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INSTRUCTIVO PARA LA CELEBRACIÓN DE CONVENIOS NACIONALES E INTERNACIONALES |
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| PROCESO | CONTRATACIóN |
| OBJETIVO |
| Establecer los lineamientos y pasos a seguir en la elaboración y firma de convenios nacionales e internacionales con personas jurídicas de derecho público y privado. |
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio | ||||
| 2 | Solicitud de oficio (Solo aplica para convenios internacionales). | Solicitante e Internacionalización. |
Solicitar oficio en internacionalización en el que se manifieste que la entidad internacional es reconocida en el ámbito pertinente y en el cual se avale la firma del respectivo convenio. Todos los acuerdos internacionales y sus anexos deberán contar con una versión en español para su revisión jurídica y firma del Rector.
Tiempo: Realizar antes de radicar la solicitud del convenio en el Grupo de Contratación. |
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| 3 | Solicitud de Presupuesto. | Solicitante. |
En caso del ingreso de dinero a la Universidad de Caldas en virtud de un convenio, se debe gestionar en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas la aprobación del respectivo presupuesto.
Cuando existen ingresos destinados a terceros correspondientes a una intermediación para una persona (en su mayoría estudiantes de la Universidad de Caldas), que obra por cuenta ajena y que debe ser transferidos a quien jurídicamente o contractualmente le corresponde el pago; NO son sujeto de presupuestación por parte de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, debido a que dicho traslado no se considera un gasto efectivo para la Universidad ni para uno de sus proyectos. Tiempo: Realizar antes de radicar la solicitud del convenio en el Grupo de Contratación – Secretaría General. |
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| 4 | Solicitud de CDP | Solicitante. |
En caso de que la Universidad de Caldas realice aportes en dinero debe gestionar el CDP en el respectivo Centro de Gastos.
Tiempo: Realizar antes de radicar la solicitud del convenio en el Grupo de Contratación – Secretaría General. |
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| 5 | Elaboración de la solicitud de convenio nacional o internacional | Solicitante. |
Diligenciamiento del formato de solicitud de convenios.
NOTA: "Las solicitudes deberán ser suscritas mínimo por quien la elabora significando con ello que el documento es técnica, administrativa y financieramente correcto; por la persona designada para acompañar la realización del proceso en la Secretaria General (Grupo de Contratación), quien con su firma certifica la revisión legal; y por el ordenador del gasto, quien de esa manera, además de cumplir la labor propia de quien ordena el gasto, contribuye al cumplimiento de su obligación de seguimiento permanente a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones de los recursos a su cargo", esto en virtud de lo señalado en el artículo 23 del Manual de Contratación de la Universidad. Ver Registro(FORMATO SOLICITUD DE CONVENIO) |
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| 6 | Designación responsable del proceso. | Grupo de contratación. |
Una vez radicada electrónicamente la solicitud de convenios nacionales e internacionales, en el Grupo de Contratación se designará a la persona para adelantar el proceso de contratación.
Tiempo: Hasta 1 día hábil. |
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| 7 | Revisión de la solicitud de convenios por parte de la persona designada de adelantar el proceso de contratación. | Grupo de Contratación. |
La persona designada revisa el contenido de la solicitud a fin de verificar que la misma no tenga errores en el fondo y en la forma.
Tiempo: Hasta 2 días hábiles. |
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| 8 | Respuesta a la revisión de la solicitud de convenios. | Grupo de Contratación. |
Una vez revisada la solicitud, la persona encargada comunica al solicitante para su firma y la del ordenador del gasto.
Tiempo: Hasta 2 días hábiles. Registro: Correo electrónico de comunicación. |
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| 9 | Radicación electrónica de la solicitud de convenios. | Solicitante. |
Una vez obtenidas las firmas del ordenador del gasto y de quien elaboró la solicitud deberá radicarse electrónicamente en el Grupo de Contratación.
Tiempo: No aplica. Registro: Radicación de la solicitud. |
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| 10 | Elaboración o revisión de la minuta del convenio. | Grupo de contratación. |
La persona designada para adelantar el proceso, elaborará o revisará la minuta del convenio.
Tiempo: Hasta 4 días hábiles. |
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| 11 | Suscripción del convenio | Grupo de Contratación y Solicitante. |
La persona encargada de adelantar el proceso en el Grupo de Contratación, deberá conseguir la firma del Rector o su delegado y el solicitante firmará el convenio y será el encargado de conseguir la firma la(s) parte(s) conviniente(s).
Tiempo: Hasta 5 días hábiles. Registro: Comunicación electrónica al docente o administrativo solicitante de que el convenio se encuentra a su disposición. |
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| 12 | Cumplimiento de los requisitos de ejecución del convenio. | Grupo de Contratación y Solicitante. |
Cuando haya aportes en dinero de la Universidad y/o necesidad de constitución de garantías, los requisitos se cumplirán con la realización del registro presupuestal y la aprobación de la garantía.
El solicitante será responsable de gestionar la garantía. El Grupo de Contratación será responsable de hacer el registro presupuestal y aprobar la garantía. En los convenios donde no haya aportes en dinero por parte de la Universidad, bastará con la firma de las partes para agotar este paso. Tiempo: Hasta 5 días hábiles. |
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| 13 | Suscripción del acta de inicio. | Solicitante. |
Este paso solo será necesario en caso de que haya aportes en dinero de la Universidad.
Tiempo: Hasta 5 días hábiles. |
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| 14 | Autorizar los desembolsos. | Solicitante. |
En caso de aportes en dinero por parte de la Universidad, el docente o administrativo responsable de la vigilancia y ejecución del convenio, autorizará los desembolsos conforme a los plazos establecidos, previa certificación del cumplimiento a satisfacción de las obligaciones del convenio y verificación de que el conviniente se encuentre al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.
Ver Registro(ACTA DE SUPERVISIÓN PARA CONVENIOS) |
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| 15 | Solicitud del desembolso | Conviniente | El conviniente solicitará el desembolso con la presentación del documento respectivo y la constancia que emita el Grupo de Contratación. | ||
| 16 | Liquidación del convenio. | Solicitante. |
Tiempo: Dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del convenio, o dentro del plazo dispuesto por las partes para tal efecto.
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| 17 | Fin. | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
| ACTA DE SUPERVISIÓN PARA CONVENIOS | SECRETARIA GENERAL | R-2478-I-CC-438 | - |
| FORMATO SOLICITUD DE CONVENIO | SECRETARIA GENERAL | R-2608-I-CC-764 | - |
| LISTA DE CHEQUEO - CONVENIOS | SECRETARIA GENERAL | R-2876-P-CC-764 | - |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | SECRETARIO GENERAL - SECRETARÍA GENERAL |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 7 | Se realiza ajuste al paso 2 del instructivo, integrando la excepcionalidad para la solicitud de presupuestos ante la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. | 2024-02-02 |
| 6 | Se elimina del flujograma la información relacionada con el Banco de Proveedores, el cual funcionó hasta diciembre del 2021. | 2023-08-16 |
| 5 | Se elimina del paso 2 del flujograma lo concerniente al servicio de traducciones. | 2023-03-07 |
| 4 | Se realizan ajustes al flujograma con ocasión de las modificaciones al Estatuto de Contratación a través del Acuerdo 052 del 16 de noviembre de 2021. | 2022-01-14 |
| 3 | Actualización del formato solicitud de convenio y ajustes al flujograma en los pasos 6 y 7 | 2020-07-22 |
| 2 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-15 |
| 1 | Versión inicial | 2017-07-23 |
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