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INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA, VERIFICACIÓN Y EMISIÓN DE PAZ Y SALVO DE LAS HABITACIONES Y BIENES INMUEBLES EN RESIDENCIAS ESTUDIANTILES |
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PROCESO | BIENESTAR |
OBJETIVO |
Definir las acciones a emprender cuando la Oficina de Bienestar Universitario realice la verificación de entrega de habitación o espacio adjudicado a estudiantes residentes como también los bienes inmuebles de propiedad de la Universidad entregados para su uso. La entrega de la habitación y bienes inmuebles, se lleva a cabo, cuando el estudiante pierde su calidad de residente; garantizando con ello, la protección y preservación de bienes públicos de la Universidad de Caldas, así como el uso posterior por parte de los nuevos adjudicados. |
POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio | ||||
2 | Realizar convocatoria para seleccionar a los residentes | Profesional Universitario área de promoción socioeconómica |
El área de promoción socioeconómica adscrita a la Oficina de Bienestar Universitario realiza el proceso de convocatoria para la adjudicación de nuevos cupos en el programa de Residencias Estudiantiles de la Universidad de Caldas.
Tiempo: Semestral. |
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3 | Asignar espacio al estudiante residente | Profesional Universitario área de promoción socioeconómica |
Una vez el estudiante ingrese al programa de Residencias Estudiantiles surtiendo el proceso de selección, se le asigna un espacio o habitación. Dicha asignación inicial se realiza a través de sorteo entre los postulados que culminaron exitosamente el proceso de selección.
El sorteo se realiza teniendo en cuenta las habitaciones disponibles en el momento de la adjudicación y los criterios de adjudicación establecidos en el Acuerdo 014 de 2017. La Oficina de Bienestar realiza entrega de bienes inmuebles al estudiante residente posterior a la asignación del espacio, para lo cual se elabora acta de compromiso e inventario del espacio y los bienes y se procede a su firma entre las partes involucradas. Tiempo: De acuerdo con lo establecido en la convocatoria. Ver Registro(Formato de acta de constancia y compromiso residencias estudiantiles universitarias) |
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4 | Asignar bienes inmuebles a los estudiantes residentes | Profesional Universitario área de promoción socioeconómica, nuevo residente adjudicado y representantes de casa. |
La Oficina de Bienestar realiza entrega de bienes inmuebles al estudiante residente posterior a la asignación del espacio, para lo cual se elabora inventario inicial en el formato anexo a este paso.
Los bienes inmuebles entregados por medio de inventario pueden variar de acuerdo con las revisiones y análisis realizados desde la Oficina de Bienestar Universitario, especificaciones que quedarán descritas en el acta de compromiso y acta de inventario residencias estudiantiles. Tiempo: Permanente Ver Registro(Formato inventario inicial residencias estudiantiles universitarias) |
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5 | Realizar custodia de bienes y espacio entregado y habitado por el estudiante que adquiere su calidad de residente | Estudiante en calidad de residente |
El estudiante en calidad de residente será responsable del buen uso y custodia del espacio habitado (zonas comunes y no comunes) y bienes inmuebles entregados bajo acta como también los bienes inmuebles de uso general.
De generar daños en la infraestructura, bienes inmuebles y/o pérdida de los mismos, deberá informar de manera inmediata del hecho al Profesional universitario encargado de residencias universitarias y al representante de la casa, para que, posterior a análisis, responda por ello de acuerdo con las indicaciones establecidas desde la Oficina de Bienestar Universitario con el acompañamiento del Grupo Interno de Servicios Generales. Tiempo: Permanente |
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6 | Solicitar autorización para cambio de habitación | Estudiante en calidad de residente |
El estudiante en calidad de residente podrá solicitar a la Oficina de Bienestar Universitario por medio de carta motivada el cambio de habitación al correo bienestar.residencias@ucaldas.edu.co
Para autorizar el cambio, la Oficina de Bienestar realizará verificación del estado de la habitación y bienes inmuebles asignados anteriormente, y realizará entrega de la nueva habitación por medio del acta de renovación. Tiempo: Cuando sea requerido Registro(Acta de renovación para cambio de habitación) |
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7 | Realizar entrega de la habitación y/o espacio y bienes inmuebles por perdida de la calidad de residente. | Profesional Universitario área de promoción socioeconómica, Estudiante residente |
El estudiante que pierde su calidad de residente deberá entregar la habitación y bienes inmuebles asignados como consta en el acta de compromiso y acta de inventarios en el momento de la adjudicación. Asimismo, deberá hacer la entrega de la habitación pintada de color blanco y las llaves de la misma.
Las condiciones de la entrega pueden variar, teniendo en cuenta si son habitaciones individuales o compartidas. Tiempo: Cuando el estudiante pierde su calidad de residente |
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8 | Emitir Paz y Salvo | Profesional Universitario área de promoción socioeconómica |
Una vez verificado la entrega de la habitación, bienes inmuebles asignados y las condiciones y estado de los mismos por parte del estudiante que pierde su calidad de residente, la oficina de Bienestar Universitario, emitirá un concepto de Paz y Salvo a la Oficina de Registro Académico para que se adelanten las acciones pertinentes por parte de esta dependencia.
Tiempo: Cuando el estudiante pierde su calidad de residente Ver Registro(Formato certificación paz y salvo residencias estudiantiles universitarias) |
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9 | Cerrar expediente | Profesional Universitario área de promoción socioeconómica |
La Oficina de Bienestar Universitario dará cierre al expediente y proceso del estudiante cuando éste haya cumplido a cabalidad con los requisitos de entrega de la habitación o espacio asignado como de los bienes inmuebles asignados.
Tiempo: Cuando el estudiante pierde su calidad de residente |
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10 | Reportar estudiantes residentes que no cumplieron con los requisitos de entrega | Profesional Universitario área de promoción socioeconómica |
La Oficina de Bienestar Universitario reportará mediante correo electrónico a la Oficina de Registro Académico frente al estudiante que no cumplió con los requisitos de entrega de la habitación y bienes inmuebles asignados para que se adelanten las acciones pertinentes al caso y la situación presentada.
Tiempo: Cuando el estudiante pierde su calidad de residente |
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11 | Realizar seguimiento al establecimiento de compromisos frente al incumplimiento de requisitos de entrega | Profesional Universitario área de promoción socioeconómica, estudiante que pierde su calidad de residente y representantes de casa |
El profesional adscrito a la Oficina de Bienestar Universitario realizará seguimiento al estudiante que no cumplió con requisitos de entrega, estableciendo tiempos de entrega, forma y modo, para la emisión del paz y salvo. De hacer caso omiso a estas condiciones, el profesional universitario remitirá el caso a la oficina de Secretaría General para que se adelanten las acciones a que haya lugar.
Tiempo: Cuando el estudiante pierde su calidad de residente |
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12 | Fin. |
REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
Acta de renovación para cambio de habitación | DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO | - | - |
Formato certificación paz y salvo residencias estudiantiles universitarias | DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO | R-3355-I-BN-973 | - |
Formato de acta de constancia y compromiso residencias estudiantiles universitarias | DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO | R-3353-I-BN-973 | - |
Formato inventario inicial residencias estudiantiles universitarias | DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO | R-3354-I-BN-973 | - |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | - RECTORÍA |
HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
2 | Se incorporan formatos para descarga del usuario. | 2024-07-17 |
1 | Versión inicial | 2024-06-14 |
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