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PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRAR LOS ARCHIVOS DE GESTION, CENTRAL E HISTORICO DE LA UNIVERSIDAD

Código: P-GD-103
Versión: 1
Emisión: 2008-10-22

PROCESO GESTIóN DOCUMENTAL

OBJETIVO
Establecer las directrices administrativas y técnicas que garantizan la conservación y uso del patrimonio documental de la Universidad de Caldas en cada una de las etapas del ciclo vital: archivos de gestión, archivo central y archivo histórico.

ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos de la Universidad e involucra todas las actividades comprendidas desde la generación de un registro, organización de los archivos de gestión con base en las tablas de retención y valoración documental, su transferencia y conservación en los archivos central e histórico.

RESPONSABLES
• Comité de Archivo (Acuerdo 07 de 1994 y Acuerdo 12 de 1995 del Archivo General de la Nación) • Secretario General – Administración de Documentos (Estatuto General) • Jefes de oficina (Acuerdo No. 042 de 2002 del Archivo General de la Nación) • Servidores Públicos (Ley 594 de 2000)

DEFINICIONES Y TÉRMINOS
Documento de Referencia: • Ley 594 de 2000 • Acuerdo 027 de 2006 del Archivo General de la Nación

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN
POLITICAS Y CONDICIONES GENERALES

1. FORMACIÓN DEL ARCHIVO

El archivo de la Universidad de Caldas se forma a través de las siguientes fases, en consideración al ciclo vital de los documentos:

Archivo de Gestión
Archivo Central
Archivo Histórico

1.1 ARCHIVO DE GESTION

En los archivos de gestión se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometido a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.

Cada unidad o dependencia de la Universidad debe mantener su archivo de gestión correctamente organizado, mediante la conformación de expedientes, de acuerdo con los criterios archivísticos que hacen parte integral de la Resolución de Rectoría 000523 de julio de 2004- Manual Archivo de Gestión.

Los jefes de las oficinas son los responsables de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, en virtud de lo establecido en el artículo 3 del Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación.

1.2 ARCHIVO CENTRAL

Es aquel archivo en el que se agrupan los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión de la Universidad, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

La Secretaría General es la responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia de los documentos en el archivo central.

1.3 ARCHIVO HISTORICO

Lo constituye aquella documentación que ha sido transferida desde el archivo central, la cual debe conservarse permanentemente dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.

La Secretaría General es la responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia de los documentos en el archivo histórico.

2. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Las Tablas de Retención Documental es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de la Universidad de Caldas, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

Son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico de la Universidad.

Su elaboración y aplicación obedece a lo establecido en el Artículo 24 de la Ley 594 de 2000, y su procedimiento está definido en el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación.

La Universidad de Caldas tiene adoptadas sus Tablas de Retención Documental mediante Resolución de Rectoría No. 00797 de 2003.

Las Tablas de Retención documental son susceptibles de modificación cuando surgen del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, éstas son evaluadas por el grupo de funcionarios adscritos a la Secretaría General y aprobadas por el Comité de Archivo de la Universidad.

3. TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Las Tablas de Valoración Documental son el resultado del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, valoración, disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

Este instrumento se constituye en una guía para la organización, selección y expurgo de los documentos y en la base de las transferencias definidas en el cronograma anual.

Su elaboración y aplicación obedece a lo establecido en el Acuerdo 02 de 2004 del Archivo General de la Nación.

4. TRANSFERENCIAS

La transferencia documental es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes; se adelantarán teniendo en cuenta los plazos allí estipulados y el cronograma lo establecerá la Secretaría General.

Todo ingreso de un documento al archivo central como primera transferencia se hace oficial mediante la entrega física de la documentación, la cual debe hacerse mediante el módulo de transferencias dispuesto en el Sistema de Información ADMIARCHI, dicho módulo permite ingresar sólo aquellas series establecidas en la Tabla de Retención Documental.

El acompañamiento y asesoría para la preparación de las transferencias se realiza por parte del grupo de funcionarios adscritos a la Secretaría General, quienes efectúan el cotejo respectivo, verificando la concordancia entre lo relacionado en el inventario (ADMIARCHI) con la documentación física entregada. En caso de existir inconsistencias, se informa a la respectiva dependencia para que se efectúen los ajustes necesarios.

Una vez realizadas las correcciones, la respectiva dependencia cuenta con un término máximo de cinco (5) días hábiles para solicitar de nuevo la verificación.

En los procedimientos de transferencia de documentos, se considerarán todas las medidas que garanticen la conservación del material, tales como, la manipulación, embalaje y transporte y todas aquellas que eviten la contaminación y propagación de factores nocivos.

Las transferencias secundarias son aquellas que se realizan del archivo central al histórico, y tienen como fin garantizar la protección de los documentos con valor social (cultural e histórico), más allá de las necesidades de la Universidad de conservarlos.

Para la transferencia secundaria se tienen en cuenta las tablas de retención y valoración documental, en las cuales se prevé la disposición final que han de tener los documentos: conservación total o parcial (si es parcial estará sometida a selección representativa o aleatoria), microfilmación o eliminación; el inventario de las series documentales a transferir y la respectiva acta de entrega, así como la autorización del Comité de Archivo para ejecutar la disposición final.

5. CONSULTAS

Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos del archivo de la Universidad de Caldas en los términos previstos en el artículo 74 de la Constitución Política. Los archivos garantizan el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y la ley.

Los usuarios internos pueden acceder a los documentos exhibiendo el carné vigente que los acredite como miembros del estamento docente, administrativo o estudiantil de la Universidad. Para los usuarios externos, es cualquier otro documento válido de identificación, acompañado de la respectiva solicitud indicando el objeto de la consulta. Todos los usuarios que visiten los archivos diligencian los instrumentos de control y estadística de consulta establecidos.

El servicio de consulta es atendido por los funcionarios designados por la Secretaría General, quienes reintegran el mismo día a su ubicación en el archivo, la totalidad de documentos consultados.

El acceso a los documentos es personal e intransferible y se lleva a cabo mediante consulta gratuita en las instalaciones de la Secretaría General, o mediante la entrega de fotocopias, cuyo valor es sufragado por el solicitante.

6. CONSERVACION

Medidas tomadas para asegurar la integridad de los documentos desde el momento de su producción, procurando detener y corregir los deterioros manifiestos

La conservación preventiva tiene especial importancia al permitir el adecuado mantenimiento documental, se contemplan manejos administrativos y archivísticos, uso de materiales, sistemas de almacenamiento y unidades de conservación adecuados, aplicándose mantenimiento periódico y una conveniente manipulación.

El grupo de funcionarios adscrito a la Secretaría General, bajo la coordinación del Comité de Archivo adopta las estrategias técnicas y materiales que garanticen la conservación y seguridad de la documentación, en relación con los sistemas de almacenamiento, depósito y unidades de conservación, y lo comunica a la unidad de compras para efectos de su adquisición y disposición en los archivos de la Universidad.

7. DEPURACIÓN Y ELIMINACION

La depuración es una operación mediante la cual se retiran de la unidad documental, los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios; se efectúa en los archivos de gestión por parte del personal de la oficina productora de la documentación, con el visto bueno del coordinador o jefe de la oficina.

La eliminación de documentos debe ser el resultado de la valoración apoyada en el ciclo vital de los mismos y el funcionamiento de la Universidad.

Los documentos inactivos, aquellos que han agotado su vigencia administrativa y que han sido señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las tablas de retención documental.

La eliminación es primaria cuando se realiza en los archivos de gestión respecto a las series y a las subseries que no deban transferirse al archivo central, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y su responsabilidad corresponde al jefe de la oficina productora, quien levanta acta e informa por conducto del Profesional Universitario adscrito a la Secretaría General al comité de archivo de la entidad sobre las eliminaciones proyectadas. No podrá realizarse eliminación primaria sobre documentación hasta que la misma haya agotado su tiempo de retención en Archivo de Gestión.

La eliminación física secundaria de documentos en los archivos centrales se realiza respecto de los documentos que no adquieren valor permanente y sólo podrá realizarse por el Profesional Universitario adscrito a la Secretaría General, una vez se haya agotado su tiempo de retención en dicha fase, para lo cual debe realizarse un registro en el acta respectiva y contarse con previa autorización del Comité de Archivo de la Universidad; sólo podrá realizarse una vez la documentación haya agotado su tiempo de retención en la fase de Archivo Central

Con el fin de preservar el medio ambiente la eliminación de documentos se efectuará por medio de picado.

8. COMITÉ DE ARCHIVO

La Universidad de Caldas establece mediante Resolución de Rectoría 00746 de 2003 el Comité de Archivo, órgano asesor responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la Institución.

Está integrado por el Rector quien lo presidirá, el Vicerrector Administrativo, el Secretario General, el Jefe de Control Interno, el jefe de Planeación, o sus delegados, el jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarán y el Jefe de Administración de Documentos, quien actuará como secretario del Comité, podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes.

9. DIGITALIZACIÓN

Es el proceso de transformación del soporte papel al soporte digital, con el fin de facilitar la difusión y accesibilidad a los documentos, y preservar y conservar los mismos.

A través de Admiarchi se cuenta con una opción que facilita la búsqueda de actas y actos administrativos de los Consejos Superior y Académico y de Rectoría.

Se ofrece con esta alternativa facilidad, comodidad y rapidez de acceso a documentos de alta consulta por parte de usuarios internos y externos, se obtienen reproducciones rápidas, evitando la manipulación de originales, favoreciendo la preservación y conservación.

10. MICROFILMACIÓN

Es una técnica fotográfica que permite preservar la información contenida en soporte papel, así como la seguridad de aquellos documentos que por alguna razón se consideran de incalculable valor, así mismo permite descongestionar los depósitos de archivo.

Mediante este mecanismo, los usuarios internos y externos pueden acceder a la información, sin tener que manipular los documentos originales y provocar sobre ellos posibles deterioros.

Las Tablas de Retención Documental y de Valoración Documental, son los instrumentos que indican qué documentos deben ser microfilmados en la Universidad, teniendo en cuenta la necesidad de conservación y preservación de la información de acuerdo con su valor.

11. RECURSOS INFORMÁTICOS DE APOYO

El software de Administración de Archivos ADMIARCHI4 considera en su operación las normas técnicas establecidas en la Ley 594 de 2000 y en los Acuerdos 060 de 2000 y 042 de 2002 del AGN. Tiene como propósito facilitar el proceso de descripción de unidades del archivo central, de gestión, y de actos administrativos.

Para la consulta se dispone de una herramienta de filtro de datos, la cual permite al usuario determinar el alcance y criterio de la búsqueda, obteniendo así ágilmente la localización de la información consultada.

Controla los préstamos en archivo central, gestión y actos; registrando usuarios contribuyendo a garantizar la recuperación de documentos entregados, permite trasladar información del archivo de gestión al archivo central y del archivo central al histórico.

Facilita la aplicación de las tablas de retención asociando a los clasificadores los tiempos y disposiciones recomendadas en cada instancia.

El flujo de las comunicaciones oficiales puede registrarse y controlarse por cada dependencia y mensajero interno, una vez han sido radicadas en este módulo.


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 INICIO    
2 Elabora las tablas de retención documental y las envía para aprobación al Archivo General de la Nación. Comité de Archivo, Profesional Universitario Secretaría General Las tablas de retención documental son aprobadas por única vez por el AGN y sus modificaciones por el comité de archivo de la Universidad.
3 Actualiza la tabla de retención documental. Profesional Universitario Secretaría General, Jefe del archivo de gestión Las modificaciones de las TRD surgen del seguimiento o de la solicitud de la dependencia u oficina. Estas son evaluadas por Administración de Documentos y aprobadas por el Comité de Archivo de la Universidad.

4 Identifica y clasifica los documentos por series. Funcionario encargado de cada archivo de gestión. Tiempo:
Permanentemente
5 Ordena los expedientes de acuerdo con el criterio que corresponda Funcionario encargado de cada archivo de gestión Se organiza de acuerdo a las series y subseries establecidas en la tabla de retención documental.

Tiempo:
Permanentemente
6 Identifica, marca y rotula las carpetas. Funcionario encargado de cada archivo de gestión Foliar de acuerdo a lo establecido en el Manual de Archivo de Gestión para facilitar la consulta y control.
7 Registra los expedientes en el software Admiarchi. Funcionario encargado de cada archivo de gestión El inventario se registra a través de Admiarchi, facilitando con ello la consulta en el archivo de gestión.
8 Ubica físicamente los expedientes en los archivadores. Funcionario encargado de cada archivo de gestión La ubicación debe permitir la incorporación y consulta de documentos.
9 Solicita y consulta documentos. Solicitante (cualquier persona) Cualquier persona puede solicitar la consulta de documentos de los archivos de gestión, central e histórico, en virtud de lo establecido por la constitución y la ley.

Tiempo:
Permanentemente
10 Recepciona la solicitud y tramita la consulta y préstamo de documentos. Funcionario encargado de cada archivo de gestión, del central y del histórico Se debe verificar que la información solicitada no tenga caracter de reserva según lo establecido por la constitución y la ley.

Se registran en Admiarchi los datos descriptivos del documento y del solicitante. Este registro puede imprimirse para controlar el préstamo a través de la firma del solicitante.
11 Registra la consulta, ubica y registra el documento devuelto por el solicitante Funcionario encargado de cada archivo de gestión, del central y del histórico Se regista la devolución del documento a través de Admiarchi y se ubica físicamente en el expediente respectivo.
12 Elabora y aprueba cronograma de transferencia primaria. Profesional Universitario Secretaría General El cronograma se envía por correo electrónico a cada uno de los funcionarios encargados del archivo de gestión.

13 Selecciona los expedientes que deben transferirse al archivo central. Funcionario encargado de cada archivo de gestión La selección de los expedientes a transferir, se realiza acorde a lo establecido en la tabla de retención documental.

Se tiene en cuenta el cronograma de transferencias establecido.

Tiempo:
Acorde al cronograma de transferencias
14 Depura los documentos que no tienen valores ni primarios ni secundarios. Funcionario encargado de cada archivo de gestión. El coordinador o jefe de la dependencia responsable del archivo de gestión, da el visto bueno para la depuración de los documentos.
15 Realiza la eliminación física primaria de los documentos en los archivos de gestión. Funcionario encargado de cada archivo de gestión. El jefe la oficina o dependencia, suscribe un acta e informa por conducto del Profesional Universitario de Administración de Documentos al Comité de Archivo sobre las eliminaciones, dando con esto el aval a la eliminación.
16 Informa y remite físicamente los expedientes a Administración de Documentos. Funcionario encargado de cada archivo de gestión  
17 Verifica que la información registrada en Admiarchi y la documentación física entregada sea concordante. Operario Calificado Secretaría General (Archivo Central)  
18 Informa sobre las inconsistencias detectadas. Operario Calificado Secretaría General (Archivo Central) Devuelve los expedientes, en caso de encontrar inconsistencias de estos frente a la tabla de retención.

El encargado del archivo de gestión cuenta con 5 días hábiles posteriores al reporte de la inconsistencia por parte del responsable del archivo central para realizar los ajustes y solicitar de nuevo la verificación.

Regresa al paso 11.
19 Acepta la transferencia primaria. Operario Calificado Secretaría General (Archivo Central) En Admiarchi se acepta la transferencia primaria y se informa por correo electrónico al funcionario encargado de cada archivo de gestión.
20 Consigna los datos de identificación en el expediente transferido (signatura) y los ubica físicamente en el archivo central. Operario Calificado Secretaría General (Archivo Central) El registro se efectúa automáticamente en el archivo central, cuando se acepta la transferencia a través de Admiarchi.
21 Planifica y ejecuta acciones orientadas a la conservación preventiva y correctiva de los documentos Profesional Universitario Secretaría General En consideración a los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación y al Comité de Archivo de la Universidad se establecen las acciones a implementar.

Tiempo:
Permanentemente
22 Elabora las tablas de valoración documental y las envía para aprobación al Archivo General de la Nación. Comité de Archivo, Profesional Universitario Secretaría General Las tablas de valoración documental permiten la organización de fondos acumulados, son aprobadas por única vez por el AGN y sus modificaciones por el comité de archivo de la Universidad.

Ver Registro(Formato para Tabla de Valoración Documental)
23 Aplica las tablas de valoración y de retención documental. Operario Calificado Secretaría General (Archivo Central) En consideración a la información consignada en las tablas, se procede a la disposición final de los documentos. Se realiza el registro correspondiente en Admiarchi.

Tiempo:
En consideración a lo establecido en las tablas de valoración

El registro se efectúa automáticamente en el archivo histórico a través de Admiarchi.

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Formato para Tabla de Retención Documental
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
R-587-P-GD-103F-SEG-024
Formato para Tabla de Valoración Documental
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
R-589-P-GD-103ASUNTO
Formato para acta de eliminación física primaria de documentos
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
R-592-P-GD-103F-SEG-001.3



ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL UNIVERSITARIO - DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO JEFE DE OFICINA - DEPARTAMENTO DE SISTEMAS E INFORMÁTICA SECRETARIO GENERAL - DEPARTAMENTO DE SISTEMAS E INFORMÁTICA


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