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PROCEDIMIENTO PARA LA REVISION Y CAUSACION PARA EFECTUAR PAGO DE CUENTAS.

GESTIóN FINANCIERA

P-GF-118
Rige a partir de:
2012-10-26

Versión: 5
 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12008-12-05
22010-11-19
32012-02-14
42012-08-14
52012-10-26

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores
OBJETIVO:
Establecer los parámetros de la revisión, radicación y causación para efectuar el pago a proveedores, contratistas y pagos que no representen sueldos a los funcionarios de la Universidad.

ALCANCE:
Este procedimiento aplica la contratación por oferta pública, oferta privada, contratación directa y pago de avances, e involucra las actividades desde la recepción y revisión de los documentos, causación de la orden de pago hasta el pago efectivo.

RESPONSABILIDAD:
La responsabilidad de todas las actividades de este procedimiento es competencia de la Jefe de la Oficina de Gestión Financiera y su equipo y de los ordenadores de gasto.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
ORDENADOR DEL GASTO: Responsables delegados por el Rector para la ejecución presupuestal.

ORDEN DE PAGO: Documento soporte donde quedan registradas las cuentas contables y da autorización al pago.

PRINCIPIO DE LA CAUSACIÓN: Este principio habla que los hechos se deben reconocer cuando estos se realicen y no cuando se reciba o se haga el pago, es decir, se causan cuando venda el producto o se preste el servicio, independientemente a si se recibe el pago o no. Se entiende que cuando se realiza el hecho económico, éste ha constituido una obligación o un derecho exigible.

PERFECCIONAMIENTO: Requisitos documentales exigidos por el proceso de contratación para los pagos.

RADICACIÓN: Asignación de número consecutivo en la recepción de cuentas para los pagos.

ACTO ADMINISTRATIVO: Documentos generados por la administración para la ejecución del presupuesto (ordenes de compra, ordenes de servicio, convenios, contratos, resoluciones autorizando pago, y resoluciones de avance).

RUBRO: Nombre de cada uno de los conceptos presupuestales del ingreso y del gasto

SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA: Es una herramienta integrada de software que soporta de una forma segura y confiable los procesos de la Institución.

CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

HECHOS FINANCIEROS ECONOMICOS: Resoluciones de pago, ordenes de servicio, ordenes de compra y contratos

DESARROLLO:
1.En la recepción de los documentos y para causar la cuenta de pago se tienen en cuenta el cumplimiento de los requisitos de la factura de venta, cuando ello aplique: Art. 617 del Estatuto Tributario.

2. La radicación liga el compromiso presupuestal al tercero y alimenta la base de datos para los diferentes reportes

2.1 Cuando la cuenta a causar son contratos celebrados con personas naturales y jurídicas, se tiene en cuenta el cumplimiento de los requisitos de la contratación.

2.2 Causación del impuesto de timbre nacional: El impuesto es de causación instantánea porque el hecho generador tiene ocurrencia en un solo instante: El de la suscripción o aceptación del documento, o el de la actividad si a ella se refiere. El impuesto se causa cuando se realice el hecho gravado o hecho generador, es decir, el otorgamiento, suscripción, giro, expedición, aceptación, vencimiento, prorroga o pago del instrumento, documento o título, lo que ocurra primero, además de las siguientes condiciones:

2.2.1 Que el documento en que consta la obligación se otorgue en el país o que extendiéndose en el exterior las obligaciones se generen, prorroguen o deban ejecutarse en el territorio nacional.

2.2.2 Que la cuantía supere el monto de seis mil (6000) UVT (Unidad de Valor Tributario)

2.2.3 Que una de las partes del documento, sea un agente de retención de este impuesto.

2.3 Causaciones especiales:

2.3.1 Sobre certificados de depósito y bonos de prenda de almacenes generales de depósito, en la fecha de entrega, por el almacén del correspondiente certificado o bono

2.3.2 En los cheques, en la fecha de entrega de la chequera

2.3.3 Pagares en blanco, cuando se utiliza el pagaré para hacer exigible el pago

2.3.4 Contratos de leasing de embarcaciones mayores o aeronaves en que no se haya hecho uso de la opción de compra, al vencimiento del contrato.

2.3.5 Oferta mercantil aceptada, al momento de la aceptación aunque se haga en documento separado. La aceptación condicionada o extemporánea corresponde a otra oferta, deben tratarse como tales. La aceptada en el país a oferentes del exterior, causa el impuesto independientemente de que se finiquite la negociación.

2.3.6 Ordenes de compra o pedidos, si contienen los elementos que indica el art. 845 del Código de Comercio para hacer oferta, deben tratarse como tales para efectos del impuesto de timbre.

2.3.7 Promesas de contrato, regla general de causación; es necesario que la promesa contenga todos los elementos del contrato, de modo que para su perfeccionamiento solamente falte la entrega o el cumplimiento de solemnidades, se exceptúan los contratos de promesa de compra venta de bienes inmuebles.

2.3.8 Los instrumentos, actuaciones o diligencias en que no se exprese la fecha , se tendrá como de plazo vencido para efectos del impuesto de timbre, por consiguiente generan las correspondientes sanciones.

2.3.9 En caso de hipoteca abierta, se pagará este impuesto sobre los respectivos documentos de deber.

2.4 Causación del IVA:

2.4.1 La causación del impuesto es el momento a partir del cual se entiende configurado el hecho jurídico material o hecho generador que da lugar a la obligación tributaria, desde el cual debe ser registrada en contabilidad y declarada.

2.4.2 Desde la óptica del hecho generador, el IVA es de carácter instantáneo y se causa por cada operación sujeta al impuesto.

3. Los Actos Administrativos que generan pago son:
- Orden de servicios
- Orden de compra
- Contratos
- Resolución de avances
- Resolución reconocimiento gastos
- Resolución traslado cupo a fondos especiales
- Resolución prácticas académicas
- Convenios
- Resoluciones de pago y devoluciones
- Reembolso fondo cajas menores

4. La Priorización de pagos se da con base en las fechas de vencimiento y las urgencias de la Universidad, en general:
- Nómina personal administrativo de planta, docentes ocasionales y jubilados
- Contratistas
- Seguridad social
- Servicios públicos
- Avances y practicas académicas
- Proveedores

5. Los cheques girados deben contener:
- Sello de caucho cruzado, si es persona Jurídica,
- Sello de caucho páguese al primer beneficiario, si es persona natural,
- Sello seco
- Sello protector
- Dos de las tres firmas registradas (Pagador, Profesional Especializado y/o Jefe de Oficina Financiera)

6. Los pagos se efectúan a:
- Proveedores: por concepto de relaciones comerciales con el fin de dar cumplimiento al objeto y desarrollo de la misión Institucional.
- Funcionarios: Por concepto de nómina, avances, reconocimientos, salidas académicas, quinquenios, entre otros.
- Estudiantes: Por concepto de becas, monitorías, devoluciones por matriculas u otros servicios, por giros procedentes del Icetex, prácticas académicas, pasantías, internados, convenios suscritos con la Universidad, entre otros.
- Empresas de servicios públicos: Por concepto de energía, agua, gas, teléfono, internet, entre otros
- Entidades Financieras: Por concepto de pago servicio a la deuda, libranzas y embargos de empleados.
- Cooperativas, fondos de empleados, fondos complementarios, entre otros.
- Demás pagos objeto de descuentos por nomina autorizados previamente por los funcionarios y avalados por la Oficina de Gestión Humana.

FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Inicio 0    
2 Recepciona hechos financieros económicos con la respectiva documentación soporte. 1 Auxiliar Administrativo Oficina de Financiera. Dependiendo del tipo de pago recibe de la sección de presupuesto o de la sección de tesorería las resoluciones de pagos con los respectivos CDP y demás documentos que avalen el gasto.

TIEMPO: Permanente.
3 Revisa y rádica las cuentas. 2 Auxiliar Administrativo de la Oficina de Financiera. Revisa que las cuentas de pago cumplan con los requerimientos legales. La radicación se realiza en el Sistema de Gestión Financiera, clasificando los documentos en los que tienen IVA, verificando la información y documentos soporte.

TIEMPO: 1 día hábil.
4 Verifica codificación contable y causa cada cuenta. 3 Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera. Antes de causar las cuentas verifica la codificación contable, si existe diferencia se corrige y se causa la cuenta de pago generando la orden de pago.

TIEMPO: 1 día hábil.

Registro(Orden de Pago)
5 Revisa. 4 Profesional Especializado de la Oficina Financiera y/o Profesional Universitario Verifica la razonabilidad del registro contable de las cuentas de pago y los descuentos tributarios, entre otros aspectos.

TIEMPO: Inmediato a la verificación de la codificación contable
6 Aprueba dando visto bueno a las ordenes de pago y envía a Tesorería las ordenes de pago. 3 Profesional Especializado de la Oficina Financiera y /o Profesional Universitario Las ordenes de pago con el visto bueno del contador son pasadas a la sección de tesorería para proceder a realizar el pago.

TIEMPO: 1 día hábil.
7 Recepciona documentos 5 Pagador Recibe orden de pago de Contabilidad con todos los soportes requeridos.

TIEMPO: 1 dia habil

8 Revisa y clasifica las cuentas. 7 Pagador y/o Profesional Especializado de la Oficina Financiera El pagador prioriza los pagos clasificando las ordenes de pago según la fecha de vencimiento y la imputación presupuestal.

TIEMPO: 1 dia habil
9 Decide 8 Pagador y/o Profesional Especializado Oficina Financiera Identifica forma de pago. De acuerdo a los requerimientos de los beneficiarios, se realiza pago por medio de cheque o tranferencia bancaria.

TIEMPO: 1 dia hábil.

Ver Registro(FORMATO PARA REPORTE DE CUENTA BANCARIA)
10 Pago por transferencia bancaria, Va al paso 30 9    
11 Pago por medio de cheque, Autoriza la orden de pago 9 Pagador y/o Profesional Especializado Oficina Financiera Autoriza en el sistema financiero la orden de pago.

TIEMPO: 1 dia habil
12 Entrega los documentos para la elaboración de cheques 11 Pagador y/o Profesional Universitario de la Oficina financiera De acuerdo a la imputacion presupuestal y bancaria, se decide por que entidad y cuenta bancaria se realiza el cheque, consultando previamente saldos bancarios en libros.

TIEMPO: permanente
13 Decide 12 Pagador y Auxiliar Administrativo Consulta el saldo de bancos en libros y verfica el dinero que hay en libros para cubrir los compromisos.

TIEMPO: permanente
14 Si hay saldo en los libros, Va al paso 19 13    
15 No hay saldo en los libros, Realiza el traslado efectivo de dinero entre cuentas bancarias 13 Profesional Especializada de Gestión financiera Consulta en linea ante la entidad financiera, los saldos de bancos, con el fin de realizar traslado para las cuentas que se requiere disponible para poder realizar los cheques.

TIEMPO: 1 dia habil
16 Imprime reporte bancario de traslado 15 Profesional Especializado de Gestión financiera Pasa al Auxiliar Administrativo el reporte bancario para realizar el respectivo traslado en el sistema de gestion financiera.

TIEMPO: 1 dia habil

Registro(Reporte bancario de traslado)
17 Realiza traslado de fondos 16 Auxiliar Administrativo y/o Profesional Universitario de la Oficina Financiera Realiza Traslado de Fondos e Imprime comprobante el cual es generado por el sistema de gestion financiera.

TIEMPO: 1 dia habil
Registro(Comprobante de traslados de fondos)
18 Realiza proceso de pago en el SGF 17 Auxiliar Administrativo y/o Profesional Universitario de la Oficina Financiera Cancela la Orden de pago y realiza pago en el SGF.

TIEMPO: 1 dia habil
19 Imprime comprobante de egreso y cheque 18 Auxiliar Administrativo Imprime cheque, imprime 3 comprobantes de egreso, los adjunta al paquete completo de la Orden de Pago, los pasa al Pagador con el fin de visarlo, sellarlo, protegerlo y firmarlo.

TIEMPO: 1 dia habil
Registro(Comprobante de egreso)
20 Firma cheque 19 Pagador y Profesional Especializado o Jefe de Oficina financiera Se realiza otra revision para la firma del cheque .

TIEMPO: 1 dia habil
21 Clasifica los cheques 20 Pagador Clasifica los cheques que deben ser consignados en las diferentes cuentas bancarias de los beneficiarios , los que son cobrados por ventanilla y los que son entregados directamente a entidades.

TIEMPO: 1 dia habil
22 Custodia los cheque en la caja fuerte 21 Pagador Separa el cheque con 2 comprobantes de egreso para ser guardados en caja fuerte, demas documentos soportes los pasa para ser archivados en los boletines de egresos.

TIEMPO: La custodia de los cheques es permanente
23 Entrega cheques para consignar en cuentas bancarias y/o entregar a entidades. 22 Pagador Entrega al Auxiliar de Servicios Generales los cheques que son para consignar y/o entregar a entidades, esta entrega se hace inventariada y relacionada en libro manual.

TIEMPO: 1 día hábil.
24 Realiza consignaciones y entrega de cheques 23 Auxiliar de Servicios Generales Una vez realizadas las consignaciones y entrega de cheques, reporta en la Tesoreria a Auxiliar Adminsitrativo las copias de consignaciones realizadas y los comprobantes de egreso firmados como evidencia de la entrega.

TIEMPO: todos los dias habiles de la semana
Registro(Consignacion)
25 Archiva documentacion objeto de pago mediante cheques.
24 Auxiliar Administrativo Recibe documentacion del Auxiliar de Servicios Generales, Anexa copia de las consignaciones al comprobante de egreso, pasa via fax a las Personas Juridicas, como soporte del pago, archiva consecutivamente los comprobantes de egreso debidamente firmados.

TIEMPO: todos los dias habiles de la semana
26 Entrega de cheques por ventanilla 21 Pagador Se solicita a la persona que se acerque a la ventanilla a reclamar cheque documento de identificacion, verifica datos Vs comprobante de egreso, coloca sello seco al cheque, hace firmar y/o sellar una copia del comprobante de egreso y entrega al beneficiario el cheque soportado con una copia del comprobante de egreso.

TIEMPO: lunes, miercoles y viernes de 2:00 a 4:00 p.m. (dias habiles) a clientes externos y permanentemente a beneficiarios de avances.
27 Descarga cheques entregados del SGF 26 Pagador Oficina Financiera Recibe los comprobantes de egresos debidamente firmados por los beneficiarios que reclamaron cheque por ventanilla, con el fin de ser descargados del SGF.

TIEMPO: 1 dia habil
28 Fin 27    
29 Realiza Transferencias bancarias 10 Pagador y/o Profesional Especializada de la Oficina financiera Diligencia planillas del sistema bancario con los numeros de cuentas, tipos de cuentas, entidad bancaria, nombres, identificacion y valores para cargar archivo al sistema bancario.

TIEMPO: 1 dia habil
30 Revisa cuentas para aprobar transferencia bancaria 29 Profesional Especializada Oficina Financiera Revisa ordenes de pago con sus correspondientes soportes y requisitos, con el fin de confirmar saldos bancarios.

TIEMPO: permanente
31 Decide 30 Profesional Especializada Oficina Financiera Si hay suficiente dinero en bancos, para realizar las transferencias.

TIEMPO: permanente
32 Si hay suficiente dinero en Bancos, Va a paso 36. 31   Paso 36: Aprueba transferencia bancaria
33 No hay suficiente dinero en Bancos, Realiza traslado efectivo de dinero entre cuentas bancarias 31 Profesional Especializada Oficina Financiera Consulta en linea ante la entidad financiera, los saldos de bancos con el fin de realizar traslado para las cuentas que se requiere disponible.

TIEMPO: 1 dia habil
34 Imprime reporte bancario de traslado 33 Profesional Especializado Oficina Financiera Pasa al Auxiliar Administrativo el reporte bancario para realizar el respectivo traslado en el sistema de gestion financiera.

TIEMPO: 1 dia habil
35 Realiza traslado de fondos en el SGF 34 Auxiliar Adminsitrativo de la Oficina Financiera Realiza Traslado de Fondos e Imprime comprobante, el cual es generado por el sistema de gestion financiera.

TIEMPO: 1 dia habil
36 Aprueba transferencia bancaria 35 Profesional Especializada Oficina Financiera Revisa las cuentas objeto de pago, se aprueba la transferencia bancaria, se imprime reporte bancario y pasa para Nota Debito.

TIEMPO: diariamente
37 Realiza proceso de pago en el SGF 36 Pagador Oficina Financiera Cancela Orden de Pago y realiza proceso de pago en el SGF.

TIEMPO: 1 dia habil
38 Imprime Nota Debito 37 Auxiliar Administrativo Imprime 1 Nota Debito, la adjunta al paquete completo de la Orden de Pago y los pasa para archivo.

TIEMPO: 1 dia habil
Registro(Nota debito)
39 Archiva documentacion objeto de pago mediante Transferencia Bancaria 38 Auxiliar Administrativo Se informa telefónicamente, via fax la realización de la transferencia bancaria y/o envia por correo interno de la Universidad los respectivos soportes y archiva consecutivamente las Notas Debito con los correspondientes soportes.

TIEMPO: 1 dia habil.
40 Decide 41 Pagador y/o Profesional Especializado Oficina Financiera Con el fin de verificar si las transferencias se realizaron efectivamente, se revisa en el sistema bancario, las aprobaciones y rechazos.

TIEMPO: 1 dia habil
41 Aprobada, Va a paso 44 40   Paso 44: Finaliza procediemiento.
42 Rechazada, Solicita aclaración de información 41 Pagador y/o Profesional Especializado Oficina Financiera Solicita aclaración de la información, con el fin de actualizar la base de datos y realizar nuevamente reenvio del pago.

TIEMPO: 1 dia habil
43 Realiza reenvio del pago 42 Pagador y/o Profesional Especializado Oficina Financiera De acuerdo con los cambios presentados en la base de datos, se procede a realizar reenvio del pago, el cual es archivado al paquete inicial como soporte.

TIEMPO: 1 dia habil
44 Fin 43    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Comprobante de egreso
DIVISION FINANCIERA
-GO-OFI-062
Comprobante de traslados de fondos
DIVISION FINANCIERA
-GO-OFI-062
Consignacion
DIVISION FINANCIERA
-GO-OFI-062
FORMATO PARA REPORTE DE CUENTA BANCARIA
DIVISION FINANCIERA
R-1779-P-GF-118ASUNTO
Nota debito
DIVISION FINANCIERA
-GO-OFI-060
Orden de Pago
DIVISION FINANCIERA
-GO-OFI-062
Reporte bancario de traslado
DIVISION FINANCIERA
-GO-OFI-062

Normatividad del Documento:
Tipo: Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
001 1998SE EXPIDE ESTATUTO FINANCIERO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
 
Tipo: Normatividad Externa
NormaAñoDescripciónEmitida PorObservacionesConsultar
LEY 801993Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública CONGRESO DE LA REPÚBLICA 
 
Tipo: Otros
DescripciónConsultar
Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación
 


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Sonia Imelda Vallejo Rivera

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Mauricio ArbelÁez Rendon

JEFE DE OFICINA
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO

JEFE DE OFICINA

Documento Controlado
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