Incapacidad: Se entiende la incapacidad por enfermedad general, como un estado de inhabilidad física o mental para que una persona desempeñe sus funciones laborales, originada en un accidente o enfermedad de origen común no profesional.

Certificado de Incapacidad: Es el único documento legalmente valido para justificar la ausencia y garantizar el pago de prestaciones económicas. Procede con certificado expedido o transcrito por la empresa promotora de salud (EPS)  a la cual se encuentra afiliado el empleado público. El artículo 2.7.2.2.1.3.3 del Decreto 780 del 2016 (Decreto Único Reglamentario del Sector Salud) dispone que deben contener, como mínimo:

• Papelería membreteada correspondiente a la EPS, IPS o médico particular que expide la incapacidad.

• Fecha de expedición de la incapacidad.

• Código diagnóstico clínico o nombre completo (Ejemplo: J039).

• Nombres, Apellidos - Tipo y documento de identidad del paciente. 

• Fecha de inicio y fecha de Fin.

• Días de incapacidad en número y/o letras.

• Tipo de incapacidad: Ambulatoria, hospitalaria, cirugía, urgencia.

• Riesgo que origina la incapacidad.

• Contingencia-origen:(Enfermedad General, Accidente de Trabajo, Enfermedad Profesional o Licencias).

• Firma del médico que expide la incapacidad.

• Registro médico.

Transcripción de Incapacidad: La transcripción es un procedimiento en el que la E.P.S. valida técnica y científicamente la pertinencia de generar una incapacidad que le fue otorgada a uno de sus afiliados en papelería No oficial, debido a que se llevó a cabo en atención por urgencias, hospitalización, SOAT o cuando la misma haya sido otorgada por red externa adscrita a su EPS.

Para proceder con el trámite de  reconocimiento de prestaciones económicas es necesario precisar que la trascripción de incapacidades sigue siendo parte de los tramites que están a cargo del Afiliado, no de los aportantes (Concepto 201411200152351 del Ministerio de Salud y Protección  Social), a fin de mantener la reserva legal de la historia clínica con base en lo dispuesto en la Resolución 1995 de 1999 ARTÍCULO 14: “ACCESO A LA HISTORIA CLÍNICA. Podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la Ley: 1) El usuario. 2) El Equipo de Salud. 3) Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley. 4) Las demás personas determinadas en la ley.

La incapacidad medica en papelería original y según las formalidades establecidas por la respectiva EPS, es el único soporte legal valido para justificar la ausencia y poder realizar la gestión de cobro de las prestaciones económicas derivadas de la incapacidad.

Liquidación de prestaciones económicas: La liquidación efectuada tendrá en cuenta los siguientes criterios: Cuando las incapacidades superan los dos días, el funcionario no recibe salario, percibe un auxilio por enfermedad general y dicho pago es asumido por la EPS. Los dos (2) primeros días de una incapacidad los asume el empleador en un cien por ciento (100%), a partir del día tercero (3) y hasta el día noventa (90), el auxilio por enfermedad general equivale a las 2/3 partes del ingreso base de cotización (IBC) para salud, a partir del día noventa y uno (91) hasta el día ciento ochenta (180) equivale al cincuenta por ciento (50%) del IBC. A partir del día 181 y hasta el día 360 o 540 si hay concepto de no rehabilitación, el Fondo de Pensiones asume el pago del subsidio por incapacidad, que es el equivalente a la incapacidad que venía pagando la EPS.

 Incapacidad por enfermedad general. Para el reconocimiento y pago de la prestación económica de la incapacidad por enfermedad general, conforme a las disposiciones laborales vigentes, se requerirá que los afiliados cotizantes hubieren efectuado aportes por un mínimo de cuatro (4) semanas. No habrá lugar al reconocimiento de la prestación económica de la incapacidad por enfermedad general con cargo a los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, cuando éstas se originen en tratamientos con fines estéticos o se encuentran excluidos del plan de beneficios y sus complicaciones. (Art. 81 del Decreto 2353 de 2015)

En casos de accidente de tránsito se deberá adjuntar evaluación inicial del seguro obligatoria de accidente de tránsito (SOAT), reporte de accidente, croquis expedido por la autoridad competente.

Incapacidad por Accidente laboral o enfermedad profesional:  El sistema de riesgos Laborales Administradores de Riesgos laborales reconocerán las incapacidades temporales desde el día siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral, el valor que el empleado reciba por incapacidad, será igual al 100% de salario base de cotización. La incapacidad emitida debe ser enviada en original a la Oficina de Gestión Humana que a su vez hará el recobro ante la ARL.

 A fin de salvaguardar la reserva legal de la historia clínica según lo estipulado en la Resolución 1995 de 1999 (Art 1 y 14), y articulo 10 de la ley estatutaria 1751 de 2015, el funcionario incapacitado deberá realizar el proceso de transcripción de su incapacidad cuando la atención sea recibida en una IPS o urgencias que no esté adscrita a su EPS.

Licencia de Maternidad: La Ley 1822 de 2017 establece que Toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de diez y ocho (18) Semanas en la época de parto remunerada con el salario que devengue al momento de iniciar su licencia. La trabajadora que haga uso de la licencia en la época del parto tomara las diez y ocho (18) semanas de licencia a las que tiene derecho de la siguiente manera: a) Licencia de maternidad preparto, esta será de (1) semana con anterioridad a la fecha probable del parto debidamente acreditada. Si por alguna razón médica la futura madre requiere una semana adicional previa al parto podrá gozar de dos (2) semanas con diez y seis (16) de posparto.

Para el tramite respectivo de licencia de maternidad o paternidad, será necesario aportar a la EPS historia clínica de la madre con fecha de parto y registro civil de nacimiento del menor.

Licencia de Paternidad: El cónyuge o compañero permanente tiene derecho a ocho días (8) hábiles de licencia remunerada de paternidad en época inmediatamente posterior al nacimiento del hijo. La licencia de paternidad está a cargo de la EPS en un cien por ciento (100%), para lo cual se requerirá que el padre haya cotizado durante las semanas correspondientes al periodo de gestación, en los términos que se reconoce la licencia de maternidad.