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INSTRUCTIVO PARA REALIZAR TRASLADOS Y/O MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL

GESTIóN FINANCIERA

I-GF-798
Rige a partir de:
2018-06-01

Versión: 1

 

OBJETIVO:
Establecer las actividades para realizar traslados y/o modificaciones presupuestales a partir del presupuesto inicialmente aprobado por el Consejo Superior, para así controlar los cambios y comportamientos de los diferentes rubros, permitiendo una administración financiera eficaz de los recursos de la Universidad.

DESARROLLO:

 POLITICA:

Información por segmentos financieros.

 ALCANCE:

 Este instructivo aplica para las modificaciones presupuestales relacionadas con: adiciones, reducciones y traslados

 

1.      DEPENDENCIA RELACIONADAS:

 

Internas

1.           

       RESPONSABLES:

  • Rector
  • Consejo Superior
  • Ordenador del Gasto
  • Personal área de presupuesto
  • Oficina de Planeación y Sistemas
  • Oficina Financiera

 

1.      SUMINISTRO DE INFORMACION:

 

Acuerdos del Consejo Superior, resoluciones de Rectoría y resoluciones de los diferentes centros de gasto.

 

 

TIPOS DE PROYECTOS:

1. Proyecto Genérico de funcionamiento: es el principal proyecto de funcionamiento de la universidad; agrupa gastos de personal, gastos generales, servicio a la deuda y transferencias, excepto bienestar universitario.

2. Los proyectos específicos o estratégicos: corresponden a proyectos de inversión, financiados con recursos del nivel central, se incluye en ésta categoría los proyectos de bienestar universitario.

3. Los proyectos especiales: son los proyectos que se generan en las facultades y vicerrectorías, tienen la característica que son auto-financiables, tienen la particularidad que para su aprobación, deben tener en la resolución de aprobación, el visto bueno de la oficina asesora de planeación y sistemas.

 


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 INICIO 0    
2 Decide 1 Ordenador del Gasto Si es traslado del Proyecto Genérico o Específico ir al paso 3; si es traslado Proyecto Especial ir al paso 8.
3 Solicitar mediante oficio el traslado y/o modificación presupuestal 2 Ordenador de Gasto El ordenador del gasto envía oficio solicitando el traslado o modificación del presupuesto, el cual debe estar justificado técnica y económicamente.

Tiempo: Cuando se requiera
4 Determinar viabilidad de la solicitud y proyectar resolución o acuerdo 3 Jefe Oficina Financiera y/o Profesional Universitario de la Oficina Financiera. Se analiza la solicitud y se determina su viabilidad teniendo en cuenta la Ejecución Presupuestal y el Estado de Fuentes y Usos, si no es viable se realiza devolución al respectivo centro de gastos.
Si es viable:
• Cuando el traslado es entre artículos de un mismo numeral lo realiza el Sr Rector a través de resolución.
• Si el traslado es entre artículos de diferente numeral lo autoriza el Consejo Superior a través de acuerdo.

Tiempo: 5 días
5 Revisar y firmar resolución o acuerdo 4 Jefe de Oficina Financiera y/o Profesional Universitario de la Oficina Financiera. Se elabora la resolución o el acuerdo de traslado, previo visto bueno de la Jefe de la Oficina Financiera, se entrega en la Vicerrectoría Administrativa para revisión.

Tiempo: 2 días hábiles.
6 Aprobar resolución o acuerdo de traslado 5 Rectoría o Consejo Superior La resolución una vez revisada y con visto bueno del Vicerrector Administrativo se entrega a Rectoría para la firma.

En el caso del Acuerdo, una vez revisado y avalado por la Vicerrectoría Administrativa, se radica en la Secretaría del Consejo Superior para el respectivo trámite.

Tiempo: Según disponibilidad del Sr Rector o programación de sesión del Consejo Superior
7 Asentar movimientos 6 Técnico Administrativo - Operario Calificado-Profesional Universitario Aprobada la resolución o acuerdo se envía dicha documentación al área de presupuesto en donde se realizan los respectivos movimientos en el sistema financiero.

De no aprobarse el traslado la documentación se envía al centro de gasto con justificación de la negativa.

Tiempo: 2 días
8 Revisar Resolución 2 Técnico Administrativo - Operario Calificado-Profesional Universitario Si son traslados de los programas especiales de las facultades o vicerrectorías, se revisa la resolución que es expedida por el ordenador del gasto previa autorización del Consejo de Facultad y revisada por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, la cual debe plasmar visto bueno en la resolución.
9 Asentar movimientos 8 Técnico Administrativo - Operario Calificado-Profesional Universitario Si la resolución está correcta se procede a realizar los movimientos respectivos en el sistema financiero, de lo contrario se devuelve a la oficina asesora de planeación y sistemas con las observaciones pertinentes.

Tiempo: 2 días
10 FIN 9    

 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Joaquin Eduardo Damian Restrepo

PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Julian Orozco Ospina

JEFE DE OFICINA
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO

JEFE DE OFICINA

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