 |
INSTRUCTIVO PARA RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE CUENTAS |
|
|
|
|
|
| PROCESO | GESTIóN FINANCIERA |
| OBJETIVO |
| Definir los lineamientos que se deben seguir para recepcionar, revisar y dar el trámite pertinente y oportuno a las cuentas que se reciben provenientes de todos los Centros de Gastos de la Universidad para su respectivo pago |
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
|
|
| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio. | ||||
| 2 | Recepcionar Cuentas | Operario Calificado de la Oficina Financiera |
En atención al público se recibe solicitud de: CDP, resoluciones para pago, nominas, seguridad social, actas de liquidación, recibos a satisfacción y demás cuentas verificando fechas, firmas, soportes y datos requeridos para iniciar trámite.
Tiempo: Un (1) día hábil para la recepción y radicación de cuentas Registro(Cuentas) |
||
| 3 | Clasificar y realizar reparto a funcionarios del área | Operario Calificado de la Oficina Financiera |
Clasificar documentos como actas de recibo a satisfacción, actas de liquidación, resoluciones, solicitudes de CDP y demás correspondencia recibida.
Se realiza reparto a funcionarios del área para el trámite respectivo en SGF y demás tramites. Tiempo: Un (1) día hábil para la recepción y radicación de cuentas |
||
| 4 | Revisar los contratos, cuentas y documentos adjuntos | Operario Calificado de la Oficina Financiera |
Revisar y comparar los datos contenidos en el acta de recibo a satisfacción con el Sistema de Gestión Financiera, verificar estado y valor del compromiso presupuestal, revisar todos los documentos soporte de la cuenta que se anexa para detectar alguna inconsistencia y comprobar que estén dentro de los parámetros establecidos. Registro (documentos soporte cuentas).
Tiempo: Un (1) día hábil para la recepción y radicación de cuentas Ver Registro(Formato para reporte de cuenta bancaria) |
||
| 5 | Radicar Cuentas | Operario Calificado de la Oficina Financiera |
En el sistema financiero se ingresa datos como NIT del contratista, Nro. de documento, valor que autoriza a pagar, relación de facturas.
El sistema genera un consecutivo, el cual se incorpora al documento para su trazabilidad. Se adjunta hoja de ruta con los datos de la radicación y pasa a contabilidad para causación. Tiempo: Un (1) día hábil para la recepción y radicación de cuentas Registro(Hoja de ruta con datos de radicación) |
||
| 6 | Remitir cuentas a causación contable | Operario Calificado de la Oficina Financiera |
Entrega cuentas radicadas con hoja de ruta al funcionario encargado de la causación contable.
Tiempo: Un (1) día hábil para la recepción y radicación de cuentas |
||
| 7 | Fin. | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
| Cuentas | DIVISION FINANCIERA | - | - |
| Formato para reporte de cuenta bancaria | DIVISION FINANCIERA | R-2829-I-GF-128 | - |
| Hoja de ruta con datos de radicación | DIVISION FINANCIERA | - | - |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA FINANCIERA |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 3 | Se incluye en el paso 4 del flujograma el Formato para Reporte de Cuenta Bancaria. | 2022-07-26 |
| 2 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-16 |
| 1 | Versión inicial | 2018-06-01 |
|
Documento Controlado Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso. Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG |