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INSTRUCTIVO PARA RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE CUENTAS |
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| PROCESO | GESTIóN FINANCIERA |
| OBJETIVO |
| Definir los lineamientos que se deben seguir para recepcionar, revisar y dar el trámite pertinente y oportuno a las cuentas que se reciben provenientes de todos los Centros de Gastos de la Universidad para su respectivo pago |
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio. | ||||
| 2 | Recepcionar Cuentas | Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera |
Mediante el correo electrónico radicacion.cuentas@ucaldas.edu.co se reciben las solicitudes para trámite de pago de:
• Órdenes de servicio – ODS • Órdenes de compra – ODC • Órdenes de suministro – OSU • Órdenes de Obra – ODO • RAG (Resolución autorización del Gasto) • RRG (Resolución reconocimiento del Gasto) • SAR (Servicios Académicos Remunerados) • RPP (Registro entre proyectos) • Convenios (de práctica e interadministrativo) • Todo lo relacionado con acuerdos laborales. • Monitorías • Becas de compensación. • Pólizas En el siguiente link encontrará el listado de documentos requeridos para cada caso. Ver aquí. Tiempo: Un (1) día hábil para la recepción de cuentas. Registro(Cuentas) |
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| 3 | Clasificar y realizar reparto a funcionarios del área | Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera |
Clasificar las cuentas recepcionadas de acuerdo con la unidad ejecutora o proyecto y realizar la asignación para el trámite siguiente al funcionario responsable.
Tiempo: Un (1) día hábil para la recepción y radicación de cuentas |
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| 4 | Revisar cuentas y documentos adjuntos | Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera |
Revisar y comparar los datos contenidos en el acta de recibo a satisfacción con el Sistema de Gestión Financiera, verificar estado y valor del compromiso presupuestal, revisar todos los documentos soporte de la cuenta que se anexa para detectar alguna inconsistencia y comprobar que estén dentro de los parámetros establecidos.
Tiempo: Un (1) día hábil para la revisión de cuentas. Registro(Documentos soporte cuentas) |
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| 5 | Radicar Cuentas | Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera |
En el sistema financiero se ingresan datos como NIT del contratista, Nro. de documento, tipo de contrato, valor que autoriza a pagar, relación de facturas.
El sistema genera un consecutivo, con el cual se tramita y se le hace seguimiento al proceso de pago de la cuenta. Tiempo: Un (1) día hábil para la radicación de cuentas. Registro(Reporte de cuentas radicadas) |
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| 6 | Remitir cuentas a seguridad social, causación contable y tesorería | Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera |
Los soportes de las cuentas radicadas se cargan en la nube (OneDrive de la oficina financiera) junto con el reporte consolidado de las cuentas radicadas en el día.
De esta forma, el proceso de pago continúa las respectivas validaciones en seguridad social, causación y, posteriormente, a tesorería para su pago. El OneDrive almacena toda la trazabilidad del proceso de pago de cada una de las cuentas las cuales están archivadas por mes y por día. Tiempo: Un (1) día hábil para la remisión de cuentas |
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| 7 | Fin. | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
| Cuentas | DIVISION FINANCIERA | - | - |
| Documentos soporte cuentas | DIVISION FINANCIERA | - | - |
| Reporte de cuentas radicadas | TESORERIA | - | - |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA FINANCIERA |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 4 | Se actualizan descripciones de los pasos del flujograma y se agrega un documento con las especificaciones requeridas para la radicación de cuentas. | 2024-09-25 |
| 3 | Se incluye en el paso 4 del flujograma el Formato para Reporte de Cuenta Bancaria. | 2022-07-26 |
| 2 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-16 |
| 1 | Versión inicial | 2018-06-01 |
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