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INSTRUCTIVO PARA RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE CUENTAS

GESTIóN FINANCIERA

I-GF-811
Rige a partir de:
2018-06-01

Versión: 1

 

OBJETIVO:
Definir los lineamientos que se deben seguir para recepcionar, revisar y dar el trámite pertinente y oportuno a las cuentas que se reciben provenientes de todos los Centros de Gastos de la Universidad para su respectivo pago

DESARROLLO:

 Este procedimiento aplica para todas las dependencias y centros de gastos de la Universidad; inicia con la aprobación del proyecto de presupuesto e involucra las actividades correspondientes al trámite de cuentas en el proceso de ejecución de presupuesto y consiste en registrar en el SGF las facturas y/o documentos soportes que llegan diariamente al área, generando un consecutivo que permite  identificar el estado de las mismas, una vez surten  trámite por las áreas de presupuesto, contabilidad y tesorería.

 

RESPONSABLE:

 

Centros de gastos

 

 SUMINISTRO DE INFORMACION:

 

Centros de Gastos son los encargados de elaborar el acta de recibo de satisfacción con sus respectivos soportes


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 INICIO 0    
2 Recepcionar Cuentas 1 Operario Calificado de la Oficina Financiera En atención al público se recibe solicitud de: CDP, resoluciones para pago, nominas, seguridad social, actas de liquidación, recibos a satisfacción y demás cuentas verificando fechas, firmas, soportes y datos requeridos para iniciar trámite.

Tiempo: 5 minutos por cuenta de acuerdo al volumen de cuentas

Registro(Cuentas)
3 Clasificar y realizar reparto a funcionarios del área 2 Operario Calificado de la Oficina Financiera Clasificar documentos como actas de recibo a satisfacción, actas de liquidación, resoluciones, solicitudes de CDP y demás correspondencia recibida.
Se realiza reparto a funcionarios del área para el trámite respectivo en SGF y demás tramites.

Tiempo: 5 minutos en promedio por cuenta de acuerdo al volumen de cuentas
4 Revisar los contratos, cuentas y documentos adjuntos 3 Operario Calificado de la Oficina Financiera Revisar y comparar los datos contenidos en el acta de recibo a satisfacción con el Sistema de Gestión Financiera, verificar estado y valor del compromiso presupuestal, revisar todos los documentos soporte de la cuenta que se anexa para detectar alguna inconsistencia y comprobar que estén dentro de los parámetros establecidos.

Tiempo: 10 minutos de acuerdo al volumen de cuentas

Registro(Documentos soporte cuentas)
5 Radicar Cuentas 4 Operario Calificado de la Oficina Financiera En el sistema financiero se ingresa datos como NIT del contratista, Nro. de documento, valor que autoriza a pagar, relación de facturas.

El sistema genera un consecutivo, el cual se incorpora al documento para su trazabilidad.

Se adjunta hoja de ruta con los datos de la radicación y pasa a contabilidad para causación.

Tiempo: 6 minutos por cada cuenta de acuerdo al volumen de cuentas

Registro(Hoja de ruta con datos de radicación)
6 Remitir cuentas a causación contable 5 Operario Calificado de la Oficina Financiera Entrega cuentas radicadas con hoja de ruta al funcionario encargado de la causación contable.

Tiempo: Inmediato
7 FIN 6    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Cuentas
DIVISION FINANCIERA
--
Documentos soporte cuentas
DIVISION FINANCIERA
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Hoja de ruta con datos de radicación
DIVISION FINANCIERA
--
 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Joaquin Eduardo Damian Restrepo

PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Julian Orozco Ospina

JEFE DE OFICINA
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO

JEFE DE OFICINA

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