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INSTRUCTIVO PARA GESTIONAR LA POLITICA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES Y LA ADMINISTRACIÓN DEL SUIT |
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| PROCESO | MEDICIóN, ANáLISIS Y MEJORA |
| OBJETIVO |
| Gestionar la política de racionalización de trámites, a través de la actualización permanente del Sistema Único de Información de Trámites - SUIT, la implementación de la estrategia planteada y el cumplimiento de los requisitos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP. |
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN |
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El Sistema Único de Información de Trámites-SUIT, es la herramienta que facilita la implementación de la Política de Racionalización de Trámites establecida en la Ley 962 de 2005, el Decreto Ley 019 de 2012 y la Resolución 1099 de 2017, como repositorio de los trámites y otros procedimientos administrativos-OPA que ofrecen las instituciones públicas.
DEFINICIONES
TRÁMITE: Es el conjunto de requisitos, pasos o acciones reguladas por el Estado, dentro de un proceso misional, que deben efectuar los ciudadanos, usuarios o grupos de interés ante la institución para acceder a un derecho, ejercer una actividad o cumplir con una obligación, prevista o autorizada por la ley.
CADENA DE TRÁMITES: Es la relación de dos o más trámites, que implica la interacción entre dos o más entidades o particulares que ejerzan funciones administrativas, con el propósito de cumplir con los requisitos de un determinado trámite.
FORMULARIO DE AUTODIAGNOSTICO: Es una herramienta de autoevaluación disponible por el Departamento Administrativo de la Función Pública, que busca a través de una lista de chequeo la identificación de un nivel de avance de acuerdo con la información consignada por las entidades.
RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES: Busca facilitar al ciudadano el acceso a los trámites y servicios que brinda la Universidad de Caldas, por lo que se deben implementar acciones normativas, administrativas o tecnológicas que tiendan a simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites y servicios existentes.
Las acciones de racionalización de la Universidad están encaminadas a reducir: costos, tiempos, documentos, pasos, procesos, procedimientos y a generar esquemas no presenciales para su realización como el uso de correos electrónicos, internet y páginas web.
TIPOS DE RACIONALIZACIÓN:
Los tipos de racionalización pueden desarrollarse a través de actividades normativas, administrativas o tecnológicas, orientadas a facilitar la relación del ciudadano, usuario o grupo de interés frente al Estado.
1. NORMATIVA Acción o medida de carácter legal para mejorar los trámites, asociada a la modificación, actualización o emisión de normas (eliminación de trámites u OPA, reducción, incentivos o eliminación del pago, ampliación de la vigencia del producto, entre otras).
2. ADMINISTRATIVA Mejora que implica la revisión, reingeniería, optimización, actualización, reducción, ampliación o supresión de actividades de los procesos y procedimientos asociados al trámite (Reducción de tiempo de duración del trámite, extensión de horarios de atención, ampliación de puntos de atención, reducción de pasos para el ciudadano, entre otras).
3. TECNOLÓGICA Mejora que involucra el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones para agilizar los procesos y procedimientos que soportan los trámites (Pago en línea de los trámites, formularios diligenciados en línea, envío de documentos electrónicos).
Usuarios del SUIT:
Administrador de Gestión: Corresponde al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, quien ejerce las siguientes funciones con el apoyo de la Oficina de Admisiones y Registro Académico:
El administrador de gestión tiene la potestad de crear y desactivar en el sistema los administradores de trámites, y si además requiere permisos para registrar trámites, debe crear un usuario con el rol de "Administrador de trámites"
Administrador de Trámites: es el funcionario de la institución que tiene la responsabilidad de registrar, corregir y mantener actualizada la información de los trámites en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT.
Gestor de Datos de Operación, es el funcionario de la institución que registra los datos de operación de los trámites.
Seguimiento y evaluación: Corresponde al Jefe de la Oficina de Control Interno. Este rol permite realizar el Seguimiento y Evolución de la Estrategia de Racionalización de Trámites.
INVENTARIO DE TRÁMITES
Los trámites se encuentran debidamente reportados y registrados ante el Departamento Administrativo de la Función Pública, se puede acceder a ellos a través del siguiente link: https://www.ucaldas.edu.co/portal/tramites/ y en la página de transparencia en el siguiente link: https://www.ucaldas.edu.co/portal/transparencia/#1659559834283-2d44c7af-2bb
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| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio | ||||
| 2 | Identificar trámites | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas – SIG. |
Con base en los procedimientos administrativos de la Universidad se identifican los trámites y las dependencias responsables de dichos productos y se construye el inventario de trámites.
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| 3 | Ingresar trámites al SUIT | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas – SIG, Oficina de Admisiones y Registro Académico |
En el Sistema Único de Información de trámites - SUIT, en www.suit.gov.co ingresando con usuario y clave asignadas con antelación, se registra la información de cada trámite de forma detallada (normativa asociada, los requisitos que se solicitan a los usuarios para acceder, los puntos de atención al usuario y los horarios) y se anexa la documentación.
Tiempo: Cuando aplique. Registro(Sistema SUIT) |
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| 4 | Solicitar autorización de nuevos trámites | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas - SIG |
Para solicitar la autorización de nuevos trámites, se ingresa al Sistema SUIT con el rol de administrador de gestión, da clic sobre el módulo de autorización de nuevos trámites, y luego en iniciar gestión, da clic en "postular nuevo trámite", allí diligencia los campos solicitados, estableciendo de forma clara y precisa todo lo que el ciudadano debe cumplir y/o aportar para la correcta ejecución del trámite.
En la sección de anexos se cargan en word los siguientes documentos que soportan la propuesta del nuevo trámite: a. Oficio con la propuesta del nuevo trámite b. Manifestación del impacto regulatorio c. Proyecto normativo o acto administrativo. d. Descripción del procedimiento (Flujograma). Se debe dar click en enviar, se confirma el envío del nuevo trámite el cual pasa a ser evaluado por el DAFP. |
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| 5 | Priorizar trámites a racionalizar | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas - SIG |
A partir de la información recopilada en el inventario de trámites, se realiza valoración para identificar los trámites que requieran una mejora, priorizando el conjunto de trámites a racionalizar en la vigencia, de manera que permita garantizar la efectividad institucional y la satisfacción del usuario.
Tiempo: Anual Registro(Estrategia de racionalización de trámites) |
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| 6 | Formular la estrategia de racionalización de trámites | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas - SIG |
De acuerdo a la priorización realizada y cumpliendo con los parámetros establecidos en la política de racionalización de trámites, anualmente se formula la estrategia de racionalización y se registra en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT y se publica en el Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano y en la página de transparencia de la Universidad de Caldas.
Tiempo: Anual Registro(Estrategia de racionalización de trámites) |
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| 7 | Revisar y actualizar el inventario de trámites | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas - SIG |
Anualmente se revisa el inventario de trámites registrado en el SUIT, con el fin de realizar ajustes o modificaciones a los trámites existentes. Asimismo, se constata la documentación e información recopilada con los actores responsables para cada uno de los formatos integrados garantizando que la información disponible para los usuarios esté acorde con los procesos internos.
Tiempo: Anual Registro(Sistema SUIT) |
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| 8 | Registrar datos de operación | Funcionarios responsables de trámites, Oficina Asesora de Planeación y Sistemas - SIG - |
A través de correo electrónico se solicita a los funcionarios responsables de los trámites, la información sobre la ejecución de cada uno de los trámites inscritos específicamente: número de solicitudes resueltas parcialmente en línea, número de solicitudes resueltas de forma presencial y número de PQRS recibidas. Estos datos se ingresan al SUIT en gestión de datos de operación con el usuario y clave del administrador en el modulo de Racionalización.
Tiempo: Semestral Registro(Sistema SUIT) |
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| 9 | Realizar seguimiento y evaluación | Oficina de Control Interno de Gestión |
La Jefe de la Oficina de Control Interno mediante el sistema SUIT realiza el seguimiento y evaluación de la implementación de los trámites y la estrategia de racionalización, de acuerdo a los parámetros establecidos por el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, la política de racionalización de trámites y la normativa establecida.
Tiempo: De acuerdo a la periodicidad definida por la normativa relacionada. Registro(Sistema SUIT) |
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| 10 | Fin | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
| Estrategia de racionalización de trámites | OFICINA DE PLANEACION | - | - |
| Sistema SUIT | OFICINA DE PLANEACION | - | - |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ | |||||||||||||||||||||||||||||||||
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