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INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL |
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| PROCESO | CONTRATACIóN |
| OBJETIVO |
| Establecer los lineamientos a seguir para la declaratoria de incumplimiento contractual cuando exista un incumplimiento parcial o total de las obligaciones contractuales en los contratos y convenios celebrados por la Universidad de Caldas. |
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio | ||||
| 2 | Presentar informe de supervisor | Supervisor / interventor |
Cuando el supervisor o interventor considere que puede existir un presunto incumplimiento de alguna o algunas de las obligaciones contraídas por parte del contratista deberá presentar al Ordenador de Gasto con copia al Grupo de Contratación un informe del presunto incumplimiento con los documentos que soporten sus afirmaciones el cual debe contener:
- Exposición clara y detallada de los hechos que soportan el presunto incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista junto con las pruebas que sustentan estas circunstancias y los requerimientos realizados al mismo. -Indicar con claridad las obligaciones contractuales, obligaciones normativas o directrices posiblemente vulneradas por el contratista. - Indicar los posibles perjuicios ocasionados a la Universidad con la conducta del contratista cuando hubiere lugar para ello. - Pruebas y documentos que sustentan sus afirmaciones. El Grupo de Contratación determinará la procedencia de la aplicación del procedimiento de incumplimiento contractual. Tiempo: Realizar cuando evidencie el presunto incumplimiento de las obligaciones contraídas en el marco de un contrato con la Universidad de Caldas. Registro(Informe de supervisión) |
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| 3 | Expedir Resolución de delegación | Ordenador de gasto |
El Ordenador en caso de considerarlo pertinente podrá delegar el trámite de incumplimiento contractual en la Secretaria General para lo cual deberá expedir la respectiva resolución la cual deberá acompañar el informe de supervisión.
Tiempo: No aplica. Ver Registro(FORMATO RESOLUCIÓN DE DELEGACIÓN AL SECRETARIO GENERAL) |
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| 4 | Proyectar citaciones a audiencia | Grupo de Contratación |
Una vez estudiadas las condiciones del contrato y el informe presentado el Grupo de Contratación determinará si encuentra pertinente el trámite del incumplimiento contractual, caso en el que procederá a proyectar la citación la cual deberá contener la siguiente información:
- Fecha y hora para la realización de la audiencia. - Antecedentes (recuento del contrato) - Hechos que soportan el presunto incumplimiento. - Obligaciones presuntamente incumplidas (cláusulas del contrato, obligaciones normativas, etc) - Consecuencias que podrían derivarse de la conducta del contratista. - Pruebas. - Procedimiento y desarrollo de la audiencia (breve exposición de la manera en la cual se desarrollará la audiencia). La citación se remitirá al respectivo Ordenador de Gasto o a la dependencia delegada para el trámite de incumplimiento para su firma. Deberá citarse al contratista o su representante, al garante y al supervisor del contrato. Tiempo: Hasta 5 días hábiles. Ver Registro(FORMATO DE CITACIÓN A AUDIENCIA PARA EL TRÁMITE DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL) |
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| 5 | Notificar citación a audiencia | Grupo de Contratación |
Para la notificación de la citación a la audiencia se observará el procedimiento descrito en los artículos 67 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Tiempo: No aplica. Registro(Notificación personal) |
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| 6 | Realizar Audiencia | Ordenador de gasto o dependencia delegada para el trámite de incumplimiento |
Llegado la fecha y hora señalada para la audiencia se observarán las siguientes etapas:
- Instalación de la audiencia y verificación de los asistentes. (En caso de inasistencia de uno o varios de los citados se dejará constancia del hecho mediante acta, la ausencia de alguno de estos no impedirá la celebración de la audiencia. - Presentación de las circunstancias que motivan la actuación, las normas y cláusulas presuntamente violadas y las consecuencias de que resulte probado el incumplimiento. - El contratista o su representante podrá hacer uso de la palabra para la presentación de descargos, rendir las explicaciones del caso y aportar las pruebas que considere pertinentes y controvertir las presentadas por la entidad. - Igual oportunidad del uso de la palabra tendrá el garante. - En cualquier momento durante el transcurso de la diligencia, esta podrá ser interrumpida con el fin de practicar las pruebas que se estimen necesarias para el correcto desarrollo del trámite administrativo, caso en el cual se señala fecha y hora en que deberá reanudarse la audiencia. (La práctica de pruebas se realizará según el procedimiento dispuesto por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (C.P.A.C.A.) y en lo que no se encuentre allí regulado, por el Código General del Proceso (C.G.P.) - Expedición de resolución motivada donde conste lo ocurrido en la audiencia y la decisión tomada sobre la imposición de la medida sancionatoria la cual se entenderá notificada en el mismo acto y sobre la cual solo procederá el recurso de reposición. La ausencia de uno o varios alguno de los citados no impedirá la celebración de esta audiencia. Si no se encuentran probadas las circunstancias que sustentan el presunto incumplimiento por parte del contratista o si esta ha cesado, se procederá a levantar un acta en sonde conste el desarrollo de la diligencia. Tiempo: No aplica Registro(Resolución sancionatoria o acta de la diligencia) |
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| 7 | Imponer sanción o levantar acta | Ordenador de gasto o dependencia delegada para el trámite de incumplimiento |
-Expedición de resolución motivada donde conste lo ocurrido en la audiencia y la decisión tomada sobre la imposición de la medida sancionatoria, la cual se entenderá notificada en el mismo acto y sobre la que solo procederá el recurso de reposición el cual deberá interponerse, sustentarse y decidirse dentro de la misma audiencia.
Si no se encuentran probadas las circunstancias que sustentan el presunto incumplimiento por parte del contratista o si esta ha cesado (Cesación que puede soportarse en la conciliación que de la controversia se realice con la finalidad de declararse a paz y salvo de las obligaciones derivadas de la ejecución del contrato), se procederá a levantar un acta en donde conste el desarrollo de la diligencia. Posibles resultados: - Archivo de la actuación - Declaratoria de incumplimiento parcial - Declaratoria de incumplimiento total SANCIONES: - Imposición de multas - Hacer efectiva la cláusula penal - Hacer efectiva la garantía Tiempo: Al finalizar el desarrollo de la audiencia. Registro(Resolución sancionatoria o acta de la diligencia) |
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| 8 | Resolver recurso (si es el caso) | Ordenador de gasto o dependencia delegada para el trámite de incumplimiento | Se resolverá el recurso interpuesto y la decisión se entenderá notificada en estrados. | ||
| 9 | Remitir resolución sancionatoria para cobro coactivo (si es el caso) | Ordenador de gasto |
Una vez ejecutoriada la resolución motivada con la imposición de la medida sancionatoria, esta será remitida al Grupo de Gestión Jurídica de la Secretaria General para el inicio del cobro coactivo.
Tiempo: 1 día hábil. Registro(Resolución sancionatoria o acta de la diligencia) |
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| 10 | Inscribir medida sancionatoria (si es el caso) | Ordenador del gasto o dependencia delegada | La Entidad remitirá a la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito y demás órganos de control, la información sobre las sanciones. | ||
| 11 | Fin | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
| FORMATO DE CITACIÓN A AUDIENCIA PARA EL TRÁMITE DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL | SECRETARIA GENERAL | R-2841-I-CC-843 | - |
| FORMATO RESOLUCIÓN DE DELEGACIÓN AL SECRETARIO GENERAL | SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA | R-2849-I-CC-843 | - |
| Informe de supervisión | SECRETARIA GENERAL | - | - |
| Notificación personal | SECRETARIA GENERAL | - | - |
| Resolución sancionatoria o acta de la diligencia | SECRETARIA GENERAL | - | - |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| PROFESIONAL ESPECIALIZADO - | JEFE DE OFICINA - | SECRETARIO GENERAL - |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 2 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-15 |
| 1 | Versión inicial | 2019-06-20 |
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