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INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD DE RESERVAS PRESUPUESTALES, CUENTAS POR PAGAR Y VIGENCIAS FUTURAS

GESTIóN FINANCIERA

I-GF-806
Rige a partir de:
2018-06-01

Versión: 1

 

OBJETIVO:
Dar a conocer a los diferentes centros de gastos como solicitar la constitución de reservas presupuestales, cuentas por pagar, constitución de vigencias futuras y vigencias futuras de ejecución. Dando cumplimiento al Estatuto Financiero de la Universidad de Caldas \"Acuerdo 01 de 1998 del Consejo Superior\".

DESARROLLO:

 

ALCANCE:

Garantizar la disponibilidad de recursos que respalde la ejecución de los planes, programas y proyectos aprobados y perfeccionados a través de compromisos que afectan vigencias futuras de ejecución, reservas presupuestales, cuentas por pagar y vigencias futuras. Inicia con el aval de viabilidad de los contratos y termina con el registro presupuestal del compromiso.

 

RESPONSABILIDAD:

 Consejo Superior

 Oficina  Financiera

·        Oficina Asesora de Planeación

·        Los Profesionales Especializados y Universitario de Gestión Financiera y Centros de Gasto

 Ordenadores de gasto

 

SUMINISTRO DE INFORMACION:

 

Información Generada desde los Consejos Superior y Académico Secretaria General, Vicerrectoría Administrativa, Oficina de Planeación y Sistemas, Oficina de Gestión Financiera, Centros de Gastos.

Definiciones:

RESERVA PRESUPUESTAL: Contratos legalmente contraídos que tienen compromiso presupuestal, inician su ejecución en la vigencia y al cierre del periodo fiscal no han cumplido todas las formalidades necesarias para realizar el pago.

CUENTAS POR PAGAR: Contratos que cuentan con compromiso presupuestal y están debidamente causados en la vigencia, y se pagan en la siguiente.

VIGENCIAS FUTURAS: Se refiera a contrataciones que afecten el presupuesto de la vigencia siguiente, cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en cada una de ellas.

VIGENCIAS FUTURAS DE EJECUCION: “Los compromisos presupuestales legalmente adquiridos, se cumplen o ejecutan, tratándose de contratos o convenios, con la recepción de los bienes y servicios, y en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago.

 

Para pactar la recepción de bienes y servicios en anualidades siguientes a la de celebración del compromiso, se debe contar previamente con una autorización de vigencias futuras de ejecución por el ordenador del gasto, la cual se entenderá concedida con la suscripción del convenio, contrato o acto administrativo respectivo.

Estos compromisos se cancelarán con cargo al presupuesto de la vigencia en la cual se celebraron.

 

Antes del cierre de la vigencia fiscal, los ordenadores del gasto solicitaran al responsable de administrador del presupuesto la constitución de las vigencias futuras de ejecución para garantizar los compromisos legalmente contraídos”. (Acuerdo 31 de 2017).


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 INICIO 0    
2 Decide 1 Ordenador del gasto Para solicitud de reservas, vigencias futuras de ejecución y cuentas por pagar, pasa a 3. Para vigencias futuras para a 8.
3 Diligenciar formato 2 Ordenadores del gasto Antes del cierre de la vigencia, se solicita ante la oficina financiera, la constitución de cuentas por pagar, reservas presupuestales y/o vigencias futuras de ejecución.

Tiempo: 8 días antes de la terminación del año.
Ver Registro(FORMATO PARA SOLICITUD DE RESERVAS PRESUPUESTALES, CUENTAS POR PAGAR Y/O VIGENCIAS FUTURAS DE EJECUCIÓN.. )
4 Dar cierre al presupuesto 3 Profesional oficina financiera Después de verificar que todos los documentos estén debidamente tramitados en el sistema financiero, se procede al cierre desde el módulo de presupuesto en el Sistema de Gestión Financiera.

Tiempo: 1 día
5 Generar reportes 4 Profesional oficina financiera Se generan reportes y se envían a los centros de gastos para la conciliación.

Tiempo: 1 día

Registro(Reporte del sistema de gestión financiera)
6 Revisar reportes 5 Ordenador del gasto y/o profesional En el centro de gasto se procede con la verificación de los reportes a fin de detectar inconsistencias o proceder con el trámite de pago o cancelación de saldos.

Tiempo: Durante la vigencia

Registro(Reporte del sistema de gestión financiera)
7 Elaborar acta de conciliación 6 Centros de gasto - Área de presupuesto Se procede a la elaboración y firma del acta que permite dejar constancia de la conformidad sobre los valores.

Tiempo: 1 día

Registro(Acta de conciliación)
8 Requerir constitución vigencias futuras 2 Ordenador de Gasto Dando cumplimiento al estatuto de contratación se debe enviar solicitud de constitución de vigencia futura al Consejo Superior.

Tiempo: Cuando se requiera

Registro(Solicitud constitución vigencias futuras)
9 Constituir vigencia futura 8 Consejo Superior - profesional área de presupuesto Si el Consejo Superior aprueba la vigencia futura se expide el acuerdo correspondiente, se procede a expedir el certificado de disponibilidad presupuestal y asignar el compromiso presupuestal, el primer día hábil de la vigencia. Si no se aprueba la solicitud de vigencia futura se devuelve al centro de gastos.

Tiempo: Primer día hábil del año

Registro(Acuerdo de Constitución de vigencias futuras)

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Acta de conciliación
DIVISION FINANCIERA
-GO-OFI-061
Acuerdo de Constitución de vigencias futuras
DIVISION FINANCIERA
--
FORMATO PARA SOLICITUD DE RESERVAS PRESUPUESTALES, CUENTAS POR PAGAR Y/O VIGENCIAS FUTURAS DE EJECUCIÓN..
DIVISION FINANCIERA
R-2704-I-GF-806-
Reporte del sistema de gestión financiera
DIVISION FINANCIERA
--
Solicitud constitución vigencias futuras
DIVISION FINANCIERA
--
 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Joaquin Eduardo Damian Restrepo

PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Julian Orozco Ospina

JEFE DE OFICINA
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO

JEFE DE OFICINA

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