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La administración y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión que involucra la puesta en vigencia de los documentos actualizados y aprobados, su identificación, disposición, legibilidad, fácil acceso y la protección contra el uso no intencionado de los documentos obsoletos, es ejercido por el Software SIG, adoptado como herramienta para este fin, a través del Acuerdo del Consejo Superior No. 16 de 2022 (el cual deroga el acuerdo 11 de 2008).
El responsable del control de los registros es el proceso de Gestión Documental, a través de la adopción de Tablas de Retención Documental en virtud de lo establecido por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo), al igual que la administración y control de la normativa interna y externa por medio del normograma institucional.
1. ELABORACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS
Para la ejecución de todas las actividades descritas en este procedimiento, es necesario disponer del Software SIG y conocer la Guía para elaborar, modificar y consultar documentación en el software del Sistema Integrado de Gestión - SIG (G-GD-59) que describe el paso a paso para desarrollar cualquiera de las actividades descritas en este procedimiento.
Se consideran “usuarios” del Software SIG:
- Usuarios externos constituidos por toda la sociedad, que tienen acceso al mismo para consultar toda su información.
- Usuarios internos constituidos por el Administrador del SIG (Representante de la Dirección), Líderes de Procesos y servidores públicos incluidos los docentes ocasionales y catedráticos que tienen el acceso al sistema tanto para consultarlo como para operarlo.
1.1. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION SIG:
DOCUMENTOS ESTRATÉGICOS:
• Políticas
• Objetivos
• Manual del Sistema Integrado de Gestión
• Códigos (por ejemplo, de ética, de buen gobierno)
• Matrices (por ejemplo, de comunicación
• Mapas (por ejemplo de riesgos)
• Tablas (por ejemplo de indicadores)
Los documentos estratégicos son elaborados y modificados por el Administrador del SIG (Representante de la dirección), revisados por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y aprobados por el Rector de la Universidad.
DOCUMENTOS GENERALES:
• Caracterización de procesos
• Procedimientos
• Instructivos
• Guías
• Trámites
Las caracterizaciones son elaboradas exclusivamente por los líderes de procesos, revisadas por Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y aprobadas por el Rector de la Universidad. Los demás documentos generales (procedimientos, instructivos y guías) son elaborados por los usuarios internos del SIG, revisados por Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y aprobados por el líder del proceso relacionado.
Los líderes de procesos no pueden elaborar procedimientos, instructivos y guías de su propio proceso, en tanto no pueden aprobar los documentos que elaboraron, pero si pueden hacerlo para otros procesos. Los trámites son elaborados por los líderes de procesos y dada su menor complejidad y relación directa con los procedimientos quedan automáticamente aprobados por el líder del proceso.
1.2. ELABORACIÓN Y CODIFICACION DE DOCUMENTOS:
La estructura de este procedimiento, es la base para la elaboración de todos los procedimientos, instructivos y/o guías pertenecientes al SIG.
El nombre de cada documento siempre se debe iniciar con las palabras política, objetivo, caracterización, procedimiento, instructivo, guía, formato, etc, según el tipo de documento que se esté elaborando. Para los últimos cuatro documentos citados, el nombre debe estar acompañado con la palabra "para". Por ejemplo; “Procedimiento para", “Guía para".
La redacción de los documentos debe ser clara, precisa y coherente, de tal manera que se facilite su comprensión y no permita falsas interpretaciones.
A lo largo del texto se debe garantizar uniformidad en la terminología y en la redacción, empleando un mismo término para designar cada concepto. El texto debe estar libre de términos subjetivos como suficientemente, generalmente, adecuadamente, apropiadamente o similares.
Los términos en lengua extranjera, no considerados estándar en el país, se deben presentar en el numeral de definiciones y términos, así como cualquier término de tipo técnico que requiera ser especificado.
La identificación para los documentos del Sistema Integrado de Gestión lo asigna el software SIG, utilizando las dos siguientes consideraciones:
La codificación de los documentos, tiene la siguiente estructura: X–YY-###, donde:
X: identificación del tipo de Documento:
CAR para indicar caracterizaciones.
P para indicar procedimiento
I para indicar Instructivo
G para indicar las guías
R para indicar formatos.
Los documentos estratégicos carecen de código, en tanto son documentos únicos para todo el sistema y se controla solo su vigencia y administración.
YY: Identificador del proceso asociado al documento, según el siguiente listado:
DI: Direccionamiento
PL: Planificación
IC: Información y Comunicación
DC: Docencia
IN: Investigación
PR: Proyección
GH: Gestión Humana
BN: Bienestar
RF: Recursos Físicos
GD: Gestión Documental
GF: Gestión Financiera
CC: Contratación
GJ: Gestión Jurídica
CD: Control Disciplinario
MM: Medición, Análisis y Mejora
CS: Control y Seguimiento
###: Código numérico, asignado automáticamente por el software SIG que identifica el documento de manera única. (No responde a un consecutivo).
La codificación de los formatos, tiene la siguiente estructura: R-AA–X-YY-###, donde:
R: Identifica el tipo de documento (R: Formato)
AA: Código numérico del formato, asignado automáticamente por el software que identifica el documento de manera única (No responde a un consecutivo).
X-YY-###: Código del documento al que pertenece el formato.
1.3. CONTENIDO DE UN DOCUMENTO:
1.3.1 CONTENIDO DE UNA POLITICA:
Información: Presenta el contenido de la política.
Aprobación: Presenta los responsables de la aprobación de la política de acuerdo a lo establecido en el numeral 1.1 del presente procedimiento.
1.3.2 CONTENIDO DE LOS OBJETIVOS:
Información: Presenta el contenido de los objetivos.
Despliegue: Presenta los objetivos correlacionados con el proceso asociado, indicadores y peso específico del objetivo frente al cumplimiento de la política del SIG.
Aprobación: Presenta los responsables de la aprobación de los objetivos de acuerdo a lo establecido en el numeral 1.1 del presente procedimiento.
1.3.3 CONTENIDO DE UNA CARACTERIZACION DE PROCESO: Este se documenta en el marco del ciclo P.H.V.A.
Generalidades:
Objetivo: Presenta el objetivo del proceso. El objetivo de la caracterización es construido con tanta claridad, que permita al lector conocer a primera vista el proceso.
Líder: Presenta el servidor público o docente designado como líder del proceso acorde al cargo que ejerce, su autoridad y su relación directa y responsable frente a las actividades del proceso.
Entrada y requisitos de entrada: Elemento (s) de entrada que activa o da inicio al proceso y sus correspondientes requisitos.
Proceso Proveedor: Proceso (s) que aporta las entradas al proceso.
Salida y requisitos de salida: Producto (s) resultante de la ejecución del proceso y sus correspondientes requsitos.
Proceso Cliente: Proceso (s) que recibe el producto resultante del proceso.
Requisitos de las normas que le aplican al proceso: Referenciales normativos a los cuales da respuesta el proceso (estos requisitos ya se encuentran documentados en el manual del sistema y en la caracterización se constituyen solo de un vínculo a tal documento).
Recursos: Infraestructura, equipos, Talento Humano.
Normatividad del proceso: Presenta el listado de normativa interna, externa y otros documentos de referencia externos documentos internos y externos utilizados para la ejecución de actividades del proceso y que han sido anexados en toda la documentación del proceso como normativa y son controlados por medio del normograma.
Planear - Hacer:
Número: Presenta el numeral secuencial que designa la actividad.
Proveedor: Presenta el responsable directo de suministrar la entrada para la ejecución de la actividad.
Entrada: Elemento (s) de entrada que activa o da inicio a la actividad.
Actividad: Presenta la acción concreta que transforma la entrada (s) en salida (s).
Responsable: Presenta el sujeto que ejecuta la actividad.
Salida: Producto(s) resultante de la ejecución de la actividad.
Cliente: Presenta el sujeto al que se le entrega la salida (s) de la actividad.
Verificar:
Parámetros de Control: Puntos críticos de control o factores de riesgo de las actividades que conforman el proceso. Son ejemplos de parámetros de control: Debido proceso, contenido, pertinencia, vigencia, competencia del personal, coherencia, soporte, fuente, oportunidad, términos, cálculos, adecuación, recursos, alcance, conducencia, conveniencia, difusión, participación, diligencia, suficiencia, cumplimiento, efectividad, medición y seguimiento, caracterización, estandarización, previsión, seguridad, operatividad, utilización, método, confiabilidad, entre otros. Incluye además la definición de los instrumentos de control o técnica de medición, documentos normativos de referencia para el control, responsable del control y el registro del control.
Mediciones: Relaciona los indicadores e índices asociados al proceso. Se constituyen de un vínculo a la tabla de indicadores del mismo.
Riesgos: Eventos potenciales que ponen en riesgo el logro del objetivo del proceso. Condición anormal o desviación sobre el parámetro de control. Se constituyen en un enlace al mapa de riesgos del proceso
Actuar:
Mejora: Presenta las actividades que desarrolla el proceso en busca de detectar, analizar y actuar frente a situaciones no conformes, potencialmente riesgosas u oportunidades de mejora e incluye:
- Formulación e implementación de acciones correctivas preventivas y de mejora resultantes de actividades normales de control, seguimiento y evaluación.
- Identificación y tratamiento del servicio no conforme: Servicios que presta el proceso, descripción del servicio no conforme, quien informa y a quien reporta, medio utilizado para reportar el servicio no conforme, acción remedial inmediata a tomar, responsable de implementar la acción y registro de la acción de corrección.
Aprobación: Presenta los responsables de la aprobación de la caracterización de acuerdo a lo establecido en el numeral 1.1 del presente procedimiento.
Para elaborar una caracterización en el software SIG, siga los pasos descritos en la Guía para elaborar, modificar y consultar documentación en el software del Sistema Integrado de Gestión - SIG (G-GD-59)
1.3.4 CONTENIDO DE UN PROCEDIMIENTO
Información:
Objetivo: Presenta el propósito que se persigue con la aplicación del procedimiento. El objetivo del procedimiento es construido con tanta claridad y conveniencia, que permita al lector conocer su contenido a primera vista, sin requerir consultarlo a fondo.
Alcance: Presenta los límites del procedimiento, es decir, desde donde parten sus actividades y hasta donde culminan. Incluye la información relacionada con los responsables de su uso o aplicación.
Responsabilidad: Establece el directo responsable sobre la ejecución del procedimiento, por su carácter de afinidad y autoridad frente al mismo.
Definiciones y Términos: Describe el significado de los términos de carácter técnico que se empleen en la redacción del documento y no sean de amplio conocimiento o que su interpretación pueda generar confusión.
Desarrollo:
Establece las generalidades, los requerimientos, las directrices o las disposiciones que deben ser tenidas en cuenta para la ejecución de las actividades contempladas en el procedimiento.
Flujograma: Establece las actividades secuenciales para el desarrollo de un procedimiento incluye:
Paso: asignado por el software SIG.
Actividad: presenta la acción concreta frente al paso del procedimiento. Debe ser redactada en términos de la acción frente al responsable. (ejemplo; Identifica, Envía, Registra, etc,.)
Responsable: Presenta los directos responsables de la ejecución de la actividad. Los responsables, cuando se trata de servidores públicos, se definen con base en la planta de cargos, en virtud del Acuerdo No. 07 (Acta 04 del 9 de marzo de 2008) del Consejo Superior.
Descripción: Establece las generalidades, los requerimientos, las políticas o las disposiciones que deben ser tenidas en cuenta para la ejecución de la actividad en particular. Incluye la referencia y acceso a los registros que dan evidencia de su ejecución. Se debe incluir los tiempos promedio de ejecución de la actividad, exceptuando aquellas de responsabilidad de una entidad externa al no existir control sobre las mismas.
Registros: Presenta el listado de registros que evidencian la ejecución de las actividades del procedimiento. Este listado se alimenta automáticamente con la elaboración del flujograma.
Normatividad del documento: Presenta el listado de normativa interna y externa que se constituyen en la referencia para la ejecución de actividades del procedimiento. Permite acceder directamente al normograma institucional para su consulta. Este listado de normativa se alimenta automáticamente con la elaboración del documento.
Aprobación: presenta los responsables de la aprobación del procedimiento de acuerdo a lo establecido en el numeral 1.1 del presente procedimiento.
Para elaborar un procedimiento en el software SIG, siga los pasos descritos en la Guía para elaborar, modificar y consultar documentación en el software del Sistema Integrado de Gestión - SIG (G-GD-59)
1.3.5 CONTENIDO DE UN INSTRUCTIVO
Información:
Objetivo: Presenta brevemente el propósito que se persigue con la aplicación del instructivo. El objetivo del instructivo es construido con tanta claridad y conveniencia, que permita al lector conocer su contenido a primera vista, sin requerir consultarlo a fondo.
Desarrollo:
Establece las generalidades, los requerimientos, las políticas o las disposiciones que deben ser tenidas en cuenta para la ejecución de la actividad.
Flujograma:
Establece las actividades secuenciales para el desarrollo de un instructivo. Incluye la misma información descrita en el flujograma del procedimiento (ver 1.3.4)
Para elaborar un instructivo en el software SIG, siga los pasos descritos en la Guía para elaborar, modificar y consultar documentación en el software del Sistema Integrado de Gestión - SIG (G-GD-59)
1.3.6 CONTENIDO DE UNA GUIA
Información:
Objetivo: Presenta brevemente el propósito que persigue la guía al proporcionar información complementaria frente a los procedimientos e instructivos. Es construido con tanta claridad y conveniencia, que permite al lector conocer su contenido sin realizar una consulta a fondo.
Desarrollo: presenta el contenido de la guía.
Aprobación: presenta los responsables de la aprobación de la guía de acuerdo a lo establecido en el numeral 1.1 del presente procedimiento.
Para elaborar una guía en el software SIG, siga los pasos descritos en la Guía para elaborar, modificar y consultar documentación en el software del Sistema Integrado de Gestión - SIG (G-GD-59)
2. ADMINISTRACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS
El administrador del SIG (Representante de la Dirección), es el único usuario que tiene control y medidas de protección de todas las claves de acceso de los usuarios al SIG.
Las solicitudes para elaboración o modificación de un documento pueden detectarse por cualquier usuario del Sistema Integrado de Gestión.
El usuario interesado en la elaboración o modificación del documento debe seguir la secuencia de actividades descrita en la Guía para elaborar, modificar y consultar documentación en el software del Sistema Integrado de Gestión - SIG (G-GD-59), que le indica los pasos a seguir para elaborar o modificar el documento.
Una vez elaborado o modificado el documento y seleccionados los responsables de su revisión y aprobación en la pestaña "aprobación", éste es enviado automáticamente el Software SIG, como una solicitud al responsable de su revisión. El responsable de la revisión puede considerar la necesidad de hacer ajutes al documento, consignando las observaciones en el campo previsto para tal fin, las que son retornadas automáticamente al responsable de la elaboración o modificación para su ajuste. Este tránsito, se dará tantas veces, como observaciones haga el responsable de la revisión. Solo podrá ser editado el documento por el funcionario que lo está elaborando o moficando.
Cuando el responsable de la revisión, considera que no es necesario enviar más observaciones al responsable de la elaboración o modificación, el Software SIG, envía el documento como una solicitud al responsable de su aprobación. El responsable de la aprobación realiza las observaciones de la misma manera y el Software SIG las envía al responsable de la elaboración o modificación para su ajuste. Una vez se ha realizado el ajuste, el Software SIG envía el documento al responsable de la revisión. Este tránsito se dará tantas veces como necesidades de ajuste se requieran realizar, antes de que el responsable de aprobar, considere que el documento es adecuado y lo aprueba.
Únicamente con la aprobación del documento por parte de su responsable, se considera que este controlado y entra en vigencia para su implementación. Si el documento aprobado fué la modificación de uno existente, se considera obsoleta la versión anterior y el Software SIG la controla, asegurando que solo sea visible la versión vigente.
El Software SIG, está diseñado para controlar la documentación aprobada por el Sistema Integrado de Gestión SIG, identificando el documento, asegurando que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles permanentemente, asegurando que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables por cualquier usuario interno o externo del Sistema y previniendo el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicándoles una identificación y disposición adecuada.
La documentación controlada del Sistema Integrado de Gestión está disponible únicamente en la página web de la Universidad y está blindada contra la modificación indebida. El Sistema no se hace responsable por los documentos aprobados que se copien o impriman; para ello, cuando esto suceda, el sistema automaticamente coloca una marca de agua en todo el documento que indica que ese documento se considera no controlado e informa acerca de la necesidad e consultar la página web premanentemente para consultar los documentos controlados.
La difusión de los documentos aprobados por el Sistema Integrado de Gestión se asegura a través de la disposición permenente de la documentación en la web institucional como fuente única de consulta y posibilidad de descarga de los formatos que se utilizan para el registro de la operación de la insititución. Es responsabilidad de los líderes de procesos garantizar que los servidores públicos adscritos a sus procesos actúan en consideración a lo establecido en los documentos del sistema.
A través de correo electrónico los líderes de proceso socializan las novedades de la documentación del SIG.
Se asegura la integridad y disponibilidad de la documentación contenida en el Software SIG a través de dos backups diarios realizados por el sistema automáticamente sobre toda su operación y copias de seguridad en los servidores de almacenamiento de conformidad con las directrices para la conservación y custodia de los sistemas de información de la Institución.
2.1 CONTROL DE CAMBIOS EN LA DOCUMENTACIÓN
El Software controla los cambios en la documentación del SIG y dispone de tres campos que visualizan y describen los cambios realizados a los documentos en versiones anteriores así:
Cuando un usuario del sistema modifica un documento, el software le exige que para guardar cualquier cambio debe describir en el campo "Cambios"” todas las modificaciones que realizó. El campo cambios aparece como un emergente para ser diligenciado inmediatamente se realice el cambio en el documento. Esta información se visualiza cuando se aprueba el documento en el espacio de "cambios realizados en versiones anteriores", justo en la primera parte del documento.
Para información de todos los usuarios del SIG, en el enlace consultas aparece el historial de cambios que ha tenido el documento, equivalentes a todas las modificaciones de las versiones anteriores, sin que se muestren los documentos obsoletos.
Únicamente el Administrador del SIG (Representante de la Dirección), tiene acceso al historial de las versiones anteriores de los documentos (documentos obsoletos completos) para asegurar que los usuarios no tengan la posibilidad del uso no intencionado de versiones obsoletas y la trazabilidad y conservación de los documentos. Este historial aparece en el enlace "consultas" de dicho usuario.
2.2 DOCUMENTOS NORMATIVOS INTERNOS Y EXTERNOS
Los documentos normativos de origen interno y externo constituyen el NORMOGRAMA, fuente de consulta para todos los procesos del SIG. Estos documentos conservan su estructura original, sin necesidad de adecuarlos a la estructura de codificación implementada en el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad.
La responsabilidad general sobre la administración del NORMOGRAMA es de la Secretaría General. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Jurídico, revisa y actualiza trimestralmente la normatividad interna y externa vigente y aplicable, quien a través del software Admiarchi, publica y dispone dichos documento para su consulta por el SIG.
La normativa interna (acuerdos y resoluciones) se alimentan a una base de datos interna y la normativa externa se vincula a las páginas web fuente oficial y se asegura su disponibilidad y vigencia por medio de la revisión que hace la Secretaría General.
3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE REGISTROS
3.1 DETERMINACIÓN DE LOS REGISTROS A CONTROLAR POR EL SIG:
La identificación de los registros de la Universidad, se ajusta a las disposiciones establecidas en la ley 594 de 2000, y las Tablas de Retención Documental se constituyen en el documento de control y administración de los registros que la conforman.
Todos los registros se identifican de acuerdo a las series documentales especificadas en las Tablas de Retención Documental de la siguiente manera:
Al elaborar el flujograma de un procedimiento o instructivo, donde se requiera la referencia a un registro, este se identifica a través la asignación de un código (serie documental) coherente con las Tablas de Retención Documental, por parte de la Líder del Proceso de Gestión Documental.
Cuando el registro se realice con el diligenciamiento de un formato específico, éste se vincula y el Software SIG, asigna un código único para su control como documento (formato), así como el control de sus versiones.
De acuerdo a lo anterior, los registros tendrán un código único de identificación (serie documental) si no están contenidos en un formato especificado y tendrán dos códigos (serie documental para el control del registro y código del SIG para el control de documentos) si el registro obligará la utilización de un formato.
3.2 CONSIDERACIONES RELACIONADAS CON EL BUEN USO Y MANTENIMIENTO DE LOS REGISTROS:
De conformidad con el artículo 3 del acuerdo 042 de 2002 emanado por el Archivo General de la Nación, "CONFORMACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE UNIDADES ADMINISTRARIVAS. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben, con fundamento en la Tabla de Retención aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vitar de los documentos y la normatividad archivistica. El respectivo Jefe de la oficina, será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, ..."
Los criterios para la organización de los archivos de gestión se encuentran documentados en el Manual de Archivo de Gestión, aprobado mediante Resolución de Rectoría No. 00523 de Julio 12 de 2004 y en el Procedimiento para administrar el archivo de gestión, central e histórico de la Universidad (P-GD-103).
Los registros deben ser legibles y coherentes con el tiempo, lugar y actividad, independientemente del medio de presentación (impreso o no impreso).
Ningún registro en medio impreso (manuscrito específicamente) se debe generar a lápiz.
Los registros en medio impreso se deben proteger de factores que impliquen humedad, polvo y elevadas temperaturas (fuentes caloríficas y luz solar).
Los registros en medio electrónico, electromagnético u otro medio diferente al impreso se deben proteger de elevadas temperaturas, polvo, humedad y virus electrónicos.
Con el fin de proteger los registros en medio electrónico, se asegura que el Coordinador del Grupo de Sistemas realiza almacenamiento en servidores y copias de seguridad como un mecanismo de soporte.
Los registros del proceso de Gestión Financiera, se manejan de acuerdo con lo establecido por los entes externos de control y están bajo su responsabilidad.
Es responsabilidad exclusiva del Líder del Proceso de Gestión Documental, velar por la aplicación de las Tablas de Retención Documental.
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