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INSTRUCTIVO PARA IDENTIFICAR, VERIFICAR, PROTEGER Y SALVAGUARDAR LOS BIENES PROPIEDAD DEL CLIENTE
Código: I-MM-808
Versión: 3
Emisión: 2020-05-20

PROCESO MEDICIóN, ANáLISIS Y MEJORA

OBJETIVO
Establecer los lineamientos que determinan la identificación, verificación, protección y salvaguarda de los bienes considerados como propiedad del usuario de los servicios en la Universidad de Caldas

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

La Universidad de Caldas, como institución pública prestadora de servicios, tiene la responsabilidad del manejo y salvaguarda de los bienes propiedad del cliente que quedan bajo si custodia durante la prestación del servicio; es por esto, que se hace necesario establecer los puntos claros para el control y preservación de éstos mediante la adopación de un procedimiento que de cuenta del manejo de los bienes ofreciendo al usuario la confiabilidad y seguridad necesarios. De tal manera que se garantice:   

 

  • La total confidencialidad y uso exclusivo del bien para los  fines relacionados con la prestación del servicio.
  • La no utilización del bien en actividades ilícitas.
  • La no utilización del bien en actividades diferentes al objeto del servicio.
  •  Respeto de las condiciones de uso del bien según las especificaciones del cliente.

 

 Nota: la propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual y los datos personales. 

 

 Son bienes propiedad del cliente:

 

Propiedad Intelectual, Informes, Datos, Planos, Información verbal, Información en medio electrónico, Instalaciones del cliente, equipos o cualquier otro que, por consideración del usuario pueda ser incorporado en la prestación de un servicio.

 

Se consideran bienes propiedad del cliente en la Universidad de Caldas, los siguientes:  

 

Proceso

Identificación de la propiedad del cliente

Verificación

Protección y salvaguarda

Docencia

Exámenes, trabajos escritos (tesis de grado, informes de práctica, monografías) propiedad intelectual.

Verificación de las condiciones de entrega.

Según lo establecido en el reglamento estudiantil, procedimientos para clasificación bibliográfica y condiciones de propiedad intelectual.

Investigación

Informes finales de Investigación, artículos científicos publicados en revistas indexadas, producto de creación artística y libros de investigación, patentes.

Elemento suministrados en el marco de la ejecución del proyecto o de la prestación del servicio.

Según las condiciones establecidas dentro del proyecto de investigación

Según las condiciones establecidas dentro del proyecto de investigación.

Base de datos de proyectos de investigación.

Proyección

Certificados de asistencia a educación continuada

Base de datos de egresados

Muestras de laboratorio - Pacientes (Humanos y animales)

Historias clínicas

Cultivos

Colecciones

Elemento suministrados en el marco de la ejecución del proyecto o de la prestación del servicio.

Según las especificaciones del servicio

Según las condiciones de entrega de las muestras.

De acuerdo a las condiciones establecidas en el formato para la identificación del bien o en el convenio.

 

Gestión Humana

Hojas de vida de los funcionarios, jubilados, docentes, trabajadores

 

 

 

Resultados de evaluaciones de desempeño.

 

Certificados y actos administrativos.

Aplicación de lista de chequeo de Documentación.

Verificación de la legalidad de la documentación.

 

Según procedimiento (evaluaciones y certificados)

Espacio físico debidamente adecuado para documentación en medio físico,

 

Documentación  digitalizada.

Sistema de administración de información SARA (incluye back up).

Gestión Financiera

Soportes de pago

Según procedimientos

Espacio debidamente adecuado para el almacenamiento de la documentación en físico. Sistema de administración financiero (incluye back up)

Gestión Jurídica

Documentos legales incluidos dentro de los conceptos y actos jurídicos.

Verificación de la documentación al momento de la radicación del acto jurídico.

Espacio debidamente adecuado para el almacenamiento de la documentación en físico. Sistema de Gestión Jurídica (incluye back up)

Recursos de Apoyo Académico

Hoja de vida del estudiante

Notas

Situaciones académicas

Certificados

Diplomas

Actas de grado.

Lista de chequeo para admisiones

Información Registrada y suministrada en el SIA

Espacio debidamente adecuado para el almacenamiento de la documentación en físico. Sistema de Información Académica (incluye back up).

Bienestar

Información de los estudiantes beneficiarios de los servicios de bienestar.

Lista de chequeo para admisiones.

Información Registrada y suministrada en el SIA

Espacio debidamente adecuado para el almacenamiento de la documentación en físico. Sistema de Información Académica (incluye back up).

Contratación

Base de datos registro de proveedores.

 

Documentación de los contratos.

Verificación de la documentación al momento de la radicación del convenio o contrato.

Espacio debidamente adecuado para el almacenamiento de la documentación en físico. Sistema de Gestión Jurídica (incluye back up)

Control y Seguimiento

Informes de auditoría

Según plan de auditoría y listas de chequeo.

Sistema Integrado de Gestión (Módulos: auditorías y ACPM).

Medición, Análisis y Mejora

Datos suministrados para el tratamiento de PQRS.

Verificación de la documentación al momento de la radicación de la  PQRS.

Sistema de Atención al ciudadano SAC.

Recursos Físicos

Impresoras

Según condiciones establecidas en el contrato

Uso y espacio físico adecuado.

 

 

 

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Identifica la propiedad del Cliente para la prestación del servicio Funcionario responsable Identifica los bienes propiedad de cliente que quedarán bajo su control o serán utilizados por su dependencia. (Ver cuadro en el desarrollo).

Tiempo: Cuando se solicite el servicio
3 Verifica el estado de la propiedad. Funcionario responsable Cuando el bien sea entregado por el cliente, el funcionario responsable verifica el estado del mismo.

Tiempo: Posterior a la identificación del bien.
4 Protege y salvaguarda la propiedad del cliente. Líder de Proceso, El Jefe de Oficina, Funcionario responsable Determina las condiciones requeridas que garanticen la conservación, protección y salvaguarda, según lo establecido en la matriz de propiedad del cliente. (Ver desarrollo).

En caso de pérdida, deterioro, o cuando el bien se considera inadecuado para su uso, la Universidad informará de ello al cliente.

Tiempo: luego de recibido el bien y de al firma de la autorización.
5 Realiza la prestación del servicio (Utiliza el bien) Funcionario responsable Se presta el servicio según las condiciones establecidas en las fichas de servicios universitarios.

Tiempo: según el requerimiento.
6 Realiza la entrega del bien, según condiciones pre-establecidas (cuando aplique) o la conservación del mismo. Funcionario responsable Se hace la devolución del bien al usuario en caso de ser requerido.

Tiempo: al finalizar la prestación del servicio.

Ver Registro(FORMATO DE CONSTANCIA PARA LA ENTREGA DEL BIEN PROPIEDAD DEL CLIENTE)
7 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
FORMATO DE CONSTANCIA PARA LA ENTREGA DEL BIEN PROPIEDAD DEL CLIENTE
OFICINA DE PLANEACION
R-2705-I-MM-808-

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
AUXILIAR ADMINISTRATIVO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
3Se incluye en el desarrollo el Proceso de Recursos Físicos.2020-05-20
2Modernización imagen del SIG. 2019-10-15
1Versión inicial2018-05-03



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