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INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE LA MOVILIDAD ACADÉMICA ENTRANTE

Código: I-PR-770
Versión: 2
Emisión: 2019-10-18

PROCESO PROYECCIóN

OBJETIVO
Establecer los elementos necesarios para la gestión de la movilidad académica entrante de estudiantes de otras universidades o instituciones extranjeras que realizarán actividades académicas ofrecidas por la Universidad de Caldas.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

ACTIVIDADES ACADÉMICAS: Son los cursos, asignaturas (obligatorias, electivas u opcionales), núcleos, participaciones acreditables y trabajos de grado contenidos en los planes de formación de los programas de pregrado o de postgrado, formalmente aprobados por la Universidad (Acuerdo 016 de 2007 del Consejo Superior).

 

MOVILIDAD ACADÉMICA: Es la realización de actividades académicas ofrecidas por la Universidad de Caldas y por universidades o instituciones extranjeras.

 

MOVILIDAD ENTRANTE: El estudiante de otra universidad o institución extranjera o un aspirante egresado de una institución de otro país, que realiza actividades académicas en la Universidad de Caldas.

 

Los aspirantes extranjeros interesados en cursar créditos, prácticas o pasantías en la Universidad de Caldas, deberán cumplir con los siguientes requisitos:

 

Requisitos: 

  • a. Aplicar dentro de las fechas establecidas, anexando la documentación exigida por Internacionalización-Movilidad Académica.
  • b. Ser presentado y realizar los trámites respectivos en su institución de origen para validar su presencia en la Universidad de Caldas.
  • c. Hacer, en su país de origen, los trámites de visa requeridos por Colombia para intercambios estudiantiles.
  • d. Los requisitos, cupos y procedimientos para la admisión de estudiantes internacionales regulares serán definidos por la Dirección de Programa, Dirección de Departamento y por Internacionalización-Movilidad Académica. Los estudiantes de universidades o instituciones extranjeras, aceptados por la Universidad de Caldas para la realización de actividades académicas de movilidad, tendrán los siguientes deberes y derechos:

 

Deberes

  1.  Presentarse ante Internacionalización - Movilidad Académica para legalizar su vinculación a la Universidad de Caldas.
  2. Tramitar la autorización de su presencia en Colombia, según los trámites establecidos por Migración Colombia.
  3.  Demostrar que cuenta con un seguro médico internacional que cubra gastos médicos, odontológicos y repatriación funeraria.
  4.   Realizar los pagos de matrícula a que haya lugar cuando no medie convenio.
  5. Cumplir con el Reglamento Estudiantil de la Universidad de Caldas.

 

Derechos

  1.  Ser considerado como estudiante de la Universidad de Caldas
  2. Ser registrado en el Sistema de Información Académica
  3. Recibir una formación integral de alta calidad de acuerdo con lo señalado en el Proyecto Educativo Institucional y la propuesta curricular de cada programa académico, y utilizar la infraestructura requerida para el logro de los objetivos propuestos dentro de las actividades académicas.
  4. Ser evaluado y calificado según la normatividad vigente. 
  5. Recibir las certificaciones de asistencia y calificación.

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Publicar las convocatorias y recepcionar las solicitudes Internacionalización - Movilidad Académica Se publica la convocatoria en la página web de la Universidad de Caldas, para estudiantes extranjeros interesados en cursar un período académico en la Institución e igualmente se recepciona el formato para solicitud de movilidad entrante debidamente diligenciado.

TIEMPO: Dos veces al año

Ver Registro(Formato de Solicitud de Movilidad Entrante)
3 Revisar las solicitudes de estudiantes extranjeros Internacionalización - Movilidad Académica Director de Programa Director de Departamento Se realiza la recepción y revisión de las solicitudes de los candidatos extranjeros para verificar si llegarán o no por convenio. La revisión incluye los requisitos exigidos por la Universidad de destino y la de los Directores de las Unidades Académicas respectivas para verificar oferta de las actividades, asignación de cupos y prerequisitos de las mismas.

TIEMPO: Semestral

Ver Registro(Formato para el registro de Estudiantes en Movilidad Académica Entrante)
4 Emitir oficio de aceptacióon Internacionalización - Movilidad Académica Director de Programa Internacionalización - Movilidad Académica emite oficio de aceptación a la Oficina de Relaciones Internacionales (ORI) o quién haga sus veces en la respectiva Universidad, previo visto bueno del Director de Programa de la Universidad de Caldas.

TIEMPO: Semestral según solicitud

Registro(Copia de los oficios de aceptación)
5 Realizar trámites de visa y/o cédula de extranjería Internacionalización - Movilidad Académica Se brinda a los solicitantes información sobre trámites de permiso y/o visas de estudiante, al igual que asesoría sobre su llegada, en los procesos ante Migración Colombia.

TIEMPO: Semestral

Registro(Comunicación vía correo electrónico)
6 Brindar asesoría sobre opciones de alojamiento Internacionalización - Movilidad Académica Se informa a los estudiantes sobre opciones de alojamiento en la ciudad de Manizales.

TIEMPO: Semestral
7 Brindar asesoría sobre seguro médico Internacionalización - Movilidad Académica Se informa sobre requisitos y vigencia del seguro médico. Todos los estudiantes extranjeros deben arribar a Colombia con un seguro que cubra gastos médicos, odontológicos y de repatriación funeraria.

TIEMPO: Semestral
8 Realizar registro en el SIA Auxiliar Administrativo - Oficina de Admisiones y Registro Académico Internacionalización - Movilidad Académica entrega los formatos de solicitud de movilidad entrante para estudiante debidamente diligenciados con el fin de asignar código de estudiante de la Universidad de Caldas y así proceder a inscribir las actividades académicas. La documentación se comparte en formato físico y digital.

TIEMPO: Semestral
9 Generar recibo de matrícula Auxiliar Administrativo - Oficina de Admisiones y Registro Académico Con base en los formatos entregados a la Oficina de Admisiones y Registro Académico, se procederá a realizar la generación del recibo de matrícula para el periodo de la movilidad. En el caso de las Universidades con las cuales se tiene convenio el costo de matricula se liquidará en cero pesos ($0). Si el estudiante realiza movilidad de una Universidad con la cual no se tiene convenio, deberá cancelar el valor por crédito académico en consonancia con las tarifas establecidas para el año respectivo.

Registro(Recibo de matricula)
10 Inscribir actividades académica Profesional Universitario - Oficina de Admisiones y Registro Académico Con base en el formato solicitud de movilidad entrante para estudiante debidamente diligenciado y aprobado por el Director de Departamento y Programa respectivo, la Oficina de Admisiones y Registro Académico procede a inscribir las actividades académicas allí consignadas y debidamente conciliadas con la Dirección de Programa de la Universidad de origen y Universidad de destino, que luego serán objeto de homologación.
11 Realizar inducción de estudiantes en movilidad entrante Internacionalización - Movilidad Académica Oficina de Admisiones y Registro Académico Oficina de Bienestar Universitario Internacionalización - Movilidad Académica deberá realizar un proceso de inducción, con el fin de integrar los nuevos estudiantes a la vida universitaria.

TIEMPO: Al inicio del semestre académico
12 Adicionar y cancelar actividades académicas Profesional Universitario - Oficina de Admisiones y Registro Académico En las fechas establecidas en el calendario académico se realizarán las adiciones y cancelaciones que el estudiante requiera, con el fin de tener la posibilidad de revisar otro tipo de oferta académica, siempre y cuando los cambios generados sean aprobados por la Dirección de Programa de la Universidad de destino y la universidad de origen.
13 Carnetizar los estudiantes Auxiliar Administrativo - Oficina de Admisiones y Registro Académico Internacionalización - Movilidad Académica entregará a la Oficina de Admisiones y Registro Académico la información necesaria (fotografías y código) de los estudiantes en movilidad entrante para realizar la respectiva identificación como estudiante de la Universidad de Caldas (carné).
14 Expedir certificado de notas Jefe Oficina de Admisiones y Registro Académico Previa solicitud de la Internacionalización - Movilidad Académica o del estudiante extranjero se emite certificado de notas del periodo cursado.

Registro(Certificado)
15 Remitir certificados Internacionalización - Movilidad Académica Internacionalización - Movilidad Académica enviará a las oficinas de Relaciones Internacionales de las diferentes universidades los certificados respectivos que no hayan sido reclamados por los estudiantes antes del retorno a su país.

Registro(Certificado)
16 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Certificado
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
-G1-OGH-067
Comunicación vía correo electrónico
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-ASUNTO
Copia de los oficios de aceptación
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-ASUNTO
Formato de Solicitud de Movilidad Entrante
VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA
R-2655-I-PR-770-
Formato para el registro de Estudiantes en Movilidad Académica Entrante
VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA
R-2656-I-PR-770-
Recibo de matricula
REGISTRO ACADEMICO
-H7-ORA-038

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
AUXILIAR ADMINISTRATIVO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
2Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
1Versión inicial2017-10-12



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