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INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE LA MOVILIDAD ACADÉMICA SALIENTE

Código: I-PR-771
Versión: 2
Emisión: 2019-10-18

PROCESO PROYECCIóN

OBJETIVO
Establecer los elementos necesarios para la gestión de la movilidad académica saliente de estudiantes que realizarán actividades académicas ofrecidas por otras universidades, instituciones extranjeras.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

El estudiante de la Universidad de Caldas que esté interesado en participar en procesos de movilidad saliente, deberá cumplir los siguientes requisitos:


  • No encontrarse incurso en un proceso disciplinario o haber sido sancionado disciplinariamente en el momento de realizar la solicitud de movilidad.
  • Realizar el trámite de aceptación ante la Universidad o Institución de destino, con el apoyo de Internacionalización - Movilidad Académica. 
  • Completar la documentación requerida incluyendo el diligenciamiento del formato autorizado por el Director del Programa.
  • Realizar los trámites de salida con el apoyo del asesor delegado del Rector para tal fin.
  • Los estudiantes de la Universidad de Caldas que emprendan procesos de movilidad saliente tendrán los siguientes deberes y derechos:

Deberes

  • Asumir los costos de desplazamiento dentro del país receptor y todo lo que implique su estadía en el exterior, incluyendo un seguro médico de cobertura internacional, que incluya gastos médicos, odontológicos y repatriación funeraria.
  • Pagar la matrícula en la Universidad de Caldas, dentro de las fechas establecidas.
  • En caso de créditos, prácticas o pasantías, tramitar su condición de estudiante en movilidad saliente ante Internacionalización - Movilidad Académica.
  • Dejar una autorización a algún miembro de su familia o persona de su confianza para resguardar cualquier situación administrativa que pueda surgir durante su permanencia fuera del país.Formato de persona encargada de trámites académicos en la ausencia del estudiante
  • Informar al Director de Programa sobre cualquier cambio en el plan de estudios acordado.
  • Cumplir con el reglamento estudiantil de la universidad receptora. Formato de compromiso de cumplimiento de normas y reglamentos en la Universidad de destino
  • Realizar los trámites necesarios para obtención de VISA cuando sea requerido.

 


Derechos


  • Mantener la calidad de estudiante regular de la Universidad de Caldas.
  • Registrar en el Sistema de Información Académica las actividades a realizar durante el proceso de movilidad con el apoyo de Internacionalización - Movilidad Académica. 
  • Obtener el reconocimiento académico de las actividades aprobadas en la institución de destino.
  • Recibir asesoría y acompañamiento en los trámites para acceder a procesos de movilidad.
  • Aplicar para recibir apoyo económico para el proceso de movilidad, en consonancia con lo establecido en el Acuerdo 034 de 2010, Resolución 481 y 830 de 2014.


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Brindar información sobre apertura y cierre de las convocatorias y requisitos de aplicación. Internacionalización - Movilidad Académica Universidades de destino Se brinda información sobre las convocatorias para estudiantes interesados en cursar actividades académicas en otras Universidades o instituciones extranjeras. Adicionalmente se realiza reuniones informativas generales para los estudiantes de todos los programas.

TIEMPO: Dos veces al año

Registro(Publicación de convocatoria en Página Web)
3 Aplicar a las convocatorias Estudiante, Internacionalización - Movilidad Académica El estudiante interesado diligencia la documentación relacionada para la aplicación a la convocatoria específica y la entrega a Internacionalización - Movilidad Académica junto con los anexos.

TIEMPO: 10 días hábiles posteriores a la recepción de la información.

Ver Registro(Formato para Solicitud de Periodo Académico, Práctica, Pasantía en Movilidad Saliente)
4 Aprobar las actividades académicas a cursar Estudiante, Director de Programa, Decanos El director de programa respectivo aprueba las actividades académicas que el estudiante interesado cursará en la institución extranjera, con la firma del Decano.

TIEMPO: Según solicitudes y cronograma de convocatorias.
5 Enviar documentos Internacionalización - Movilidad Académica Se revisa y envía la documentación del estudiantes que es requerida por la universidad extranjera, incluyendo la carta de postulación.

TIEMPO: Semestral

Registro(Archivo de movilidad saliente incluyendo documentos enviados por el estudiante y carta de postulación)
6 Notificar admisión Internacionalización - Movilidad Académica Se informa al estudiante su aceptación en la universidad o institución extranjera. En caso de no admisión, se informa al estudiante y a la Dirección del Programa.

TIEMPO: Dentro de los 5 días hábiles posteriores a la recepción del anuncio de aceptación.

Registro(Cartas de aceptación y correos electrónico informando sobre aceptación/no aceptación)
7 Asesorar sobre trámites de viaje y visado Internacionalización - Movilidad Académica Se realiza asesoría y apoyo al estudiante sobre los requisitos para el visado y los trámites de viaje. Igualmente se elabora la carta de presentación del estudiante ante el consulado correspondiente si es necesario.

TIEMPO: Semestral
8 Asignar apoyo económico Internacionalización - Movilidad Académica A partir de las orientaciones de la Vicerrectoría de Proyección y lo establecido en el Acuerdo 034 de 2010, Resolución 830 y 481 de 2014, se asigna el apoyo económico para la movilidad académica.

TIEMPO: Semestral

Registro(Resoluciones de apoyo a movilidad académica.)
9 Registrar en el SIA los estudiantes en movilidad académica saliente Profesional Universitario Oficina de Admisiones y Registro Académico, Internacionalización - Movilidad Académica Internacionalización - Movilidad Académica informa a la Oficina de Admisiones y Registro Académico el listado de estudiantes que viajarán en movilidad saliente para la realización de los trámites académico - administrativos correspondientes.

TIEMPO: Semestral.
10 Realizar y verificar matrícula Internacionalización - Movilidad Académica El estudiante en movilidad saliente realiza el pago correspondiente, el cual es verificado desde Internacionalización - Movilidad Académica y reporta para registro en el SIA los estudiantes en estado: "Movilidad Saliente".

TIEMPO: Semestral

Registro(Copia del recibo de matrícula cancelado e inscripción de actividades académicas)
11 Solicitar excención de impuestos Internacionalización - Movilidad Académica Desde Internacionalización - Movilidad Académica, se expedirá un oficio para cada estudiante para solicitud de excención de impuestos por salida del país.

TIEMPO: Semestral

Registro(Copia de las cartas expedidas a cada estudiante)
12 Realizar reporte de notas Internacionalización - Movilidad Académica Estudiantes Director de Programa Oficina de Admisiones y Registro Académico Internacionalización - Movilidad Académica recibe los certificados originales con las notas obtenidas por el estudiante en la Institución extanjera, y las remite al Director del Programa para realizar los respectivos reconocimientos de créditos y realizar el respectivo reporte extemporáneo de notas a través del SIA.

TIEMPO: Semestral

Registro(Copia de los certificados de notas de los estudiantes)
13 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Archivo de movilidad saliente incluyendo documentos enviados por el estudiante y carta de postulación
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-SEGUN DEPENDENCIA
Cartas de aceptación y correos electrónico informando sobre aceptación/no aceptación
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-ASUNTO
Copia de las cartas expedidas a cada estudiante
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-SEGUN DEPENDENCIA
Copia de los certificados de notas de los estudiantes
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-H7-ORA-038
Copia del recibo de matrícula cancelado e inscripción de actividades académicas
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-ASUNTO
Formato para Solicitud de Periodo Académico, Práctica, Pasantía en Movilidad Saliente
VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA
R-2654-I-PR-771-
Publicación de convocatoria en Página Web
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-ASUNTO
Resoluciones de apoyo a movilidad académica.
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-ASUNTO

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
AUXILIAR ADMINISTRATIVO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
2Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
1Versión inicial2017-10-12



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