Noticia disciplinaria: Son noticias disciplinarias toda información referida a una posible conducta con connotación disciplinaria por parte de cualquiera de los sujetos disciplinarios. Las noticias disciplinarias, se clasifican en quejas e informes de servidor público.

Queja: es aquella formulada por cualquier persona que tiene un interés particular en el asunto al sentirse afectado con la conducta descrita como falta disciplinara. La queja debe contener los requisitos consagrados para la interposición del derecho de petición contemplados en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o las normas que lo modifiquen o sustituyan. 

Informe de servidor público: Documento a través del cual un servidor público da a conocer un hecho presuntamente constitutivo de falta disciplinaria el cual advirtió en ejercicio de sus funciones. El servidor público está en obligar de informar la ocurrencia del hecho, mediante informe escrito en el que se relacionen en forma detallada los hechos presuntamente irregulares, señalando las circunstancias de tiempo, modo y lugar de la conducta, y adjuntando las pruebas que tenga en su poder.

Evaluación de la noticia disciplinaria:  Asignada la noticia disciplinaria el funcionario instructor evaluará su mérito y tomará alguna de estas determinaciones: auto inhibitorio, auto de remisión por competencia, auto indagación previa o investigación disciplinaria.

Auto inhibitorio: El funcionario instructor luego de la evaluación de la noticia disciplinaria emite auto inhibitorio bajo alguna de las siguientes causales:

a) cuando la información o queja sea manifiestamente temeraria 

b) cuando se refieran a hechos disciplinariamente irrelevantes 

c) cuando se refiera a hechos de imposible ocurrencia 

d) cuando sean presentados de manera absolutamente inconcreta o difusa 

e) cuando se presente sin el cumplimiento de los requisitos dispuestos en el Estatuto Disciplinario para la presentación de la queja o el informe 

f) o cuando la acción no puede iniciarse

Auto remisión por competencia: El funcionario instructor emite auto de remisión por competencia

cuando advierte que el asunto escapa la competencia del Grupo Interno de Control Disciplinario, bien sea por que da lugar a aplicar preservación del orden interno, porque desde el ámbito disciplinario es competencia de la Procuraduría General de la Nación o porque se trata de un asunto que requiere otro tipo de tramite ajeno al derecho disciplinario.

Auto indagación previa:  El funcionario instructor emite auto de indagación previa en caso de duda sobre la identificación o individualización del posible autor de una falta disciplinaria. Esta etapa tiene como fin principal identificar al posible autor, individualización que se entiende cumplida cuando se conoce nombre completo, identificación y vínculo con la Universidad de Caldas.

Cuando a la actuación disciplinaria se allegue medio probatorio que permita identificar al presunto autor, inmediatamente se deberá emitir la decisión de apertura de investigación.

Auto investigación disciplinaria: El funcionario instructor emite auto de investigación disciplinaria cuando con fundamento en la queja, en la información recibida o en la indagación previa, se identifique el posible autor o autores de la presunta falta disciplinaria. La investigación tendrá como fines verificar la ocurrencia de la conducta, las circunstancias de tiempo, modo y lugar en las que se cometió, si se ha actuado al amparo de una causal de exclusión de la responsabilidad, determinar si es constitutiva de falta disciplinaria, determinar la afectación a la función pública y/o los fines misionales de la Universidad y la responsabilidad subjetiva del investigado. La investigación culminará con auto corriendo traslado para alegatos precalificatorios.

Tiempos investigación disciplinaria: Cuando la actuación disciplinaria se adelante en contra del personal administrativo o trabajadores oficiales o el personal docente el término de investigación será de seis (06) meses contados a partir de la decisión de apertura. El término será de nueve (09) meses cuando en la misma actuación se investiguen varias faltas o a dos o más inculpados. Con todo, si hicieren falta pruebas que puedan modificar la situación, los términos previstos se   prorrogaran hasta por tres (3) meses.

Si la actuación disciplinaria se adelanta en contra de un estudiante el término de investigación será de dos (02) meses, que podrá ser prorrogable por un (01) mes, si hicieren falta la práctica de pruebas que hubiesen sido decretadas.

Confesión: medio probatorio consistente en la aceptación de los hechos o los cargos La confesión o la aceptación de cargos deberán reunir los siguientes requisitos:

1. Se hará ante la autoridad disciplinaria competente para instruir, juzgar o ante el comisionado o designado.

2. La persona deberá estar asistida por defensor.

3. La persona será informada sobre el derecho a no declarar contra sí misma, y de las garantías consagradas en el artículo 33 de la Constitución Política y de los beneficios y de las rebajas de las sanciones contempladas en este código.

4. La autoridad disciplinaria ante la cual se realice la aceptación de cargos, deberá constatar que la misma se hace en forma voluntaria, consciente, libre, espontanea e informada.

Testimonio: Toda persona está en la obligación de rendir bajo juramento el testimonio que se le solicita en la actuación Procesal, salvo las excepciones constitucionales y legales.

Peritación: Pruebas técnico científicas o artísticas, que serán rendidas por servidores públicos o particulares que acrediten conocimiento y experiencia en los temas objeto de prueba.

El dictamen presentado por el perito deberá ser motivado y rendirse bajo juramento, que se entenderá prestado por el solo hecho de la firma y se pondrán en conocimiento de las partes para que puedan pedir que se complementen o aclaren.

Inspección disciplinaria: Inspección que se hace sobrecosas, lugares, bienes y otros efectos materiales para la individualización de autores y su posterior vinculación o la certificación o el esclarecimiento de los hechos materia de investigación

Documentos: Información que consta en documentos o escritos. Ni la queja ni el informe ni otros medios que contengan la noticia disciplinaria constituyen por si mismos prueba de los hechos o de la responsabilidad. Con todo, con ellos se podrá encauzar la actividad probatoria.

Auto para alegatos precalificatorios: Decisión de sustanciación por medio de la cual se ordena correr traslado a los sujetos procesales por el término de diez (10) días hábiles para que presenten alegatos previos a la evaluación de la investigación, procede cuando se hayan recaudado las pruebas ordenadas, o vencido el término de ésta.

Evaluación investigación disciplinaria: Surtida la etapa de alegatos precalificatorios, mediante decisión motivada, en un término de quince (15) días hábiles el profesional especializado de juzgamiento evalúa el mérito de las pruebas recaudadas y se formula pliego de cargos o se de por terminada la actuación ordenando su archivo, según corresponda

Auto formulación pliego de cargos: Decisión adoptada cuando esta objetivamente demostrada la falta y existe prueba que comprometa la responsabilidad del disciplinado y a través de la cual:

• Se identifica el autor o autores de la falta

• El vínculo que tenía con la Universidad de Caldas en la época de comisión de la conducta

• La descripción y determinación de la conducta investigada, con indicación de las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que se realizó

• Las normas presuntamente violadas y el concepto de la violación, concretando la modalidad específica de la conducta.

• Se analiza la ilicitud sustancial del comportamiento

• La culpabilidad

• Las pruebas que fundamentan cada uno de los cargos formulados

• Los criterios tenidos en cuenta para determinar la gravedad o levedad de la falta, y

• Los argumentos expuestos por los sujetos procesales, si los hubiere.

Auto ordena la terminación de la actuación y dispone el archivo: Decisión motivada mediante la cual se declarará y ordenará el archivo definitivo de las diligencias bajo algunas de las siguientes causales:

a)   cuando aparezca plenamente demostrado que el hecho atribuido no existió

b)   que la conducta no está prevista en la ley como falta disciplinaria

c)   que el disciplinado no la cometió

d)   que existe una causal de exclusión de responsabilidad

e)   que la actuación no podía iniciarse o proseguirse

f)   que es procedente aplicar la figura de preservación de orden interno

g)   cuando el investigado proceda a la resposición del bien que se encontraba bajo su cuidado y fuere objeto de perdida.

Descargos: Pieza procesal en la cual el disciplinado o su apoderado se pronuncian y ejercen su defensa frente a los cargos objetos de acusación, solicitando además las practica de pruebas. Podrá ser presentado dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación del pliego de cargos.