ALCANCE:

El procedimiento aplica para la presentación de propuestas ante entidades externas de derecho público y privado, e inicia con la revisión de los términos de referencia, los requisitos de las convocatorias, la suscripción del formato de capacidad técnica, financiera y organizacional, el análisis de la planeación y ejecución respectiva por parte del director del proyecto, y finaliza con la firma de la propuesta por parte del Rector, en virtud de la cuantía autorizada.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN:

El presente procedimiento tiene como fin regular la presentación de la Universidad de Caldas, en los procesos de selección realizados por entidades externas de derecho público y privado.

Cuando el monto de la convocatoria supere los 2.000 SMMLV, se deberá contar con la autorización del Consejo Superior Universitario, en cumplimiento de lo preceptuado en el numeral 14 del artículo 9 del Acuerdo N.º 047 de 2017 (Estatuto General, modificado por el Acuerdo N.º 34 de 2020) “Autorizar al rector la celebración de contratos, convenios o cartas de intención con gobiernos o instituciones nacionales o extranjeras, cuando la cuantía exceda dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes. En aquellos casos en los que, superada esta cuantía, la Universidad tenga la condición de contratista, la autorización deberá solicitarse antes de la presentación de propuestas”

La Universidad podrá presentar propuestas de manera conjunta con otras entidades para lo cual deberá suscribir el documento jurídico correspondiente, esto es acta de conformación de consorcio, Unión Temporal, o cualquier otro que sea pertinente, para lo cual deberá realizarse la solicitud ante el Grupo Interno de Trabajo de Contratación y Convenios con la antelación pertinente siguiendo el procedimiento del Sistema Integrado de Gestión del caso.

En caso de que la propuesta requiera la actualización del Registro Único de Proponentes, deberá realizarse la solicitud ante el Grupo Interno de Trabajo de Contratación y Convenios con una antelación de 12 días hábiles.

En el mes de enero de cada vigencia, el Grupo Interno de Trabajo de Contratación requerirá a los ordenadores de gasto para que envíen los bienes, obras y servicios que consideren pertinente incluir en el RUP.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

SOLICITANTE:  Será el docente o administrativo de la Universidad de Caldas encargado de presentar ante el Consejo Superior Universitario la documentación necesaria para solicitar la autorización de suscripción de la propuesta por el rector de la institución.

ENTIDAD EXTERNA: Corporación de derecho público o privado que actúa en calidad de convocante.

CONVOCATORIA: Invitación pública o privada a través de la cual una entidad externa realiza un llamado a los posibles interesados a participar en un proceso de contratación.

TDR: Términos de Referencia. (de las convocatorias o invitaciones)

UNIÓN TEMPORAL: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal. (Art. 7 de la Ley 80 de 1993)

CONSORCIO: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. (Art. 7 de la Ley 80 de 1993)

ALIANZAS ESTRATÉGICAS: Documento con el cual dos o más entidades dan su aval para realizar la co-ejecución de un proyecto.

PROPUESTA ECONÓMICA: Anexo técnico que contiene el valor de los servicios y que hace parte esencial de la convocatoria pública cuando corresponda.

RESPONSABLES

DESARROLLO

La presentación de propuestas tiene como propósito que la universidad participe en los procesos de selección realizados por entidades externas de derecho público y privado.

La universidad debe garantizar que posee la capacidad técnica, financiera y organizacional que le permita ejecutar las obligaciones que deberá contraer en caso de que la propuesta que se presente sea aceptada por la entidad externa de derecho público o privado correspondiente, para resultar adjudicataria y cumplir en óptimos términos el acuerdo de voluntades que de ella se desprenda.

Documentación requerida:

• Invitación que contiene la reglamentación para el proceso de selección a través de la cual la entidad externa realiza el llamado a participar en un proceso de contratación.

• Términos de referencia de la convocatoria.

• Formatos, formularios y demás documentos exigidos por la entidad externa completamente diligenciados.

• Presupuesto realizado por el solicitante y avalado por el ordenador del gasto correspondiente.

• Aval de los Directores de Departamento correspondiente al tiempo de dedicación de los docentes de planta involucrados en la propuesta, o según corresponda con el tipo de proyecto. (En caso de que aplique)

• Formato de capacidad técnica, financiera y organizacional.

• Cualquier documento necesario para agotar los requisitos internos o externos que regulen la materia necesarios para la presentación de la propuesta o la suscripción del acuerdo de voluntades, como pueden ser:

- Aval de comités e instancias internas que se requieran para cumplir con los requisitos exigidos por la convocatoria.

- Resolución o documento interno que regule los servicios incluidos en la propuesta. (En caso de que aplique)

- Licencias

- Permisos ambientales (En caso de que aplique)

- Entre otros

• Propuesta

• Proyecto de resolución por la cual se autoriza al rector de la Universidad para presentar una propuesta con el fin de suscribir un convenio o contrato interadministrativo y la posterior celebración del convenio o contrato mismo.