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INSTRUCTIVO PARA LA RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES

Código: I-GD-917
Versión: 1
Emisión: 2022-09-02

PROCESO GESTIóN DOCUMENTAL

OBJETIVO
Establecer las acciones tendientes a la recuperación o reconstrucción parcial o total de los expedientes, que forman para del acervo documental de la Universidad de Caldas, que por circunstancias desconocidas se han extraviado o no son ubicados, de tal forma que se documente por parte de la unidad responsable el cumplimiento de las acciones planteadas para su recuperación.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los procesos de la Universidad e involucra todas las actividades de recuperación o reconstrucción parcial o total de los expedientes que forman parte del patrimonio documental.

 

RESPONSABLES: Secretaria General - Gestión Humana - Jefes de Oficina - Servidores públicos

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:

DETERIORO: Al menoscabo parcial o total del contenido del Expediente, debido al desgaste u otras circunstancias, que implique la merma de información relevante para la tramitación del Expediente.
EXPEDIENTE: Al conjunto de documentos, actuaciones, solicitudes, recursos o escritos, vinculados a un Procedimiento a cargo de las dependencias, en ejercicio de sus facultades, conforme a lo previsto en las normas procedimentales respectivas. La definición comprende además a aquellos documentos y actuaciones que son objeto de custodia o archivo.
EXTRAVÍO: A la pérdida total o parcial del Expediente.
INTEGRIDAD DE LOS EXPEDIENTES: Los expedientes deberán ser conformados respetando los principios archivísticos, con la totalidad de los documentos que lo integran.
INVENTARIOS DOCUMENTALES: La existencia de este instrumento de control documental permite identificar los documentos gestionados y conservados por una determinada oficina o funcionario, siendo por lo tanto el primer punto de partida para localizar documentos que, a pesar de estar ubicados en diferentes oficinas, estén asociados a un determinado trámite o procedimiento. La dificultad para utilizar este instrumento radica en que existe poca cultura al interior de las entidades públicas para exigir a los funcionarios en ejercicio de sus funcionales o que hayan dejado sus cargos para entregar inventarios de los documentos a su cargo.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO: Al conjunto de actos y diligencias tramitados en la entidad, conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados
RECONSTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS: Mecanismo análogo a reconstrucción de expedientes para recuperar documentos destruidos o extraviados.
RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES: Proceso técnico que debe adelantarse con aquellos expedientes que se han deteriorado, extraviado o se encuentran incompletos, para lograr su integridad, autenticidad, originalidad y disponibilidad.
RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE: La persona que se encontraba en custodia del Expediente al momento de su Extravío, Siniestro, Deterioro, Robo o Hurto.
ROBO O HURTO:  Al apoderamiento ilegítimo de la totalidad o parte del Expediente, por sustracción del lugar en el que se encuentra, o de la persona en uso o a cargo del mismo, ya sea con uso de violencia o sin ella
SINIESTRO:  Al daño o destrucción total o parcial del Expediente debido a causa fortuita o fuerza mayor, incluyendo aquellas originadas por circunstancias tales como incendio, sismo, inundación, actos vandálicos o similares
SISTEMAS DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA: El Acuerdo 060 del 2001 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación estableció para todas la entidades públicas la obligación de cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos, así como llevar planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. Dichos controles pueden facilitar identificar tanto el emisor como el receptor de un documento.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Se trata de cuadros que contienen una relación de la series documentales juntos con los tipos documentales que se tramitan en una misma dependencia y que se van acumulando como resultado de las funciones y trámites que allí se adelantan, formando los expedientes y unidades documentales simples, que constituyen el archivo de dicha dependencia; adicionalmente se indica el tiempo de conservación de los documentos en las diferentes fases del archivo y los procesos de reprografía (digitalización o microfilmación) y la selección y disposición final de los mismos una vez cumplido dicho plazo.

 

Los documentos pasan por diferentes etapas desde su producción o recepción de un usuario interno o externo, circunstancia por la cual su ubicación debe ser en el denominado archivo de Gestión, donde la consulta de éstos documentos es frecuente pues su valor administrativo está vigente y puede ser requerido por los diferentes entes de control, usuarios internos y externos para dar respuesta a las diferentes requerimientos. 

 

Según la normatividad en gestión documental, una vez finalizada la fase activa, la documentación deberá permanecer en el archivo de la oficina por un tiempo precaucional por el tiempo que se determine en las tablas de retención documental, cumplido los términos descritos en las TRD, la documentación deberá ser transferida al Archivo Central mediante transferencia primaria.

 

Debido a la alta producción y trámite de información de la Universidad, se presenta un riesgo potencial de pérdida, sino se ponen en marcha métodos que garanticen el control adecuado.

 

MARCO NORMATIVO:

 

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. 

 

Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. 

 

Acuerdo 007 de 2014 del Archivo General de la Nación y por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones. 

 

Decreto 2578 de 2012, Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.

 

Sentencias de la Corte Constitucional T-167 de 2013, RECONSTRUCCION DE DOCUMENTOS PUBLICOS- Mecanismo análogo a reconstrucción de expedientes para recuperar documentos destruidos o extraviados.

 

RECONSTRUCCION DE DOCUMENTOS PUBLICOS-Se genera para el Estado la obligación de iniciar inmediatamente el trámite de reconstrucción ante la pérdida o destrucción de documentos públicos.


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Identificación de faltantes: Responsable de archivos de gestión y archivos central e histórico. Ante la notificación de ausencias documentales, se debe realizar una comparación física expediente a expediente de toda la serie documental objeto de verificación; este se debe hacer verificando numeración, fecha e identificación básica.

Tiempo: Se debe realizar verificación periódica, mínimo 2 veces al mes
3 Confrontación de la información: Responsable de archivos de gestión y archivos central e histórico. Elaboración de un listado de faltantes físicos. Se debe comparar con el formato de préstamo y el inventario documental, lo que debe arrojar un listado definitivo y real de faltantes.

Tiempo: Cuando haya ausencia de expedientes
4 Elaboración acto administrativo de reconstrucción: Secretaría General La Secretaría General debe elaborar un acto administrativo ordenando a la dependencia responsable de la documentación la reconstrucción de expedientes; este acto administrativo debe contener el listado de expedientes a reconstruir.

Tiempo: Cuando haya búsqueda de expedientes
5 Instauración de denuncia: Responsable de archivos de gestión y archivos central e histórico. Se hace necesario presentar denuncia por pérdida de documento público ante la Fiscalía.

Tiempo: Cuando haya ausencia de expedientes
6 Elaboración de plan de trabajo: Responsable de archivos de gestión y archivos central e histórico. Elaboración de plan de trabajo para recuperación de expedientes contemplando aspectos tales como actividades claras, con periodos de ejecución y responsables.

Tiempo: Cuando haya ausencia de expedientes
7 Conformación de equipo de trabajo: Responsable de archivos de gestión y archivos central e histórico Se debe contar con un equipo interdisciplinario, como mínimo debe tener un abogado, un ingeniero de sistemas, y de acuerdo a la cantidad de expedientes a reconstruir un grupo de auxiliares de archivo. La Secretaria General, o a quien delegue, con el apoyo de la Oficina de Control Interno, deberán realizar un seguimiento periódico sobre el avance de la reconstrucción de los expedientes hasta que culminen todas las acciones que correspondan.

Tiempo: Cuando haya ausencia de expedientes
8 Búsqueda de información por fuentes primarias: Responsable de archivos de gestión y archivos central e histórico. De acuerdo al principio de procedencia de los expedientes a reconstruir, se debe hacer una búsqueda en las unidades administrativas donde por trazabilidad o gestión pueden reposar documentos de los mismos.

Diseñar actas de visitas o búsqueda para dejar evidencia de las actividades realizadas en cada dependencia, estas actas deben tener por lo menos fecha, unidad administrativa visitada, archivo a consultar, documentos encontrados y nombres del funcionario que recibió la visita.

Tiempo: Cuando haya búsqueda de expedientes
9 Conformación de expedientes: Responsable de archivos de gestión y archivos central e histórico. De acuerdo a los documentos o tipos documentales del expediente recuperado, se debe conformar el mismo, y el primer documento debe ser el acto administrativo por el cual se ordena la reconstrucción, así mismo, archivar las tipologías recuperadas y al final un acta que describa la reconstrucción (si es primaria o secundaria).

Tiempo: Cuando haya búsqueda de expedientes
10 Reconstrucción por fuente secundaria: Responsable de archivos de gestión y archivos central e histórico. Esta acción va encaminada a la recuperación de los documentos contenidos de los expedientes que no se lograron recuperar en las oficinas productoras. Se debe realizar un análisis frente a la participación de entes externos que de una u otra manera tengan que ver con el contenido de los expedientes a reconstruir, de igual manera se debe oficiar a las personas naturales o jurídicas que tengan que ver con el proceso y puedan dar razón del contenido documental de los expedientes extraviados.

En el caso de que los documentos o expediente no se puedan reconstruir se deben elaborar actas que registren las acciones realizadas en la reconstrucción evidenciando que se agotó las instancias del proceso

Tiempo: Cuando haya búsqueda de expediente
11 Organización de los expedientes: Responsable de archivos de gestión y archivos central e histórico. Aplicar los procesos técnicos de organización del expediente (clasificación, ordenación, foliación) según procedimiento, se debe elaborar la hoja de control, elaborar inventario definitivo de los expedientes reconstruidos en el respectivo formato único de inventario documental FUID.

Tiempo: Cuando se realice organización de expedientes por extravío
12 Cierre de la Orden Perentoria: Responsable de archivos de gestión y archivos central e histórico. La unidad productora a través de un Acto Administrativo, hará el respectivo cierre, agotadas todas las fuentes encaminadas a la recuperación de los expedientes.

Tiempo: Cuando haya búsqueda de expedientes
13 Reporte al grupo formal de trabajo disciplinario: Responsable de archivos de gestión y archivos central e histórico. La oficina de Control Interno reportará el nombre de los responsables de salvaguardar la información de los documentos extraviados a la Oficina del Grupo Formal de Trabajo Disciplinario, en el período respectivo, con el fin de que surjan las respectivas investigaciones de acuerdo a lo establecido en la Ley General de Archivo, en relación con la responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos.

Tiempo: Cuando haya búsqueda de expedientes
14 Seguridad de la información: Responsable de archivos de gestión y archivos central e histórico. La entidad deben implementar controles y herramientas que le permitan garantizar que a futuro no se repita la perdida de información.

Tiempo: Cuando haya búsqueda de expediente
15 Fin    


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS SECRETARIO GENERAL - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS



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