ALCANCE:

Inicia con el comunicado por parte del ente de control externo para llevar a cabo la auditoria en la institución hasta la remisión de los informes requeridos

El Departamento Administrativo de la Función Publica a través de la Guía rol de las unidades u Oficina de Control Interno, auditoria interna o quien haga sus veces, diciembre de 2018 establece que, la unidad de control interno, auditoría interna, o quien haga sus veces, sirve como puente entre los entes externos de control y la entidad, además, facilita el flujo de información con dichos organismos.

Para el desarrollo de este rol se debe identificar previamente la información referente a: fechas de visita, alcance de las auditorías, informes periódicos, requerimientos previos del órgano de control, entre otros aspectos, los cuales pueden ser previstos y comunicados oportunamente a la administración. 

Las unidades de control interno facilitan la comunicación al órgano de control y verifican aleatoriamente que la información suministrada por los responsables, de acuerdo con las políticas de operación de la entidad10, sean entregadas bajo los siguientes criterios: 

1. Oportunidad: entregar la información en los tiempos establecidos por el organismo de control.

2. Integralidad: dar respuesta a todos y cada uno de los requerimientos con la evidencia suficiente.

3. Pertinencia: información suministrada acorde con el tema solicitado o con el requerimiento específico.

Es pertinente señalar que las actividades que se desarrollen en el marco de este rol no deben entenderse como actos de aprobación o refrendación por parte de las unidades de control interno, ya que se estaría afectando su independencia y objetividad (Ley 87 de 1993). En este sentido, debe entenderse que el contenido y el cumplimiento de los anteriores atributos son responsabilidad directa de los líderes de procesos o los delegados para la entrega de la información, de acuerdo con la política de operación establecida 

No obstante, en el desarrollo de este rol, las unidades de control interno podrán brindar asesoría y generar alertas oportunas a los líderes de los procesos o responsables del suministro de información, para evitar la entrega de información no acorde o inconsistente con las solicitudes del organismo de control. 

La Resolución 056 del 21 de noviembre de 2018 “Por el cual se reglamenta el ejercicio del Control Interno en la Universidad de Caldas” Articulo 10: Roles de la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión estableció el rol denominado relación con entes externos de control el cual menciona que la oficina Asesora de Control Interno de Gestión sirve como puente entre los entes externos de control y la institución, facilitando los mecanismos de comunicación que sean necesarios para que el flujo de información entre dichos organismos y la universidad sea expedito y eficiente. Se deben trazar lineamientos para garantizar la entrega oportuna y coherente de la información que sea solicitada a través de las personas competentes y autorizadas para suministrarla.

CONCEPTOS BÁSICOS:

ORGANISMOS DE CONTROL EXTERNO:

Control Fiscal

Contraloría General de la República

La Contraloría General de la República (CGR) es el máximo órgano de control fiscal del Estado. Como tal, tiene la misión de procurar el buen uso de los recursos y bienes públicos y contribuir a la modernización del estado, mediante acciones de mejoramiento continuo en las distintas entidades públicas.

Control Disciplinario

Procuraduría General de la Nación

La Procuraduría General de la Nación es la Entidad que representa a los ciudadanos ante el Estado. Es el máximo organismo del Ministerio Público, conformado además por la Defensoría del Pueblo y las personerías.

Es su obligación velar por el correcto ejercicio de las funciones encomendadas en la Constitución y la Ley a servidores públicos y lo hace a través de sus tres funciones misionales principales: La función preventiva, La función de intervención y La función disciplinaria.

Control Contable

Contaduría General de la Nación

La Contaduría General de la Nación, es la entidad rectora responsable de regular la contabilidad general de la nación, con autoridad doctrinaria en materia de interpretación normativa contable, que uniforma, centraliza y consolida la contabilidad pública, con el fin de elaborar el Balance General, orientado a la toma de decisiones de la administración pública general, que contribuye a la gestión de un Estado moderno y trasparente.

Control Archivístico

Archivo General de la Nación

El Archivo General de la Nación -AGN, es una entidad del orden nacional, adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA, de regir la política archivística en nuestro País.

Fuente: https://minciencias.gov.co/quienes_somos/control/entes/organismos-de-control-externo

Informes a Entes Externos

Los que produce la oficina de Control Interno con destino a las partes interesadas especialmente a los órganos de control, se materializa con la información y documentación que se recibe de las distintas oficinas de la institución. 

Informes Internos

Los que emite la Oficina de Control Interno con base en la Información Primaria y Secundaria proveniente del ejercicio de la función administrativa de la Universidad, con destino a las partes interesadas especialmente al rector y al Comité Institucional Coordinador de Control Interno.