Confidential
INSTRUCTIVO PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS EN CALIDAD DE CONTRATISTAS

CONTRATACIóN

I-CC-765
Rige a partir de:
2017-12-22

Versión: 2

 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12017-07-31
22017-12-22

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores

OBJETIVO:
Establecer los lineamientos y pasos a seguir para obtener la firma de los contratos en los cuales la Universidad de Caldas actúa como contratista.

DESARROLLO:

 El solicitante (será la persona que va a ejercer la supervisión del contrato y por tanto será el responsable de la ejecución del mismo al interior de la Universidad) del contrato en el cual la universidad actúa como contratista será un docente o administrativo de la Universidad de Caldas, responsable de la gestión y ejecución del contrato, aportando todos los documentos necesarios para obtener la firma.



 

FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Solicitud Oficio Internacionalización. (Sólo para contratos internacionales)
0 Solicitante. En caso de contratos internacionales: Solicitar oficio en Internacionalización en el que se manifieste que la entidad internacional es reconocida en la comunidad pertinente y en el cual se avale la firma del respectivo contrato.

TIEMPO: Realizar antes de radicar la solicitud del contrato en el Grupo de Contratación – Secretaría General.
2 Solicitud de Presupuesto. 1 Solicitante. Gestionar en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas la aprobación del presupuesto.

TIEMPO: Realizar antes de radicar la solicitud del contrato en el Grupo de Contratación – Secretaría General.
3 Solicitud de firma del contrato. 2 Solicitante. Diligenciamiento del formato de solicitud de firma del contrato y capacidad técnica.

Tiempo: No aplica.

Registro: FORMATO CAPACIDAD TÉCNICA.

Ver Registro(FORMATO DE CAPACIDAD TÉCNICA)
4 Radicación electrónica y/o física de la solicitud de contrato y su minuta. 3 Solicitante. La solicitud de contrato, su minuta y sus documentos soporte se radicarán electrónicamente y/o físicamente en la Secretaría General (Grupo de Contratación) y/o en el correo convenios@ucaldas.edu.co

Tiempo: No aplica.

Registro: LISTA DE CHEQUEO.

Ver Registro(LISTA DE CHEQUEO)
5 Designación responsable del proceso. 4 Grupo de contratación. Una vez radicados la solicitud de contrato, la minuta y sus documentos soporte, en el Grupo de Contratación se designará a la persona para adelantar el proceso de contratación.

Tiempo: Hasta 1 día hábil.
6 Revisión y respuesta a la solicitud de firma del contrato. 5 Grupo de Contratación. Una vez revisada la minuta de contrato y su solicitud de firma, la persona encargada tramitará la firma del Rector o su Delegado.

En caso de encontrar errores no subsanables, la persona encargada devolverá la minuta requiriendo las respectivas correcciones.

Tiempo: Hasta 2 días hábiles.

Registro: Correo electrónico de comunicación en caso de devolución.
7 Suscripción del contrato. 6 Grupo de Contratación y Solicitante. La persona encargada de adelantar el proceso en el Grupo de Contratación conseguirá la firma del Rector o su delegado y el solicitante será el encargado de conseguir la firma de la(s) parte(s) contratante(s).

TIEMPO: Hasta 5 días hábiles.

Registro: Comunicación electrónica al solicitante de que el contrato se encuentra a su disposición.
8 Suscripción del acta de inicio. 7 Solicitante y Rector o su delegado Cuando haya lugar a esta, el solicitante como responsable de la vigilancia y la ejecución del contrato, se encargará de conseguir la firma del acta de inicio por parte del Rector o su delegado.

Tiempo: Hasta 5 días hábiles.

Registro: ACTA DE INICIO.

Ver Registro(ACTA DE INICIO)
9 Presentación de informes de ejecución. 8 Solicitante. El solicitante presentará informes parciales de ejecución, según lo indique el contrato o el oficio de designación de responsable y un informe final.

Registro: ACTA DE INFORME DE SUPERVISIÓN.

Ver Registro(FORMATO ACTA DE SUPERVISIÓN PARA CONVENIOS – CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Y CONTRATOS DONDE LA UNIVERSIDAD FUNJA COMO CONTRATISTA)

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
ACTA DE INICIO
SECRETARIA GENERAL
R-2604-P-CC-761-
FORMATO ACTA DE SUPERVISIÓN PARA CONVENIOS – CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Y CONTRATOS DONDE LA UNIVERSIDAD FUNJA COMO CONTRATISTA
SECRETARIA GENERAL
R-2478-I-CC-438-
FORMATO DE CAPACIDAD TÉCNICA
SECRETARIA GENERAL
R-2615-I-CC-765-
LISTA DE CHEQUEO
SECRETARIA GENERAL
R-2603-P-CC-761-
 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Juan Sebastian Gutierrez HernÁndez

PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Paula Andrea Chica CortÉs

JEFE DE OFICINA
JUAN GUILLERMO CORREA GARCIA

SECRETARIO GENERAL

Documento Controlado
Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG