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INSTRUCTIVO PARA LA ATENCIÓN DE VISITAS DE ENTES DE CONTROL EXTERNOS

Código: I-CS-865
Versión: 1
Emisión: 2020-05-11

PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO

OBJETIVO
Cumplir con el Rol de Relación con Entes de Control, reglamentado por el Decreto 648 de 2017, atender las visitas, gestionar eficientemente las necesidades logísticas y de información para que se desarrollen eficientemente las auditorias por parte del ente de control.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

ALCANCE:

Inicia con el comunicado por parte del ente de control externo para llevar a cabo la auditoria en la institución hasta la remisión de los informes requeridos

 

El Departamento Administrativo de la Función Publica a través de la Guía rol de las unidades u Oficina de Control Interno, auditoria interna o quien haga sus veces, diciembre de 2018 establece que, la unidad de control interno, auditoría interna, o quien haga sus veces, sirve como puente entre los entes externos de control y la entidad, además, facilita el flujo de información con dichos organismos.

 

Para el desarrollo de este rol se debe identificar previamente la información referente a: fechas de visita, alcance de las auditorías, informes periódicos, requerimientos previos del órgano de control, entre otros aspectos, los cuales pueden ser previstos y comunicados oportunamente a la administración. 

 

Las unidades de control interno facilitan la comunicación al órgano de control y verifican aleatoriamente que la información suministrada por los responsables, de acuerdo con las políticas de operación de la entidad10, sean entregadas bajo los siguientes criterios: 

 

1. Oportunidad: entregar la información en los tiempos establecidos por el organismo de control.

 

2. Integralidad: dar respuesta a todos y cada uno de los requerimientos con la evidencia suficiente.

 

3. Pertinencia: información suministrada acorde con el tema solicitado o con el requerimiento específico.

 

Es pertinente señalar que las actividades que se desarrollen en el marco de este rol no deben entenderse como actos de aprobación o refrendación por parte de las unidades de control interno, ya que se estaría afectando su independencia y objetividad (Ley 87 de 1993). En este sentido, debe entenderse que el contenido y el cumplimiento de los anteriores atributos son responsabilidad directa de los líderes de procesos o los delegados para la entrega de la información, de acuerdo con la política de operación establecida 

 

No obstante, en el desarrollo de este rol, las unidades de control interno podrán brindar asesoría y generar alertas oportunas a los líderes de los procesos o responsables del suministro de información, para evitar la entrega de información no acorde o inconsistente con las solicitudes del organismo de control. 

 

La Resolución 056 del 21 de noviembre de 2018 “Por el cual se reglamenta el ejercicio del Control Interno en la Universidad de Caldas” Articulo 10: Roles de la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión estableció el rol denominado relación con entes externos de control el cual menciona que la oficina Asesora de Control Interno de Gestión sirve como puente entre los entes externos de control y la institución, facilitando los mecanismos de comunicación que sean necesarios para que el flujo de información entre dichos organismos y la universidad sea expedito y eficiente. Se deben trazar lineamientos para garantizar la entrega oportuna y coherente de la información que sea solicitada a través de las personas competentes y autorizadas para suministrarla.

 

CONCEPTOS BÁSICOS:

 

ORGANISMOS DE CONTROL EXTERNO:

 

Control Fiscal

 

Contraloría General de la República

 

La Contraloría General de la República (CGR) es el máximo órgano de control fiscal del Estado. Como tal, tiene la misión de procurar el buen uso de los recursos y bienes públicos y contribuir a la modernización del estado, mediante acciones de mejoramiento continuo en las distintas entidades públicas.

 

Control Disciplinario

 

Procuraduría General de la Nación

 

La Procuraduría General de la Nación es la Entidad que representa a los ciudadanos ante el Estado. Es el máximo organismo del Ministerio Público, conformado además por la Defensoría del Pueblo y las personerías.

 

Es su obligación velar por el correcto ejercicio de las funciones encomendadas en la Constitución y la Ley a servidores públicos y lo hace a través de sus tres funciones misionales principales: La función preventiva, La función de intervención y La función disciplinaria.

 

Control Contable

 

Contaduría General de la Nación

 

La Contaduría General de la Nación, es la entidad rectora responsable de regular la contabilidad general de la nación, con autoridad doctrinaria en materia de interpretación normativa contable, que uniforma, centraliza y consolida la contabilidad pública, con el fin de elaborar el Balance General, orientado a la toma de decisiones de la administración pública general, que contribuye a la gestión de un Estado moderno y trasparente.

 

Control Archivístico

 

Archivo General de la Nación

 

El Archivo General de la Nación -AGN, es una entidad del orden nacional, adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA, de regir la política archivística en nuestro País.

 

Fuente: https://minciencias.gov.co/quienes_somos/control/entes/organismos-de-control-externo

 

 

Informes a Entes Externos

 

Los que produce la oficina de Control Interno con destino a las partes interesadas especialmente a los órganos de control, se materializa con la información y documentación que se recibe de las distintas oficinas de la institución. 

 

Informes Internos

 

Los que emite la Oficina de Control Interno con base en la Información Primaria y Secundaria proveniente del ejercicio de la función administrativa de la Universidad, con destino a las partes interesadas especialmente al rector y al Comité Institucional Coordinador de Control Interno.

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Comunicar requerimiento Ente de Control El respectivo ente de control (ver desarrollo) comunica al Rector, mediante oficio, la solicitud o requerimiento para la Universidad.

Tiempo: según solicitud

Registro(Comunicación)
2 Informar y transferir el requerimiento Rectoría La Rectoría informa y transfiere la comunicación al Asesor de la Oficina de Control Interno de Gestión.

Tiempo: dos días hábiles siguientes a la recepción del requerimiento

Registro(Requerimiento)
3 Asistir a la reunión Asesor de la Oficina de Control Interno de Gestión Asiste a reunión de apertura de la auditoria de acuerdo al día, fecha y lugar indicado por el Ente de control, de ser el caso.

Tiempo: de acuerdo con el requerimiento
4 Instalar equipo auditor Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Para el caso de la Contraloría General de la República, se debe disponer de un espacio físico adaptado, dentro de la Universidad, para instalar el equipo auditor, por el tiempo de duración de la auditoria, entre 4 y 5 meses.

Tiempo: Posterior a la reunión de apertura.
5 Solicitar información Ente de Control A través de correo electrónico o en medio físico, el ente de control, realiza la correspondiente solicitud.

Tiempo: De acuerdo a solicitud

Registro: Solicitud
6 Recibir los requerimientos de información Oficina de Control Interno La oficina de Control Interno recibe a través del correo controli@ucaldas.edu.co o en documento físico las solicitudes del ente de control. Se radica la debida información, seguidamente se revisa la solicitud y se define la oficina responsable de dar respuesta a los requerimientos.

Tiempo: un día hábil posterior a la recepción de la solicitud.
7 Solicitar la información Oficina Asesora de Control Interno de Gestión Se procede a solicitar a las diferentes dependencias, el suministro de la información en un tiempo determinado de acuerdo a la solicitud del Ente de Control.

Tiempo: un día hábil posterior a la recepción de la solicitud.

Registro: solicitud.
8 Revisar la información Asesor Oficina de Control Interno de Gestión Se revisa, analiza y compila la información, y se elabora un oficio remisorio como respuesta al Ente de Control el cual debe ir firmado por el Rector de la Universidad.

Tiempo: antes de la fecha de vencimiento de los términos establecidos.

Registro: Oficio remisorio
9 Remitir los informes Asesor Oficina de Control Interno de Gestión Se remite la información a través de los diferentes medios establecidos para ello.

Tiempo: antes de la fecha de vencimiento de los términos establecidos.

Registro: Oficio remisorio
10 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Comunicación
CONTROL INTERNO
--
Requerimiento
CONTROL INTERNO
--

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS ASESOR - OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN



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