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INSTRUCTIVO PARA LA PROGRAMACIÓN, ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL Y PRESUPUESTOS DE FONDOS ESPECIALES DE LA VIGENCIA 2019 TENIENDO EN CUENTA LA NO EXISTENCIA DE PLAN DE DESARROLLO VIGENTE

PLANIFICACIóN

I-PL-828
Rige a partir de:
2018-09-27

Versión: 1

 

OBJETIVO:
Programar, elaborar y aprobar el presupuesto institucional y presupuestos de fondos especiales, cumpliendo la normatividad interna y externa y aplicando los principios presupuestales que garanticen la sostenibilidad financiera de la institución para la coyuntura de la vigencia 2019.

DESARROLLO:

El presente instructivo se constituye en el Manual de Programación Presupuestal, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 14 del Acuerdo 01 de 1998 –Estatuto Financiero de la Universidad de Caldas–.

 

 El presupuesto institucional se elabora con el apoyo de la Comisión de Presupuesto, la cual se constituye cada año mediante Resolución de Rectoría y cuyo fin primordial es la programación y elaboración del proyecto de presupuesto, que se convertirá en el presupuesto institucional de la siguiente vigencia fiscal.

 

 La Comisión de Presupuesto está conformada por los integrantes del CUPF con el fin de que actúen como Comisión de Presupuesto tal como lo establece la resolución 106 del 25 de febrero de 2008.

 

La oficina de Planeación y Sistemas en cumplimiento de sus funciones, presenta ante la comisión de elaboración del Plan de Desarrollo la situación atípica de no existir un Plan de Desarrollo vigente para el año 2019, por lo tanto no es posible el cumplimiento del Acuerdo 01 de 1998 en su Capítulo 2° “Sistema Presupuestal” y el Capítulo 5° “Programación presupuestal” en su artículo 15°: “Lineamientos y políticas”.

 

La comisión de elaboración del Plan de Desarrollo, presenta ante el Consejo Superior la solicitud de ampliación de la vigencia del Plan de Desarrollo hasta el 2019.

 

La oficina de Planeación y Sistemas una vez aprobada la prórroga, dispondrá de los procedimientos o instructivos necesarios para dar cumplimiento a la programación presupuestal establecida en Capítulo 5° Acuerdo 01 de 1998, para atender la transición de ampliación de la vigencia 2019 del Plan de Desarrollo 2009-2018, así como la formulación del nuevo Plan de Desarrollo y armonización del Plan de Acción y presupuesto, correspondientes.

 

 El Rector define y comunica a las unidades ejecutoras, los objetivos y metas para la elaboración del presupuesto institucional, con base en los lineamientos y políticas establecidas en el Acuerdo 01 de 1998 –Estatuto Financiero de la Universidad de Caldas.

 

 La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas realiza la programación para la elaboración del presupuesto institucional, envía las solicitudes de información correspondientes, lidera el proceso hasta la aprobación final del presupuesto institucional y da el visto bueno a las resoluciones de aprobación y modificación de presupuestos de fondos especiales.

 

 En el seno de la Comisión de Presupuesto se presentan, analizan y debaten las cifras de cada unidad ejecutora y se va construyendo el proyecto de presupuesto, así como el manual de presupuesto, en donde se reúnen las bases conceptuales e históricas para la correcta interpretación y proyección de las cifras.

 

 El proyecto de presupuesto incluye el plan operativo anual de inversiones, que a su vez incorpora los proyectos de inversión estratégicos clasificados por docencia, investigación y proyección, a partir de las estimaciones realizadas en el Plan Plurianual de Inversiones incluido en el Plan de Desarrollo.

 

 El proyecto de presupuesto inicial se presenta al Rector quién realiza la revisión, análisis y recomendaciones que estime pertinentes y posteriormente se presenta al Equipo Directivo, donde pueden surgir nuevas observaciones y modificaciones, antes de enviarse a Consejo Académico.

 

 El Consejo Académico revisa el proyecto y el manual de presupuesto y recomienda al Consejo Superior las modificaciones o mejoras que considere pertinentes. El Consejo Superior revisa el proyecto y el manual de presupuesto, plantea las observaciones o modificaciones del caso y, por último, da la aprobación final al presupuesto institucional, mediante Acuerdo. En caso de no obtener la aprobación final del proyecto de presupuesto por parte del Consejo Superior, el Rector adoptará el presupuesto mediante Resolución.

 

 El presupuesto institucional se da a conocer a la comunidad en general al inicio de cada vigencia, mediante la publicación del Acuerdo de aprobación, la Resolución de liquidación y el Manual de Presupuesto, en la página web de la universidad.

 

 Una vez aprobado el presupuesto institucional implícitamente se aprueban los presupuestos de Fondos Especiales, los cuales quedan en firme mediante Resolución firmada por el respectivo Ordenador del Gasto, en la que se realiza la liquidación del presupuesto de cada unidad ejecutora, sin exceder el límite global de ingresos y gastos, aprobado. Dicha Resolución debe llevar el visto bueno de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y ser entregada en la Oficina Financiera para el respectivo cargue en el sistema financiero de la universidad.

 

 Si en el transcurso de la vigencia, las unidades ejecutoras requieren hacer modificaciones al presupuesto del Fondo Especial, deberán hacerlas mediante Resolución de Modificación firmada por el respectivo Ordenador del Gasto y con el visto bueno de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Cuando dichas modificaciones impliquen variación en el límite global del presupuesto aprobado, deberán tramitarse ante el Consejo Superior para la revisión y aprobación respectivas.


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Realizar análisis histórico de inversión, ingresos y gastos 0 Oficina Asesora de Planeación y Sistemas En caso de posesionarse el rector y no encontrar Plan de Desarrollo para su vigencia rectoral, se realiza un análisis de la inversión, ingresos y gastos de los últimos cuatro años con el fin de establecer objetivos y metas presupuestales.

Tiempo: 2 meses siguientes a la posesión del rector.
2 Definir objetivos y metas 1 Rector. Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Profesional de Planificación Financiera Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Con base en el artículo 15 del Acuerdo 01 de 1998 –Estatuto Financiero de la Universidad de Caldas–, se definen los objetivos y metas a tener en cuenta en la elaboración del presupuesto institucional para la siguiente vigencia y se informa a las unidades ejecutoras.


TIEMPO: 2 meses contados a partir de la realización del análisis histórico y el ajuste del Plan Plurianual de Inversiones.
3 Citar a CUPF 3 Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Se envía solicitud escrita a los integrantes del Cupf con el fin de que actúen como Comisión de Presupuesto tal como lo establece la resolución 106 del 25 de febrero de 2008.

TIEMPO: Máximo 8 días después de emitido el documento de objetivos y metas.
4 Solicitar información a unidades ejecutoras 3 Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Profesional de Planificación Financiera Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Se envían solicitudes escritas a los responsables de las unidades ejecutoras para el envío de estimaciones iniciales de ingresos y gastos.

TIEMPO: Inicialmente en el mes de julio de cada año y otra un mes después de la emisión del documento de objetivos y metas.
5 Establecer límite de gastos 4 Jefe Oficina Financiera. Con base en el plan financiero se define el límite global de gastos para cada una de las unidades ejecutoras y los supuestos básicos de estimación para la siguiente vigencia.

TIEMPO: 2 meses después de la emisión del documento de objetivos y metas.
6 Elaborar, enviar y presentar estimación inicial 5 Ordenadores de gasto. Responsables unidades ejecutoras. Comisión de presupuesto. Las unidades ejecutoras elaboran, envían y exponen ante la Comisión de Presupuesto, las estimaciones iniciales del presupuesto de ingresos y gastos, de acuerdo con cifras históricas, expectativas y proyectos incluidos en el Plan de Desarrollo y en los Planes de Acción de cada unidad.

TIEMPO: 2 meses contados a partir de la emisión del documento de objetivos y metas y de acuerdo de acuerdo con el cronograma enviado.

Ver Registro(FORMATO PARA LA PROYECCIÓN DE INGRESOS Y GASTOS DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL)
7 Elaborar proyecto Plan Operativo Anual de Inversiones 6 Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Profesional Banco Universitario de Programas y Proyectos de Inversión Oficina Asesora de Planeación y S Con base en el Artículo 5 del Acuerdo 01 de 1998 –Estatuto Financiero de la Universidad de Caldas–, se elabora el proyecto del Plan Operativo Anual de Inversiones; en el que se priorizan las necesidades de inversión de cada programa especial o proyecto y se incluyen los proyectos de inversión estratégicos clasificados por docencia, investigación y proyección, a partir de las estimaciones realizadas en el Plan Plurianual de Inversiones incluido en el Plan de Desarrollo.

TIEMPO: 2 meses contados a partir de la emisión del documento de objetivos y metas.
Ver Registro(FORMATO PARA EL PRESUPUESTO DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS)


Ver Registro(FORMATO PARA EL PRESUPUESTO DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS)
8 Consolidar y revisar proyecto de presupuesto 7 Comisión de presupuesto. La Comisión de Presupuesto consolida y analiza el primer borrador de Proyecto de Presupuesto, verificando el cumplimiento de la “preferencia de gastos“, establecida en el Artículo 17 del Acuerdo 01 de 1998 –Estatuto Financiero de la Universidad de Caldas– y el cumplimiento de destinaciones específicas estipuladas por ley. Se socializa con el Rector y posteriormente con el Equipo Directivo.

TIEMPO: 2 meses contados a partir de la emisión del documento de objetivos y metas.
9 Socializar con Consejo Académico 8 Comisión de presupuesto. Comisión delegada Consejo Académico. Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. La Comisión de Presupuesto presenta el Proyecto y el Manual de Presupuesto a la Comisión delegada del Consejo Académico, para su revisión, análisis y sugerencia de modificaciones o mejoras que considere pertinentes. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas realiza las modificaciones necesarias y presenta ante el Consejo Académico.

TIEMPO: Máximo 8 días después de tener el primer borrador de proyecto de presupuesto.

Registro(Acta de reunión Consejo Académico)
10 Recomendar y socializar con Consejo Superior 9 Comisión de presupuesto. Comisión delegada Consejo Académico. Comisión delegada Consejo Superior. Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. La Comisión delegada del Consejo Académico recomienda y socializa el Proyecto y el Manual de Presupuesto a la Comisión delegada del Consejo Superior. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas realiza las modificaciones necesarias y presenta ante el Consejo Superior.

TIEMPO: Máximo 8 días después de la socialización ante el Consejo Académico
11 Verificar con Plan de Compras 10 Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Profesional de Planificación Financiera Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. El Proyecto de Presupuesto se compara con el Plan de Compras, teniendo en cuenta los límites de gasto establecidos y previamente informados a las unidades ejecutoras.

TIEMPO: Antes del 30 de diciembre.
12 Aprobar o reprobar 11 Consejo Superior Con base en el informe de la Comisión delegada del Consejo Superior y la presentación del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, el Consejo Superior decide aprobar o reprobar el Proyecto de Presupuesto.

TIEMPO: Antes del 15 de diciembre de cada año.

Registro (Acta de reunión y Acuerdo del Consejo Superior.)
13 Adoptar presupuesto por resolución 12 Rector En caso de no obtener la aprobación final del Proyecto de Presupuesto por parte del Consejo Superior, el Rector adoptará el presupuesto mediante Resolución.

TIEMPO: Antes del 15 de diciembre de cada año.
14 Elaborar resolución de liquidación del presupuesto 13 Rector. Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Profesional de Planificación Financiera Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Mediante Resolución de Rectoría se liquida el Presupuesto aprobado, desagregando los rubros de Ingresos –Recursos Propios y Aportes de la Nación– y Gastos –Funcionamiento, Servicio a la Deuda e Inversión– y se envía a la Oficina Financiera para continuar con la respectiva apropiación.

TIEMPO: Antes del 15 de diciembre de cada año.

Registro (Resolución de Rectoría.)
15 Elaborar resoluciones de presupuestos de fondos especiales 14 Ordenadores de gasto. Responsables unidades ejecutoras. Profesional de Planificación Financiera Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Los presupuestos de Fondos Especiales deben ser socializados en Consejo de Facultad y aprobados mediante Resolución en la que los Ordenadores de Gasto liquidan el presupuesto aprobado, desagregando los Gastos –Gastos de Personal, Gastos Generales, Transferencias e Inversión–. Estas resoluciones deben ser enviadas a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas para su visto bueno y posteriormente a la Oficina Financiera para el respectivo cargue en el sistema financiero de la universidad.

TIEMPO: Antes del inicio de la vigencia fiscal.

Ver Registro(FORMATO RESOLUCION APROBACION DE PRESUPUESTOS DE FONDOS ESPECIALES)
16 Realizar modificaciones a presupuestos de fondos especiales 15 Ordenadores de gasto. Responsables unidades ejecutoras. Profesional de Planificación Financiera Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Si en el transcurso de la vigencia, las unidades ejecutoras requieren hacer modificaciones al presupuesto del Fondo Especial, deberán hacerlas mediante Resolución de Modificación firmada por el respectivo Ordenador del Gasto y con el visto bueno de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Cuando dichas modificaciones impliquen variación en el límite global del presupuesto aprobado, deberán tramitarse ante el Consejo Superior para la revisión y aprobación respectivas.

TIEMPO: Cuando se requiera

Registro (Resoluciones de unidades ejecutoras.)

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
FORMATO PARA EL PRESUPUESTO DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS
OFICINA DE PLANEACION
R-2355-P-PL-690E-OPS-011
FORMATO PARA LA PROYECCIÓN DE INGRESOS Y GASTOS DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
OFICINA DE PLANEACION
R-2356-P-PL-690ASUNTO
FORMATO RESOLUCION APROBACION DE PRESUPUESTOS DE FONDOS ESPECIALES
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
R-1480-P-PL-427ASUNTO
 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Natalia Diaz Jurado

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Tatiana Ochoa Cardenas

JEFE DE OFICINA
TATIANA OCHOA CARDENAS

JEFE DE OFICINA

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