Una vez conocida la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social donde se declara la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-19, la administración de la Universidad de Caldas procede a analizar la situación presentada y en articulación con autoridades municipales y departamentales, así como con las demás universidades de la ciudad, procede a expedir la resolución de Rectoría No. 00385 del 16 de marzo de 2020, a través de la cual se suspenden actividades académicas de pregrado y posgrado y se implementa el trabajo en casa para todos los servidores públicos de la institución.

En primera instancia, las acciones institucionales se enfocaron en la finalización del periodo académico 2019-2 que aún se encontraba en desarrollo; sin embargo, con la declaratoria de emergencia económica, social y ecológica por parte de la Presidencia de la República mediante Decreto 417 del 17 de marzo, así como la expedición del Decreto 457 del 22 de marzo en el que se establecía el aislamiento preventivo, inicialmente hasta el 13 de abril, fecha postergada hasta el 25 de mayo de 2020 y sin fecha indicada de regreso de los estudiantes a clase, se establece la necesidad de emprender las acciones necesarias para iniciar el periodo académico 2020-1 y posible 2020-2 bajo condiciones de no presencialidad.

Por su parte, el 22 de marzo de 2020, el Ministerio de Educación Nacional expide la Directiva No. 04 con orientaciones para las Instituciones de Educación Superior, impartidas con el fin de continuar con la prestación del servicio público durante el periodo de estado de emergencia sanitaria, en el que debe respetarse la orden de aislamiento social. Las orientaciones fueron proporcionadas para el desarrollo de los programas académicos con registro calificado en modalidad presencial, desde la fecha de publicación de la directiva hasta el 30 de mayo del 2020.

Bajo el panorama presentando y atendiendo al deber que tiene la Universidad de Caldas de dar continuidad a la prestación del servicio educativo, la administración universitaria ha venido desarrollado una serie de acciones conducentes al alistamiento institucional para dar inicio al periodo académico 2020-1.

Como parte de estas acciones y bajo el amparo de la normativa expedida por el Consejo Superior y el Consejo Académico, se ha diseñado e implementado un plan de alistamiento para el inicio del semestre, el cual se concentra en los siguientes puntos.

• Fortalecimiento del campus virtual en infraestructura tecnológica y equipo de apoyo.




• Estructura de capacitación en formación no presencial desde el uso de herramientas, así como lineamientos de formación bajo la modalidad de no presencialidad.




• Capacitación a docentes y estudiantes en plataformas virtuales.




• Apoyo a estudiantes en conectividad y equipos de cómputo para el desarrollo de actividades académicas.




• Actividades de bienestar y apoyos socioeconómicos para la comunidad universitaria.

Una de las medidas que se han tomado, por decisión del equipo directivo de la Universidad de Caldas con apoyo de los decanos de las facultades, es el préstamo de los equipos de cómputo de las salas de sistemas, biblioteca, laboratorios y áreas administrativas de la institución a los estudiantes. Equipos que en la actualidad no están siendo usados y que pueden mitigar en cierta medida, las necesidades para que los estudiantes puedan recibir clases en condiciones de no presencialidad.

A continuación, se describen las etapas generales que llevaron a definir y desarrollar la decisión que se materializan en éste instructivo con el respectivo paso a paso para adjudicar, entregar y recoger los equipos de cómputo que serán objeto de préstamo.

ETAPAS

1. Toma de decisiones.

Desde la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas se diseñó y se llevó a cabo una encuesta que buscaba conocer las capacidades en conectividad, equipos de cómputo y manejo de herramientas tecnológicas por parte de docentes y estudiantes.

La alta representatividad de los datos obtenidos, hizo posible tomar decisiones sobre cantidad de datos patrocinados a adquirir, gestión de equipos de cómputo y temáticas a abordar en los procesos de capacitación.

Una vez se estiman las necesidades a cubrir, se confrontó con la disponibilidad presupuestal para la toma de decisiones definitivas en materia de adquisiciones, alquiler e inversiones.

De acuerdo a lo anterior, se decidió enfocar las inversiones en planes de datos patrocinados y fortalecimiento del campus virtual, dado que fueron estos aspectos los que mostraron mayor debilidad en las encuestas aplicadas.

Para el caso de equipos de cómputo, se propone entonces enfocar las acciones a entregar en calidad de préstamo, equipos disponibles en las salas de sistemas, biblioteca, espacios de laboratorio y oficina de sistemas, así como equipos adquiridos por otras fuentes de recursos, para lo cual fue diseñado el presente documento.

2. Selección de Beneficiaros

Si bien la información de la encuesta permitía indicar la magnitud de la necesidad, para adjudicar los equipos de cómputo es necesario llegar en lo posible, a la totalidad de la población de estudiantes, de manera que se pueda garantizar equidad en el acceso a los beneficios, a través de una selección objetiva.

Teniendo en cuenta que la disponibilidad de equipos es inferior a la necesidad detectada, se procede a definir los insumos de base, así como los criterios para priorizar necesidades de acuerdo a condiciones académicas y socioeconómicas y así realizar selección objetiva de los beneficiarios.   

INSUMOS:

1.       Información de estudiantes que diligenciaron la encuesta de cada uno de los programas.

2.       Listados de estudiantes con necesidades en equipos de cómputo entregados por los programas y facultades como resultado de contacto directo con los estudiantes.

3.       Solicitudes de estudiantes presentadas ante diferentes instancias institucionales.

CRITERIOS DE SELECCIÓN:

Para establecer los beneficiarios, se procede a cruzar la información resultante de los anteriores insumos, con la información generada desde el SIA con datos de toda la población de estudiantes.

Se aplican los siguientes criterios para definir la población beneficiada:

Estudiantes con materias inscritas al semestre que da inicio.

Estudiantes cuyas actividades académicas inscritas estén cargadas al campus virtual y darán inicio el 18 de mayo.

Estudiantes pertenecientes a los estratos 1-2-3.

Análisis resultante de encuesta socioeconómica.

En una primera etapa se seleccionaron los estudiantes residentes en Manizales de pregrado regular, para posteriormente determinar la disponibilidad de equipos para estudiantes ubicados fuera de la ciudad y pertenecientes a programas técnicos y tecnológicos.

La priorización de entrega de equipos también considerará el objeto disciplinar de los programas, por la especificidad de los equipos requeridos en diferentes asignaturas que se requiera para el desarrollo de las actividades académicas no presenciales.

Se confronta la disponibilidad de equipos con el número de beneficiaros resultantes de la aplicación de criterios, realizando la adjudicación hasta el número de computadores disponibles en calidad de préstamo. Los Coordinadores de las salas de sistemas realizaran revisión y limpieza de los equipos de cara a su préstamo, actualizando los inventarios y especificaciones técnicas.

CONDICIONES DE PRÉSTAMO

Los equipos son entregados a los estudiantes a través de un acta de entrega que establece las condiciones de préstamo, así como las responsabilidades asociadas al cuidado y preservación del computador y aspectos relativos a la devolución del mismo.

El equipo es entregado en las instalaciones de la Universidad de Caldas a cada estudiante por parte del coordinador de la respectiva sala y los funcionarios de la Oficina de inventarios, quienes acompañados de la Oficina de Seguridad y Salud en el trabajo y Servicios Generales, serán responsables de tomar las medidas de bioseguridad que sean necesarias para realizar una entrega segura protegiendo la salud e integridad de los estudiantes.

El funcionario que tiene a cargo el inventario de los equipos, si bien una vez entrega el equipo al estudiante está exento de responsabilidades por pérdida, daño o deterioro, deberá realizar seguimiento al adecuado uso del equipo por parte de los estudiantes.

El computador deberá ser regresado a la institución una vez sea definida la realización de clases presenciales. En caso que no se haga devolución del equipo, el estudiante deberá reponerlo en las mismas o similares condiciones en las cuales fue entregado, so pena de ser denunciado y de ser bloqueado en el Sistema Académico. 

De igual forma, la Universidad de Caldas garantiza la cobertura de la póliza de seguro para los equipos de cómputo que son entregados a los estudiantes en calidad de préstamo, en caso de hurto o daño al mismo. Para hacer efectiva dicha póliza, la Oficina de Servicios Generales deberá suministrar a la aseguradora los siguientes documentos:

De igual forma, la Institución deberá informar a la aseguradora de la entrega efectiva de los bienes a los estudiantes.