Sistema Integrado de Gestión

	INSTRUCTIVO PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO - LA UNIVERSIDAD ACTÚA EN CALIDAD DE ARRENDATARIA
Código: I-CC-845	Versión: 3	Emisión: 2023-08-16

PROCESO

CONTRATACIóN

OBJETIVO

Establecer los lineamientos a seguir para suscribir contratos de arrendamiento, actuando la Universidad de Caldas en calidad de arrendataria

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

La Universidad contempla como una causal para la contratación de manera directa, el arrendamiento de bienes inmuebles así:

Acuerdo 08 de 2017. (Estatuto de contratación) Artículo 13°.- De la contratación directa:

Arrendamiento de bienes inmuebles. La Universidad de Caldas puede dar y tomar en arrendamiento inmuebles mediante contratación directa. Cuando se trate de tomar en arrendamiento, se deben seguir las siguientes reglas:

i) Verificar las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que la institución requiere el inmueble; y

ii) Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de arrendamiento.

En caso de que la universidad actúe en calidad de arrendataria (cuando se trata de un bien no propio de la Universidad por cuya utilización esta deba pagar un precio), el supervisor será designado por el ordenador de gasto respectivo.

En este caso será el ordenador de gasto, la dependencia competente para la suscripción del contrato, de conformidad a lo señalado en la Rectoría No. 788 de 2014..

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio
2	Elaborar solicitud	Solicitante	Diligenciamiento del formato de solicitud en los campos donde sea aplicable. Tiempo: No aplica Ver Registro(FORMATO SOLICITUD DE ARRENDAMIENTO EN CALIDAD DE ARRENDATARIOS)
3	Radicar electrónicamente la solicitud de arrendamiento	Solicitante	La solicitud de arrendamiento y los documentos de soporte a cargo del solicitante se radicarán electrónicamente en la Secretaria General (Grupo de Contratación) contratacion.secgeneral@ucaldas.edu.co El arrendador deberá diligenciar el formato de declaración de inhabilidades e incompatibilidades y anexarlo a la documentación soporte de la contratación. Cuando el arrendador realice la minuta del contrato de arrendamiento, esta debe ser anexada a los documentos de soporte que se radicarán en el correo electrónico indicado. Tiempo: No aplica Registro(Correo electrónico)
4	Designar el responsable de adelantar el proceso de contratación	Grupo de contratación	Una vez radicada electrónicamente la solicitud de contratación se designará a la persona encargada de realizar el proceso contractual. Tiempo: Hasta 1 día hábil
5	Revisar la solicitud	Funcionario del Grupo de contratación	La persona designada revisará el contenido de la solicitud a fin de verificar que no tenga errores en el fondo y en la forma. Tiempo: Hasta 2 días hábiles.
6	Realizar ajustes y notificar	Arrendador / Solicitante	Se realizarán los ajustes sugeridos por el funcionario del Grupo de Contratación que tiene a cargo la revisión, de ser el caso, y se notificará a esta oficina la realización de estos cambios. Tiempo: Hasta 2 días hábiles
7	Comunicar aprobación de la solicitud	Funcionario de la oficina de contratación	Una vez revisada la solicitud, la persona encargada comunicará al solicitante la aprobación de la solicitud y dará aval para la presentación física de los documentos. Tiempo: Hasta 2 días hábiles.
8	Radicar la solicitud en físico	Solicitante	Una vez obtenidas las firmas correspondientes deberá radicarse la solicitud en físico en la oficina del Grupo de contratación. Tiempo: No aplica Registro: Radicación de la solicitud.
9	Elaborar la minuta del contrato	Grupo de Contratación	La persona designada para adelantar el proceso, elaborará la minuta del contrato. Tiempo: Hasta 4 días hábiles.
10	Suscribir contrato	Grupo de Contratación y solicitante	Se gestionarán las firmas correspondientes y se tramitarán las garantías solicitadas. Tiempo: Hasta 5 Días Hábiles. Registro: Comunicación electrónica al solicitante de que la minuta se encuentra a su disposición.
11	Autorizar pago	Solicitante	El supervisor autorizará los pagos conforme al plazo establecido siempre que pueda certificar el cumplimiento a satisfacción de las obligaciones del contrato.
12	Solicitar pago	Arrendador / Oficina Financiera	El arrendador solicitará el pago en la Oficina Financiera con la presentación de la factura, el recibo a satisfacción y la constancia de recibo que emita el Grupo de Contratación.
13	Liquidar el contrato	Solicitante	Para los contratos de ejecución sucesiva (que se prolongue en el tiempo más de un día) será necesaria la liquidación contenida en el Artículo 47 del acuerdo 08 de 2017. Tiempo: Al finalizar el contrato.
14	Fin

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Correo electrónico	SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA	-	ASUNTO
FORMATO SOLICITUD DE ARRENDAMIENTO EN CALIDAD DE ARRENDATARIOS	SECRETARIA GENERAL	R-2836-I-CC-841	-

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	SECRETARIO GENERAL - SECRETARÍA GENERAL

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
3	S elimina la información relacionada con el Banco de Proveedores, el cual funcionó hasta diciembre del 2021.	2023-08-16
2	Modernización de la imagen del SIG.	2019-10-15
1	Versión inicial	2019-06-20

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