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INSTRUCTIVO PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS EN CALIDAD DE CONTRATISTAS |
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| PROCESO | CONTRATACIóN |
| OBJETIVO |
| Establecer los lineamientos y pasos a seguir para obtener la firma de los contratos en los cuales la Universidad de Caldas actúa como contratista. |
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio. | ||||
| 2 |
Solicitud Oficio Internacionalización. (Sólo para contratos internacionales)
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Solicitante. |
En caso de contratos internacionales: Solicitar oficio en Internacionalización en el que se manifieste que la entidad internacional es reconocida en la comunidad pertinente y en el cual se avale la firma del respectivo contrato.
TIEMPO: Realizar antes de radicar la solicitud del contrato en el Grupo de Contratación – Secretaría General. |
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| 3 | Solicitud de Presupuesto. | Solicitante. |
Gestionar en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas la aprobación del presupuesto.
TIEMPO: Realizar antes de radicar la solicitud del contrato en el Grupo de Contratación – Secretaría General. |
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| 4 | Solicitud de firma del contrato. | Solicitante. |
Diligenciamiento del formato de solicitud de firma del contrato y capacidad técnica.
Tiempo: No aplica. Registro: FORMATO CAPACIDAD TÉCNICA. Ver Registro(FORMATO DE CAPACIDAD TÉCNICA) |
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| 5 | Radicación electrónica y/o física de la solicitud de contrato y su minuta. | Solicitante. |
La solicitud de contrato, su minuta y sus documentos soporte se radicarán electrónicamente y/o físicamente en la Secretaría General (Grupo de Contratación) y/o en el correo contratacion.secgeneral@ucaldas.edu.co
Tiempo: No aplica. |
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| 6 | Designación responsable del proceso. | Grupo de contratación. |
Una vez radicados la solicitud de contrato, la minuta y sus documentos soporte, en el Grupo de Contratación se designará a la persona para adelantar el proceso de contratación.
Tiempo: Hasta 1 día hábil. |
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| 7 | Revisión y respuesta a la solicitud de firma del contrato. | Grupo de Contratación. |
Una vez revisada la minuta de contrato y su solicitud de firma, la persona encargada tramitará la firma del Rector o su Delegado.
En caso de encontrar errores no subsanables, la persona encargada devolverá la minuta requiriendo las respectivas correcciones. Tiempo: Hasta 2 días hábiles. Registro: Correo electrónico de comunicación en caso de devolución. |
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| 8 | Suscripción del contrato. | Grupo de Contratación y Solicitante. |
La persona encargada de adelantar el proceso en el Grupo de Contratación conseguirá la firma del Rector o su delegado y el solicitante será el encargado de conseguir la firma de la(s) parte(s) contratante(s).
TIEMPO: Hasta 5 días hábiles. Registro: Comunicación electrónica al solicitante de que el contrato se encuentra a su disposición. |
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| 9 | Suscripción del acta de inicio. | Solicitante y Rector o su delegado |
Cuando haya lugar a esta, el solicitante como responsable de la vigilancia y la ejecución del contrato, se encargará de conseguir la firma del acta de inicio por parte del Rector o su delegado.
Tiempo: Hasta 5 días hábiles. Registro: ACTA DE INICIO. |
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| 10 | Presentación de informes de ejecución. | Solicitante. |
El solicitante presentará informes parciales de ejecución, según lo indique el contrato o el oficio de designación de responsable y un informe final.
Registro: ACTA DE INFORME DE SUPERVISIÓN. Ver Registro(ACTA DE SUPERVISIÓN PARA CONVENIOS) |
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| 11 | Fin. | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
| ACTA DE SUPERVISIÓN PARA CONVENIOS | SECRETARIA GENERAL | R-2478-I-CC-438 | - |
| FORMATO DE CAPACIDAD TÉCNICA | SECRETARIA GENERAL | R-2615-I-CC-765 | - |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| PROFESIONAL ESPECIALIZADO - | JEFE DE OFICINA - | SECRETARIO GENERAL - |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 2 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-16 |
| 1 | Versión inicial | 2017-07-31 |
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