Sistema Integrado de Gestión

	INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN A LOS ENTES DE CONTROL EXTERNOS
Código: I-PL-911	Versión: 2	Emisión: 2022-07-19

PROCESO

PLANIFICACIóN

OBJETIVO

Realizar el reporte de información a los diferentes entes de control externos que realizan requerimientos a la institución, garantizando la pertinencia, confiabilidad y oportunidad de la misma, con el fin de soportar las estadísticas, indicadores e informes que se registran para el sector educativo a nivel nacional.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

La Universidad de Caldas reporta a los diferentes entes de control información de toda índole, dependiendo del tipo de requerimiento realizado, principalmente la relacionada con los estudiantes, docentes y administrativos que corresponden los principales grupos de valor de la institución.

Los principales entes de control a los que se reporta desde la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas son los siguientes:

REPORTE	MÓDULOS	DESCRIPCIÒN	ENTE DE CONTROL /ENTIDAD	PERIODICIDAD	INFORMACIÓN PROVENIENTE DE
SNIES	Población estudiantil	Plantillas que reportan la trazabilidad del estudiante desde que inicia su recorrido por la Universidad. (Inscripción, admisión, matricula, información personal, entre otros)	MEN	De acuerdo a la Resolución 9573 del 27 de mayo de 2021 del Ministerio de Educación: https://www.mineducacion.gov.co/1780/articles-405305_pdf.pdf	SIA
	Información institucional	Información sobre condiciones y capacidades institucionales (infraestructura física y tecnológica)			Dependencias encargadas
	Recurso Humano	Información de docentes y personal administrativo (Cantidad, información personal, laboral, niveles jerárquicos, entre otros)			SARA
	Internacionalización	Movilidad académica entrante y saliente (estudiantes, docentes y administrativos)			Oficina de internacionalización
	Investigación	Proyectos de investigación que no estén reportados en Colciencias			Oficina de investigaciones
	Derechos pecuniarios	Valores de los servicios institucionales			Dependencias encargadas
	Bienestar	Actividades que se realizan desde los diferentes programas de la oficina de bienestar			Oficina de Bienestar
	Extensión	Educación continuada (seminario, intensidad horaria), Proyectos de extensión			Vicerrectoría de Proyección
	Ser pilo paga	Información sobre los estudiantes que pertenecen al programa			SIA
	Política de gratuidad	Distribución de recursos por estudiante de acuerdo a las condiciones establecidas en los protocolos y condicionales del ministerio (Discapacidad, Generación E, Ser pilo paga, población víctima, etc.)	MEN	Semestral	SIA, ICETEX, Programas del gobierno nacional
DANE	Información de matrículas y cantidad de estudiantes	Información de los programas de pregrado y posgrado más demandados (matrícula, estrato, número de estudiantes y valor a pagar)	DANE	Semestral	SIA
DANE	Muestra Trimestral de Comercio Exterior de Servicios	Apoyos que la institución proporciona para movilidad nacional e internacional por países (Gastos de viaje sin tiquetes ni hospedaje). Información proveniente del área de tesorería (Balanza de pagos) Todos los movimientos en moneda extranjera, independiente que haya desplazamientos fuera del país.	DANE	Finalizando cada trimestre	Oficina de internacionalización Tesorería
JOVENES EN ACCIÓN	R1 Matrícula	Estudiantes de pregrado matriculados	DEPARTAMENTO PROSPERIDAD SOCIAL	Semestral	SIA
JOVENES EN ACCIÓN	R2 Permanencia y excelencia	Promedio acumulado del estudiante de pregrado matriculado	DEPARTAMENTO PROSPERIDAD SOCIAL	Finalizando semestre	SIA
REPORTE MENSUAL DE MATRICULAS	Liquidaciones del SIA	Comportamiento de pagos de los estudiantes mes a mes	CGR	Mensual	SIA
VARIOS	Información general de estudiantes	De acuerdo a planes, programas, proyectos y estrategias desarrollados por las diferentes entidades públicas y privadas	Entidades públicas y privadas	Aleatorio	De acuerdo al tipo de información requerida

Es importante que de acuerdo al tipo de reporte que se debe enviar, se debe hacer la respectiva planeación, las especificaciones requeridas, determinar la fuente de información, identificar la periodicidad del envío, y tener pleno conocimiento de la entidad y/o la normativa que lo solicita, así como los distintos medios a través del cual se debe enviar.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio
2	Recibir solicitud de información por parte del ente de control externo	Ingenieros Oficina Asesora de Planeación y Sistemas	Los entes externos solicitan a la Universidad de Caldas el reporte de la información requerida para la actualización de estadísticas nacionales. Tiempo: Permanente, de acuerdo a la periodicidad de cada ente de control externo.
3	Definir responsables del suministro de información para el reporte	Ingeniero líder Oficina Asesora de Planeación y Sistemas	De acuerdo al tipo de requerimiento realizado, se definen los responsables para el suministro de la información y se establecen los tiempos en los que debe ser recolectada la misma para cumplir con las fechas definidas por los respectivos entes externos. Tiempo: Una vez allegada la solicitud por parte del ente de control. Registro(Correo electrónico)
4	Solicitar información a los responsables	Ingeniero líder Oficina Asesora de Planeación y Sistemas	Se solicita a los responsables de suministrar la información el envío de la misma a la Oficina Asesora de Planeación para su consolidación y posterior reporte al ente externo. Asimismo, la información que esté disponible en los sistemas que administra la Oficina de Planeación, será gestionada directamente para la generación de reportes a los entes externos. Tiempo: Permanente Registro(Correo electrónico)
5	Consolidar información para los reportes.	Ingeniero líder Oficina Asesora de Planeación y Sistemas	Una vez los responsables de suministrar la información realicen el envío de la misma, se procede a su consolidación realizando limpieza de las bases de datos y revisando que la información cumpla con los parámetros de calidad y con los requerimientos de los entes de control en los tiempos establecidos. La información deberá ser enviada con suficiente antelación de tal forma que se puedan realizar las correcciones y ajustes respectivos y ser devuelta en caso de que no cumpla con los requerimientos. Tiempo: Permanente. Registro(Base de datos en excel)
6	Cargar información a la plataforma del ente de control	Ingeniero líder Oficina Asesora de Planeación y Sistemas	Una vez la información se encuentre consolidada y depurada, se procede a su ingreso en el sistema de información del ente de control externo o al envío de las bases de datos en excel o formatos preestablecidos por los entes de control, de acuerdo a la forma como establezca la solicitud realizada. Tiempo: Permanente Registro(Reportes a los entes de control. )
7	Fin.

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Base de datos en excel	DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO	-	ASUNTO
Correo electrónico	SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA	-	ASUNTO
Reportes a los entes de control.	OFICINA DE PLANEACION	-	-

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
2	Se incluye el inventario de los reportes obligatorios que se presentan a entidades externas.	2022-07-19
1	Versión inicial	2022-03-16

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