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PASO
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ACTIVIDAD
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PRECEDE
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RESPONSABLE
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DESCRIPCIÓN
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1 |
Solicitud de oficio y traducción de documentos principales y anexos en internacionalización (Solo aplica para convenios internacionales). |
0 |
Solicitante e Internacionalización. |
Solicitar oficio en internacionalización en el que se manifieste que la entidad internacional es reconocida en el ámbito pertinente y en el cual se avale la firma del respectivo convenio. Asimismo, de tener minutas y anexos en un idioma distinto al español, solicitar en la misma dependencia su traducción al español o entregarlos traducidos al mismo idioma. Todos los acuerdos internacionales y sus anexos deberán contar con una versión en español para su revisión jurídica y firma del Rector.
TIEMPO: Realizar antes de radicar la solicitud del convenio en el Grupo de Contratación. |
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2 |
Solicitud de Presupuesto. |
1 |
Solicitante. |
En caso del ingreso de dinero a la Universidad de Caldas en virtud del convenio se debe gestionar en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas la aprobación del respectivo presupuesto.
TIEMPO: Realizar antes de radicar la solicitud del convenio en el Grupo de Contratación – Secretaría General. |
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3 |
Solicitud de CDP |
2 |
Solicitante. |
En caso de que la Universidad de Caldas realice aportes en dinero debe gestionar el CDP en el respectivo Centro de Gastos.
TIEMPO: Realizar antes de radicar la solicitud del convenio en el Grupo de Contratación – Secretaría General. |
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4 |
Elaboración de la solicitud de convenio nacional o internacional |
3 |
Solicitante. |
Diligenciamiento del formato de solicitud de convenios.
Tiempo: No aplica.
Registro: FORMATO DE SOLICITUD DE CONVENIOS.
Ver Registro(FORMATO SOLICITUD DE CONVENIO) |
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5 |
Radicación electrónica de la solicitud de adquisición |
4 |
Solicitante. |
La solicitud de convenios y sus documentos soporte se radicarán electrónicamente en la Secretaría General (Grupo de Contratación) en el correo convenios@ucaldas.edu.co
Tiempo: No aplica.
Registro: LISTA DE CHEQUEO.
Ver Registro(LISTA DE CHEQUEO) |
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6 |
Designación responsable del proceso. |
5 |
Grupo de contratación. |
Una vez radicados electrónicamente la solicitud de convenios nacionales e internacionales y sus documentos soporte, en el Grupo de Contratación se designará a la persona para adelantar el proceso de contratación.
Tiempo: Hasta 1 día hábil.
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7 |
Revisión de la solicitud de convenios por parte de la persona designada de adelantar el proceso de contratación. |
6 |
Grupo de Contratación. |
La persona designada revisa el contenido de la solicitud a fin de verificar que la misma no tenga errores en el fondo y en la forma.
Tiempo: Hasta 2 días hábiles. |
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8 |
Respuesta a la revisión de la solicitud de convenios. |
7 |
Grupo de Contratación. |
Una vez revisada la solicitud, la persona encargada comunica al solicitante para su impresión y su firma y la del ordenador del gasto.
Tiempo: Hasta 2 días hábiles.
Registro: Correo electrónico de comunicación.
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9 |
Radicación física de la solicitud de convenios. |
8 |
Solicitante. |
Una vez obtenidas las firmas del ordenador del gasto y de quien elaboró la solicitud deberá radicarse en físico en el Grupo de Contratación.
TIEMPO: No aplica.
Registro: Radicación de la solicitud.
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10 |
Elaboración o revisión de la minuta del convenio. |
9 |
Grupo de contratación. |
La persona designada para adelantar el proceso, elaborará o revisará la minuta del convenio.
TIEMPO: Hasta 4 días hábiles.
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11 |
Suscripción del convenio |
10 |
Grupo de Contratación y Solicitante. |
La persona encargada de adelantar el proceso en el Grupo de Contratación, deberá conseguir la firma del Rector o su delegado y el solicitante firmará el convenio y será el encargado de conseguir la firma la(s) parte(s) conviniente(s).
TIEMPO: Hasta 5 días hábiles.
Registro: Comunicación electrónica al docente o administrativo solicitante de que el convenio se encuentra a su disposición.
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12 |
Cumplimiento de los requisitos de ejecución del convenio. |
11 |
Grupo de Contratación y Solicitante. |
Cuando haya aportes en dinero de la Universidad y/o necesidad de constitución de garantías, los requisitos se cumplirán con la realización del registro presupuestal y la aprobación de la garantía.
El solicitante será responsable de gestionar la garantía.
El Grupo de Contratación será responsable de hacer el registro presupuestal y aprobar la garantía.
En los convenios donde no haya aportes en dinero por parte de la Universidad, bastará con la firma de las partes para agotar este paso.
Tiempo: Hasta 5 días hábiles.
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13 |
Suscripción del acta de inicio. |
12 |
Solicitante. |
Este paso solo será necesario en caso de que haya aportes en dinero de la Universidad.
Tiempo: Hasta 5 días hábiles.
Registro: ACTA DE INICIO.
Ver Registro(ACTA DE INICIO) |
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14 |
Autorizar los desembolsos. |
13 |
Solicitante. |
En caso de aportes en dinero por parte de la Universidad, el docente o administrativo responsable de la vigilancia y ejecución del convenio, autorizará los desembolsos conforme a los plazos establecidos, previa certificación del cumplimiento a satisfacción de las obligaciones del convenio y verificación de que el conviniente se encuentre al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.
Registro: ACTA DE SUPERVISIÓN.
Ver Registro(FORMATO ACTA DE SUPERVISIÓN PARA CONVENIOS – CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Y CONTRATOS DONDE LA UNIVERSIDAD FUNJA COMO CONTRATISTA) |
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15 |
Solicitud del desembolso |
14 |
Conviniente |
El conviniente solicitará el desembolso con la presentación del documento respectivo y la constancia que emita el Grupo de Contratación. |
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16 |
Liquidación del convenio. |
15 |
Solicitante. |
Tiempo: Dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del convenio, o dentro del plazo dispuesto por las partes para tal efecto.
Registro: ACTA DE LIQUIDACIÓN
Ver Registro(ACTA DE LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO) |
