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PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DE INGRESOS.

GESTIóN FINANCIERA

P-GF-136
Rige a partir de:
2012-10-25

Versión: 2
 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12008-11-10
22012-10-25

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores
OBJETIVO:
Definir las actividades para registrar, controlar y presentar informes de ejecución de ingresos que por consignaciones o transferencias se realizan en la Universidad de Caldas con el propósito de garantizar la disponibilidad de recursos necesarios para el buen funcionamiento de la institución.

ALCANCE:
Este procedimiento aplica para consignaciones y/o transferencias bancarias e involucra las actividades desde el origen del recurso, registro, disposición hasta la presentación de informes.

RESPONSABILIDAD:
La responsabilidad de este procedimiento es competencia del Jefe de Oficina Financiera y el Profesional Especializado de la Oficina Financiera.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
INGRESO: Registrar las sumas de dinero ingresadas a las diferentes cuentas bancarias de la Universidad de Caldas, al Sistema de Gestión Financiera, de acuerdo a: concepto de pago y programa.

TRANSFERENCIA: pasar de un lugar a otro, operación bancaria consistente en imponer una cantidad procedente de una cuenta a otra.

CONSIGNACIÓN: destinar una suma de dinero para un pago y obligación.

PAC: Plan Anual Mensualizado de Caja.


DESARROLLO:
Los Ingresos percibidos por la Universidad de Caldas, provienen de las siguientes fuentes:

1. Ingresos a favor de terceros: Son aquellos dineros recibidos en la Universidad de Caldas para ser trasladados a un tercero (estudiantes y practicantes), procedentes de diferentes entidades objeto de convenios interadministrativos, acuerdos y/o pagos.

2. Ingresos por estampilla "Universidad de Caldas y Universidad Nacional sede Manizales hacia el Tercer Milenio":

2.1. Contribuyentes obligados al pago de estampilla, deben realizar pago por el cien por ciento del porcentaje establecido mediante Ordenanza del Departamento (Ordenanza 529 del 2006), porcentaje que es dividido para cada Universidad en un 50%

2.1.1. Contribuyentes obligados al pago de estampilla, pueden autorizar previamente en el acto administrativo el descuento de la misma en el primer pago, el cual se realiza dentro del proceso de causación contable, al finalizar el mes, se efectúa análisis de cuentas, con el fin de trasladar el 50% del valor descontado a la Universidad Nacional, según procedimiento de devolución.

2.2 Conciliación Universidad de Caldas Vs Universidad Nacional: Con el fin de llegar a sumas iguales para las dos Universidades, al cierre de cada mes se realiza conciliación de valores recibidos, debiéndose trasladar los valores dejados de recaudar en alguna de las Universidades, según procedimiento de devolución.

3. Ingreso Nación: Los primeros 10 días de cada mes el Ministerio de Educación, efectúa transferencia bancaria a la Universidad de Caldas, valor que es ingresado al Sistema de Gestión Financiera, con el fin de ser ejecutado de acuerdo a los usos del presupuesto de la Universidad.

3.1. Se recibe documento soporte (Orden de pago) del Ministerio de Educación, mediante el cual se evidencia descuento del 2% para el ICFES, valor que no es efectivo para la Universidad, por lo tanto se debe realizar acto administrativo con el fin de ejecutar el gasto.

3.2 El descuento del ICFES es un % que el MEN descuenta del Plan Anual Mensualizado de Caja, antes de realizar la consignación a favor de la Universidad, a este descuento se le da un tratamiento de gasto para no ocasionar incoherencias contables.

4. Otros conceptos objeto de ingresos y/o recaudos:

4.1. Matriculas de pregrado y programas especiales.

4.2. Adiciones, cancelaciones, homologaciones.

4.3. Carnet, duplicados.

4.4. Certificados de estudio y laborales.

4.5: Contenidos temáticos.

4.6. Actas de grado.

4.7. Cursos.

4.8. Derechos de grado.

4.9. Marcación de diploma.

4.10. Habilitaciones y supletorios.

4.11. Inscripciones.

4.12. Copia desprendibles de pago y certificados de ingresos y retenciones.

4.13. Exámenes ECAES

FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 INICIO 0    
2 Realiza consignación a favor de la Universidad. 1 Tercero TIEMPO: Esta consignación se hace en cualquier momento dependiendo del tipo de ingreso
3 Realiza monitoreo a la cuenta bancaria de la Universidad. 2 Profesional Especializado de la Oficina Financiera. Se realiza monitoreo a la cuenta bancaria para identificar el ingreso del Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC) a la cuenta de la Universidad.

TIEMPO: Durante los primeros 10 días de cada mes.
4 Recepciona y clasifica documentos 1 Auxiliar Administrativo y/o Profesional Universitario de la Oficina Financiera Encargado, recepciona y clasifica las consignaciones y soportes de pago, procedentes de los Centros de Gastos, de acuerdo a: Programas de Pregrado, Programas Especiales, Inscripciones, Certificados, Derechos Académicos, Habilitaciones, Homologaciones, Adiciones, Matriculas, Cursos de Extension, Estampilla, Nación, entre otros.

TIEMPO: 1 día hábil

Registro(Recibo de Consignación)
5 Verifica valor consignado en las cuentas bancarias 4 Profesional Universitario - Profesional Especializado de la Oficina Financiera. Antes de realizar el ingreso en el Sistema de Gestión de Financiera, se debe verificar que efectivamente los dineros estén registrados en las diferentes cuentas bancarias de la Universidad.

TIEMPO: Inmediato a la recepción de documentos.
6 Ingresa la información al Sistema Financiero 5 Auxiliar Administrativo de Gestión Financiera Automáticamente se genera comprobante de ingresos, el cual es un insumo para ejecutar el gasto.

TIEMPO: Inmediato
7 Decide 6 Profesional Universitario - Profesional Especializado de la Oficina Financiera. Identifica el tipo de ingresos, si son de la Nación o son de otro tipo, (ver desarrollo tipos de ingresos).

TIEMPO: 1 día hábil.
8 No son ingresos de la Nación, Va al paso 10. 7    
9 Son ingresos de la Nación, Paga descuento del ICFES. 7 Profesional Universitario de la Oficina Financiera. El descuento del ICFES tiene el mismo tratamiento de un pago, para lo cual el Profesional Universitario de la oficina financiera proyecta Resolución para la firma del Rector, con el visto bueno del Vicerrector administrativo. Ver documento de referencia: Procedimiento para efectuar pagos de cuentas; P-GF-118.

TIEMPO: 2 veces al mes.

Registro(Resolución para realizar el pago del descuento ICFES.)
10 Decide 9 Auxiliar Administrativo de Gestión Financiera. Verifica que el reporte este bien ingresado.

TIEMPO: Inmediato al pago descuento del ICFES
11 No esta bien ingresado, Va al paso 6. 10   Anula el comprobante de ingreso e ingresa la información al sistema financiero.

Registro(Comprobante de anulación)
12 Si esta bien ingresado, Genera reporte de ingresos. 10 Auxiliar Administrativo de Gestión Financiera. TIEMPO: Inmediato a la verificación
13 Realiza cruce de cuentas y conciliación de Ingresos 12 Ordenador del Gasto, Profesional Universitario y Profesional Especializado Oficina Financiera Revisar que todos los valores objeto de consignaciones, queden registrados al cien por ciento en un periodo determinado en los diferentes proyectos, con el fin de evidenciar consignaciones en transito y hacer uso de dichos dineros.

TIEMPO: 1 día hábil una vez al mes
Registro(Acta de conciliación)
14 Archiva 13 Auxiliar Administrativo de Gestión Financiera. Archiva consignaciones, transferencias bancarias, comprobantes de ingreso y de anulaciones en la carpeta: boletines diarios de caja y bancos, de acuerdo al instructivo del manejo documental.

TIEMPO: Inmediato a la realización del cruce de cuentas si es necesario.
15 Fin. 14    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Acta de conciliación
DIVISION FINANCIERA
-GO-OFI-061
Comprobante de anulación
DIVISION FINANCIERA
-GO-OFI-062
Recibo de Consignación
OFICINA PROGRAMA DE EGRESADOS
-J-UEG-054
Resolución para realizar el pago del descuento ICFES.
DIVISION FINANCIERA
-ASUNTO

Normatividad del Documento:
Tipo: Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
029 1997SE ESTABLECE EL REGIMEN DE MATRICULAS DE LOS PROGRAMAS OFRECIDOS EN LA METODOLOGIA ABIERTA Y A DISTANCIA, MODALIDAD PRESENCIAL- CONCENTRADA
001 1998SE EXPIDE ESTATUTO FINANCIERO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
 


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Sonia Imelda Vallejo Rivera

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Mauricio ArbelÁez Rendon

JEFE DE OFICINA
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO

JEFE DE OFICINA

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