El objeto de la libranza es posibilitar la adquisición de productos y servicios financieros o bienes y servicios de cualquier naturaleza, acreditados con el salario, los pagos u honorarios o la pensión, siempre que medie autorización expresa de descuento por parte del servidor público otorgada al empleador o entidad pagadora, quien en virtud de la suscripción de la libranza o descuento directo otorgada por el asalariado, contratista o pensionado, estará obligada a girar los recursos directamente a la entidad pagadora[1].

La Oficina de Gestión Humana estará obligada a deducir, retener y girar las sumas de dinero que haya de pagar a sus empleados administrativos, docentes, trabajadores oficiales y pensionados, por concepto de los valores que estos adeuden a la entidad operadora, para ser depositados a órdenes de esta, previo consentimiento expreso, escrito e irrevocable de los empleados administrativos,  docentes,  trabajadores oficiales  y pensionados, en los términos técnicos establecidos en el acuerdo que deberá constituirse con la entidad operadora, en virtud a la voluntad y decisión que toma el beneficiario al momento de escoger libremente su operadora de libranza y en el cual se establecerán las condiciones técnicas y operativas necesarias para la transferencia de los descuentos. El empleador no podrá negarse injustificadamente a la suscripción de dicho acuerdo[2].

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:

Pagaré: Título valor en blanco o con espacios sin llenar, sobre el cual el tenedor legítimo del pagaré podrá llenar los espacios en blanco conforme a las instrucciones que el suscriptor haya dejado por escrito antes de presentarse el título para ejercer el derecho que en él se incorpora.

Beneficiario: Persona natural empleados administrativos, docentes, trabajadores oficiales  y pensionados, titular de un producto, bien o servicio que se obliga a atender a través de la modalidad de libranza o descuento directo^[3]

Libranza o descuento directo: Es la autorización dada por el empleado administrativo, docente, trabajador oficial o pensionado al empleador (Oficina de Gestión Humana), para que realice el descuento del salario, o pensión disponibles por el empleado o pensionado, con el objeto de que sean giradas a favor de las entidades operadoras para atender los productos, bienes y servicios objeto de libranza.

Empleador o entidad pagadora: Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que tiene a su cargo la obligación del pago del salario, cualquiera que sea la denominación de la remuneración, en razón de la ejecución de un trabajo o porque tiene a su cargo el pago de pensiones en calidad de administrador de fondos de cesantías y pensiones.

Entidad operadora: Es la persona jurídica o patrimonio autónomo conformado en desarrollo del contrato de fiducia mercantil, que realiza operaciones de créditos que se recaudan a través del mecanismo de libranza, por estar autorizada legalmente para el manejo del ahorro del público o para el manejo de los aportes o ahorros de sus asociados. También podrán ser operadoras aquellas personas jurídicas que sin contar con la mencionada autorización de manejo realizan tales operaciones disponiendo de sus propios recursos o a través de mecanismos de financiamiento autorizados por la Ley. En estos casos deberá estar organizada como entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia habilitada para otorgar créditos, o ser Instituto de Fomento y Desarrollo (Infis), una Caja de Compensación Familiar, una sociedad comercial, una asociación mutual o cooperativa.

Capacidad de descuento: Cupo con el que cuenta un empleado administrativo, docente, trabajador oficial o pensionado para autorizar descuentos por nómina, el cual no puede superar el cincuenta por ciento (50%) del neto de su salario, después de los descuentos de ley.[4]

Descuentos de ley: Son descuentos de Ley los aportes que debe efectuar el empleado por conceptos de: (i) Seguridad social en salud (ii) Pensión, (iii) fondo de solidaridad pensional, impuestos. (Retención en la fuente).[5]

Salario: Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el funcionario en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones[6].

Salario Mínimo Vital: El derecho al mínimo vital ha sido considerado por la jurisprudencia constitucional  como  una  de  las  garantías  más  importantes  en  el  Estado  Social  de Derecho. No solo porque se fundamenta en otros derechos como la vida (Art. 11 C.P.), la salud  (Art.  49  C.P.),  el  trabajo  (Art.  25 C.P.)  y la seguridad social (Art.  48  C.P.),  sino porque en sí mismo es ese mínimo sin el cual las personas no podrían vivir dignamente.

El derecho al mínimo vital ha sido definido por la Corte como “la porción de los ingresos  del  trabajador  o  pensionado  que  están  destinados  a  la  financiación  de  sus necesidades  básicas,  como  son  la  alimentación,  la  vivienda,  el  vestido,  el  acceso  a  los servicios  públicos  domiciliarios,  la  recreación,  la  atención  en  salud,  prerrogativas  cuya titularidad  es  indispensable  para  hacer  efectivo  el  derecho  a  la  dignidad  humana,  valor fundante del ordenamiento jurídico constitucional”

Autorización de ofrecimiento de servicios

Las entidades financieras para desarrollar su labor al interior de la Universidad, deben remitir una comunicación a la Oficina de Gestión Humana, solicitando un código de apertura de libranzas adjuntando los siguientes documentos:

• Portafolio de servicios para el ofrecimiento de sus productos financieros a través de Libranzas.
• Certificado de Cámara y comercio
• Copia de la Cedula del representante legal
• Registro Único Nacional de Entidades Operadores de Libranza (RUNEOL)
• Registro Único Tributario (RUT)
• Certificación de la cuenta recaudo a la cual deben ser consignados los recursos descontados a los funcionarios de la Entidad.

Una vez autorizada la viabilidad de ofrecimiento de productos en la Universidad de Caldas por parte del coordinador del Grupo Interno de Nómina, el Auxiliar Administrativo del proceso de nómina solicita el código al soporte técnico del sistema de información SARA y se envía respuesta a la entidad solicitante.

Requisitos de la Libranza

• Cómo mínimo las libranzas deben contener la siguiente información:
• Nombres completos del trabajador y Número de identificación
• Fecha de la libranza
• Monto del crédito y monto total a pagar por parte del servidor público
• Valor de la cuota mensual, la cual debe ser fija durante el periodo de pago
• Número de cuotas a pagar
• Tasa de interés del crédito; la cual no puede superar la tasa máxima permitida legalmente y solo puede ser modificada en los eventos de novación, refinanciación o cambios en la situación laboral del deudor beneficiario, con su expresa autorización^[7].
• Firma del trabajador
• Firma del empleador
• Original y copias (original para la entidad financiera o solidaria, copia para el trabajador y copia para el empleador que deberá ser remitida por la entidad financiera o solidaria, junto con las novedades mensuales).

Condiciones de la libranza

•  Que el beneficiario autorice de manera expresa e irrevocable a la entidad pagadora para que esta efectúe la libranza respectiva.
• Que en ningún caso la tasa de interés correspondiente a los productos y servicios objeto de libranza supere la tasa máxima permitida legalmente.
• Que dicha tasa de interés solo pueda modificarse en determinados eventos y con la expresa autorización del beneficiario.
• Que la libranza se efectúe siempre y cuando el asalariado o pensionado no reciba menos del cincuenta por ciento 50 % del neto de su salario o pensión

Obligaciones de la Universidad frente a las libranzas.

• Girar de manera directa los recursos a la entidad operadora de libranza a nombre del beneficiario
• No negarse injustificadamente a la suscripción del acuerdo entre operador y beneficiario. Sin embargo, dicha suscripción podrá negarse una vez evaluada la capacidad de descuento del beneficiario
• Efectuar las libranzas y trasladar dichas cuotas a las entidades operadoras.
• Verificar que la entidad operadora o administradora se encuentra inscrita en el Registro Único Nacional de Entidades Operadores de Libranza.

Autorización de libranza para empleados de la planta temporal y docentes ocasionales.

En caso que un empleado de la planta temporal o docente ocasional de la Universidad este tramitando libranza, la Oficina de Gestión Humana deberá poner en conocimiento de la entidad operadora al momento de la aprobación, la fecha de inicio y de finalización del vínculo laboral con la Universidad, con el fin que la entidad operadora determine la viabilidad o no de otorgar la libranza.

Tener en cuenta la capacidad de endeudamiento del solicitante.

Un aspecto de gran importancia que se debe tener en cuenta cuando se utiliza la modalidad de libranza es la determinación precisa de la capacidad de endeudamiento, que es la cantidad de deuda (financiación) que podemos asumir. Por consecuencia, esta depende de nuestra situación personal, teniendo en cuenta tanto nuestro volumen particular de ingresos mensuales como nuestros gastos.

La libranza o descuento se puede efectuar siempre y cuando el empleado administrativo, docente, trabajador oficial o pensionado no reciba menos del cincuenta por ciento (50%) del neto de su salario o pensión, después de los descuentos de ley. Las deducciones o retenciones que realicen el empleador o entidad pagadora, que tengan por objeto operaciones de libranza o descuento directo, quedarán exceptuadas de la restricción contemplada en el numeral segundo del artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo[8].

Liquidación de la capacidad de endeudamiento

Para calcular la capacidad mensual de endeudamiento del trabajador, se tendrá en cuenta el siguiente procedimiento.

El cupo disponible o capacidad de endeudamiento calculado como se indica en el cuadro anterior, es el máximo permitido para cubrir entre otros los siguientes descuentos:

• Descuentos por incapacidades
• Cuotas de embargos en todas las modalidades
• Cuotas de  libranzas para bancos y entidades de economía solidaria
• Cuotas sindicales
• Descuentos para ahorros o aportes de entidades de economía solidaria
• Seguros de vida o de salud
•  

Si  el  valor  de  la  cuota  mensual  supera  la  capacidad  de  endeudamiento  mensual,  la libranza no será visada.

Al momento de visar la libranza, se verificará la existencia de embargos reportados por los  despachos  judiciales  que  estén  pendientes  de  ingresar  a  la  nómina  para  descuento,  los  cuales se tendrán en cuenta para la visación.

Descuentos al salario mínimo por libranza.

La Ley 1527 de 2012 establece una protección al mínimo vital del asalariado o pensionado, ya que limita el monto de las libranzas que llegue a suscribir la persona.

Al respecto, el artículo 3° de la Ley 1527 de 2012, dispone que la libranza se puede efectuar siempre y cuando el salariado o pensionado no reciba menos del 50 % del neto de su pensión después de los descuentos de ley.

Así mismo, que las deducciones que realice la entidad pagadora y que tengan por objeto operaciones de libranza, quedan exceptuados de la restricción contemplada en el Numeral 2° del Artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo, en virtud de la cual, no se puede efectuar sobre el salario la retención o deducción sin mandamiento judicial, aunque exista orden escrita del trabajador, cuando quiera que se afecte el salario mínimo legal.

En consecuencia, los descuentos que la entidad pagadora realice al salario o la pensión de una persona con ocasión de libranzas pueden afectar el salario mínimo legal, pero en todo caso, el pensionado o asalariado no debe recibir menos del 50 % del neto de su mesada o salario después de los descuentos de ley.

Descuentos por libranza no proceden frente a trabajadores incapacitados.

Cuando un empleado administrativo, docente, trabajador oficial o pensionado está incapacitado, bien sea por la EPS o por la ARL, dependiendo de la naturaleza y el origen de la contingencia, no se le paga salario como tal, sino que se le reconoce el pago de un auxilio económico que no tiene connotación de salario.

Lo anterior teniendo en cuenta que el auxilio por incapacidad se define como el reconocimiento de la prestación de tipo económico y pago de la misma que hacen las EPS o ARL, según el caso, a sus afiliados cotizantes no pensionados por todo el tiempo que estén inhabilitados física o mentalmente para desempeñar en forma temporal su profesión u oficio habitual.

Así las cosas, indicó el Ministerio del Trabajo, no es procedente realizar descuentos de libranza sobre los auxilios por incapacidad, teniendo en cuenta que la Ley 1527 del 2012 (Ley de Libranza) señala de manera expresa que los pagos se amparan con el salario, honorarios o pensión únicamente.

Descuentos por libranzas en la licencia de maternidad.

Bajo el mismo argumento para afirmar que no se pueden hacer descuentos por libranza en el pago de las incapacidades laborales, se puede afirmar que tampoco se pueden hacer descuentos sobre la licencia de maternidad. Es así porque la licencia de maternidad tiene la misma naturaleza que las incapacidades laborales, pues no constituyen salario sino un auxilio económico reconocido por el sistema de salud a cargo de la EPS.

Descuentos por libranza no proceden en el caso de las licencias no remuneradas.

En el caso de las licencias no remuneradas, el empleado administrativo o docente no percibe remuneración o salario alguno, es decir, no sería viable realizar descuentos por libranza. 

Visado de Libranzas

Las entidades operadores deben enviar al correo de libranzas@ucaldas.edu.co la solicitud de libranza y con el formato de registro de libranzas (Ver archivo anexo). El coordinador del grupo interno de nómina, recibe la solicitud y verifica el cumplimiento de los requisitos de Ley y capacidad de endeudamiento y da o no el VoBo para la libranza dependiendo del caso. El coordinador del grupo interno al visar la libranza, consolida la base de datos en excel de las libranzas presentadas por las entidades, de acuerdo al formato establecido. Se devuelve a las entidades operadoras la respectiva libranza con la firma y aprobación de la misma.