupuestal y aprobar la garantía.

En los convenios donde no haya aportes en dinero por parte de la Universidad, bastará con la firma de las partes para agotar este paso.

Tiempo: Hasta 5 días hábiles.
13 Suscripción del acta de inicio. 12 Solicitante. Este paso solo será necesario en caso de que haya aportes en dinero de la Universidad.

Tiempo: Hasta 5 días hábiles.

Registro: ACTA DE INICIO.

Ver Registro(ACTA DE INICIO)
14 Autorizar los desembolsos. 13 Solicitante. En caso de aportes en dinero por parte de la Universidad, el docente o administrativo responsable de la vigilancia y ejecución del convenio, autorizará los desembolsos conforme a los plazos establecidos, previa certificación del cumplimiento a satisfacción de las obligaciones del convenio y verificación de que el conviniente se encuentre al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

Registro: ACTA DE SUPERVISIÓN.

Ver Registro(FORMATO ACTA DE SUPERVISIÓN PARA CONVENIOS – CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Y CONTRATOS DONDE LA UNIVERSIDAD FUNJA COMO CONTRATISTA)
15 Solicitud del desembolso 14 Conviniente El conviniente solicitará el desembolso con la presentación del documento respectivo y la constancia que emita el Grupo de Contratación.
16 Liquidación del convenio. 15 Solicitante. Tiempo: Dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del convenio, o dentro del plazo dispuesto por las partes para tal efecto.

Registro: ACTA DE LIQUIDACIÓN
Ver Registro(ACTA DE LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO)

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
ACTA DE INICIO
SECRETARIA GENERAL
R-2604-P-CC-761-
ACTA DE LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO
SECRETARIA GENERAL
R-2474-P-CC-438-
FORMATO ACTA DE SUPERVISIÓN PARA CONVENIOS – CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Y CONTRATOS DONDE LA UNIVERSIDAD FUNJA COMO CONTRATISTA
SECRETARIA GENERAL
R-2478-I-CC-438-
FORMATO SOLICITUD DE CONVENIO
SECRETARIA GENERAL
R-2608-I-CC-764-
LISTA DE CHEQUEO
SECRETARIA GENERAL
R-2603-P-CC-761-
 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Juan Sebastian Gutierrez HernÁndez

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Paula Andrea Chica CortÉs

JEFE DE OFICINA
JUAN GUILLERMO CORREA GARCIA

SECRETARIO GENERAL

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