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INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD, CANCELACIÓN DE FACTURAS Y COBRO DE CARTERA - POLÍTICA OPERATIVA CUENTAS POR COBRAR

GESTIóN FINANCIERA

I-GF-824
Rige a partir de:
2018-09-28

Versión: 1

 

OBJETIVO:
Solicitar, elaborar y hacer seguimiento a todas las facturas (cuentas por cobrar) que incluyen los derechos originados en transacciones con y sin contraprestación. Las transacciones con contraprestación incluyen, entre otros, la venta de bienes y servicios y las transacciones sin contraprestación incluyen, entre otros, las transferencias que representan derechos ciertos a favor de la Universidad de Caldas; así como establecer los parámetros para una eficiente administración y oportuna recuperación de la cartera.

DESARROLLO:

 

FACTURA: Título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. Código de Comercio Colombiano - Artículo 772.

El proceso de facturación tiene implícito el seguimiento de:

-          La Aceptación de la factura por parte del cliente.

-          La Cuenta por cobrar que se genera con la expedición de la factura.

-          El Envío del soporte de pago a la Oficina Financiera –Área Facturación–

 

REQUISITOS PARA SOLICITAR FACTURA: Cada dependencia debe solicitar a la Oficina Financiera la elaboración de la factura mediante el formato establecido debidamente diligenciado y firmado por el ordenador del gasto y/o coordinador del proyecto. A quien se le vaya a realizar la factura (Persona natural o jurídica), deberá tener registrado en el Sistema Financiero el NIT o documento de identidad. En caso contrario, se debe anexar el RUT actualizado correspondiente para su registro.

Cuando se trata de facturación programada (Ej.: Arrendamiento) se debe especificar en el formato de solicitud, la cantidad de facturas de acuerdo con el plazo de ejecución del contrato, el valor mensual a facturar y la fecha límite de elaboración de la factura; adicional, se deberá anexar copia del respectivo contrato una única vez.

Cuando se trata de venta de servicios en Moneda extranjera, la factura  se elabora en pesos colombianos, por el valor equivalente a la TRM del día de elaboración de esta. Al momento del pago del servicio (Moneda Extranjera), ésta se hará una vez monetizada a pesos colombianos. En caso de existir diferencia entre el valor facturado y el valor monetizado, la oficina financiera realizara el ajuste correspondiente.

 

PAGO FACTURA: Formalización del valor facturado a través del soporte de consignación o transferencia bancaria, el cual debe ser entregado en el área de Facturación y/o la Oficina de Tesorería, indicando el número de factura que cancela. Teniendo en cuenta que los servicios prestados por la Universidad de Caldas no son objeto de crédito, es importante resaltar que toda factura debe ser cancelada dentro del plazo de vencimiento señalado; así mismo, las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) adoptadas por la Universidad nos exigen tener una cartera conciliada y consecuente con los periodos contables facturados.

 

INGRESOS: Los soportes de consignación o transferencia bancaria que correspondan al pago de una factura deben ser entregados en el área de facturación, indicando el número de factura y si el pago corresponde a un abono o cancelación total de la cuenta por cobrar. Esta información es indispensable al momento de realizar el ingreso.

Los demás ingresos que NO estén asociados a una factura, deben ser entregados en la Oficina de Tesorería, indicando el proyecto al cual pertenece el ingreso.

 

ANULACIÓN FACTURA: Eliminación del título valor emitido. El ordenador del gasto y/o coordinador del proyecto debe solicitar la anulación de factura mediante el formato establecido debidamente firmado.  La Oficina Financiera procederá a anular una factura únicamente cuando:

-          La solicitud de anulación sea radicada dentro del mismo periodo de facturación

-          Cuando exista la debida justificación.  

 

CONCILIACIÓN DE CARTERA: La Oficina Financiera realiza periódicamente, la revisión de la cartera por centros de gastos y por proyectos, identificando las cuentas vencidas y generando los respectivos reportes, los cuales son enviados a las dependencias responsables, con objeto de conciliar los saldos de cartera.

 

COBRO PERSUASIVO: Los coordinadores y/o supervisores solicitantes de la factura son responsables de realizar el cobro persuasivo a la entidad o persona natural cuando la cuenta por cobrar se encuentre vencida. 

 

COBRO COACTIVO: La Oficina Financiera remitirá informe periódico de la cartera vencida a la Secretaría General para cobro coactivo, cuando:

-          Las cuentas por cobrar superen los 90 días.

-      Los coordinadores y/o supervisores de dependencias o proyectos hayan realizado las gestiones de cobro persuasivo e informado a la Oficina Financiera la imposibilidad de recuperación de la cartera según la gestión realizada.

-          Cuando agotados los dos momentos anteriores, la cartera vencida se estime como cuentas de difícil recaudo. 

 

POLITICA: Este instructivo contribuye al cumplimiento de la política contable de Cuentas por Cobrar así como a la política Contable de Información Financiera por segmentos.  

 

ALCANCE: El proceso de facturación, es realizado únicamente por la Oficina Financiera mediante el Modulo de Facturación y Cartera, con el fin de registrar de manera controlada, ordenada y clasificada las operaciones realizadas por la Universidad de Caldas sobre las diferentes actividades que generan cuenta por cobrar a favor; dando cumplimiento al régimen de Contabilidad Pública.

 

SUMINISTRO DE INFORMCIÓN:

Las dependencias relacionadas serán encargadas de ofrecer la información correspondiente al estado de las cuentas por cobrar y el cobro persuasivo, la Oficina Financiera por la información del Sistema de Información Financiera y la Secretaria General por la información correspondiente al estado de los cobros coactivos

 

DEPENDENCIAS RELACIONADAS: Internas. Centros de gasto, dependencias, programas especiales y/o proyectos la Oficina Financiera y Secretaria General,

 

RESPONSABILIDAD: Todas las dependencias solicitantes. El coordinador y/o supervisor del programa o proyecto es responsable del seguimiento de la aceptación de la factura y del proceso de pago, al momento de firmar la solicitud y las demás áreas relacionadas.

 

CONTROLES: Formato de solicitud o anulación de factura diligenciado.

 

RESPONSABLES

CONTROL

RIESGO


Centro de Gastos,                  Rectoría,

Oficina Financiera,                                        Entidad Bancaria,           Oficina Gestión Humana, todas las Dependencias.  

 

*Asegurar que se reconozca todos los derechos de la Universidad.    

* Establecer  la responsabilidad conjunta que existe entre todas las dependencias de la Universidad de Caldas y la Oficina Financiera  en el seguimiento y cancelación de las facturas.

*Asegurar que se reconozca las reclamaciones, ajustes o pérdidas de valor de los deudores originados por errores, cálculos mal efectuados, decisiones gubernamentales u otros factores.

*Garantizar que los saldos deudores estén debidamente soportados en documentos internos y externos legales. 

*Efectuar periódicamente conciliación de cartera y confirmación de saldos.

*No recuperar el efectivo.

 

 


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 INICIO 0    
2 Recepcionar solicitudes 1 Técnico Administrativo de la Oficina Financiera. Recibe solicitudes de las diferentes dependencias para elaborar las facturas de Proyectos y/o convenios.

Ver Registro(FORMATO SOLICITUD PARA ELABORACIÓN Y ANULACIÓN DE FACTURAS)
3 Decidir 2 Técnico Administrativo Oficina Financiera Revisa si el formato se encuentra bien diligenciado y si contiene los anexos requeridos (RUT/Documento de Identidad)

Tiempo: 1 día hábil
4 Elaborar factura 3 Técnico Administrativo Oficina Financiera Elabora la factura y la envía a la dependencia solicitante.

Tiempo: 2 días hábiles
5 Recepción pagos, transferencias o consignaciones/ Pago de factura 4 Centro de Gastos y Técnico Administrativo Oficina Financiera Revisa las consignaciones y/o transferencias recibidas, identificando la factura cancelada, procede a enviarlas a la Oficina Financiera para el ingreso en el SGF anexando copia de la factura.

Tiempo: Permanente
6 Seguimiento pago facturas y reportes de cartera a centros de gasto. 5 Técnico Administrativo Oficina Financiera Si no se evidencia el pago de la factura dentro del plazo establecido, se generan los reportes de cuentas por cobrar por proyectos y centros de gastos, se envían a la dependencia responsable para gestión de cobro persuasivo a la entidad o persona natural.

Tiempo: Permanente
7 Reportes para iniciar cobro coactivo 6 Técnico Administrativo Oficina Financiera Una vez agotada la etapa anterior y cuando no se logre la recuperación de la cartera vencida, la Oficina Financiera remitirá la relación de dicha cartera a la Secretaria General para inicio de cobro coactivo, conforme a lo establecido en la Resolución no. 00436 de 2018 de Rectoría.

Tiempo: Permanente
8 Revisar y concilia saldos de cartera 7 Técnico Administrativo Oficina Financiera El Técnico Administrativo concilia saldos de cartera Vs Contabilidad periódicamente y de ser necesario realiza ajustes contables requeridos.

Tiempo: Periódicamente
9 Realiza el cierre de cartera. 8 Profesional Universitario y Técnico Administrativo de la Oficina Financiera Efectúa cierre de cartera en el Sistema de Gestión Financiero, para la presentación de los informes de balance financiero.


Tiempo: Una vez al mes.
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Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
FORMATO SOLICITUD PARA ELABORACIÓN Y ANULACIÓN DE FACTURAS
SECCION CONTABILIDAD
R-2784-I-GF-824-
 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
JuliÁn CastaÑo LÓpez

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Tatiana Ochoa Cardenas

JEFE DE OFICINA
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO

JEFE DE OFICINA

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