AVANCE Y ANTICIPO: Adelantos en dinero con una cuantía máxima de 10 S.M.M.L.V. entregados a los funcionarios de planta, docentes ocasionales y catedráticos, miembros del Consejo Superior y estudiantes regulares de la Universidad de Caldas por concepto de viáticos, gastos de viaje, prácticas académicas extramurales, capacitación, apoyos económicos y anticipos para adquisición de bienes y servicios que requieran pago de estricto contado, como puede ser compras por internet (exceptuando avances para viáticos y gastos de viaje, practicas académicas extramurales y capacitación que se otorgan a funcionarios, docentes y administrativos los cuales no están sujetos a cuantías máximas). 

LEGALIZACIÓN: Formalización del valor ejecutado a través de los diferentes soportes como certificaciones, facturas, recibos de gastos, recibos de consignación por reintegros y/o cumplidos de comisión.

1. REQUISITOS PARA SOLICITAR AVANCE O ANTICIPO: El docente, funcionario o estudiante que requiera solicitar un avance o anticipo debe presentar a la respectiva dependencia la siguiente documentación: 

• Solicitud del avance o anticipo debidamente justificada
• Los soportes que respalden la solicitud de acuerdo con el tipo de comisión, evento, bien o servicio a adquirir (invitación, información evento, cotización, entre otros).

En la Universidad de Caldas existen 6 tipos de avances, soportados en la Resolución 000594 del 15 de julio de 2008: 

a)     Avances para viáticos y gastos de viaje

b)     Avances para prácticas académicas extramurales 

c)     Avances para capacitación 

d)     Avances para compra de bienes y servicios, cuando por causa mayor no existe contrato marco para adquisición de estos, se requiere el anticipo. 

e)     Avances para proyectos de investigación. 

f)      Avances para apoyos económicos 

2.  REQUISITOS PARA OTORGAR AVANCE O ANTICIPO

a)     Resolución expedida  y debidamente firmada por el ordenador del gasto autorizando el avance o el anticipo. El beneficiario debe firmar igualmente la resolución, o en su defecto, debe enviar autorización de la firma escaneada.

b)     La solicitud inicial y demás documentos que origina y justifica el acto administrativo dependiendo del tipo de avance.

c)     El valor detallado del gasto, conforme a lo establecido en la tabla de viáticos, aclarando la destinación específica del mismo y la modalidad del avance o anticipo.  

d)     Fechas de inicio y finalización. Para los anticipos se debe establecer una fecha estimada de legalización.

e)     Especificación del número de certificado de disponibilidad presupuestal y la descripción del Rubro.

3. REQUISITOS PARA LA LEGALIZAR EL AVANCE O ANTICIPO:

a)     La legalización del avance debe efectuarse dentro los 5 días hábiles siguientes a la terminación de la comisión o del último gasto.

b)     Para la legalización del avance deberán presentarse los certificados de participación en la comisión o evento, facturas, recibos de pago, recibos de consignación por reintegros y/o cumplido de comisión. Aquellos gastos que conlleven a descuentos de retención en la fuente, deben presentar el recibo de consignación del concepto de retención aplicado. 

c)     Los avances no legalizados dentro de las fechas establecidas, serán descontados de la nómina, cuentas de trabajo complementario, vacaciones o de cualquier otro concepto que exista a favor del funcionario responsable del avance, conforme a la Resolución No. 000594 del 15 de julio del 2008. Para el caso de los estudiantes y de acuerdo con la  comunicación emitida por la Secretaría General del 15 de agosto de 2018, la Oficina Financiera procederá a inactivarlos en el SIA, impidiendo la expedición de un nuevo recibo de matrícula académica; de persistir la deuda, se remitirá el listado de estudiantes morosos a la Secretaría General, quien iniciará el respectivo cobro coactivo.

ALCANCE: El proceso avances y anticipos, es realizado únicamente por la Oficina Financiera mediante el Sistema de Gestión Financiera (SGF), con el fin de registrar de manera controlada, ordenada y clasificada las operaciones realizadas por la Universidad de Caldas sobre los adelantos en dinero entregados a funcionarios, docentes o estudiantes con destinación al desarrollo de la actividad misional de la Universidad y dando cumplimiento al régimen de Contabilidad Pública.

SUMINISTRO DE INFORMACIÓN: Las dependencias relacionadas serán encargadas de ofrecer la información correspondiente al avance (gestión, trámite oportuno y radicación), la Oficina Financiera por la información del Sistema de Información Financiera (causación, pago), la Oficina de Gestión Humana por la información concerniente a los descuentos de nómina sobre avances no legalizados, y la Secretaria General por la información correspondiente al estado de los cobros coactivos en el caso  de estudiantes.  

RESPONSABILIDAD: El beneficiario del avance o anticipo; así mismo, los centros de gasto, programas y/o proyectos especiales, al momento de autorizar y tramitar los avances de los solicitantes adscritos a sus dependencias, adquieren la responsabilidad compartida con la Oficina Financiera en el seguimiento de la legalización.