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INSTRUCTIVO PARA INSCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACADÉMICAS Y LIQUIDACIÓN DE MATRICULA DE ESTUDIANTES ANTIGUOS DE PREGRADO, TECNOLOGÍA, PROFESIONALES ESPECIALES Y POSGRADO |
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| PROCESO | DOCENCIA |
| OBJETIVO |
| Establecer los pasos necesarios para realizar la inscripción de actividades académicas y liquidaciones de matrícula de estudiantes antiguos de pregrado y posgrado, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la normatividad interna de la Universidad de Caldas. |
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio | ||||
| 2 | Elaborar y aprobar calendarios académicos. | Vicerrectoría Académica, Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados, Consejo Académico |
Se elabora la propuesta para los respectivos calendarios académicos, en todas las modalidades de programas que se ofrecen en la Universidad de Caldas.
Tiempo: Anualmente Registro(Calendario académico) |
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| 3 | Ofertar actividades académicas y crear grupos | Director de programa y Director de departamento |
El Director de departamento revisa las demandas de los programas de pregrado y posgrado de las actividades académicas que tienen relación con el objeto de estudio del departamento y solicita al director de programa la creación de los grupos para ofertarlos, según los cupos mínimos y máximos
Tiempo: Semestralmente Registro(Registro electrónico SIA) |
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| 4 | Inscribir actividades académicas | Estudiantes antiguos de pregrado, tecnología, profesionales especiales y posgrado |
Los estudiantes antiguos de pregrado inscriben las actividades académicas a través del SIA, según la cita asignada para cada uno de ellos, de acuerdo con su plan de estudios y su recorrido curricular.
Para el caso de los estudiantes de posgrado, el programa realiza la inscripción de las actividades académicas de cada estudiante en el Sistema de información académica SIA. Tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=a2jsWd3qSEk&list=PL-th-jwfYFFeTrE3q839hzurInhB4yblz&index=3 Tiempo: Según calendarios académicos de pregrado y posgrado. |
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| 5 | Ajustar inscripción de actividades académicas | Estudiantes antiguos de pregrado, tecnología, profesionales especiales y posgrado |
Los estudiantes antiguos de pregrado dispondrán de unas fechas para realizar ajustes a la inscripción de actividades académicas, adicionando o cancelando sin costo y con costo, de acuerdo con el calendario académico.
Para las tecnologías, profesionales especiales y posgrados, los ajustes los hace el director de programa en caso de ser necesario. Tiempos: Según calendarios académicos de pregrado y posgrado. |
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| 6 | Liquidar matrícula | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y la Oficina de Admisiones y Registro Académico |
Una vez los estudiantes tengan inscritas las actividades académicas, la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, procederá a la liquidación de la matricula financiera, validando los descuentos y apoyos económicos establecidos para los estudiantes, posteriormente envía base de datos de las liquidaciones de cada estudiante a la Oficina de Admisiones y Registro Académico para verificar la conformidad en la expedición de los recibos de pago por concepto de derechos académicos según la normatividad de la Universidad y el Ministerio de Educación.
Acuerdos: 024 de 2002, 22 de 2012, 29 de 20016, 008 de 2013, Acuerdo 20 de 2008, Acuerdo 73 de 2023, Acuerdo 09 de 2017, Acuerdo 51 de 2018, Acuerdo 34 de 2018, Acuerdo 6 de 2016 del Consejo Superior, Reglamento operativo política de gratuidad Ministerio de Educación Tiempos: Según calendarios académicos de pregrado, programas especiales y posgrado. |
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| 7 | Publicar recibos | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
Después de la verificación de la oficina de Admisiones y Registro Académico, la oficina Asesora de Planeación y Sistemas carga los recibos de pago de matrícula en el Sistema de Información académica SIA, de tal forma que puedan ser descargados en línea por los estudiantes.
Tiempo: Según calendarios académicos de pregrado y posgrado. |
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| 8 | Descargar recibo de matrícula y efectuar el pago | Estudiantes antiguos de pregrado y posgrado |
El estudiante descarga su recibo de pago a través del SIA, con el cual deberá cancelar la matrícula financiera en la entidad bancaria respectiva por medios físicos o virtuales y dentro de las fechas estipuladas en el recibo. El estudiante debe conservar la respectiva copia del recibo debidamente cancelado para trámites posteriores.
Tiempo: Según calendarios académicos de pregrado y posgrado. |
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Remitir estudiantes que no reportan pago en el SIA
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Oficina de Admisiones y Registro Académico |
La Oficina de Admisiones y Registro Académico una vez realizadas las validaciones en el SIA, reportará a la Oficina Financiera los estudiantes de programas de pregrado presencial que no reflejen pago en el SIA, posterior al cumplimiento de los plazos establecidos en el recibo de pago, con el fin de poder proceder al cobro respectivo por las instancias pertinentes.
Asimismo, la Oficina de Admisiones y Registro Académico remite a cada facultad el listado de los estudiantes que no reportan pago a programas especiales y posgrados (Centros de gasto), para que ellos a su vez validen la información e inicien con el proceso de cobro, de conformidad con lo establecido en la Resolución 01495 de 2022 de Rectoría. Tiempo: Según calendarios académicos de pregrado y posgrado. Registro(Listado de estudiantes que no presentan pago en el SIA) |
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| 10 | Realizar proceso de cobro a los estudiantes que no reportan pago en el SIA. | Centro de gastos, Secretaría General. |
El centro de gastos correspondiente inicia con el proceso de cobro persuasivo de acuerdo con lo establecido en el paso anterior. Una vez agotado el proceso, éste deberá reportar a la Oficina Financiera, listado de estudiantes que no reportan pago, para expedir las facturas electrónicas que configuren la cuenta por cobrar al estudiante y permitan posteriormente realizar el cobro de la cartera por parte de la Secretaría General, de acuerdo con lo establecido en el reglamento interno de cartera.
El listado deberá contener la siguiente información del estudiante: Número de identificación, nombre completo, dirección de residencia, teléfono, correo electrónico y programa técnico, tecnológico, profesional o posgrado. Lo anterior se realiza con el fin de cargar masivamente las facturas a través del proveedor tecnológico Facturatech, y a su vez se proceder con la generación del asiento contable en el Sistema de Gestión Financiero. Tiempo: Según calendarios académicos de pregrado y posgrado. |
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| 11 | Asentar matricula | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas verifica el asentamiento de matrícula financiera y la realización de pagos, a través del cruce de bases de datos. Se verifica que los pagos y la inscripción de actividades académicas se encuentren registrados en el Sistema de Información Académica SIA. Quien no cumpla simultáneamente con estos requisitos, pasará a estado de "Retiro Voluntario".
Tiempo: Semestralmente Registro(Registro electrónico SIA) |
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| 12 | Fin | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
| Calendario académico | VICE-RECTORIA ACADEMICA | - | - |
| Listado de estudiantes que no presentan pago en el SIA | REGISTRO ACADEMICO | - | - |
| Registro electrónico SIA | VICE-RECTORIA ACADEMICA | - | - |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - VICERRECTORÍA ACADÉMICA |
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