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INSTRUCTIVO PARA LA CREACIÓN DE PROYECTOS GENÉRICOS, PROYECTOS ESPECIFICOS Y PROYECTOS ESPECIALES |
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PROCESO | GESTIóN FINANCIERA |
OBJETIVO |
Indicar los pasos a seguir para la creación de proyectos a fin de ejecutar y administrar los recursos por unidades de gestión.
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POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio | ||||
2 | Recepcionar resolución de liquidación de presupuesto | Profesional Universitario de la Oficina Financiera |
Recibe y revisa la resolución de liquidación de presupuesto.
Tiempo: 2 día después de aprobada la Resolución. |
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3 | Decide | Profesional Universitario de la Oficina Financiera |
Si se crea el proyecto Genérico pasa a item 4, si es para proyectos estratégicos o especiales pasa a 6.
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4 | Ingresa la Información al Sistema de Gestión Financiera | Profesional Universitario de la Oficina Financiera |
Cargue Manual:
El primer paso es la creación de la ficha administrativa en el módulo de proyectos, luego procedemos a crear la ficha financiera. Debemos tener el documento de fuentes y usos y ordenación del gasto. Cargue por archivo: El primer paso es la creación de la ficha administrativa en el módulo de proyectos. Se procede con la elaboración de archivo plano en donde se debe especificar las imputaciones, áreas, recursos de financiación y cifras. Para su elaboración se debe tener en cuentas la delegación del gasto y el documento de fuentes y usos. Posteriormente se envía a equipo de soporte del sistema financiero para el respectivo cargue en el sistema. Tiempo: El primer día hábil de la vigencia Ver Registro(Ficha Administrativa) |
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5 | Autorizar el proyecto en el Sistema de Gestión Financiera | Profesional Universitario de la Oficina Financiera |
Autoriza la ficha del Proyecto; una vez autorizado el proyecto en el SGF, los ordenadores del gasto pueden empezar la ejecución presupuestal del proyecto.
Tiempo: Inmediato |
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6 | Decide | Profesional Universitario de la Oficina Financiera. | Si se crea proyectos estratégicos pasa a item 7, si es para proyectos especiales pasa a item 9 | ||
7 | Recepcionar resolución de liquidación de presupuesto y oficios de los centros de gasto. | Profesional Universitario u Operario Calificado |
Recibe y revisa la resolución de liquidación de presupuesto y los oficios de los diferentes centros de gasto en donde describen detalladamente la distribución del gasto.
Tiempo: 1 día |
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8 | Ingresar la Información al Sistema de Gestión Financiera | Profesional Universitario u Operario Calificado |
El primer paso es la creación de las fichas administrativas (Si el proyecto es nuevo) en el módulo de proyectos, luego se procede a crear la ficha financiera. Se debe tener el documento de fuentes y usos y ordenación del gasto. Por último se autoriza las fichas en el módulo de proyectos.
Tiempo: Una semana |
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9 | Recepcionar Resolución de liquidación de presupuesto de cada Centro de Gastos | Profesional Universitario u Operario Calificado |
Se revisan las resoluciones, el total de ingresos y gastos debe ser igual. La resolución del centro de gasto debe tener visto bueno de la oficina asesora de planeación y sistemas
Tiempo: 1 día |
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10 | Ingresar la Información al Sistema de Gestión Financiera | Profesional Universitario u Operario Calificado |
Se procede a crear la ficha administrativa (Si el proyecto es nuevo) y financiera en el módulo de proyectos. Por último se autorizan las fichas.
Tiempo: Dos semanas. |
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11 | Fin |
REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
Ficha Administrativa | DIVISION FINANCIERA | R-3217-I-GF-797 | - |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA FINANCIERA |
HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
3 | Se ingresa al paso 4 del flujograma la ficha administrativa. | 2022-11-17 |
2 | Modernización imagen del SIG. | 2019-10-11 |
1 | Versión inicial | 2018-06-01 |
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