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PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA, REEMBOLSO Y CONTROL DE LAS CAJAS MENORES.

GESTIóN FINANCIERA

P-GF-165
Rige a partir de:
2009-10-16

Versión: 2
 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12008-11-10
22009-10-16

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores
OBJETIVO:
Establecer los lineamientos para la apertura, reembolso, seguimiento y control para la adecuada administración de las cajas menores con el propósito de realizar una gestión eficaz de los recursos financieros de la Universidad de Caldas.

ALCANCE:
Este procedimiento aplica para centros de gastos autorizados por el Rector para efectuar compras de acuerdo a la Resolución del Ministerio de Hacienda.

RESPONSABILIDAD:
La responsabilidad de las actividades de este procedimiento es competencia del Rector, Vicerrector Administrativo, Secretario General, los Ordenadores de Gasto, el Jefe de Oficina Financiera, los Profesionales Especializados de la Oficina Financiera.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
CAJA MENOR: Es la cuantía fija establecida a cargo de un funcionario, para atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de la Universidad de Caldas que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles.

ARQUEO: La revisión efectuada a los dineros (billetes y monedas), a las facturas y recibos objeto del gasto de caja menor en una fecha determinada.

REEMBOLSO: Solicitud de reintegro de dinero mensualmente o cuando la caja menor se haya agotado en un 70%, con el fin de conservar el monto inicial y continuar con las actividades propias del proceso.

REINTEGRO: Consignación de los dineros para la cancelación de la caja menor cuando esta ha cumplido su objeto, cambio del responsable y/o terminación del periodo según resolución de constitución de la caja menor.

DESARROLLO:
1. Con base en la Resolución emitida por el Ministerio de Hacienda, el Rector define las cuantías y las dependencias que manejarán cajas menores, estableciendo responsabilidades y manejos.

2. Las cajas menores se crean mediante acto administrativo (Resolución Institucional) emitida por el Representante Legal de la Institución.

2.1 Una vez autorizado el desembolso de caja menor, los responsables inician la ejecución de acuerdo a los artículos y parágrafos de la Resolución de constitución.

3. Al llegar al tope de gasto establecido (el 70% de lo asignado) o al menos una vez al mes; los responsables del manejo de las cajas menores, procederán a tramitar el reembolso.

4. Al cierre de la vigencia fiscal el Ordenador del Gasto responsable de las cajas menores procede a realizar el último reembolso con base en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal expedido cuando se constituye la caja menor.

5. Al cierre de cada período se debe legalizar todas las cajas menores, reintegrando los dineros que no se hayan ejecutado y se debe elaborar la correspondiente legalización.

6. En el arqueo se verifica que los recibos oficiales de caja menor estén consecutivos de acuerdo a la numeración preimpresa, que los soportes correspondan al total de estos recibos, que los documentos estén bien diligenciados y que los gastos se hayan hecho de acuerdo a los artículos y parágrafos de la Resolución de constitución.

FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Inicio 0    
2 Recepciona Resolución del Ministerio de Hacienda. 1 Profesional Universitario de la Oficina Financiera. Mediante esta Resolución se reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas menores.

TIEMPO: En enero de cada año.
3 Expide Certificado de Disponibilidad Presupuestal. 2 Profesional Universitario de la Oficina Financiera. Ver procedimiento de referencia: Instructivo para la expedición de CDP y asignación de Compromiso Presupuestal; I-GF-148.

TIEMPO: Según instructivo.
4 Proyecta Resolución Institucional. 3 Profesional Universitario de Oficina Financiera Mediante la Resolución Institucional se constituyen las Cajas Menores de la Universidad y se reglamenta su funcionamiento.

TIEMPO: 1 día hábil.
5 Da visto bueno a la Resolución Institucional. 4 Secretario General, Vicerrector Administrativo La Resolución Institucional proyectada por la Rectoría, es pasada para visto bueno del Vicerrector Administrativo y luego para visto bueno del Secretario General de la Institución.

TIEMPO: 1 día hábil en cada dependencia.
6 Firma Resolución Institucional. 5 Rector El Rector en uso de sus facultades legales a través de una Resolución anual crea las cajas menores para las dependencias de la Universidad que él considere necesario.

TIEMPO: 3 días hábiles
7 Dispone en cada centro de gasto los recursos mediante la Resolución Institucional. 6 Profesional Universitario de la Oficina Financiera. Asigna a los encargados del manejo de las Cajas Menores de acuerdo con la Resolución de constitución, los recursos autorizados, a fin de que inicien su ejecución.

TIEMPO: 1 día una vez al año
8 Otorga Compromiso Presupuestal. 7 Profesional Universitario de la Oficina de Financiera. Ver Procedimiento de referencia: Instructivo para la expedición de CDP y asignación de Compromiso Presupuestal; I-GF-148.

TIEMPO: Según instructivo
9 Revisa y Causa el Acto Administrativo 8 Profesional Especializado de la Oficina Financiera. Ver Procedimiento de referencia: Procedimiento para la elaboración, aprobación y causación de las cuentas de pago; P-GF-200 y pasa a Tesorería, donde inicia el proceso de Pago.

TIEMPO: Según procedimiento.
10 Efectúa el pago. 9 Pagador y Profesional Especializado de la Oficina Financiera. Ver procedimiento de referencia: Procedimiento para efectuar pagos de cuentas; P-GF-118.

TIEMPO: Según procedimiento.
11 Ejecuta el pago 10 Ordenar del Gasto y/o Responsable de la Caja Menor De acuerdo a los artículos y parágrafos de la Resolución de constitución de las cajas menores, se ejecuta el valor autorizado.

TIEMPO: Durante el año.
12 Inicia trámite de reembolso. 11 Gestor del Gasto Los responsables de las cajas menores deben efectuar mínimo un reembolso al mes o cuando se haya gastado el 70% de los rubros autorizados.

TIEMPO: Una vez al mes.
13 Solicita CDP. 11 Ordenador del Gasto La dependencia solicitante debe diligenciar el formato de Solicitud de Disponibilidad Presupuestal.

TIEMPO: 1 día hábil
14 Expide CDP 13 Profesional Universitario de la Oficina de Financiera. Ver procedimiento de referencia: Instructivo para la expedición de CDP y asignación de Compromiso Presupuestal; I-GF-148.

TIEMPO: Según instructivo.
15 Elabora Acto Administrativo para Reembolso 14 Gestor del Gasto Una vez expedido el CDP, los responsables de las cajas menores, organizan y relacionan los comprobantes de gasto de acuerdo con los parámetros establecidos en la Resolución de constitución y emiten Resolución para el reembolso de los mismos.

TIEMPO: Cuando se ha agotado el 70% de caja menor.

Registro(Resolución de reembolso)
16 Otorga Compromiso Presupuestal. 15 Profesional Universitario de la Oficina de Financiera. Ver documento de referencia: Instructivo para la expedición de CDP y Compromiso Presupuestal; I-GF-148.

TIEMPO: Según instructivo.
17 Revisa y Causa las cuentas de pago. 16 Profesional Especializado de la Oficina Financiera. Ver Procedimiento de referencia: Procedimiento para la elaboración, aprobación y causación de las cuentas de pago; P-GF-200.

TIEMPO: Según procedimiento
18 Efectúa el pago. 17 Pagador y Profesional Especializado de la Oficina Financiera. EL Profesional Especializado de Tesorería, efectúa el pago haciendo la situación de los recursos reembolsados. Ver procedimiento de referencia: Procedimiento para efectuar pagos de cuentas; P-GF-118.

TIEMPO: Una vez al mes según procedimiento para efectuar pagos de cuentas.
19 Programa arqueo a las cajas menores 18 Auxiliar Administrativa y/o Profesional Especializado de la Oficina Financiera Se realizan arqueos mensualmente a los responsables de las cajas menores, con el fin de realizar control al dinero en efectivo existente y al registro de las operaciones de gasto realizadas.

TIEMPO: 1 día hábil.
20 Solicita a los ordenadores documentos que soportan los gastos. 19 Auxiliar Administrativo y/o Profesional Especializado de la Oficina Financiera Solicita a los responsables de las cajas menores los libros de registro, el dinero en efectivo y los comprobantes de gastos pagados por el fondo de caja menor.

TIEMPO: 1 día hábil.
21 Elabora arqueo. 20 Auxiliar Administrativo y/o Profesional Especializado de la Oficina Financiera Elabora arqueo según los parámetros establecidos en la Resolución de Constitución de Cajas Menores.

TIEMPO: 1 día hábil.
Ver Registro(Formato para realizar el arqueo de caja menor.)
22 Identifica si existen inconsistencias. 21 Auxiliar Administrativo y/o Profesional Especializado de la Oficina Financiera Si no se encuentran faltantes o inconsistencias continuar en el paso 24.

TIEMPO: Inmediato en el momento del arqueo.
23 No existen inconsistencias, Va al paso 25 22    
24 Aplica medidas dispuestas y reglamentadas a la fecha. 23 Profesional Especializado Oficina Financiera Se contabiliza el sobrante y/o el faltante y se notifica al responsable del manejo de la caja menor.

TIEMPO: Inmediato.
25 Registra los resultados obtenidos en el arqueo de caja menor en un acta. 24 Auxiliar Administrativo, Profesional Especializado de la Oficina Financiera y Responsable de la Caja Menor El acta del resultado del arqueo de caja menor debe ser firmado por el responsable de la caja menor y la persona que realizó el arqueo. Entrega copia del acta al responsable de la caja menor y a Control Interno.

TIEMPO: 1 día hábil.

Registro(Acta de caja menor)
26 Fin. 25    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Acta de caja menor
DIVISION FINANCIERA
-GO-OFI-062
Formato para realizar el arqueo de caja menor.
DIVISION FINANCIERA
R-571-P-GF-165GO-OFI-062
Resolución de reembolso
DIVISION FINANCIERA
-GO-OFI-062

 


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
JULIÁN CASTAÑO LÓPEZ

PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Mauricio Arbelaez Rendon

JEFE DE OFICINA
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

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