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INSTRUCTIVO PARA REALIZAR LA APROPIACIÓN INICIAL DEL PRESUPUESTO
Código: I-GF-796
Versión: 2
Emisión: 2019-10-16

PROCESO GESTIóN FINANCIERA

OBJETIVO
Definir las actividades necesarias para llevar a cabo la apropiación inicial del presupuesto correspondiente a cada período fiscal, que permita iniciar la ejecución del mismo.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

POLITICA:

 

Información por segmentos financieros.

 

ALCANCE:

 

El proceso inicia con el Acuerdo de aprobación del Presupuesto firmado por el Consejo Superior. Mediante Resolución de Rectoría se liquida el presupuesto de ingresos y gastos para la siguiente vigencia, en donde cada uno de los rubros debe ser distribuido en forma detallada.

 

DEPENDENCIAS RELACIONADAS:

 

Internas

 

RESPONSABLES:

 

  • Planeación
  • Centros de Gastos
  • Oficina Financiera
  • Consejo Superior
  • Rectoría

 

SUMINISTRO DE INFORMACION:

 

Del acuerdo que aprueba el Concejo Superior y de la Resolución de Rectoría en donde se liquida el presupuesto de ingresos y gastos detalladamente.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.    
2 Recepcionar Acuerdo del Consejo Superior aprobando el presupuesto para la vigencia fiscal. Profesional Universitario - Jefe de la Oficina Financiera Recibe Acuerdo del Consejo Superior y procede a verificación de cifras y centros de gasto

Tiempo: 1 día hábil después de aprobado


3 Recepcionar Resolución de liquidación de presupuesto de Rectoría. Profesional Universitario - Jefe de la Oficina Financiera. Verificar que las cifras y centros de gasto de la Resolución sean acordes con la información del Acuerdo de aprobación del presupuesto.

Tiempo: 2 día hábil
4 Registrar información en el Sistema de Gestión Financiera. Profesional Universitario de la Oficina Financiera Cargue Manual:
Registra en el SGF todos los valores de los rubros para la vigencia en sus respectivos centros de gastos; (menú, presupuesto, operativo, registro de operaciones: se registra partida doble de ingresos y gastos, rubro por rubro con sus áreas, tipo de movimiento, imputación, valores, aprobación).

Cargue por archivo:
Se procede con la elaboración de archivo plano en donde los principales registros son áreas de validación, imputaciones presupuestales y valores. Posteriormente se envía al área de sistemas para el respectivo cargue automático en el sistema

Lo anterior con base en el documento de fuentes y usos.

Tiempo: 5 días hábiles
5 Verificar la correcta imputación de la resolución de liquidación del presupuesto. Profesional Universitario de la Oficina Financiera Generar diferentes reportes del Sistema Financiero para la verificación de la información.

Tiempo: 1 día hábil
6 Ejecutar el presupuesto Ordenador de Gasto Los centros de gasto inician el proceso de ejecución del presupuesto a través de la adquisición de bienes y servicios según Plan Anual de Adquisiciones.

Tiempo: De acuerdo a necesidades.
7 Fin.    


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA - JEFE DE OFICINA -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
2Modernización de la imagen del SIG. 2019-10-16
1Versión inicial2018-06-18



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