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INSTRUCTIVO PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO - LA UNIVERSIDAD ACTÚA EN CALIDAD DE ARRENDADOR |
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| PROCESO | CONTRATACIóN |
| OBJETIVO |
| Establecer los lineamientos a seguir para suscribir contratos de arrendamiento, actuando la Universidad de Caldas en calidad de arrendador. |
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio | ||||
| 2 | Solicitar fijación de canon | Solicitante / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
El solicitante deberá requerir a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas la fijación del valor del canon de arrendamiento.
Tiempo: Realizar antes de radicar la solicitud del contrato al Grupo de Contratación – Secretaria General. Registro: Oficio de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. |
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| 3 | Elaborar solicitud | Solicitante |
Diligenciamiento del formato de solicitud en los campos donde sea aplicable.
Tiempo: No aplica Ver Registro(FORMATO SOLICITUD DE ARRENDAMIENTO EN CALIDAD DE ARRENDADORES) |
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| 4 | Radicar electrónicamente la solicitud de arrendamiento | Solicitante |
La solicitud de arrendamiento y los documentos de soporte a cargo del solicitante se radicarán electrónicamente en la Secretaria General (Grupo de Contratación) contratacion.secgeneral@ucaldas.edu.co
El arrendatario deberá diligenciar el formato de declaración de inhabilidades e incompatibilidades y anexarlo a la documentación soporte de la contratación. Tiempo: No aplica Registro(Correo electrónico) |
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| 5 | Designar el responsable de adelantar el proceso de contratación | Grupo de contratación |
Una vez radicada electrónicamente la solicitud de contratación se designará a la persona encargada de realizar el proceso contractual.
Tiempo: Hasta 1 día hábil |
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| 6 | Revisar la solicitud | Funcionario del Grupo de contratación |
La persona designada revisará el contenido de la solicitud y los documentos a fin de verificar que no tenga errores en el fondo y en la forma.
Tiempo: Hasta 2 días hábiles. |
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| 7 | Realizar ajustes y notificar | Arrendatario / Solicitante |
Se realizarán los ajustes sugeridos por el funcionario del Grupo de Contratación que tiene a cargo la revisión, de ser el caso, y se notificará a esta oficina la realización de estos cambios.
Tiempo: Hasta 2 días hábiles |
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| 8 | Comunicar la aprobación de la solicitud | Funcionario de la oficina de contratación |
Una vez revisada la solicitud, la persona encargada comunicará al solicitante la aprobación de la solicitud y dará aval para la presentación física de los documentos.
Tiempo: Hasta 2 días hábiles. |
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| 9 | Radicar la solicitud en físico | Solicitante |
Una vez obtenidas las firmas correspondientes deberá radicarse la solicitud en físico en la oficina del Grupo de contratación.
Tiempo: No aplica Registro: Radicación de la solicitud |
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| 10 | Elaboración de la minuta del contrato | Grupo de Contratación |
La persona designada para adelantar el proceso, elaborará la minuta del contrato.
Tiempo: Hasta 4 días hábiles. |
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| 11 | Suscribir contrato | Grupo de Contratación y solicitante |
Se gestionarán las firmas correspondientes.
Tiempo: Hasta 5 Días Hábiles. Registro: Comunicación electrónica al solicitante de que la minuta se encuentra a su disposición. |
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| 12 | Aportar documentación para la ejecución | Arrendatario |
Una vez suscrito el contrato, el arrendatario deberá aportar los documentos necesarios para iniciar la ejecución del mismo y aportar las garantías del caso.
Tiempo: Hasta 5 días hábiles. |
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| 13 | Suscribir acta de inicio | Solicitante |
El solicitante, quien a su vez es el supervisor de la contratación, será el responsable de suscribir el acta de inicio.
Tiempo: Hasta 5 días hábiles. Registro: Acta de inicio |
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| 14 | Solicitar factura | Solicitante / Oficina Financiera |
El solicitante requerirá la expedición de una factura a la Oficina Financiera por el valor total del canon de arrendamiento.
Registro(Factura) |
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| 15 | Pagar factura | Arrendatario |
El arrendatario deberá realizar el pago de la factura entregada por el supervisor dentro de los primeros 5 días de cada mes.
Tiempo: 5 días calendario. Registro: Soporte de pago. |
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| 16 | Liquidar contrato | Solicitante |
Para los contratos cuya ejecución se prolongue en el tiempo (más de un día) será necesaria la liquidación contenida en el Artículo 47 del acuerdo 08 de 2017 para lo cual se requerirá el diligenciamiento del formato de liquidación en los campos donde sea aplicable.
Tiempo: Al finalizar el contrato. Ver Registro(FORMATO DE ACTA DE LIQUIDACIÓN Y ENTREGA DE BIEN) |
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| 17 | Fin | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
| Correo electrónico | SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA | - | ASUNTO |
| FORMATO DE ACTA DE LIQUIDACIÓN Y ENTREGA DE BIEN | SECRETARIA GENERAL | R-2845-I-CC-844 | - |
| FORMATO SOLICITUD DE ARRENDAMIENTO EN CALIDAD DE ARRENDADORES | SECRETARIA GENERAL | R-2843-I-CC-844 | - |
| Factura | DIVISION SERVICIOS GENERALES | - | - |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | SECRETARIO GENERAL - SECRETARÍA GENERAL |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 4 | Se elimina la información relacionada con el Banco de Proveedores, el cual funcionó hasta diciembre del 2021. | 2023-08-16 |
| 3 | Se agrega al Formato de acta de liquidación y entrega de bien - versión 2, el espacio para la firma por parte de la Oficina de Planeación. | 2022-08-04 |
| 2 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-15 |
| 1 | Versión inicial | 2019-06-20 |
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