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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Código: P-MM-105
Versión: 8
Emisión: 2020-04-29

PROCESO MEDICIóN, ANáLISIS Y MEJORA

OBJETIVO
Definir las etapas para el desarrollo y ejecución de las reuniones de Revisión por la Alta Dirección como escenario para realizar seguimiento al Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas, de modo que se pueda examinar el desempeño del sistema y la conformidad con los requisitos establecidos en las normas de referencia.

ALCANCE
Este procedimiento aplica para la alta dirección y en general todos los líderes de procesos y comprende desde la definición de las condiciones generales y entradas para la revisión, el análisis de datos, la definición y compromiso de acciones, hasta la evaluación y seguimiento de las decisiones y acciones surgidas de la misma, incluyendo los registros correspondientes que dan evidencia de su ejecución.

RESPONSABLES

 

RECTOR DE LA UNIVERSIDAD LIDERAR LA REUNIÓN Y CON EL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN: Asegurar que las entradas de revisión por la dirección se planifican y analizan estableciendo para ellas acciones sobre decisiones de índole estratégica y que redundan en el mantenimiento y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión. Así mismo, monitorear el cumplimiento de los compromisos.
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN: Garantizar que se proveen y disponen todas las entradas y recursos de información para la ejecución de la revisión por la dirección, conservando las responsabilidades en el suministro de la información de los líderes
LÍDERES DE PROCESOS:  Suministrar la información requerida para las entradas de revisión según corresponda y participar en el desarrollo de la revisión propiciando los espacios de discusión, análisis y toma de decisiones. 

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS
MEJORA CONTINUA: (ISO 9000:2015, 3.3.2) Actividad recurrente para mejorar el desempeño
REVISIÓN:  Determinación de la conveniencia, adecuación o eficacia de un objeto para lograr unos objetivos establecidos. (ISO 9000:2015. 3.11.2). 
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. (ISO 9000:2015, 3.6.4)
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. (ISO 9000:2015. 3.6.4) Ausencia o desviación de uno o varios elementos del Sistema Integrado de Gestión, en relación con los requisitos especificados por las normas y los procedimientos de la Universidad de Caldas y que afecta de manera importante el cumplimiento de los objetivos. Las no conformidades pueden ser REALES, cuando ya se han materializado y POTENCIALES cuando aún no han ocurrido y significan un riesgo en la institución. 
CORRECCIÓN: Acción para eliminar una no conformidad (ISO 9000:2015, 3.12.3)
ACCIÓN CORRECTIVA: Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir. (ISO 9000:2015. 3.12.2)
ACCIÓN DE MEJORA:  Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño de los procesos de la Universidad.

 

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Son líderes de procesos, los funcionarios del nivel directivo que por su competencia, funciones y responsabilidad conducen a los procesos al cumplimiento de su misión y objetivos estratégicos. El equipo que participa en las reuniones de revisión por la alta dirección, esta constituido por los líderes de procesos y tiene como función el analisis de asuntos de toda índole en la institución y la toma de decisiones. 

INFORMACION MINIMA COMO ENTRADA O INSUMO PARA EL ANALISIS EN LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN SEGÚN LA NORMA ISO 9001:2015

1. El estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas

2. Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al Sistema de Gestión de la Calidad

3. La información sobre el desempeño y la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad: 

  • a. La satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes
  • b. El grado en que se han logrado los objetivos de calidad
  • c. El desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios
  • d. Las no conformidades y acciones correctivas
  • e. Los resultados de seguimiento y medición
  • f. Los resultados de las auditorías
  • g. El desempeño de los proveedores externos

4. La adecuación de los recursos

5. La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades.

6. Las oportunidades de mejora.

La información de entrada para la revisión debe prepararse con suficiente anticipación, preferiblemente con datos cuantitativos y gráficas estadísticas.

Para todas las entradas se evalúa el comportamiento obtenido frente al estado de conformidad establecido y en virtud de sus resultados, se formulan las acciones pertinentes.

El registro de la información analizada, las acciones a emprender, así como sus compromisos y responsabilidades, se consignan en el acta de revisión por la dirección al sistema integrado de gestión. Las acciones y decisiones producto de la revisión por la dirección pueden registrarse de tres formas diferentes:

  1. Como proyectos formulados en el marco del Plan de Desarrollo Institucional y Plan de Acción Institucional.
  2. Como acciones del plan de mejoramiento institucional diligenciadas en el Sistema de Planes de Mejoramiento
  3. Como compromisos o acciones por desarrollar registrados en el acta de revisión por la dirección. 

 En consideración a la información que deba incluir en la revisión, el Rector puede programar más de una sesión de trabajo con el propósito cubrir completamente el alcance de la misma. 

RESULTADOS ESPERADOS DE LA REVISION: 

Como mínimo el resultado de la revisión por la dirección debe contener: 

  1. La conclusión de la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión. 
  2. Conclusión documentada del análisis de la información de cada una de las entradas de la revisión por la dirección, asi como las acciones relacionadas con la mejora en la prestación de los servicios universitarios. 
  3. Definición de las necesidades de recursos para la implementación de las acciones y decisiones.

 

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Planificar contenido de la revisión por la dirección y preparar información pertinente. Líderes de procesos relacionados con las entradas a revisar, Representante de la Dirección, Coordinador Sistema Integrado de Gestión La preparación de la información es permanente y se da por la dinámica de operación de los procesos, no obstante, los resultados de las mediciones deben considerar un periodo de cierre cercano a la fecha de revisión. El Representante de la dirección revisa los resultados de los procesos en conjunto con los líderes como insumo para el informe de revisión por la dirección.

Tiempo: Permanente
3 Liderar y ejecutar la revisión por la dirección Rector, Representante de la Dirección, Coordinador Sistema Integrado de Gestión Se presentan los resultados de las entradas de revisión por la dirección ante el Rector y los líderes de los procesos, de acuerdo a metodología propuesta por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y se establecen las acciones a tomar para la mejora en los resultados.

Tiempo: El considerado por el Rector, el Representante de la Dirección y los líderes de proceso como necesario para analizar las entradas y comprometer acciones.

Registro(Acta de Revisión por la Dirección al Sistema Integrado de Gestión.)
4 Elaborar acta de Revisión por la Dirección Representante de la Dirección, Coordinador Sistema Integrado de Gestión Se consigna en el acta, tanto los informes como las conclusiones de su análisis, las acciones establecidas para la mejora de resultados, el mantenimiento y mejora continua del SIG. Se incorpora en el acta los compromisos de responsabilidad, recursos y términos de cumplimiento establecidos. Se acompaña a los funcionarios responsables de implementar las acciones en la formulación del acciones de mejoramiento que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento Institucional.

Las decisiones y acciones pueden ser tomadas tanto en el Equipo Directivo como en los análisis que trascienden al Consejo Superior.

TIEMPO: Permanente, posterior a la reunión realizada.

Registro(Acta de Revisión por la Dirección al Sistema Integrado de Gestión.)
5 Informar a la comunidad universitaria los resultados de la revisión por la dirección Rector, Representante de la Dirección, Coordinador Sistema Integrado de Gestión En la página web institucional y/o en la página del SIG, se presentarán los informes con cada una de las entradas de revisión por la dirección, al igual que su acta, para conocimiento público de la comunidad universitaria.

TIEMPO: Posterior a la reunión de revisión por la dirección con el Rector.

Registro(Publicaciones institucionales)
6 Realizar seguimiento al cumplimiento de las acciones Oficina Asesora de Planeación - Sistema Integrado de Gestión La Oficina Asesora de Planeación - Sistema Integrado de Gestión realiza seguimiento permanente a la implementación de las acciones derivadas de la revisión por la dirección en los planes de mejoramiento institucionales y acompaña a los líderes de proceso en el desarrollo de las mismas.

TIEMPO: Permanente.
7 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Acta de Revisión por la Dirección al Sistema Integrado de Gestión.
CONTROL INTERNO
-C1-OCI-001.2
Publicaciones institucionales
RECTORIA
-C-REC-003



ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
8Se actualiza el documento con el fin de hacer más expedita la revisión por la dirección de conformidad con la realidad institucional actual. 2020-04-29
7Modernización de la imagen del SIG. 2019-10-15
6Se actualiza el documento a las directrices establecidas en la norma ISO 9001:2015. 2019-03-07
5Actualización de versión.2015-01-20
4Se ajusta el objetivo del procedimiento y el alcance para que las reuniones de revisión por la alta dirección se desarrollen en sesiones y plenarias dedicadas exclusivamente a estos fines.

En el desarrollo del procedimiento se describe la participación del equipo directivo en el desarrollo de cada una de las entradas.		2012-10-26
3La revisión por la dirección y cada una sus entradas se incorporan a las agendas ordinarias del equipo directivo para que la revisión por la dirección no sea un ejercicio de control eventual al SIG, sinó una herramienta de permanente monitoreo de compromisos y toma de decisiones.

Se especifica que el registro de la información analizada, las acciones a emprender, así como sus compromisos y responsabilidades se consigna en el Acta de Revisión por la Dirección al Sistema Integrado de Gestión que para todos sus efectos se constituye en las actas del equipo directivo.

Se incluyen posibilidades adicionales de registro de las acciones y decisiones producto de la revisión por la dirección incorporando lo siguiente:

1. Como proyectos formulados en el marco del Plan de Desarrollo Institucional y Plan de Acción Institucional.
2. Como Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora (ACPM). siguiendo los parámetros establecidos en el (P-MM-7).
3. Como compromisos o acciones por desarrollar registrados en el acta de revisión por la dirección.

Se incluyen las acciones de definición de la agenda semanal y la comunicación de la misma a los líderes de procesos.

Se elimina el registro(Oficio de convocatoria a la reunión de revisión por la dirección al SIG.) por tratarse ya de sesiones ordinarias semanales del equipo directivo.

Se incluye actividad de seguimiento al cumplimiento a las acciones por medio de los mecanismos existentes en el SIG		2010-03-13
2Se precisa sobre las entradas obligatorias y las opcionales para ser analizadas en la revisión por la dirección, así como los resultados, en términos de conclusiones que se deben generar.

Se precisa la responsabilidad del Rector de informar los resultados de la revisión por la dirección al Consejo Superior.

Se incluyen las definiciones de requisito, no conformidad, oportunidad de mejora, corrección, acción correctiva, acción preventiva y acción de mejora.

Se estipula la frecuencia específica con la que se realiza la revisión por la dirección.

Se especifica la obligatoriedad en el análisis de las diez entradas que obliga la NTCGP1000:2004 en su requisito 5.6.2 y se dejan las demás como opcionales a tratar.

Se precisan los resultados mínimos que se deben documentar de la revisón por la dirección.

2009-08-14
1Versión inicial2008-10-20


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