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PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRAR LOS ARCHIVOS DE GESTION, CENTRAL E HISTORICO DE LA UNIVERSIDAD |
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PROCESO | GESTIóN DOCUMENTAL |
OBJETIVO |
Establecer las directrices administrativas y técnicas que garantizan la conservación y uso del patrimonio documental de la Universidad de Caldas en cada una de las etapas del ciclo vital: archivos de gestión, archivo central y archivo histórico. |
ALCANCE |
Este procedimiento aplica a todos los procesos de la Universidad e involucra todas las actividades comprendidas desde la generación de un registro, organización de los archivos de gestión con base en las tablas de retención y valoración documental, su transferencia y conservación en los archivos central e histórico. |
RESPONSABLES | ||||||||
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DEFINICIONES Y TÉRMINOS | ||||||||
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POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio | ||||
2 | Elabora y/o modifica la Tabla de Retención Documental y la presenta al AGN y/o Comité de Archivo para su aprobación. | Coordinador de Grupo. Secretaría General |
La Tabla de Retención Documental es aprobada por única vez por el AGN y las modificaciones posteriores que surjan por cambios estructurales de la institución las aprueba el Comité de Archivo de la Universidad.
Tiempo: No aplica Ver Registro(Formato para Tabla de Retención Documental) |
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3 | Abre expedientes en el software Admiarchi. | Funcionario encargado de cada Archivo de Gestión. |
Al inicio de cada año, ingresa a Admiarchi y crea los expedientes de la TRD y/o asuntos.
Tiempo: Una vez al año. |
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4 | Identifica y clasifica los documentos por series, subseries y/o asuntos. | Funcionario encargado de cada archivo de gestión. |
Teniendo en cuenta la TRD en los archivos de gestión se conforman los expedientes.
Tiempo: Permanente |
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5 | Incluir y/o excluir series y subseries de las tablas de retención documental. | Comité de archivo |
En caso de requerirse modificación, inclusión o exclusión de series y/o subseries de las tablas de retención documental, el funcionario encargado del archivo de gestión realiza la solicitud en el formato establecido en el registro.
Posterior a esto, el Líder de Grupo interno valida la pertinencia de la solicitud y decide si es factible de realizarse, para presentarlo ante el Comité de Archivo para su aprobación. Una vez aprobado en el comité, se envía la solicitud al AGN para finalmente incluir o excluir las series solicitadas. Tiempo: Permanente Ver Registro(Formato solicitud de inclusión, exclusión o cambio de series o subseries de la TRD) |
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6 | Ordena los expedientes teniendo en cuenta los principios archivísticos. | Funcionario encargado de cada archivo de gestión |
Organiza los documentos conservando el principio de procedencia y orden original.
Tiempo: Permanente |
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7 | Rotula las carpetas. | Funcionario encargado de cada archivo de gestión |
Elabora las caratulas de los expedientes describiendo: Sección, Subsección, Serie, Subserie, No. de Expediente, No. de Folios, Fechas Extremas.
Tiempo: Permanente Ver Registro(Formato marcación de expedientes) |
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8 | Creación y apertura de los expedientes. | Funcionario encargado de cada archivo de gestión |
Una vez organizado el expediente de acuerdo al Manual de Archivo de Gestión, se procede a la elaboración de su hoja de control. El formato hoja de control aplica para todos los expedientes.
Tiempo: Permanente Ver Registro(Formato hoja control expedientes) |
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9 | Ubica físicamente los expedientes en los archivadores. | Funcionario encargado de cada archivo de gestión |
En el archivador o folderama, ubica los expedientes organizados de acuerdo al orden de la TRD y elabora inventario, el cual se fija en la parte exterior para la consulta posterior del expediente.
Tiempo: permanente |
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10 | Transferencia de los archivos al Central e Histórico. | Funcionario encargado de cada archivo de gestión |
Anualmente de acuerdo al cronograma se transfieren los expedientes que hayan cumplido el ciclo en los archivos de gestión.
Tiempo: De acuerdo al Cronograma establecido por Administración de Documentos. Ver Registro(Formato para realizar inventario documental en los archivos) |
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11 | Eliminación Documental | Funcionario encargado de cada archivo de gestión. |
Realiza la eliminación física de os expedientes que en el procedimiento de la TRD y TVD indique y de los asuntos que hayan perdido su valor primario. Deberá constar en Actas de Eliminación, indicando los nombres de las series y de los expedientes, fechas, folios y justificación de la eliminación y firmada por los funcionarios autorizados.
Tiempo: Acorde al cronograma de transferencias. Ver Registro(Formato para acta de eliminación física primaria de documentos ) |
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12 | Recibe los archivos transferidos de las Unidades Productoras. | Funcionario encargado del Archivo Central. |
Verifica que la información registrada en el formato de transferencias y la documentación física entregada sea concordante.
Tiempo: Acorde al cronograma de transferencias. |
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13 | Informa sobre las inconsistencias detectadas en las transferencias. | Funcionario encargado del Archivo Central. |
Devuelve los expedientes cuando se encuentren inconsistencias con relación a la Tabla de Retención Documental.
El encargado del Archivo de Gestión cuenta con 5 días hábiles posteriores al reporte de la inconsistencia para realizar los ajustes y solicitar de nuevo la verificación. Tiempo: Acorde al cronograma de transferencias. |
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14 | Acepta la transferencia y consigna los datos de identificación del expediente transferido y los ubica físicamente en el Archivo Central. | Funcionario encargado del Archivo Central. |
Acepta la transferencia primaria, ingresa información al sistema ADMIARCHI, asigna No. de Unidad de conservación y reenvía formato a la unidad productora con la signatura correspondiente.
Tiempo: Acorde al cronograma de transferencias Registro(Registro en AdmiArchi) |
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15 | Planifica y ejecuta acciones orientadas a la conservación preventiva y correctiva de los documentos. | Coordinador de Grupo. Secretaría General. |
En consideración a los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación y el Comité de Archivo de la Universidad se establecen las acciones a implementar.
Así mismo, se diseña formato para el control de temperatura y humedad relativa en el Archivo Central e Histórico. Tiempo: Permanente Ver Registro(FORMATO PARA CONTROL DE LA TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA ARCHIVO CENTRAL) |
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16 | Consulta de Documentos. | Solicita cualquier persona. |
Cualquier persona puede consultar y solicitar préstamos de los documentos de los archivos de Gestión, Central e Histórico, en virtud de lo establecido por la Constitución y la Ley.
Tiempo: permanente Ver Registro(Formato para el control de préstamo de documentos en el archivo de gestión central e histórico ) |
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17 | Recepción, solicitud y tramitar la consulta y préstamo de documentos. | Funcionarios encargados de los archivos de Gestión, Central e Histórico. |
Tener en cuenta la reserva legal del documento de acuerdo con la norma establecida al respecto.
El usuario realiza consulta en el Archivo Central, ingresando al sistema admiarchi por el ícono CONSULTAR/CENTRAL, si conoce la signatura la digita y da click en pantalla, luego click en solicitar y enter en si. Inmediatamente llega correo electrónico al encargado del Archivo. Consulta en el Archivo de Gestión: El funcionario encargado del archivo de gestión ingresa al sistema admiarchi y en el ícono PRÉSTAMO GESTIÓN elabora el registro del préstamo. Tiempo: Inmediatamente se hace la solicitud. Registro(Registro en AdmiArchi) |
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18 | Registra la consulta, ubica y registra el documento devuelto por el solicitante. | Funcionarios encargados de los Archivos de Gestión, Central e Histórico. |
Se registra la devolución del documento en el sistema Admiarchi y se ubica físicamente en el expediente respectivo.
Tiempo: permanente Registro(Registro en AdmiArchi) |
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19 | Elabora las Tablas de Valoración Documental y las envía para aprobación al Comité de Archivo y al AGN. | Coordinador de Grupo. Secretaría General. |
La Tabla de Valoración Documental “Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final".
Aprobada por el Comité de Archivo de la Universidad y AGN. Tiempo: No aplica. Ver Registro(Formato para Tabla de Valoración Documental) |
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20 | Aplica las Tablas de Valoración y Retención Documental. | Funcionario encargado del Archivo Central. Secretaría General. |
En consideración a la información consignada en las tablas, se procede a su aplicación teniendo en cuenta la disposición final de los documentos.
Se diligencia el Acta de eliminación de los documentos. Tiempo: En consideración a lo establecido en las Tablas de Valoración y Retención. Ver Registro(Formato para acta de eliminación física primaria de documentos ) |
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21 | Entrega de Archivos de Gestión por dejación del cargo. | Funcionario de la Universidad. |
En el momento de dejación del cargo por traslado o desvinculación, se entregará o recibirá según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados en presencia del Coordinador de Grupo de Administración de Documentos o de quien delegue.
Acuerdo 038 de septiembre 20 del 2002. Archivo General de la Nación. Tiempo: Cada vez que haya dejación del cargo. Ver Registro(Formato Acta de entrega Archivos de Gestión) |
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22 | Fin. |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | SECRETARIO GENERAL - SECRETARÍA GENERAL |
HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
15 | Se requiere modificar formato del paso 8. | 2024-03-19 |
14 | Se ingresa el formato para la modificación, inclusión o exclusión de series y subseries de las TRD, se elimina la Resolución No. 063 del 2015, y se incluye la Resolución No. 0216 del 2022 “Por medio de la cual se modifica el Comité Interno de Archivo de la Universidad de Caldas | 2022-12-14 |
13 | Se incorpora en el paso 6 del flujograma el formato para la marcación de expedientes. | 2021-05-13 |
12 | Actualizar formato hoja control de expedientes. | 2020-03-02 |
11 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-17 |
10 | Se modifica el formato del paso 2 del procedimiento. | 2019-05-14 |
9 | 04-04-208 - Se incluye formato hoja de control de expedientes para actas, acuerdos, resoluciones y contratos. 09-04-2018 - Se elimina toda la normatividad externa y en la normatividad interna se elimina la Resolución No. 746 del 2003 y se incorpora la Resolución No. 0683 de 2015. | 2018-04-23 |
8 | SE MODIFICA EL FORMATO PARA CONTROL DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS ARCHIVO DE GESTIÓN CENTRAL E HISTÓRICO CÓDIGO: R-1138-P-GD-103 VERSIÓN 5. | 2018-01-30 |
7 | Se modifica el formato para el préstamo de documentos en el archivo central e histórico. | 2014-09-17 |
6 | Se realizan modificaciones al formato CODIGO: R-1138-P-GD-103 | 2014-09-17 |
5 | Cada inicio de vigencia se deberá transferir al Archivo Central los archivos que hayan cumplido su tiempo de permanencia en el archivo de gestión y según Tabla de Retención Documental. Tiempo: De acuerdo al Cronograma establecido por Administración de Documentos cada año. PASO 2: En Inicio: Elabora y/o modifica la Tabla de Retención Documental y la presenta al AGN y/o Comité de Archivo para su aprobación. En Descripción: Se cambia redacción. PASO3: ACTIVIDAD: Actualiza la tabla de retención documental. Se cambió por: Abre expedientes en el software Admiarchi. RESPONSABLE: Profesional Universitario Secretaría General, Jefe del archivo de gestión Se cambió por: Funcionario encargado de cada Archivo de Gestión. DESCRIPCIÓN: Las modificaciones de las TRD surgen del seguimiento o de la solicitud de la dependencia u oficina. Estas son evaluadas por Administración de Documentos y aprobadas por el Comité de Archivo de la Universidad. Se cambió por: Al inicio de cada año, ingresa a Admiarchi y crea los expedientes de la TRD y/o asuntos. Tiempo: no aplica. Se cambió por: Una vez al año REGISTRO: Formato para TRD. Se retiró formato. PASO 4: ACTIVIDAD: Identifica y clasifica los documentos por series. Se cambió por: Identifica y clasifica los documentos por series, subseries y/o asuntos. DESCRIPCIÓN: Se agregó: Teniendo en cuenta la TRD en los archivos de gestión se conforman los expedientes. PASO 5: ACTIVIDAD: Ordena los expedientes de acuerdo con el criterio que corresponda. Se cambió por: Ordena los expedientes teniendo en cuenta los principios archivísticos. DESCRIPCIÓN: Se organiza de acuerdo a las series y subseries establecidas en la tabla de retención documental. Se cambió por: Organiza los documentos conservando el principio de procedencia y orden original. PASO 6: ACTIVIDAD: Identifica, marca y rotula las carpetas. Se cambió por: Rotula las carpetas. DESCRIPCIÓN: Foliar de acuerdo a lo establecido en el Manual de Archivo de Gestión para facilitar la consulta y control. Se cambió: Elabora tapas de los expedientes describiendo: Fondo, Sección, Subsección, Serie, Subserie, No. de Expediente, No. de Folios, Fechas Extremas. Una vez organizado el expediente se procede a foliar. Tener en cuenta el Manual de Archivo de Gestión. PASO: 7 ACTIVIDAD: Registra los expedientes en el software Admiarchi. Se cambió por: Ubica físicamente los expedientes en los archivadores. DESCRIPCIÓN: El inventario se registra a través de Admiarchi, facilitando con ello la consulta en el archivo de gestión. Se cambió por: En el archivador o folderama, ubica los expedientes organizados de acuerdo al orden de la TRD y elabora inventario, el cual se fija en la parte exterior para la consulta posterior del expediente. PASO 8: ACTIVIDAD: Ubica físicamente los expedientes en los archivadores. Se cambió por: Transferencia de los archivos al Central e Histórico. DESCRIPCIÓN: La ubicación debe permitir la incorporación y consulta de documentos. Se cambió por: Anualmente de acuerdo al cronograma se transfieren los expedientes que hayan cumplido el ciclo en los archivos de gestión. Tiempo: permanentemente Se cambió por: De acuerdo al cronograma establecido por Administración de Documentos. PASO 9: ACTIVIDAD: Solicita y consulta documentos. Se cambió por: Eliminación Documental RESPONSABLE: Solicitante (cualquier persona) Se cambió por: Funcionario encargado de cada archivo de gestión. DESCRIPCIÓN: Cualquier persona puede solicitar la consulta de documentos de los archivos central e histórico, en virtud de lo establecido por la constitución y la ley. Se cambió por: Realiza la eliminación física de os expedientes que en el procedimiento de la TRD y TVD indique y de los asuntos que hayan perdido su valor primario. Deberá constar en Actas de Eliminación, indicando los nombres de las series y de los expedientes, fechas, folios y justificación de la eliminación y firmada por los funcionarios autorizados. Tiempo: Permanentemente. Se cambió por: Acorde al cronograma de transferencias. PASO 10: ACTIVIDAD: Recepciona la solicitud y tramita la consulta y préstamo de documentos. Se cambió por: Recibe los archivos transferidos de las Unidades Productoras RESPONSABLE: Funcionario encargado de cada archivo de gestión. Se cambió por: Funcionario encargado del Archivo Central. DESCRIPCIÓN: Se debe verificar que la información solicitada no tenga caracter de reserva según lo establecido por la constitución y la ley. Se registran en Admiarchi los datos descriptivos del documento y del solicitante. Este registro puede imprimirse para controlar el préstamo a través de la firma del solicitante. Se cambió por: Verifica que la información registrada en el formato de transferencias y la documentación física entregada sea concordante. Tiempo: Inmediatamente se hace la solicitud Se cambió por: Acorde al cronograma de transferencias. PASO 11: ACTIVIDAD: Registra la consulta, ubica y registra el documento devuelto por el solicitante. Se cambió por: Informa sobre las inconsistencias detectadas en las transferencias. RESPONSABLE: Funcionario encargado de cada archivo de gestión, del central y del histórico Se cambió por: Funcionario encargado del Archivo Central. DESCRIPCIÓN: Se registra la devolución del documento a través de Admiarchi y se ubica físicamente en el expediente respectivo. Se cambió por: Devuelve los expedientes cuando se encuentren inconsistencias con relación a la Tabla de Retención Documental. El encargado del Archivo de Gestión cuenta con 5 días hábiles posteriores al reporte de la inconsistencia para realizar los ajustes y solicitar de nuevo la verificación. Tiempo: permanentemente. Se cambió por: Acorde al cronograma de transferencias PASO 13: ACTIVIDAD: Selecciona los expedientes que deben transferirse al archivo central. Se cambió por: Planifica y ejecuta acciones orientadas a la conservación preventiva y correctiva de los documentos. RESPONSABLE: Funcionario encargado de cada archivo de gestión. Se cambió por: Coordinador de Grupo. Seretaría General. DESCRIPCIÓN: La selección de los expedientes a transferir, se realiza acorde a lo establecido en la tabla de retención documental. Se tiene en cuenta el cronograma de transferencias establecido. Se cambió por: En consideración a los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación y el Comité de Archivo de la Universidad se establecen las acciones a implementar. Así mismo, se diseña formato para el control de temperatura y humedad relativa en el Archivo Central e Histórico. Tiempo: Acorde al cronograma de transferencias Se cambió por: Permanentemente. PASO 14: ACTIVIDAD: Depura los documentos que no tienen valores ni primarios ni secundarios. Se cambió por: Consulta de Documentos. RESPONSABLE: Funcionario encargado de cada archivo de gestión. Se cambió por: Solicita cualquier persona. DESCRIPCIÓN: El coordinador o jefe de la dependencia responsable del archivo de gestión, da el visto bueno para la depuración de los documentos. Se cambió por: Cualquier persona puede consultar y solicitar préstamos de los documentos de los archivos Central e Histórico, en virtud de lo establecido por la Constitución y la Ley. Tiempo: Acorde al cronograma de transferencias. Se cambió por: Permanentemente. PASO 15: ACTIVIDAD: Realiza la eliminación física primaria de los documentos en los archivos de gestión. Se cambió por: Recepción, Solicitud y Tramita la consulta y préstamo de documentos. RESPONSABLE: Funcionario encargado de cada archivo de gestión. Se cambió por: Funcionarios encargados de los archivos de Gestión, Central e Histórico. DESCRIPCIÓN: El jefe la oficina o dependencia, suscribe un acta e informa por conducto del Profesional Universitario de Administración de Documentos al Comité de Archivo sobre las eliminaciones, dando con esto el aval a la eliminación. Se cambió por: Tener en cuenta la reserva legal del documento de acuerdo con la norma establecida al respecto. El usuario realiza consulta en el Archivo Central, ingresando al sistema admiarchi por el ícono CONSULTAR/CENTRAL, si conoce la signatura la digita y da click en pantalla, luego click en solicitar y enter en si. Inmediatamente llega correo electrónico al encargado del Archivo. Consulta en el Archivo de Gestión: El funcionario encargado del archivo de gestión ingresa al sistema admiarchi y en el ícono PRÉSTAMO GESTIÓN elabora el registro del préstamo. Tiempo: Acorde al cronograma de transferencias Se cambió por: Inmediatamente se hace la solicitud. PASO 16: Actividad: Informa y remite físicamente los expedientes a Administración de Documentos. Se cambió por: Registra la consulta, ubica y registra el documento devuelto por el solicitante. RESPONSABLE: Funcionario encargado de cada archivo de gestión Se cambió por: Funcionarios encargados de los Archivos de Gestión, Central e Histórico. DESCRIPCIÓN: Se incluyó: Se registra la devolución del documento en el sistema Admiarchi y se ubica físicamente en el expediente respectivo. Tiempo: Acorde al cronograma de transferencias. Se cambió por: permanentemente. PASO 17: ACTIVIDAD: Decide Se cambió por: Elabora las Tablas de Valoración Documental y las envía para aprobación al Comité de Archivo y al AGN. RESPONSABLE: Operario Calificado Secretaría General (Archivo Central) Se cambió por: Coordinador de Grupo. Secretaría General. DESCRIPCIÓN: Verifica que la información registrada en Admiarchi y la documentación física entregada sea concordante. Se cambió por: La Tabla de Valoración Documental “Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final. Aprobada por el Comité de Archivo de la Universidad y AGN. Tiempo: Acorde al cronograma de transferencias Se cambió por: No aplica. PASO 18: ACTIVIDAD: Informa sobre las inconsistencias detectadas. Se cambió por: Aplica las Tablas de Valoración y Retención Documental. RESPONSABLE: Operario Calificado Secretaría General (Archivo Central) Se cambió por: Funcionario encargado del Archivo Central. Secretaría General. DESCRIPCIÓN: Devuelve los expedientes, en caso de encontrar inconsistencias de estos frente a la tabla de retención. El encargado del archivo de gestión cuenta con 5 días hábiles posteriores al reporte de la inconsistencia por parte del responsable del archivo central para realizar los ajustes y solicitar de nuevo la verificación. Regresa al paso 11. Se cambió por: En consideración a la información consignada en las tablas, se procede a su aplicación teniendo en cuenta la disposición final de los documentos. Se diligencia el Acta de eliminación de los documentos. Tiempo: Acorde al cronograma de transferencias Se cambió por: En consideración a lo establecido en las Tablas de Valoración y Retención. PASO 19: ACTIVIDAD: Acepta la transferencia primaria. Se cambió por: Entrega de Archivos de Gestión por dejación del cargo. RESPONSABLE: Operario Calificado Secretaría General (Archivo Central) Se cambió por: Funcionario de la Universidad. DESCRIPCIÓN: En Admiarchi se acepta la transferencia primaria y se informa por correo electrónico al funcionario encargado de cada archivo de gestión. Se cambió por: En el momento de dejación del cargo por traslado o desvinculación, se entregará o recibirá según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados en presencia del Coordinador de Grupo de Administración de Documentos o de quien delegue. Acuerdo 038 de septiembre 20 del 2002. Archivo General de la Nación. Tiempo: Cada vez que haya dejación del cargo. Paso 20: queda como fin del proceso. LOS PASOS 21 AL 26 SE ELIMINARON. | 2013-08-22 |
4 | Se hace necesario agregar en el paso 21 del flujograma un registro en el cual se evidencie el control que se hace a las lecturas de temperatura y porcentaje de humedad en el archivo central, arrojadas por el termohigrómetro (Código: R-1503-P-GD-103 Versión: 1 - FORMATO PARA CONTROL DE LA TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA ARCHIVO CENTRAL) Cambios en el formato R-1138-P-GD-103-1 en el orden de la información solicitada. Pasa a versión 2 | 2012-02-15 |
3 | Es necesario vinvular el formato para el control de prestamo en el archivo central e historico en el paso 9 del flujograma. | 2009-11-24 |
2 | Se incluye en el procedimimiento la obligación de diligenciar el formato de inventario documental cuando se produce un movimiento de un funcionario (novedad). Se adiciona normatividad asociada en el normograma | 2009-09-11 |
1 | Versión inicial | 2008-10-22 |
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