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PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN, ADMISIÓN Y MATRÍCULA DE LOS ASPIRANTES A PROGRAMAS DE PREGRADO |
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PROCESO | DOCENCIA |
OBJETIVO |
Orientar a los aspirantes, admitidos y funcionarios de las diferentes dependencias de la Universidad de Caldas en los pasos necesarios para realizar la inscripción, admisión y matrícula de los aspirantes regulares y especiales a programas de pregrado. |
ALCANCE |
Inicia con la planeación y el diseño del calendario de admisiones, pasando por la compra del formulario (entrega de formularios para aspirantes de comunidades indígenas y afrodescendientes, víctimas del conflicto y mejores bachilleres) y el diligenciamiento del formulario por parte del aspirante, la publicación de la lista de admitidos, hasta la liquidación de derechos académicos, consecución de paz y salvo de servicios médicos, la inscripción de actividades académicas, la creación de correos electrónicos institucionales para cada estudiante y la expedición de carnés. |
RESPONSABLES | ||||||||||||||
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DEFINICIONES Y TÉRMINOS | ||||||||||||||||||||||
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POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio | ||||
2 | Aprobar calendario de admisiones. | Vicerrectoría Académica - Oficina de Admisiones y Registro Académico |
La Oficina de Admisiones y Registro Académico propone a la Vicerrectoría Académica, en consonancia con el calendario Académico, las fechas para el proceso de admisiones.
La Vicerrectoría Académica revisa, ajusta y aprueba el calendario de admisiones mediante resolución. Se publica el calendario aprobado en la página web http://acad.ucaldas.edu.co, link “admisiones”, con los términos y condiciones de la convocatoria para los programas que se ofertarán. Tiempo: mínimo 3 días hábiles antes de la apertura de la convocatoria de programas de pregrado presenciales. Registro(Resolución de calendario de admisiones para programas de pregrado) |
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3 | Parametrización y apertura del Formulario | Ingenieros de desarrollo - Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
Antes del inicio de la venta y diligenciamiento de los formularios, los ingenieros de desarrollo del Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, parametrizan el formulario de inscripción de acuerdo al calendario de admisiones y los programas ofertados para cada convocatoria.
Tiempo: mínimo 3 días hábiles antes de la apertura de la convocatoria de programas de pregrado presenciales. |
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4 | Entregar formularios a aspirantes de comunidades afrodescendientes e indígenas, mejores bachilleres (colegios públicos) y desplazados. | Aspirantes - Oficina de Admisiones y Registro Académico |
En el caso del otorgamiento de formularios para comunidades indígenas, afrodescendientes, y víctimas del Conflicto Armado, se verificará por parte de la Oficina de Admisiones su condición y en el caso de los mejores bachilleres, será verificado ante cada uno de los planteles educativos que hayan diligenciado en la plataforma de formularios Especiales.
Tiempo: hasta 4 días hábiles antes del cierre del proceso de venta de formularios |
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5 | Comprar y diligenciar formulario. | Aspirante |
Una vez el aspirante conoce los términos y condiciones de la convocatoria, procede a comprar el formulario en la entidad bancaria indicada (Ver procedimiento de pago de formularios: http://www.ucaldas.edu.co/admisiones/).
Posteriormente, registra sus datos personales y académicos en el formulario web dispuesto para la convocatoria en la página web de la Universidad de Caldas o la página de admisiones del Sistema Académico (SIA) http://www.ucaldas.edu.co/admisiones/ Tiempo: según calendario de admisión vigente |
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6 | Legalizar reserva de cupo | Aspirante admitido |
El aspirante admitido que realizó reserva de cupo en admisiones anteriores y registró que su ingreso será en la actual convocatoria deberá ingresar a la plataforma de matrículas en línea el día señalado e informado por parte de la Oficina de Admisiones a través de correo electrónico registrado al momento de la inscripción para realizar la carga de documentos generales, específicos y aquellos necesarios para la liquidación de la matrícula financiera.
Se genera listado de reservas de cupo habilitadas para matricularse Tiempo: Según calendario de admisión vigente |
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7 | Solicitar cruce de resultados áreas de núcleo común ICFES o SABER 11 | Ingenieros de desarrollo - Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
Luego del cierre de los términos para el registro de la información de los aspirantes, los ingenieros de desarrollo de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, remitirán los códigos SNP de los resultados de las pruebas ICFES o SABER 11, al ICFES para que dicho instituto, envíe los resultados de las áreas del núcleo común y así mismo, verifique que los puntajes aportados correspondan con el aspirante que los registró. El reporte de información que realiza el ICFES es revisado bajo el cumplimiento de los criterios establecidos (Ver desarrollo).
Únicamente se realizará la admisión con los resultados devueltos por el ICFES como válidos. Tiempo: 5 días luego de finalizada la verificación de los datos registrados por los aspirantes |
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8 | Cálculo y proyección preliminar de los promedios ponderados. | Ingenieros de desarrollo - Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
Hechas las verificaciones, se procede a calcular y validar los promedios de cada aspirante en relación a los porcentajes de las áreas del núcleo común del examen ICFES o SABER 11, tenidas en cuenta por cada programa para la selección de admitidos. Luego se generan los resultados preliminares de admisión, en los que se relacionan los formularios anulados, se vinculan los admitidos de procesos anteriores que se encuentren en reserva de cupo vigente y se listan en orden descendente según el ponderado, los aspirantes del proceso en curso.
Tiempo: hasta 5 días hábiles luego de recibido el reporte de información del ICFES. |
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9 | Verificar listados de admitidos, no admitidos, en espera y cupos especiales. | Jefe de Oficina de Admisiones y Registro Académico Funcionario encargado del Proceso de Admisiones |
Obtenidas las listas de admitidos, no admitidos y en espera preliminares, se realizarán las siguientes verificaciones:
• Se verificará que el orden de la lista de admitidos y no admitidos esté conforme a la ordenación asignada. • Se verificará con las bases de datos, la pertenencia o no de aquellos aspirantes que se presentaron como especiales, antes del listado de admitidos. Tiempo: 3 días luego de generados los listados preliminares. |
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10 | Publicar listado de admitidos. | Jefe de Oficina de Admisiones y Registro Académico |
Una vez verificados los puntajes de admisión y, según estipule el calendario de admisiones, se emitirá listado de admitidos, no admitidos y en espera por cada programa, la cual será publicada en la página web de admisiones: http://acad.ucaldas.edu.co/admisiones. Serán remitidas copias de dichos listados de admisión a Secretaría General, Oficina Asesora de Control Interno y Vicerrectoría Académica.
Los admitidos que por cualquier motivo no puedan hacer uso del cupo asignado dentro de la convocatoria que se encuentre vigente, podrán solicitar la reserva del mismo EN LÍNEA, utilizando el aplicativo dispuesto para ello en la web de admisiones. Tiempo: Según calendario de admisiones vigente. Registro(Listados oficiales de admitidos, en espera, no admitidos y formularios anulados) |
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11 | Cargar documentos en línea | Admitidos |
En el calendario oficial de admisiones publicado en el sitio web de admisiones, se le informará a los admitidos las fechas en las cuales deberán cargar sus documentos de matrícula por programa. El admitido deberá ingresar a la plataforma de matrículas en línea en el día señalado y cargar los documentos generales, específicos y aquellos necesarios para la liquidación de la matrícula financiera.
Tiempo: según calendario de admisiones vigente. Registro(Documentos PDF cargados en el Sistema) |
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12 | Revisar y aprobar los documentos aportados por los admitidos. | Operadores del proceso de Admisión - Oficina de Admisiones y Registro Académico |
Los operadores del proceso de admisión revisan los documentos aportados por los admitidos para realizar la liquidación, en cuanto a su pertinencia y validez, determinando el cumplimiento de los siguientes criterios:
• Documentación completa (De acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 22 de 2012 del Consejo Superior). • Coherencia de los documentos. • Legalidad, legibilidad y validez de los documentos presentados. • Existencia de información requerida en cada documento. Cuando se presenten inconsistencias, se hace devolución de la documentación para que el admitido, a través de la misma plataforma de documentos en línea, haga las correcciones del caso y cargue nuevamente la documentación dentro de los nuevos tiempos asignados. El admitido deberá estar pendiente de su proceso con el fin de hacer los ajustes pertinentes de tal forma que complete el proceso de matrícula y así evitar la pérdida del cupo y reasignación del mismo por no cumplir con este proceso. Tiempo: Según calendario de admisiones vigente. Registro(Documentos PDF cargados en el Sistema) |
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13 | Revisar y verificar documentos y liquidar matrícula. | Oficina de Planeación - Oficina de Admisiones y Registro Académico. |
La Oficina de Admisiones y Registro Académico revisará y verificará la idoneidad de los documentos aportados por los admitidos para la liquidación de matrícula:
Si los documentos son aprobados, se procederá con el proceso de liquidación de matrícula y generación de los recibos de pago , los cuales deberán ser descargados por cada admitido desde la plataforma de matrículas en línea. Tiempo: según el calendario de admisiones. Registro(Documentos PDF cargados en el Sistema) |
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14 | Descargar recibo de matrícula y efectuar el pago. | Admitido |
El admitido debe descargar su recibo de pago desde la plataforma de matrículas en línea, con el cual deberá cancelar la matrícula financiera en la entidad bancaria respectiva y dentro de las fechas estipuladas en el recibo. El admitido debe conservar la respectiva copia del recibo debidamente cancelado para trámites posteriores.
Tiempo: el pago se realiza según el tiempo aprobado en normativa del Consejo Superior. Registro(Recibo de pago de matrícula) |
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15 | Realizar llamados adicionales. | Oficina de Planeación - Oficina de Admisiones y Registro Académico. |
En caso de que durante un llamado no se provean algunos cupos de los ofrecidos, estos serán reasignados en llamados adicionales en estricto orden de ponderado en los listados oficiales de admisión y según las fechas del calendario de admisiones. Dichos llamados serán publicados en el link: https://viceacademica.ucaldas.edu.co/admisiones/
Tiempo: Según calendario de admisiones vigente. |
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16 | Solicitar cita y realizar exámenes médicos. | Admitido - IPS Universitaria |
El admitido debe concertar la cita médica directamente con la IPS Universitaria y acudir a la misma llevando una copia de su recibo de pago que cuente con el sello de la entidad bancaria y llevando los certificados de vacunación y demás exámenes médicos exigidos. Si el admitido así lo desea puede solicitar los servicios de la IPS para la realización de exámenes de laboratorios y vacunas. La IPS emitirá el paz y salvo de servicios médicos suministrados.
Tiempo: según programación de citas. Registro(Paz y salvo de servicios médicos) |
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17 | Registrar actividades académicas. | Director de Programa |
El Director de Programa o quien haga sus veces, inscribe en el SIA las actividades académicas correspondientes al primer semestre del programa académico para cada aspirante admitido.
Tiempo: una vez finalizado el proceso de matrícula |
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18 | Crear correos electrónicos institucionales y accesos al Sistema de Información Académica. | Grupo Interno de Trabajo – Unidad de Sistemas |
Con la información de los códigos generados para cada estudiante matriculado, se crean los correos electrónicos individuales y sus respectivos accesos al Sistema de Información Académica.
Tiempo: durante la primera semana de clases. |
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19 | Generar carnets estudiantiles. | Funcionario - Oficina de Admisiones y Registro Académico |
Con la fotografía en formato digital cargada por cada admitido en la plataforma de documentos en línea, se procede a cruzar la información con el Sistema de Información Académica para la generación los respectivos carnets.
Tiempo: durante la segunda semana de clases. Registro(Carné generado) |
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20 | Fin |
REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
Carné generado | REGISTRO ACADEMICO | - | - |
Documentos PDF cargados en el Sistema | REGISTRO ACADEMICO | - | ASUNTO |
Listados oficiales de admitidos, en espera, no admitidos y formularios anulados | REGISTRO ACADEMICO | - | - |
Paz y salvo de servicios médicos | SERVICIO MEDICO ESTUDIANTIL | - | ASUNTO |
Recibo de pago de matrícula | DIVISION FINANCIERA | - | ASUNTO |
Resolución de calendario de admisiones para programas de pregrado | VICE-RECTORIA ACADEMICA | - | H-VAC-002.1 |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - DEPARTAMENTO DE ANTROPOLOGÍA Y SOCIOLOGÍA |
HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
14 | Se actualizan las políticas y condiciones de operación y los pasos 7,8,9 y 15 del flujograma. | 2022-02-25 |
13 | Se actualiza el documento de acuerdo a la normativa vigente. | 2020-12-09 |
12 | Ajustes en definiciones y términos y en el flujograma de acuerdo a las normas vigentes. | 2020-08-14 |
11 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-18 |
10 | Ajustes en el flujograma.. | 2018-12-21 |
9 | Buenas tardes Tal y como lo plasmo en la resolución para la publicación de los admitidos para el segundo periodo académico 2017, me permito solicitar sea ajustado el procedimiento en el paso No. 7 en lo pertinente a: Para los aspirantes especiales, que una vez realizada las verificaciones ante los entes correspondientes, no cumplieran dicha condición se anulará su inscripción. El anterior parrafo se encuentra plasmado en la resolución la cual fue asesorada por la Secretaria General y sera el reemplazo de lo que hoy aparece como: De presentarse anomalías, se envía informe a Rectoría y Vicerrectoría Académica y se informa al ICFES sobre el particular " Lo anterior como acción de mejora al proceso solicitada por el Consejo Académico | 2017-06-13 |
8 | Se detallan los controles de verificación al cumplimiento de requisitos para los aspirantes especiales, según modificación realizada por el Consejo Académico, en la que se actualizan los tipos de aspirantes especiales a los que se les otorgará cupo durante el proceso de admisiones. | 2017-05-02 |
7 | Se ajustó el desarrollo del procedimiento. Se eliminó listado preliminar de admisión, que estaba en el paso 7 del flujograma. Se modificó al anterio paso 12 y se ubicó como paso 13. Se eliminaron los pasos 14 y 16. Se agregó en la normativa el Acuerdo 02 de 2014 del Consejo Académico, Acuerdo 013 de 2014 del Consejo Superior y Acuerdo 024 de 2014 del Consejo Superior. | 2015-05-05 |
6 | Se requiere ajustar algunos pasos en el flujograma, específicamente aquellos que establecen la responsabilidad de la liquidación de recibos en la Oficina Financiera, teniendo en cuenta que dicha gestión se encuentra en cabeza de Registro Académico según Manual de Funciones. Se agregó el paso 14 en el cual se establece la revisión de liquidaciones, a modo de control de calidad en el proceso. | 2014-09-29 |
5 | Se actualiza el procedimiento al nuevo sistema de inscripción y matrícula electrónico con carga de documentos en línea. | 2013-06-26 |
4 | Se requiere modificar el procedimiento en los siguientes aspectos: 1) Optimizar la extensión del procedimiento, en tanto la última modificación prácticamente citó el texto completo de los acuerdos de matrículas 01, 012 y 013 de 2011. 2) Ajustar las responsabilidades dentro del flujograma. 3) Ajustar y actualizar la normatividad del procedimiento. | 2012-10-01 |
3 | se modifican definiciones y responsables; se modifica totalmente el desarrollo; se modifican todos los pasos del procedimiento. Se cargaron los acuerdos 001, 012 y 013 de 2011 del Consejo Superior. fgdsfg | 2011-12-01 |
2 | se cambio denominación y contenido del paso en general, Se unifica el tiempo con el calendario de admisiones. Se aclara en el desarrollo que ocurre cuando el admitido no entrega los documentos en los tiempos establecidos por la Universidad. Se anexa un paso en el cual el aspirante consulta la pagina y verifica su estado. Se cambia el tiempo en el paso 2 se cambia el paso 3 conforme a la norma Se anexan 2 pasos en el flujograma referente a la adquisición del PIN y al diligenciamiento del formulario virtual Se especifica en el desarrollo la compra de un PIN y no de un formulario. Se anexa la Resolución 0790 de Rectoría. se modifica puntuacion se corrige ortografia | 2011-08-25 |
1 | Versión inicial | 2008-11-07 |
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