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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA UNIVERSIDAD

Código: P-RF-212
Versión: 11
Emisión: 2020-08-19

PROCESO RECURSOS FíSICOS

OBJETIVO
Programar, ejecutar y verificar las actividades necesarias para realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de bienes muebles e inmuebles en la Universidad de Caldas, con el fin de garantizar continuidad en la prestación de los servicios misionales, optimizando los recursos invertidos para tal fin.

ALCANCE
El procedimiento es aplicable al mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad de Caldas, los cuales comprenden: edificios, redes eléctricas, redes hidráulicas, gas domiciliario, acueducto, alcantarillado, equipos, muebles y enseres, se exceptúan los equipos de cómputo y obras que por su complejidad y costos deban ejecutarse desde el Grupo de Sistemas y Desarrollo Físico. El procedimiento inicia con la identificación del requerimiento para realizar mantenimiento por diversas fuentes, hasta la entrega del bien y la verificación de la conformidad del trabajo realizado con relación a lo solicitado, por parte del solicitando del requerimiento y supervisor o funcionario encargado.

RESPONSABLES

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA: 

Gestionar los recursos y contratos necesarios para la ejecución de las labores de mantenimiento en cada vigencia.

PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE SERVICIOS GENERALES: 

Dirigir las actividades de identificación de necesidades de mantenimiento, tramitar su ejecución y hacer seguimiento a la eficacia de las reparaciones realizadas, con el apoyo de los funcionarios del área designados y los recursos disponibles.
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS:  Elaborar para cada vigencia el plan de obras institucional, en el que se establecen los planes de crecimiento proyectados y las necesidades de mejoramiento de infraestructura en todas las dependencias debidamente priorizadas. 

GRUPO INTERNO DE DESARROLLO FÍSICO DE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA: 

Ejecutar las actividades establecidas en el plan de obras y realizar las reparaciones locativas que vayan surgiendo durante la vigencia, con base en los recursos disponibles.

 


DEFINICIONES Y TÉRMINOS
BIENES INMUEBLES:  Bienes que por su naturaleza o por adhesión, no pueden transportarse de un lugar a otro. 
BIENES MUEBLES:  Bienes que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallaran depositados. 
MANTENIMIENTO PREVENTIVO:  Actividades que se realizan sobre los bienes muebles e inmuebles con el propósito de mantener sus condiciones de uso y operación a través de evaluaciones de funcionamiento, inspecciones, revisiones, ajustes, reparaciones, limpiezas, lubricaciones, calibraciones y actividades similares o complementarias, ejecutadas en forma periódica con base en frecuencias previamente definidas. El mantenimiento preventivo se caracteriza por la detección de posibles fallas en su fase inicial y su oportuna corrección de tal forma que se evite que los bienes objeto de esta actividad dejen de operar en las condiciones que se esperan. 
MANTENIMIENTO CORRECTIVO:  Actividades que se realizan sobre los bienes muebles e inmuebles para corregir fallas o averías que detienen la operación normal del bien. El mantenimiento correctivo puede ser planificado cuando una vez identificada la falla o avería o la frecuencia con la cual se presenta, es posible programas con cierta anticipación los recursos físicos, técnicos y de personal para su realización. El mantenimiento correctivo no planificado se presenta cuando es necesario realizar la intervención inmediata del bien, sin que exista programación previa debido a la ocurrencia de una falla o avería repentina que causa la detención del equipo o la inhabilidad del mismo para el uso previsto.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

El mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes considera:

 

 

1. Mantenimiento preventivo y correctivo, se ejecuta de acuerdo a las inspecciones realizadas y reportes por parte de los diferentes integrantes de la comunidad universitaria. Se gestionan las contrataciones para cada área o tipo de mantenimiento, a través del Grupo Interno de Contratación. El seguimiento se realiza mediante inspección del personal de Servicios Generales en los lugares de la intevención y/o con los formatos diligenciados y validados por el usuario solicitante del requerimiento.

 

 

2. Reparaciones locativas que incluyen diseño o remodelación de espacios y/o construcción, lo cual se ejecuta teniendo en cuenta la planificación de las obras definidas y priorizada en el plan de obras de cada vigencia. Dicho plan es aprobado por el Comité de Infraestructura y recopila todas las necesidades de las dependencias y aquellos planes de crecimiento proyectados por la Oficina de Planeación y Sistemas en materia de infraestructura. También se atiende requerimientos de obra física generadas por la dinámica de la operación de la Universidad, las cuales son revisadas y avaladas por el Comité de Infraestructura en el transcurso de la vigencia.

 

 

3. Aseo de las instalaciones, el aseo de las instalaciones, se configura como mantenimiento preventivo y se realiza a través de funcionarios de la institución y una empresa contratista, la cual es seleccionada según lo establecido en el procedimiento de contratación.  (Ver: P-CC-762-PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE PROVEEDOR POR CONVOCATORIA PÚBLICA ).  Las actividades de aseo se realizan bajo las necesidades específicas de las sedes y busca mantener las instalaciones en perfecto estado, identificar y reportar necesidades de mantenimiento.

 

A través de las inspecciones, el Profesional Especializado del Grupo de Trabajo de Servicios Generales verifica la eficacia de las actividades de aseo y posibles fallas en la prestación del servicio, así como las ausencias injustificadas del personal, caso en el que se procede a notificar a la empresa contratista o al operario cuando se trata de un funcionario de la universidad asignado, inicialmente de forma verbal y en caso de recurrencias, de forma escrita.  De igual manera, se realizan reuniones periódicas entre el Profesional Especializado de Servicios Generales y el Supervisor del contrato de aseo, en las que se verifica el cumplimiento del mismo. 

 

 

Las novedades en el servicio son recepcionadas de las áreas por medios escritos y electrónicos, y se toman las medidas de ajuste necesarias en busca de la satisfacción de los usuarios y el buen estado de las instalaciones.

 

Se excluye del alcance del proceso y de la norma, la calibración de equipos de los laboratorios de docencia, ya que se utilizan sólo para fines académicos y el mantenimiento preventivo y correctivo de los laboratorios de extensión, ya que son programas especiales autofinanciados.


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.    
2 Identificar acciones de mantenimiento preventivo y correctivo a ejecutarse durante la vigencia contractual Profesional especializado de Servicios Generales - Empresas contratistas A través del acta de inicio de los contratos de mantenimiento, se detallan los enfoques del servicio o acciones prioritarias, a partir de análisis realizado por el Líder del Grupo de Servicios Generales y con base en las diferentes fuentes de identificación de requerimientos e informes de mantenimientos anteriores. Si es necesario, se realiza una inspección inicial para validar solicitudes.

TIEMPO: De acuerdo con las necesidades y estado del servicio

Ver Registro(ACTA DE INICIO)
3 Reportar necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo Contratistas de aseo y vigilancia - Usuarios El reporte de requerimientos se realiza a través de los siguientes medios:
1. Inspecciones de Líder de Grupo Interno de Servicios Generales y su personal de apoyo.
2. Reporte del personal de vigilancia: Reporta daños evidentes y comunes para las áreas de cobertura. Diligencia el requerimiento en la planilla de novedades.
3. Reporte de Personal de aseo: Identifica necesidades de reparaciones en las áreas que les corresponden directamente y reporta a Servicios Generales o al personal de seguridad.
4. Los docentes, personal administrativo o contratistas presentan sus requerimientos de mantenimiento a través de la mesa de ayuda, este aplicativo muestra como tema de ayuda: "Recursos físicos", en el cual los usuarios pueden realizar solicitudes de mantenimiento correctivo o preventivo. (Ver I-RF-684 Instructivo para crear y administrar solicitudes de la mesa de ayuda.)

TIEMPO: Inmediatamente se identifique una necesidad de mantenimiento

Registro(Aplicativo Mesa de ayuda)
4 Verificar especificaciones de la solicitud Profesional especializado de Servicios Generales De acuerdo al tipo de solicitud recibida, el Profesional Especializado de Servicios Generales, debe analizar el requerimiento y verificar, no solo la pertinencia de la reparación, sino las características técnicas de la misma, estimando recursos y tiempo probable de solución. Si la solicitud es aprobada debe ser asignada a la Empresa contratista respectiva para la prestación del servicio o al funcionario designado.

TIEMPO: El mismo día de recibida la solicitud

Registro(Aplicativo Mesa de ayuda)
5 Reportar a las empresas contratistas Profesional especializado de Servicios Generales Mediante el aplicativo Mesa de Ayuda, serán reportados los requerimientos, los cuales son asignados a las empresas contratistas, éstas deberán atender dichas solicitudes en el menor tiempo posible y dependiendo de la complejidad de la solicitud.

La información del servicio de mantenimiento, tiene registro para su control generado del mismo aplicativo, que debe ser firmado por el solicitante y con lo que se evidencia el recibo a satisfacción del servicio y base de la supervisión

Tiempo: De acuerdo con la complejidad del requerimiento

Registro(Aplicativo Mesa de ayuda)
6 Identificar necesidades de mejoras o cambios globales Profesional especializado de Servicios Generales En las actividades de mantenimiento preventivo o verificación de las solicitudes de mantenimiento correctivo, pueden identificarse necesidades de mejoras o cambios globales, en las cuales debe resolverse un problema de raíz, dada su complejidad y posibles fallas posteriores. Dichas necesidades deben evaluarse para ser notificadas a la Vicerrectoría Administrativa y al área responsable..

TIEMPO: No aplica

Registro(Oficio o correo electrónico)
7 Ejecutar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo Empresas contratistas - Funcionarios de servicios generales De acuerdo con las características de los bienes y servicios, se cuenta con proveedores responsables del mantenimiento preventivo y correctivo, los cuales son seleccionados bajo las diferentes modalidades de contratación de la Universidad de Caldas. Dichos proveedores son responsables de la ejecución de las actividades asignadas a través de la Mesa de Ayuda, en los tiempos pactados según el tipo de mantenimiento a ejecutar. Se cuenta con dos funcionarios responsables de ejecutar trabajos de telefonía y electricidad vinculados a la Universidad, servicios que también están incorporados en el aplicativo de la mesa de ayuda.

TIEMPO: Según necesidad

Registro(Aplicativo Mesa de ayuda)
8 Verificar la realización del mantenimiento Profesional especializado de Servicios Generales Mediante inspecciones, el Líder de Grupo Interno de Servicios Generales y el funcionario del área, verifican la ejecución de los requerimientos en las instalaciones y/o con los soportes de Mantenimiento que además refrendan con la firma la prestación del servicio. De acuerdo con las características del servicio ejecutado y los resultados de la inspección, se socializa con los proveedores del servicio los resultados, de ser necesario, registrando conclusiones en la respectiva acta.

TIEMPO: De acuerdo con las necesidades
9 Elaborar informes e implementar acciones de mejora Coordinador del SIG – Oficina Asesora de Planeación y Sistemas A través de los reportes de ejecución de mantenimiento preventivo y los reportes en aplicativo Mesa de Ayuda, se generan estadísticas de prestación del servicio, que son analizadas para identificar aspectos susceptibles de mejora, acciones que se socializan con los proveedores del servicio.

TIEMPO: De acuerdo con las necesidades

Registro(Informe de seguimiento.)
10 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
ACTA DE INICIO
SECRETARIA GENERAL
R-2604-P-CC-761-
Aplicativo Mesa de ayuda
DIVISION SERVICIOS GENERALES
--
Informe de seguimiento.
OFICINA DE PLANEACION
--
Oficio o correo electrónico
DIVISION SERVICIOS GENERALES
-ASUNTO

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
1136 2014POR LA CUAL SE CREA EL COMITE DE INFRAESTRUCTURA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y SE DERROGAN LAS RESOLUCIONES Nº 0861 DEL 22 DE OCTUBRE DEL 2008 Y LA 1021 DEL 21 DE NOVIEMBRE DE 2008.


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
11En el flujogrma se cambia en el paso dos, documento de apertura por acta de inicio, se agrega el paso tres, se modifica el paso 6 y se cambia el responsable en el paso 9.2020-08-19
10Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
9Modificación referida a formatos duplicados, por la aplicación de la mesa de ayuda. Registro que aporta la información requerida para el desarrollo, control y seguimiento. 2018-05-04
8Se adicionó nuevo formato de servicios de mantenimiento, al paso No. 62015-06-03
7Se agrega en el desarrollo:

3. ASEO DE LAS INSTALACIONES

El aseo de las instalaciones locativas de las diferentes sedes, se configura como mantenimiento preventivo y se realiza a través de funcionarios de la institución y una empresa contratista, la cual es seleccionada anualmente a través de un procedimiento de contratación. (Ver: P-CC-762-PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE PROVEEDOR POR CONVOCATORIA PÚBLICA).

Las actividades de aseo se realizan bajo las necesidades específicas de las sedes y busca mantener las instalaciones en perfecto estado, identificar y reportar necesidades de mantenimiento.

A través de las inspecciones de mantenimiento preventivo, el Profesional Especializado de Servicios Generales verifica la eficacia de las actividades de aseo y posibles fallas en la prestación del servicio, así como las ausencias injustificadas del personal, caso en el que se procede a notificar a la empresa contratista o al operario cuando se trata de un funcionario de la universidad asignado, inicialmente de forma verbal y en caso de recurrencias, de forma escrita.

De igual manera, se realizan reuniones periódicas entre el Profesional Especializado de Servicios Generales y el Supervisor del contrato de aseo, en las que se verifica el cumplimiento del mismo.

Para los funcionarios de aseo vinculados a la universidad, el Profesional Especializado de Servicios Generales elabora y envía a la Oficina de Gestión Humana el reporte con las horas de servicio extra, cuando ésto se requiera y cuente con las autorizaciones correspondientes.
2014-11-05
6Se complementa el objetivo, además de los responsables.

Se hacen algunas anotaciones en el desarrollo.

Se modifica todo el segundo paso

Se modifica en su totalidad el tercer paso

Se modifica en su totalidad el cuarto paso

Se modifica en su totalidad el quinto paso

Se modifica en su totalidad el sexto paso

Se modifica en su totalidad el séptimo paso

Se agrega el paso número ocho

Se agrega el paso número nueve

Se agrega el paso número diez

Se agrega el paso número once

Se agrega el paso número doce
2013-10-10
5Se complementa el procedimiento incluyendo el mantenimiento a través de adecuaciones u obras planificadas en el Plan de Obras, relacionado con infraestructura física de la Universidad2012-01-31
4Ajustar el alcance del procedimiento, indicando que el mantenimiento está sujeto a restricción de recursos económicos y por consiguiente no es posible realizarlo a la totalidad de los bienes.2011-11-17
3El objetivo incluye bienes muebles e inmuebles.

El registro solicitud de mantenimiento puede hacerse a través de un medio físico (oficio), Adiarchi o correo electrónico.

Se modifica el responsable de las actividades por Profesional Especializado.

Se establece claridad frente al alcance del procedimiento.

Se omite la denominación de obra menor.
2011-09-27
2Eliminación de normatividad no vigente, y se incluye la vigente.2009-11-21
1Versión inicial2008-10-15


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