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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA. |
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PROCESO | GESTIóN HUMANA |
OBJETIVO |
Generar de manera unificada las liquidaciones de nómina de los docentes, funcionarios administrativos y pensionados de la Universidad de Caldas, conforme a la normatividad vigente de manera oportuna y confiable. |
ALCANCE |
Este procedimiento inicia con el reporte de novedades provenientes de las unidades académicas, administrativas y entes externos, la generación de informes financieros, estadísticos y reportes para liquidación de seguridad social, parafiscales y cesantías, hasta la entrega de resoluciones de causación y pago de nómina al área de presupuesto. Aplica para el personal administrativo, docentes de planta, docentes ocasionales y catedráticos, trabajadores oficiales y pensionados de la Universidad de Caldas. |
RESPONSABLES | ||||||||
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DEFINICIONES Y TÉRMINOS | ||||||||||||||||||||||||||
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POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio. | ||||
2 | Programación y generación de nóminas de personal administrativo, docentes de planta, docentes en comisión doctoral, docentes ocasionales, catedráticos, trabajadores oficiales y pensionados. | Profesional Universitario, Técnico, Técnico Administrativo y Secretaria Ejecutiva de Gestión Humana - Grupo interno de trabajo Nómina y Compensación. |
El Profesional Universitario y el Técnico Administrativo programan en el sistema SARA las nóminas de los funcionarios y pensionados por periodo y fecha de pago; tener en cuenta que la programación de fecha de pago de cada nómina debe corresponder a un día diferente.
Las nóminas se programan del 01 al último día de cada vez mes (Ciclo 1), exceptuando la nómina de trabajadores oficiales que se programan semanalmente (7 días semana, cuando la semana tiene días compartidos para el mes siguiente se deben programar por los días que correspondan a cada mes con ciclo de pago 1 y 2 con la misma fecha de pago que corresponde al último día de la semana a pagar). Para habilitar la liquidación de la mesada pensional se debe tener en cuenta el informe de validación de pensionados del ministerio de salud y protección social, quien reportará el estado de vigencia de cada uno de ellos. Las especificaciones de cada una de las nóminas están establecidas en las políticas y condiciones de operación del procedimiento. Registro(Base de datos por nómina liquidada en el sistema SARA y reporte de vigencia.) |
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3 | Recepcionar, clasificar y aplicar las novedades internas y externas e incapacidades. | Profesional Universitario (incapacidades), Técnico, Técnico Administrativo (vinculación docente) y Secretaria Ejecutiva de la Oficina de Gestión Human |
La Secretaria Ejecutiva verifica el correo de novedades.nomina@ucaldas.edu.co y el libro radicador; recepciona, clasifica, valida documentos y aplica en el sistema SARA conforme a cada concepto.
El técnico verifica el correo horas.catedra@ucaldas.edu.co y descarga de cada uno de los departamentos y programas especiales el reporte de las horas laboradas en el periodo comprendido entre el día 20 del mes anterior y el día 19 del mes a pagar; y valida el número de horas frente a los parámetros establecidos en el sistema SARA. En el caso de los embargos, se procede conforme a la ley y se notifica al juzgado correspondiente de su aplicación o la causal por la cual se deja pendiente. Si al momento de la recepción no se ha procesado definitivamente la nómina se aplica. De lo contrario se aplicará el siguiente periodo. De igual manera, se informa al funcionario afectado y al fondo de cesantías si así lo requiere. El Profesional Universitario verifica el correo incapacidades@ucaldas.edu.co y el libro radicador, recepciona, valida documentos, aplica la incapacidad en el sistema SARA y pasa el documento firmado en físico a historias laborales. El Técnico Administrativo verifica el correo vinculaciondocente.ogh@ucaldas.edu.co y el libro radicador, recepciona, valida y elabora el respectivo acto administrativo conforme a la novedad proveniente de los departamentos y programas especiales, referente a vinculación docente (docentes ocasionales, docentes catedráticos de programas regulares, docentes catedráticos de programas especiales y a distancia, docentes catedráticos de programas de posgrados), modificaciones, renuncias, prórrogas y decaimientos. TIEMPO: La recepción de novedades se realiza de manera permanente. Para las novedades de nómina se reciben los primeros diez días calendario de cada mes. *Si el décimo día es un día no hábil, se recepcionarán hasta el día hábil siguiente. Para el caso de las novedades recepcionadas por el Técnico Administrativo (vinculación docente), se aplicarán los primeros quince días calendario, si el día quinceavo es un día no hábil, se recepcionarán hasta el día hábil anterior. Para el caso del reporte de las horas catedra, el técnico las requiere a cada departamento y programa el día 15 de cada mes, si el día quinceavo es un día no hábil, se requerirán el día hábil anterior. *Las novedades que se reciban después del tiempo establecido, serán causadas en el periodo correspondiente y compensadas en el siguiente con su respectiva regresión. Registro(Actos administrativos y documentos internos y externos.) |
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4 | Revisión de aplicación de novedades | Profesional Universitario de Gestión Humana – Grupo interno de trabajo Nómina y Compensación. |
Aplicadas las novedades en el sistema SARA, el Profesional Universitario revisa, ajusta y valida el cargue por cada concepto; en caso de que la novedad no proceda o necesite un ajuste adicional, se realiza la devolución a la Secretaria Ejecutiva.
TIEMPO: Primeros quince días calendario de cada mes (sujeto a la aplicación de la novedad). Registro(Actos administrativos, documentos internos y externos y registro en el sistema SARA en resumen de conceptos.) |
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5 | Liquidar y validar la nómina. | Profesional Universitario, Técnico, Técnico administrativo de Gestión Humana – Grupo interno de trabajo Nómina y Compensación. |
Validadas, aplicadas y revisadas las novedades se procede a la liquidación de cada una de las nóminas:
Profesional Universitario: docentes de planta, planta administrativa, comisión doctoral y pensionados. Técnico: nómina de docentes catedráticos (pregrado regular, especiales, a distancia y posgrados) y trabajadores oficiales. Técnico administrativo: planta temporal nivel central, planta temporal programas especiales, supernumerarios y docentes ocasionales. Una vez liquidada la nómina cada responsable verifica, valida y realiza los ajustes pertinentes. La liquidación de la nómina está sujeta a posterior revisión y correcciones. Para el caso de las liquidaciones periódicas: prima de servicios, vacaciones colectivas, prima de navidad e incremento salarial colectivo (si se requiere), se hacen liquidaciones independientes para integrar a la nómina del periodo. TIEMPO: Entre 2 horas y medio día, dependiendo la complejidad de la nómina. Registro(Reporte MLCFE del sistema SARA) |
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6 | Revisión de la nómina. | Profesional Especializado de Gestión Humana – Grupo interno de trabajo Nómina y Compensación. |
Generado el reporte MLCFE el Profesional Especializado mediante una tabla dinámica hace revisión de cada uno de estos reportes. En caso de encontrar inconsistencias devuelve a los responsables de la liquidación para que realicen las correcciones necesarias.
TIEMPO: Un día. Registro(Reporte MLCFE aprobado o con observaciones) |
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7 | Generar Nómina definitiva del personal docente y administrativo, trabajadores oficiales y mesada pensional. | Profesional Universitario, Técnico, Técnicos administrativos de Gestión Humana – Grupo interno de trabajo Nómina y Compensación. |
Corregidas las inconsistencias, se procede a generar la nómina y los correspondientes archivos por cada una, teniendo en cuenta que los registros de liquidación de netos (LEP) correspondan en igual valor a los conceptos acumulados (CMT) y en los reportes de contabilidad se revisan que las suman sean iguales (débito y crédito) que deben coincidir con el total de la nómina (comprobante presupuestal):
• Archivo plano interfaz para Contabilidad (GMI). • Archivo plano netos a pagar para Tesorería (LEP banco matriz). • Informe presupuestal costo de la nómina (comprobante de presupuesto). • Informe contable. • Informe resumen de conceptos liquidados (CMT). • Informe embargos aplicados (ABA). • RECO general. • Informe libranzas (RECO por entidad). • Reporte de incapacidades (Excel). Para la mesada pensional, bajo las especificaciones técnicas del ente fiduciario, se realiza la generación del archivo plano, el cual contiene los netos con destino a cuentas bancarias y se le debe adicionar los registros del total de los netos con destino a Foncaldas y Cooservunal. Adicionalmente, debe contener la fecha de pago, la cual debe coincidir con la fecha real de pago del ente fiduciario. Este archivo es validado por el ente fiduciario, en caso de presentar inconsistencias es devuelto para ser generado nuevamente. Debe ser encriptado y enviado a la fiduciaria como anexo a la orden de pago de los netos a pagar. TIEMPO: En promedio un día dependiendo la complejidad de la nómina. Registro(Registro Histórico de Nómina (Sistema SARA) y archivo plano encriptado) |
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8 | Generar resoluciones para el pago de nómina y resoluciones de transferencia y órdenes de pago para la mesada pensional. | Vicerrectoría académica, Vicerrectoría Administrativa, Decanaturas, Jefatura de Oficina de Gestión Humana y Grupo interno de trabajo Nómina y compensa |
Las Resoluciones para el pago de la nómina son enviadas para numeración y firma al respectivo ordenador del gasto, previo visto bueno de la jefatura de la Oficina de Gestión Humana:
Vicerrectoría Académica: comisión doctoral. Vicerrectoría Administrativa: docentes de planta, planta administrativa, docentes catedráticos de programas regulares, planta temporal nivel central, planta temporal programas especiales, supernumerarios, docentes ocasionales, trabajadores oficiales y pensionados. Observaciones: la resolución de la mesada pensional no autoriza pago, autoriza la causación y la transferencia del costo de la mesada a la fiduciaria. Adicional, se requiere la firma en original de 03 (tres) órdenes de pago: netos a pagar, pago a terceros y pago a terceros (embargos). *La suma de las órdenes de pago de los netos, pagos a terceros y pago terceros (embargos) es igual al total de la transferencia autorizada mediante resolución para el pago de la mesada pensional. Decanaturas: nómina de docentes catedráticos de programas especiales y a distancia y programas de posgrado. TIEMPO: Un día. Registro((Resoluciones, órdenes de pago, archivos encriptados, Registro Histórico de Nómina (Sistema SARA)).) |
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9 | Remisión documentación para pago. | Oficina de Gestión Humana – Grupo interno de trabajo Nómina y Compensación. |
Firmadas las resoluciones autorizando el pago para el personal docente, administrativo, trabajadores oficiales y transferencia a la fiduciaria para el pago de pensionados se procede a la remisión de dichas resoluciones al área de presupuesto de la Oficina Financiera al correo radicación.cuentas@ucaldas.edu.co.
Para la causación de las nóminas se remite al correo causacion@ucaldas.edu.co los siguientes archivos por cada nómina: • Comprobante de presupuesto. • Informe contable. • Informe resumen de conceptos liquidados (CMT). • Archivo plano interfaz (GMI). • Reporte de incapacidades (Excel). Para el pago de la nómina se remite al correo orlando.tabares@ucaldas.edu.co y tesoreri@ucaldas.edu.co los siguientes archivos por cada nómina: • Archivo planos netos a pagar para Tesorería (LEP banco matriz). • Archivo plano ACH. • Netos a pagar para Foncaldas. • Netos a pagar para Cooservunal. • Informe resumen de conceptos liquidados (CMT). • Informe embargos aplicados (ABA, PDF y Excel). • Informe libranzas (RECO por entidad). • RECO de descuentos. • Reporte de incapacidades (Excel). • Reporte de medicina prepagada. • Reporte de voluntarias. • Reporte de cuentas AFC. Observaciones: Para el pago de la mesada pensional se remite al ente fiduciario: - La Orden de pago de los netos con el anexo donde se relaciona la lista de bancos con número de transacciones y valor total de ellas y el respectivo archivo plano encriptado. - La orden de pago a terceros con el anexo donde se relaciona la lista con la siguiente información: número de registro, NIT, beneficiario, valor, banco, tipo, número cuenta y forma de pago (transferencia, cheque y efectivo). - La orden de pago a terceros (embargos donde se relaciona la lista con la siguiente información: número de registro, NIT, beneficiario, valor, banco, tipo, número cuenta y forma de pago (transferencia, cheque, archivo plano – PSE y efectivo). El archivo plano (pago embargos) corresponde a los depósitos judiciales por embargo del banco agrario y se debe generar bajo las especificaciones técnicas del banco agrario. El archivo plano se debe validar ante el banco agrario y tener en cuenta la comisión e IVA cobrada, valor que se descontará al embargo de mayor cuantía. TIEMPO: Medio día. Registro((Registro Histórico de Nómina (Sistema SARA) y Archivos enviados correo electrónico)) |
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10 | Envío de comprobantes de pago. | Oficina de Gestión Humana – Grupo interno de trabajo Nómina y Compensación. |
Una vez Tesorería confirme la transferencia bancaria de los netos de nómina, se procede a generar y enviar los comprobantes de pago a los correos institucionales de cada funcionario.
Para el caso de los pensionados una vez se tenga la confirmación del ente fiduciario del pago de nómina, se procede a generar y enviar los comprobantes de pago de cada pensionado a los correos notificados en el sistema y adicional a ello, se envían de forma consolidada a Foncaldas y a ASPUNCAL. TIEMPO: Dependiendo de las condiciones de conectividad del proceso. Registro(Registro de envíos de correo nomina@ucaldas.edu.co, por el programa Outlook – correos masivos.) |
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11 | Archivar copia de novedades y resoluciones de pago. | Oficina de Gestión Humana – Grupo interno de trabajo Nómina y Compensación. |
Una vez terminado todo el proceso de nómina la Secretaria Ejecutiva procede al archivo de todas las novedades. Cada responsable de la liquidación de la nómina debe archivar copia de la resolución de los comprobantes contables y presupuestal de cada una de las nóminas.
TIEMPO: Media hora efectiva de archivo. Registro(Carpeta por nómina y carpeta por operadora de libranzas.) |
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12 | Fin. |
REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
(Registro Histórico de Nómina (Sistema SARA) y Archivos enviados correo electrónico) | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | - | - |
(Resoluciones, órdenes de pago, archivos encriptados, Registro Histórico de Nómina (Sistema SARA)). | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | - | G1-0GH-068 |
Actos administrativos y documentos internos y externos. | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | - | - |
Actos administrativos, documentos internos y externos y registro en el sistema SARA en resumen de conceptos. | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | - | ASUNTO |
Base de datos por nómina liquidada en el sistema SARA y reporte de vigencia. | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | - | - |
Carpeta por nómina y carpeta por operadora de libranzas. | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | - | - |
Registro Histórico de Nómina (Sistema SARA) y archivo plano encriptado | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | - | - |
Registro de envíos de correo nomina@ucaldas.edu.co, por el programa Outlook – correos masivos. | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | - | - |
Reporte MLCFE aprobado o con observaciones | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | - | G1-OGH-068 |
Reporte MLCFE del sistema SARA | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | - | - |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
JEFE DE OFICINA - OFICINA GESTIÓN HUMANA | JEFE DE OFICINA - OFICINA GESTIÓN HUMANA | JEFE DE OFICINA - OFICINA GESTIÓN HUMANA |
HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
5 | Se actualizan las políticas y condiciones de operación, se cambian las descripciones en el flujograma, se agregan los pasos del 9 al 11 y se incluye la normatividad. | 2021-05-28 |
4 | Modernización de la imagen del SIG | 2019-10-17 |
3 | Se modifica el procedimiento para que cumpla con el ciclo PHVA y se actualiza la forma como se administra la nómina en la Universidad. | 2014-07-28 |
2 | Se cambió la información concerniente al Objetivo, el Alcance, los Responsables y Definiciones y Términos. Se cambió el Diagrama de Flujo del Proceso, se eliminaron pasos y fueron reemplazados Se consolidó información para cada uno de ellos. Se especifican los tiempos en cada paso Se cambia los símbolos en los pasos Se cambian las descripciones de los pasos Se agregan pasos de decisión. Se eliminaron pasos del 18 al 33 y reemplazados Se cambia nombre del registro, Actos Administrativos y documentos de entidades foraneas-> Actos Administrativos y documentos de entidades externas Se agregó Formato de Devolución de Novedades de Nómina en los pasos 4 y 7 | 2009-11-24 |
1 | Versión inicial | 2008-10-02 |
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