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INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA, VERIFICACIÓN Y EMISIÓN DE PAZ Y SALVO DE LAS HABITACIONES Y BIENES INMUEBLES EN RESIDENCIAS ESTUDIANTILES

Código: I-BN-973
Versión: 2
Emisión: 2024-07-17

PROCESO BIENESTAR

OBJETIVO
Definir las acciones a emprender cuando la Oficina de Bienestar Universitario realice la verificación de entrega de habitación o espacio adjudicado a estudiantes residentes como también los bienes inmuebles de propiedad de la Universidad entregados para su uso. La entrega de la habitación y bienes inmuebles, se lleva a cabo, cuando el estudiante pierde su calidad de residente; garantizando con ello, la protección y preservación de bienes públicos de la Universidad de Caldas, así como el uso posterior por parte de los nuevos adjudicados.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

El instructivo pretende dotar a la institución, específicamente a la Oficina de Bienestar Universitario y el Comité de Adjudicaciones, de una herramienta que avale el procedimiento de entrega de habitación o espacio y los bienes inmuebles de propiedad de la Universidad asignados a los estudiantes residentes, quien por diversas razones, ha perdido su calidad de residente, y como tal, deben estar a Paz y Salvo con la Universidad de Caldas por concepto de bienes inmuebles facilitados durante su permanencia en el programa de Residencias Estudiantiles de la Universidad de Caldas.

En razón de lo anterior, todo residente, al momento de adquirir su calidad, le es adjudicado, mediante Acta de Compromiso, previo sorteo, la habitación o espacio (residencias masculinas y/o residencias femeninas) como también los bienes inmuebles de propiedad de la Universidad entregados al estudiante, de los cuales gozará, según el tiempo de proyección de permanencia.

Todo residente recibe un inventario y un espacio, el cual deberá cuidar, preservar, conservar al gozar de su calidad de residente.

Los criterios para la adjudicación de residencias se encuentran establecidos en el Acuerdo 014 de 2017. 

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Realizar convocatoria para seleccionar a los residentes Profesional Universitario área de promoción socioeconómica El área de promoción socioeconómica adscrita a la Oficina de Bienestar Universitario realiza el proceso de convocatoria para la adjudicación de nuevos cupos en el programa de Residencias Estudiantiles de la Universidad de Caldas.

Tiempo: Semestral.
3 Asignar espacio al estudiante residente Profesional Universitario área de promoción socioeconómica Una vez el estudiante ingrese al programa de Residencias Estudiantiles surtiendo el proceso de selección, se le asigna un espacio o habitación. Dicha asignación inicial se realiza a través de sorteo entre los postulados que culminaron exitosamente el proceso de selección.

El sorteo se realiza teniendo en cuenta las habitaciones disponibles en el momento de la adjudicación y los criterios de adjudicación establecidos en el Acuerdo 014 de 2017.

La Oficina de Bienestar realiza entrega de bienes inmuebles al estudiante residente posterior a la asignación del espacio, para lo cual se elabora acta de compromiso e inventario del espacio y los bienes y se procede a su firma entre las partes involucradas.

Tiempo: De acuerdo con lo establecido en la convocatoria.

Ver Registro(Formato de acta de constancia y compromiso residencias estudiantiles universitarias)
4 Asignar bienes inmuebles a los estudiantes residentes Profesional Universitario área de promoción socioeconómica, nuevo residente adjudicado y representantes de casa. La Oficina de Bienestar realiza entrega de bienes inmuebles al estudiante residente posterior a la asignación del espacio, para lo cual se elabora inventario inicial en el formato anexo a este paso.

Los bienes inmuebles entregados por medio de inventario pueden variar de acuerdo con las revisiones y análisis realizados desde la Oficina de Bienestar Universitario, especificaciones que quedarán descritas en el acta de compromiso y acta de inventario residencias estudiantiles.

Tiempo: Permanente

Ver Registro(Formato inventario inicial residencias estudiantiles universitarias)
5 Realizar custodia de bienes y espacio entregado y habitado por el estudiante que adquiere su calidad de residente Estudiante en calidad de residente El estudiante en calidad de residente será responsable del buen uso y custodia del espacio habitado (zonas comunes y no comunes) y bienes inmuebles entregados bajo acta como también los bienes inmuebles de uso general.

De generar daños en la infraestructura, bienes inmuebles y/o pérdida de los mismos, deberá informar de manera inmediata del hecho al Profesional universitario encargado de residencias universitarias y al representante de la casa, para que, posterior a análisis, responda por ello de acuerdo con las indicaciones establecidas desde la Oficina de Bienestar Universitario con el acompañamiento del Grupo Interno de Servicios Generales.

Tiempo: Permanente
6 Solicitar autorización para cambio de habitación Estudiante en calidad de residente El estudiante en calidad de residente podrá solicitar a la Oficina de Bienestar Universitario por medio de carta motivada el cambio de habitación al correo bienestar.residencias@ucaldas.edu.co


Para autorizar el cambio, la Oficina de Bienestar realizará verificación del estado de la habitación y bienes inmuebles asignados anteriormente, y realizará entrega de la nueva habitación por medio del acta de renovación.

Tiempo: Cuando sea requerido

Registro(Acta de renovación para cambio de habitación)
7 Realizar entrega de la habitación y/o espacio y bienes inmuebles por perdida de la calidad de residente. Profesional Universitario área de promoción socioeconómica, Estudiante residente El estudiante que pierde su calidad de residente deberá entregar la habitación y bienes inmuebles asignados como consta en el acta de compromiso y acta de inventarios en el momento de la adjudicación. Asimismo, deberá hacer la entrega de la habitación pintada de color blanco y las llaves de la misma.

Las condiciones de la entrega pueden variar, teniendo en cuenta si son habitaciones individuales o compartidas.

Tiempo: Cuando el estudiante pierde su calidad de residente
8 Emitir Paz y Salvo Profesional Universitario área de promoción socioeconómica Una vez verificado la entrega de la habitación, bienes inmuebles asignados y las condiciones y estado de los mismos por parte del estudiante que pierde su calidad de residente, la oficina de Bienestar Universitario, emitirá un concepto de Paz y Salvo a la Oficina de Registro Académico para que se adelanten las acciones pertinentes por parte de esta dependencia.

Tiempo: Cuando el estudiante pierde su calidad de residente

Ver Registro(Formato certificación paz y salvo residencias estudiantiles universitarias)
9 Cerrar expediente Profesional Universitario área de promoción socioeconómica La Oficina de Bienestar Universitario dará cierre al expediente y proceso del estudiante cuando éste haya cumplido a cabalidad con los requisitos de entrega de la habitación o espacio asignado como de los bienes inmuebles asignados.

Tiempo: Cuando el estudiante pierde su calidad de residente
10 Reportar estudiantes residentes que no cumplieron con los requisitos de entrega Profesional Universitario área de promoción socioeconómica La Oficina de Bienestar Universitario reportará mediante correo electrónico a la Oficina de Registro Académico frente al estudiante que no cumplió con los requisitos de entrega de la habitación y bienes inmuebles asignados para que se adelanten las acciones pertinentes al caso y la situación presentada.

Tiempo: Cuando el estudiante pierde su calidad de residente
11 Realizar seguimiento al establecimiento de compromisos frente al incumplimiento de requisitos de entrega Profesional Universitario área de promoción socioeconómica, estudiante que pierde su calidad de residente y representantes de casa El profesional adscrito a la Oficina de Bienestar Universitario realizará seguimiento al estudiante que no cumplió con requisitos de entrega, estableciendo tiempos de entrega, forma y modo, para la emisión del paz y salvo. De hacer caso omiso a estas condiciones, el profesional universitario remitirá el caso a la oficina de Secretaría General para que se adelanten las acciones a que haya lugar.

Tiempo: Cuando el estudiante pierde su calidad de residente
12 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Acta de renovación para cambio de habitación
DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO
--
Formato certificación paz y salvo residencias estudiantiles universitarias
DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO
R-3355-I-BN-973-
Formato de acta de constancia y compromiso residencias estudiantiles universitarias
DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO
R-3353-I-BN-973-
Formato inventario inicial residencias estudiantiles universitarias
DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO
R-3354-I-BN-973-


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS - RECTORÍA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
2Se incorporan formatos para descarga del usuario. 2024-07-17
1Versión inicial2024-06-14



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