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INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE LA MOVILIDAD ACADÉMICA SALIENTE |
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PROCESO | PROYECCIóN |
OBJETIVO |
Establecer los elementos necesarios para la gestión de la movilidad académica saliente de estudiantes que realizarán actividades académicas ofrecidas por otras universidades, instituciones extranjeras. |
POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio | ||||
2 | Brindar información sobre apertura y cierre de las convocatorias y requisitos de aplicación. | Internacionalización - Movilidad Académica Universidades de destino |
Se brinda información sobre las convocatorias para estudiantes interesados en cursar actividades académicas en otras Universidades o instituciones extranjeras. Adicionalmente se realiza reuniones informativas generales para los estudiantes de todos los programas.
TIEMPO: Dos veces al año Registro(Publicación de convocatoria en Página Web) |
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3 | Aplicar a las convocatorias | Estudiante, Internacionalización - Movilidad Académica |
El estudiante interesado diligencia la documentación relacionada para la aplicación a la convocatoria específica y la entrega a Internacionalización - Movilidad Académica junto con los anexos.
TIEMPO: 10 días hábiles posteriores a la recepción de la información. Ver Registro(Formato para Solicitud de Periodo Académico, Práctica, Pasantía en Movilidad Saliente) |
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4 | Aprobar las actividades académicas a cursar | Estudiante, Director de Programa, Decanos |
El director de programa respectivo aprueba las actividades académicas que el estudiante interesado cursará en la institución extranjera, con la firma del Decano.
TIEMPO: Según solicitudes y cronograma de convocatorias. |
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5 | Enviar documentos | Internacionalización - Movilidad Académica |
Se revisa y envía la documentación del estudiantes que es requerida por la universidad extranjera, incluyendo la carta de postulación.
TIEMPO: Semestral Registro(Archivo de movilidad saliente incluyendo documentos enviados por el estudiante y carta de postulación) |
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6 | Notificar admisión | Internacionalización - Movilidad Académica |
Se informa al estudiante su aceptación en la universidad o institución extranjera. En caso de no admisión, se informa al estudiante y a la Dirección del Programa.
TIEMPO: Dentro de los 5 días hábiles posteriores a la recepción del anuncio de aceptación. Registro(Cartas de aceptación y correos electrónico informando sobre aceptación/no aceptación) |
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7 | Asesorar sobre trámites de viaje y visado | Internacionalización - Movilidad Académica |
Se realiza asesoría y apoyo al estudiante sobre los requisitos para el visado y los trámites de viaje. Igualmente se elabora la carta de presentación del estudiante ante el consulado correspondiente si es necesario.
TIEMPO: Semestral |
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8 | Asignar apoyo económico | Internacionalización - Movilidad Académica |
A partir de las orientaciones de la Vicerrectoría de Proyección y lo establecido en el Acuerdo 034 de 2010, Resolución 830 y 481 de 2014, se asigna el apoyo económico para la movilidad académica.
TIEMPO: Semestral Registro(Resoluciones de apoyo a movilidad académica.) |
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9 | Registrar en el SIA los estudiantes en movilidad académica saliente | Profesional Universitario Oficina de Admisiones y Registro Académico, Internacionalización - Movilidad Académica |
Internacionalización - Movilidad Académica informa a la Oficina de Admisiones y Registro Académico el listado de estudiantes que viajarán en movilidad saliente para la realización de los trámites académico - administrativos correspondientes.
TIEMPO: Semestral. |
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10 | Realizar y verificar matrícula | Internacionalización - Movilidad Académica |
El estudiante en movilidad saliente realiza el pago correspondiente, el cual es verificado desde Internacionalización - Movilidad Académica y reporta para registro en el SIA los estudiantes en estado: "Movilidad Saliente".
TIEMPO: Semestral Registro(Copia del recibo de matrícula cancelado e inscripción de actividades académicas) |
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11 | Solicitar excención de impuestos | Internacionalización - Movilidad Académica |
Desde Internacionalización - Movilidad Académica, se expedirá un oficio para cada estudiante para solicitud de excención de impuestos por salida del país.
TIEMPO: Semestral Registro(Copia de las cartas expedidas a cada estudiante) |
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12 | Realizar reporte de notas | Internacionalización - Movilidad Académica Estudiantes Director de Programa Oficina de Admisiones y Registro Académico |
Internacionalización - Movilidad Académica recibe los certificados originales con las notas obtenidas por el estudiante en la Institución extanjera, y las remite al Director del Programa para realizar los respectivos reconocimientos de créditos y realizar el respectivo reporte extemporáneo de notas a través del SIA.
TIEMPO: Semestral Registro(Copia de los certificados de notas de los estudiantes) |
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13 | Fin |
REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
Archivo de movilidad saliente incluyendo documentos enviados por el estudiante y carta de postulación | SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA | - | SEGUN DEPENDENCIA |
Cartas de aceptación y correos electrónico informando sobre aceptación/no aceptación | SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA | - | ASUNTO |
Copia de las cartas expedidas a cada estudiante | SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA | - | SEGUN DEPENDENCIA |
Copia de los certificados de notas de los estudiantes | SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA | - | H7-ORA-038 |
Copia del recibo de matrícula cancelado e inscripción de actividades académicas | SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA | - | ASUNTO |
Formato para Solicitud de Periodo Académico, Práctica, Pasantía en Movilidad Saliente | VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA | R-2654-I-PR-771 | - |
Publicación de convocatoria en Página Web | SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA | - | ASUNTO |
Resoluciones de apoyo a movilidad académica. | SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA | - | ASUNTO |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
AUXILIAR ADMINISTRATIVO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS |
HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
2 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-18 |
1 | Versión inicial | 2017-10-12 |
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