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INSTRUCTIVO PARA CREAR Y MODIFICAR PROGRAMAS ACADÉMICOS

Código: I-DC-780
Versión: 3
Emisión: 2019-12-11

PROCESO DOCENCIA

OBJETIVO
Establecer los pasos necesarios para la creación y modificación de programas académicos, garantizando el cumplimiento de las condiciones mínimas de calidad exigidas por la Institución y por el Ministerio de Educación Nacional.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

 

NOTA IMPORTANTE: Ningún programa académico podrá empezar a operar sin la emisión de la Resolución de Registro Calificado expedida Ministerio de Educación Nacional.

 
 
MODIFICACIONES A LOS PROGRAMAS ACADÉMICOS: Las modificaciones a un programa académico son aquellas que afectan directamente su estructura curricular, según lo establecido en la Política Curricular Institucional (Acuerdo 029 de 2008 del Consejo Académico, Articulo 17), y las condiciones mínimas de calidad establecidas en el Articulo 2.5.3.2.10.2 del Decreto 1075 de 2015.
 
 
Las modificaciones que no requieren aprobación del Ministerio de Educación Nacional, pero sí de instancias internas (Consejo de Facultad - Consejo Académico ), son las siguientes: 
 
  • Cambios en el plan curricular de un programa. 
  • Cambios en la identificación del plan de estudios de un programa académico. 
  • Cambios en la estructura y organización de los contenidos curriculares (incluyendo los programas institucionales de actividad académica PIAA). 
  • Cambios en la información básica del programa.
  • Cambios en el objeto de estudio del programa.
  • Cambios en el plan de formación del programa.
  •  
Adicionalmente el Ministerio de Educación Nacional, mediante Decreto 1075 de 2015 considera que: "Cualquier modificación que afecte las condiciones de calidad del programa con los cuales se le otorgó el registro calificado al mismo, debe informarse al Ministerio de Educación Nacional a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES, o el que haga sus veces. Dicha modificación se incorporará al respectivo registro calificado para mantenerlo actualizado. Las modificaciones que afecten las condiciones de calidad del programa que requerirán aprobación previa y expresa del Ministerio de Educación Nacional serán las que conciernen a los siguientes aspectos:
 

a)  Denominación o titulación del programa.

b)  Número total de créditos del plan de estudios.

c)   Cambio de estructura de un programa para incorporar el componente propedéutico.

d)  Cualquier cambio de modalidad de un programa.

e)  La inclusión dentro del registro único de una nueva modalidad, distinta a la otorgada inicialmente.

f)   Ampliación o modificación de los lugares de desarrollo.

g)  Convenios que apoyan el programa, cuando de ellos dependa su desarrollo.

h)  Cupos en los programas de la salud que requieran de la evaluación de la relación docencia servicio. 

 
Para tal efecto, el representante legal o apoderado de la institución, con una antelación de 12 meses a la expiración del registro calificado, hará llegar al Ministerio de Educación Nacional la respectiva solicitud a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior -SACES, o el que haga sus veces, junto con la debida justificación y los soportes documentales que evidencien su aprobación por el órgano competente de la institución, acompañado de un régimen de transición que garantice los derechos de los estudiantes, cuando aplique o corresponda. Una vez surtido este trámite, el Ministerio de Educación Nacional procederá a resolver la solicitud realizada por la institución conforme con el trámite establecido en el presente Capítulo y demás normas concordantes o que lo desarrollen”. (Subrayas y negrilla fuera de texto).
 
Mientras la Universidad de Caldas cuente con acreditación de alta calidad, la renovación de los registros calificados para los programas no requiere de visita de verificación de condiciones de calidad por parte de pares externos. 
 
Los programas acreditados de instituciones acreditadas en alta calidad podrán ser ofrecidos en cualquier parte del territorio
nacional, previa solicitud de registro calificado que será otorgado sin la verificación y evaluación de las condiciones de calidad (Parágrafo 1, artículo 2.5.3.2.9.1., Decreto 1075 de 2015).
 
Los programas del área de la salud que requieren formación en el campo asistencial estarán sujetos, en todo caso, a la
evaluación de la relación docencia servicio acorde a la normatividad vigente (Parágrafo 2, artículo 2.5.3.2.9.1., Decreto 1075 de 2015).
 

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Presentar y enviar propuesta de creación o modificación del programa académico. Docentes - Comité de Currículo El Docente presenta ante el Consejo de Facultad la propuesta para la creación de un programa académico. En caso de modificación de un programa académico, el Comité de Currículo presenta propuesta de ajuste para revisión y aval del Consejo de Facultad, para continuar el trámite respectivo.

TIEMPO: Cuando sea requerido.
3 Elaborar presupuesto para anexar a la propuesta de creación de un programa académico. Docente - Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación El docente solicita a la Oficina Asesora de Planeación la elaboración del presupuesto para anexar a la propuesta ajustado al plan de estudios (aplica únicamente para creación de programas académicos).

TIEMPO: Cuando sea requerido.

Registro(Presupuesto del programa académico)
4 Enviar propuesta de creación o modificación para un programa académico.
Consejo de Facultad Se envía la documentación a la Vicerrectoría Académica para la respectiva revisión, en cumplimiento de lo establecido en la Política Curricular Institucional y en el Decreto 1075/2015 del MEN.

Tiempo: cuando sea requerido.

Registro(Documento para creación o modificación de un programa académico)
5 Revisar propuesta para creación o modificación de programas académicos. Vicerrectoría Académica La Vicerrectoría Académica revisa la propuesta de creación o modificación, de acuerdo con la normatividad vigente. En caso de encontrarla ajustada, se recomienda al Consejo Académico para su análisis.

Tiempo: según ajustes necesarios a la propuesta.
6 Sustentar propuesta para creación o modificación de un programa académico. Docente - Vicerrector Académico En caso de creación de un nuevo programa, el docente realiza sustentación de la propuesta ante el Consejo Académico, el cual propondrá los ajustes y recomendaciones del caso para su posterior envío al Consejo Superior, quién definirá su aprobación final. En caso de modificación a un programa académico, será el Vicerrector Académico quien sustente los ajustes solicitados para aprobación del Consejo Académico.

Tiempo: De acuerdo con las agendas de los Consejos Académico y Superior
7 Aprobar la creación o modificación de un programa académico. Consejo Académico - Consejo Superior En caso de creación de un programa: el Consejo Superior expedirá el respectivo acuerdo de creación, para continuar con el trámite ante el MEN.

En caso de modificación de un programa: el Consejo Académico expedirá el respectivo acuerdo de modificación, para continuar con el trámite ante el MEN.

TIEMPO: según agendas de los Consejos Académico y Superior.

Registro(Acuerdo de creación o modificación a un programa académico)
8 Reportar información al MEN para creación o modificación de un programa académico. Oficina de Evaluación y Calidad Académica La Oficina de Evaluación y Calidad Académica radica la información de acuerdo con la solicitud requerida (creación o modificación) a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (SACES).

Tiempo: 5 días hábiles posterior a la aprobación de la propuesta.
9 Atender visita de pares externos, en caso de creación de un programa académico nuevo. Equipo Directivo - Docente y equipo de trabajo En caso de creación de un nuevo programa, el Ministerio de Educación Nacional designará un equipo de evaluación externa que verificará el cumplimiento de las condiciones mínimas de calidad establecidas en el Decreto 1075 de 2015.

TIEMPO: según cronograma de visitas establecido por el MEN.
10 Decisión de otorgamiento de registro calificado para nuevo programa o autorización para cambios en caso de modificación a un programa académico. Ministerio de Educación Nacional. En caso de creación: el MEN expide resolución de otorgamiento de registro calificado. En caso de negación, el flujograma finaliza.

En caso de modificación: el MEN modifica el registro calificado ya sea a través de reporte simple en SACES o mediante expedición de resolución actualizada, en caso de ajustes o cambios en las condiciones de calidad establecidas en el artículo 2.5.3.2.10.2 del Decreto 1075 de 2015.

TIEMPO: según tiempos del MEN.

Registro(Resolución o reporte en SACES)
11 Informar decisión del Ministerio de Educación Nacional. Rectoría - Oficina de Evaluación y Calidad Académica La Rectoría y la Oficina de Evaluación y Calidad Académica notifican las resoluciones y demás información del MEN, a las diferentes unidades académicas, de acuerdo con las solicitudes realizadas.

TIEMPO: inmediato, al recibir las comunicaciones.

Registro(Resoluciones, notificaciones, autos)
12 Gestionar la creación de los programas institucionales de actividad académica (PIAA) o aplicación de los ajustes curriculares aprobados, en caso de modificación a un programa académico. Director de departamento - Director de programa - Oficina de Evaluación y Calidad Académica - Oficina de Admisiones y Registro Académico Cuando se trata de creación de un programa, los Directores de Departamento correspondientes y el Director del nuevo programa, gestionan la creación de las asignaturas correspondientes y sus respectivos programas institucionales de actividad académica PIAA, como prerrequisito para el registro del programa y de su plan de estudios en el Sistema de Información Académica - SIA.

En caso de modificación a un programa, la Oficina de Evaluación y Calidad Académica notifica a la Oficina de Admisiones y Registro Académico para que proceda a actualizar los ajustes respectivos en el SIA.

TIEMPO: 10 días hábiles posterior a la aprobación de la propuesta.
13 Revisar la información curricular registrada en el SIA. Director de programa El director de programa debe verificar la información ingresada en la SIA por parte de la Oficina de Admisiones y Registro Académico, previo aval de la Oficina de Evaluación y Calidad Académica, con el fin de iniciar el proceso para la apertura del programa en el marco del calendario académico de la Universidad de Calda o para poner en aplicación las modificaciones aprobadas a un programa ya existente.

TIEMPO: permanente.
14 Registrar la información del programa (creación o modificación) en el sitio web de la Universidad, a través del vínculo de Oferta Académica. Web Master La Oficina de Evaluación y Calidad Académica, en coordinación con el director del programa, solicitan al Web Master el registro o actualización de la información en el sitio web institucional.

TIEMPO: 5 días hábiles posteriores a la solicitud.
15 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Acuerdo de creación o modificación a un programa académico
CONSEJO ACADÉMICO Y SUPERIOR
--
Documento para creación o modificación de un programa académico
PROGRAMAS
--
Presupuesto del programa académico
OFICINA DE PLANEACION
-E-OPS-011
Resoluciones, notificaciones, autos
VICE-RECTORIA ACADEMICA
--
Resolución o reporte en SACES
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
--

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
JEFE DE OFICINA - VICERRECTORÍA ACADÉMICA JEFE DE OFICINA - VICERRECTORÍA ACADÉMICA VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - VICERRECTORÍA ACADÉMICA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
3Ser requiere ajustar el nombre del instructivo, eliminando las palabas EXTENSIÓN (la figura fue derogada en la norma nacional) y quitar la palabra PREGRADO, pues el instructivo aplica para todos los tipos de programa.

Se elimina de las políticas y condiciones la definición de EXTENSIÓN. Igualmente se actualizan algunos criterios de tipo normativo.

Se elimina la palabra EXTENSIÓN en todos los pasos del flujograma y se agregan dos pasos adicionales, relacionados con trámites del MEN.
2019-12-11
2Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
1Versión inicial2017-10-20



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