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INSTRUCTIVO PARA REALIZAR EL CIERRE PRESUPUESTAL |
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| PROCESO | GESTIóN FINANCIERA |
| OBJETIVO |
| Definir las actividades necesarias para llevar a cabo el cierre del presupuesto correspondiente a cada período fiscal, que permita conocer la ejecución definitiva del mismo, la generación de Vigencias Futuras de Ejecución, Reservas presupuestales, y Cuentas por Pagar. |
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio. | ||||
| 2 | Revisar saldos | Profesional Área de Presupuesto |
Revisión de saldos en la ejecución del gasto, con el fin de detectar cifras negativas.
Si se encuentran cifras negativas se procede a realizar el ajuste. Tiempo: Día de cierre |
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| 3 | Revisar periodo | Profesional área presupuesto y profesional área contabilidad |
Revisar que el periodo se encuentre en el mes 12 (Cerrado Noviembre), tanto en presupuesto como en contabilidad.
Tiempo: Día de cierre |
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| 4 | Revisar cuentas pendientes | Profesional área presupuesto y profesional área contabilidad |
Revisar que tanto en el área de presupuesto como contabilidad, no se encuentren cuentas pendientes de tramitar.
Tiempo: Día de cierre |
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| 5 | Operar sistema financiero | Profesional área presupuesto o profesional área contabilidad |
En el sistema financiero se ingresa por la ruta: presupuesto – operativo – cierre vigencia.
Tiempo: Día de cierre |
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| 6 | Realizar cierre | Profesional área contabilidad |
Hacer cierre en el sistema financiero del mes 12.
Tiempo: Día de cierre |
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| 7 | Generar Reporte | Profesional área presupuesto |
En el sistema financiero se generan los reportes de reservas presupuestales y/o vigencias futuras de ejecución para enviar a cada centro de gasto
Tiempo: 1 día posterior al cierre. Registro(Reporte del sistema de gestión financiera) |
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| 8 | Revisar cuentas por pagar | Profesional área presupuesto Profesional área tesorería |
Revisión de cuentas en físico contra reporte de cuentas por pagar y se envía listado a cada centro de gasto.
Tiempo: 1 día posterior al cierre. |
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| 9 | Fin. | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
| Reporte del sistema de gestión financiera | DIVISION FINANCIERA | - | - |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| PROFESIONAL ESPECIALIZADO - | JEFE DE OFICINA - | JEFE DE OFICINA - |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 2 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-16 |
| 1 | Versión inicial | 2018-06-01 |
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