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INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

Código: I-CS-867
Versión: 1
Emisión: 2020-05-11

PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO

OBJETIVO
Definir el instructivo para establecer la formulación, seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento de la Institución que se originen como respuesta a las auditorias de gestión y las auditorias practicadas por los Entes de control.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

Un plan de mejoramiento es el resultado de un conjunto de acciones y metas orientadas a mejorar situaciones adversas que se estén presentando en el cumplimiento de las funciones.

 

 

TIPOS DE PLANES DE MEJORAMIENTO:

 

 

PLANES DE MEJORAMIENTO INTERNO

 

 

 

Son aquellos que se suscriben con la oficina de Control Interno, asociados a los resultados de los seguimientos, evaluaciones o auditorias de gestión con el objetivo de subsanar los incumplimientos normativos encontrados.  

 

 

PLANES DE MEJORAMIENTO EXTERNO

 

 

 

Son aquellos que se suscriben con la Contraloría General de la Republica y otras entidades externas de control y opera de manera independiente; le corresponde a la oficina de Control Interno hacer el seguimiento y evidenciar el cumplimiento de las acciones de mejora establecidas por la Institución.

 

 

ACTIVIDADES:

 

 

 

a). Para desarrollar el plan de mejoramiento interno y externo se debe realizar las actividades que se describen en el flujograma.

 

 

 

b). Para el seguimiento y desarrollar del plan de mejoramiento resultado de las auditorias de los Entes de control como es la Contraloría General de la Republica y otras entidades, hay que tener en cuenta que cada una de ellas tiene establecido el formato “Plan de mejoramiento” .

 

 

 

En cumplimiento del Acuerdo interno 056 de 2018, Articulo 10 numeral 4 “Relación con entes externos de control: La Oficina Asesora de Control Interno de Gestión sirve como puente entre los entes externos de control y la institución, facilitando los mecanismos de comunicación que sean necesarios para que el flujo de información entre dichos organismos y la universidad sea expedito y eficiente. Se deben trazar lineamientos para garantizar la entrega oportuna y coherente de la información que sea solicitada a través de las personas competentes y autorizadas para suministrarla.” la oficina de Control Interno, solicita a la Entidad auditoria la dirección electrónica y/o el nombre de la plataforma informática a través de la cual se envíara periódicamente el avance del plan de mejoramiento.

 

 

 

El seguimiento al “Plan de mejoramiento” suscrito con la Contraloría General de la Republica entidad encargada de hacer el control fiscal de la Universidad, se envía semestralmente a través de la plataforma informática STORMUser, y para el Archivo General de la Nación se envía cada tres meses al correo electrónico indicado por ellos.

 

 

 

Por último, se debe tener presente que a pesar de enviar los avances al plan de mejoramiento a la Contraloría General de la Republica cada seis meses, la oficina de Control Interno de Gestión debe hacer los seguimientos de manera trimestral.

 

 

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

 

Los documentos de referencia que tienen que ver con este instructivo son:

 

 

  • Ley 87 de noviembre 29 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”

 

 

  • Acuerdo 056 de noviembre 21 de 2018 “Por el cual se reglamenta el ejercicio del Control Interno de la Universidad de Caldas”

 

  

  • Guía rol de las unidades u oficinas de control interno, auditoria interna o quien hagas sus veces – Dirección de Gestión y Desempeño Institucional. Diciembre de 2018, Bogotá, DC, Colombia.

 

 

  •  Decreto 2106 del 22 de noviembre del 2019 “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública”

 

 

 

CONSIDERACIONES GENERALES 

 

Existen dos tipos de formatos para la formulación del Plan de Mejoramiento uno de ellos se debe utilizar en el caso de las auditorías internas que realiza la oficina de Control Interno de Gestión, el otro es propio de la Contraloría General de la Republica y otro ente de control.

 

 

El formato “Plan de Mejoramiento” adoptado por la oficina de Control Interno, se compone de los siguientes campos:

 

Oficina/Dependencia: Nombre de la oficina o dependencia auditada

 

Nombre del responsable: Nombre del responsable de la oficina o dependencia auditada

 

Cargo: Cargo del responsable de la oficina o dependencia auditada

 

Fecha de suscripción: Fecha en la que se suscribe el plan de mejoramiento

 

Nombre de la auditoria: Nombre de la auditoría realizada

 

Nro: Numero consecutivo de cada uno de los hallazgos

 

Nombre del hallazgo: Nombre del hallazgo encontrado formulado en la auditoria de gestión

 

Descripción del hallazgo: Descripción del incumplimiento normativo detectado en la auditoria de gestión

 

Causa: Corta y precisa descripción de la causa por la cual se incurre en el hallazgo formulado

 

Responsable del hallazgo: El nombre de la persona que va a dar cumplimiento a la acción de mejora

 

Acción de mejora: Registre de manera breve la acción (correctiva o preventiva) que adopta la entidad para subsanar o corregir la causa que genera el hallazgo. Inserte tantas filas como actividades tenga

 

 

Descripción: Describa la acción correctiva que de definió en la columna donde ubicó la acción de mejora. Ejemplo: Si la acción de mejora es Realizar un estudio de planta de personal. La DESCRIPCION debe ser: presentar un estudio de planta de personal aprobado por el consejo superior.

 

 

Unidad de medida: Registre la Unidad de medida de la actividad Ejemplo: Informes, jornadas de capacitación, Actas, proyectos, Acuerdos etc,)

 

Cantidad unidad de medida: Registre en números la cantidad, o tamaño de la actividad, ejemplo, si en la columna anterior indicó "informes" y va a remitir 5, en esta columna registre únicamente el número 5.

 

Duración en semanas: Duración en semanas de la acción de mejora

 

Fecha de inicio: Fecha de inicio de la acción de mejora

 

Fecha terminación: Fecha de terminación de la acción de mejora

 

Firma Jefe Oficina de Control Interno de Gestión

 

Firma responsable de la oficina/Dependencia


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Analizar el informe de auditoria (interno o externo) Auditado Asesor Oficina de Control Interno de Gestión (auditorias externas) El responsable analiza el informe como resultado

Tiempo: dos días después de recibir el informe de auditoria
3 Asignar una persona responsable Responsable de la oficina y/o dependencia auditada El responsable de la oficina y/o dependencia auditada, luego de analizar el informe asigna una persona, quien se encargará de formular el plan de mejoramiento de conformidad con el formato.

Tiempo: un día posterior al análisis del informe
4 Formular el plan de mejoramiento Persona designada Formula el plan de mejoramiento de acuerdo a los hallazgos resultantes de la auditoría realizada por la oficina de Control Interno.

Tiempo: 5 días hábiles posteriores a la recepción del informe.


Ver Registro(FORMATO SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO)
5 Formular plan de mejoramiento auditorias externas Asesor Oficina de Control Interno de Gestión Con el acompañamiento de la Oficina de Control Interno de Gestión, los responsables del Plan de Mejoramiento formulan sus acciones, estableciendo tiempos, responsables, entre otros, de conformidad con el Formato establecido por la Contraloría General de la República o Ente de Control

Tiempo: 10 días hábiles siguientes a la recepción del informe.

6 Validar el plan de mejoramiento Responsable de la oficina y/o dependencia auditada – Persona designada El responsable de la oficina y/o dependencia valida la formulación del plan y remite a la Oficina de Control Interno para su aprobación.

Tiempo: Posterior a la formulación del plan de mejoramiento
7 Compilar y registrar el Plan de Mejoramiento de auditorias externas Asesor de la Oficina de Control Interno de Gestión Luego de recibido los planes de mejoramiento propuestos por las oficinas responsables de su planteamiento de conformidad con los hallazgos del Ente externo, el Asesor compila las acciones en el formato correspondiente e ingresa en la plataforma correspondiente si así lo establece la Entidad.

Tiempo: Los establecidos por el Ente de Control
8 Revisar y aprobar el plan de mejoramiento Asesor oficina de Control Interno de Gestión – Equipo auditor La oficina de Control Interno revisa la coherencia de las acciones de mejora con relación a los hallazgos formulados, el análisis de causa, las tareas planeadas y la meta a lograr.

Tiempo: 5 días hábiles luego de recibidos los planes de mejoramiento

Registro(Plan de Mejoramiento)
9 Verificación al cumplimiento del plan de mejoramiento Asesor oficina de Control Interno de Gestión – Equipo auditor La oficina de Control Interno verifica el cumplimiento de las acciones al plan de mejoramiento a través de evidencias de las tareas realizadas y las metas alcanzadas.

Tiempo: de conformidad con las fechas establecidas en el plan de mejoramiento.

Registro: Informe de seguimiento
10 Informe avance planes de mejoramiento Asesor oficina de Control Interno de Gestión – Equipo auditor El jefe de la oficina de Control Interno elabora periódicamente un informe del estado de avance en los planes de mejoramiento y lo presenta al rector de la Universidad y al Comité Institucional de Control Interno.

Tiempo: En las reuniones del Comité Institucional Coordinador de Control Interno.

Registro: Informe
11 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
FORMATO SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO
CONTROL INTERNO
R-2968-I-CS-867-
Plan de Mejoramiento
CONTROL INTERNO
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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS ASESOR - OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN



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