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INSTRUCTIVO PARA REALIZAR TRASLADOS Y/O MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL |
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| PROCESO | GESTIóN FINANCIERA |
| OBJETIVO |
| Establecer las actividades para realizar traslados y/o modificaciones presupuestales a partir del presupuesto inicialmente aprobado por el Consejo Superior, para así controlar los cambios y comportamientos de los diferentes rubros, permitiendo una administración financiera eficaz de los recursos de la Universidad. |
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio | ||||
| 2 | Decide | Ordenador del Gasto | Si es traslado del Proyecto Genérico o Específico ir al paso 3; si es traslado Proyecto Especial ir al paso 8. | ||
| 3 | Solicitar mediante oficio el traslado y/o modificación presupuestal | Ordenador de Gasto |
El ordenador del gasto envía oficio solicitando el traslado o modificación del presupuesto, el cual debe estar justificado técnica y económicamente.
Tiempo: Cuando se requiera |
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| 4 | Determinar viabilidad de la solicitud y proyectar resolución o acuerdo | Jefe Oficina Financiera y/o Profesional Universitario de la Oficina Financiera. |
Se analiza la solicitud y se determina su viabilidad teniendo en cuenta la Ejecución Presupuestal y el Estado de Fuentes y Usos, si no es viable se realiza devolución al respectivo centro de gastos.
Si es viable: • Cuando el traslado es entre artículos de un mismo numeral lo realiza el Sr Rector a través de resolución. • Si el traslado es entre artículos de diferente numeral lo autoriza el Consejo Superior a través de acuerdo. Tiempo: 5 días |
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| 5 | Revisar y firmar resolución o acuerdo | Jefe de Oficina Financiera y/o Profesional Universitario de la Oficina Financiera. |
Se elabora la resolución o el acuerdo de traslado, previo visto bueno de la Jefe de la Oficina Financiera, se entrega en la Vicerrectoría Administrativa para revisión.
Tiempo: 2 días hábiles. |
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| 6 | Aprobar resolución o acuerdo de traslado | Rectoría o Consejo Superior |
La resolución una vez revisada y con visto bueno del Vicerrector Administrativo se entrega a Rectoría para la firma.
En el caso del Acuerdo, una vez revisado y avalado por la Vicerrectoría Administrativa, se radica en la Secretaría del Consejo Superior para el respectivo trámite. Tiempo: Según disponibilidad del Sr Rector o programación de sesión del Consejo Superior |
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| 7 | Asentar movimientos | Técnico Administrativo - Operario Calificado-Profesional Universitario |
Aprobada la resolución o acuerdo se envía dicha documentación al área de presupuesto en donde se realizan los respectivos movimientos en el sistema financiero.
De no aprobarse el traslado la documentación se envía al centro de gasto con justificación de la negativa. Tiempo: 2 días |
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| 8 | Revisar Resolución | Técnico Administrativo - Operario Calificado-Profesional Universitario | Si son traslados de los programas especiales de las facultades o vicerrectorías, se revisa la resolución que es expedida por el ordenador del gasto previa autorización del Consejo de Facultad y revisada por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, la cual debe plasmar visto bueno en la resolución. | ||
| 9 | Asentar movimientos | Técnico Administrativo - Operario Calificado-Profesional Universitario |
Si la resolución está correcta se procede a realizar los movimientos respectivos en el sistema financiero, de lo contrario se devuelve a la oficina asesora de planeación y sistemas con las observaciones pertinentes.
Tiempo: 2 días |
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| 10 | Fin | ||||
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| PROFESIONAL ESPECIALIZADO - | JEFE DE OFICINA - | JEFE DE OFICINA - |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 2 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-16 |
| 1 | Versión inicial | 2018-06-01 |
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