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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA UNIVERSIDAD |
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PROCESO | RECURSOS FíSICOS |
OBJETIVO |
Programar, ejecutar y verificar las actividades necesarias para realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de bienes muebles e inmuebles en la Universidad de Caldas, con el fin de garantizar continuidad en la prestación de los servicios misionales, optimizando los recursos invertidos para tal fin. |
ALCANCE |
El procedimiento es aplicable al mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad de Caldas, los cuales comprenden: edificios, redes eléctricas, redes hidráulicas, gas domiciliario, acueducto, alcantarillado, equipos, muebles y enseres, se exceptúan los equipos de cómputo y obras que por su complejidad y costos deban ejecutarse desde el Grupo de Sistemas y Desarrollo Físico. El procedimiento inicia con la identificación del requerimiento para realizar mantenimiento por diversas fuentes, hasta la entrega del bien y la verificación de la conformidad del trabajo realizado con relación a lo solicitado, por parte del solicitando del requerimiento y supervisor o funcionario encargado. |
RESPONSABLES | ||||||||
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DEFINICIONES Y TÉRMINOS | ||||||||
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POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio. | ||||
2 | Identificar acciones de mantenimiento preventivo y correctivo a ejecutarse durante la vigencia contractual | Profesional especializado de Servicios Generales - Empresas contratistas |
A través del acta de inicio de los contratos de mantenimiento, se detallan los enfoques del servicio o acciones prioritarias, a partir de análisis realizado por el Líder del Grupo de Servicios Generales y con base en las diferentes fuentes de identificación de requerimientos e informes de mantenimientos anteriores. Si es necesario, se realiza una inspección inicial para validar solicitudes.
TIEMPO: De acuerdo con las necesidades y estado del servicio |
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3 | Reportar necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo | Contratistas de aseo y vigilancia - Usuarios |
El reporte de requerimientos se realiza a través de los siguientes medios:
1. Inspecciones de Líder de Grupo Interno de Servicios Generales y su personal de apoyo. 2. Reporte del personal de vigilancia: Reporta daños evidentes y comunes para las áreas de cobertura. Diligencia el requerimiento en la planilla de novedades. 3. Reporte de Personal de aseo: Identifica necesidades de reparaciones en las áreas que les corresponden directamente y reporta a Servicios Generales o al personal de seguridad. 4. Los docentes, personal administrativo o contratistas presentan sus requerimientos de mantenimiento a través de la mesa de ayuda, este aplicativo muestra como tema de ayuda: "Recursos físicos", en el cual los usuarios pueden realizar solicitudes de mantenimiento correctivo o preventivo. (Ver I-RF-684 Instructivo para crear y administrar solicitudes de la mesa de ayuda.) TIEMPO: Inmediatamente se identifique una necesidad de mantenimiento Registro(Aplicativo Mesa de ayuda) |
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4 | Verificar especificaciones de la solicitud | Profesional especializado de Servicios Generales |
De acuerdo al tipo de solicitud recibida, el Profesional Especializado de Servicios Generales, debe analizar el requerimiento y verificar, no solo la pertinencia de la reparación, sino las características técnicas de la misma, estimando recursos y tiempo probable de solución. Si la solicitud es aprobada debe ser asignada a la Empresa contratista respectiva para la prestación del servicio o al funcionario designado.
TIEMPO: El mismo día de recibida la solicitud Registro(Aplicativo Mesa de ayuda) |
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5 | Reportar a las empresas contratistas | Profesional especializado de Servicios Generales |
Mediante el aplicativo Mesa de Ayuda, serán reportados los requerimientos, los cuales son asignados a las empresas contratistas, éstas deberán atender dichas solicitudes en el menor tiempo posible y dependiendo de la complejidad de la solicitud.
La información del servicio de mantenimiento, tiene registro para su control generado del mismo aplicativo, que debe ser firmado por el solicitante y con lo que se evidencia el recibo a satisfacción del servicio y base de la supervisión Tiempo: De acuerdo con la complejidad del requerimiento Registro(Aplicativo Mesa de ayuda) |
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6 | Identificar necesidades de mejoras o cambios globales | Profesional especializado de Servicios Generales |
En las actividades de mantenimiento preventivo o verificación de las solicitudes de mantenimiento correctivo, pueden identificarse necesidades de mejoras o cambios globales, en las cuales debe resolverse un problema de raíz, dada su complejidad y posibles fallas posteriores. Dichas necesidades deben evaluarse para ser notificadas a la Vicerrectoría Administrativa y al área responsable..
TIEMPO: No aplica Registro(Oficio o correo electrónico) |
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7 | Ejecutar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo | Empresas contratistas - Funcionarios de servicios generales |
De acuerdo con las características de los bienes y servicios, se cuenta con proveedores responsables del mantenimiento preventivo y correctivo, los cuales son seleccionados bajo las diferentes modalidades de contratación de la Universidad de Caldas. Dichos proveedores son responsables de la ejecución de las actividades asignadas a través de la Mesa de Ayuda, en los tiempos pactados según el tipo de mantenimiento a ejecutar. Se cuenta con dos funcionarios responsables de ejecutar trabajos de telefonía y electricidad vinculados a la Universidad, servicios que también están incorporados en el aplicativo de la mesa de ayuda.
TIEMPO: Según necesidad Registro(Aplicativo Mesa de ayuda) |
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8 | Verificar la realización del mantenimiento | Profesional especializado de Servicios Generales |
Mediante inspecciones, el Líder de Grupo Interno de Servicios Generales y el funcionario del área, verifican la ejecución de los requerimientos en las instalaciones y/o con los soportes de Mantenimiento que además refrendan con la firma la prestación del servicio. De acuerdo con las características del servicio ejecutado y los resultados de la inspección, se socializa con los proveedores del servicio los resultados, de ser necesario, registrando conclusiones en la respectiva acta.
TIEMPO: De acuerdo con las necesidades |
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9 | Elaborar informes e implementar acciones de mejora | Coordinador del SIG – Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
A través de los reportes de ejecución de mantenimiento preventivo y los reportes en aplicativo Mesa de Ayuda, se generan estadísticas de prestación del servicio, que son analizadas para identificar aspectos susceptibles de mejora, acciones que se socializan con los proveedores del servicio.
TIEMPO: De acuerdo con las necesidades Registro(Informe de seguimiento.) |
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10 | Fin. |
REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
Aplicativo Mesa de ayuda | DIVISION SERVICIOS GENERALES | - | - |
Informe de seguimiento. | OFICINA DE PLANEACION | - | - |
Oficio o correo electrónico | DIVISION SERVICIOS GENERALES | - | ASUNTO |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA |
HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
11 | En el flujogrma se cambia en el paso dos, documento de apertura por acta de inicio, se agrega el paso tres, se modifica el paso 6 y se cambia el responsable en el paso 9. | 2020-08-19 |
10 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-18 |
9 | Modificación referida a formatos duplicados, por la aplicación de la mesa de ayuda. Registro que aporta la información requerida para el desarrollo, control y seguimiento. | 2018-05-04 |
8 | Se adicionó nuevo formato de servicios de mantenimiento, al paso No. 6 | 2015-06-03 |
7 | Se agrega en el desarrollo: 3. ASEO DE LAS INSTALACIONES El aseo de las instalaciones locativas de las diferentes sedes, se configura como mantenimiento preventivo y se realiza a través de funcionarios de la institución y una empresa contratista, la cual es seleccionada anualmente a través de un procedimiento de contratación. (Ver: P-CC-762-PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE PROVEEDOR POR CONVOCATORIA PÚBLICA). Las actividades de aseo se realizan bajo las necesidades específicas de las sedes y busca mantener las instalaciones en perfecto estado, identificar y reportar necesidades de mantenimiento. A través de las inspecciones de mantenimiento preventivo, el Profesional Especializado de Servicios Generales verifica la eficacia de las actividades de aseo y posibles fallas en la prestación del servicio, así como las ausencias injustificadas del personal, caso en el que se procede a notificar a la empresa contratista o al operario cuando se trata de un funcionario de la universidad asignado, inicialmente de forma verbal y en caso de recurrencias, de forma escrita. De igual manera, se realizan reuniones periódicas entre el Profesional Especializado de Servicios Generales y el Supervisor del contrato de aseo, en las que se verifica el cumplimiento del mismo. Para los funcionarios de aseo vinculados a la universidad, el Profesional Especializado de Servicios Generales elabora y envía a la Oficina de Gestión Humana el reporte con las horas de servicio extra, cuando ésto se requiera y cuente con las autorizaciones correspondientes. | 2014-11-05 |
6 | Se complementa el objetivo, además de los responsables. Se hacen algunas anotaciones en el desarrollo. Se modifica todo el segundo paso Se modifica en su totalidad el tercer paso Se modifica en su totalidad el cuarto paso Se modifica en su totalidad el quinto paso Se modifica en su totalidad el sexto paso Se modifica en su totalidad el séptimo paso Se agrega el paso número ocho Se agrega el paso número nueve Se agrega el paso número diez Se agrega el paso número once Se agrega el paso número doce | 2013-10-10 |
5 | Se complementa el procedimiento incluyendo el mantenimiento a través de adecuaciones u obras planificadas en el Plan de Obras, relacionado con infraestructura física de la Universidad | 2012-01-31 |
4 | Ajustar el alcance del procedimiento, indicando que el mantenimiento está sujeto a restricción de recursos económicos y por consiguiente no es posible realizarlo a la totalidad de los bienes. | 2011-11-17 |
3 | El objetivo incluye bienes muebles e inmuebles. El registro solicitud de mantenimiento puede hacerse a través de un medio físico (oficio), Adiarchi o correo electrónico. Se modifica el responsable de las actividades por Profesional Especializado. Se establece claridad frente al alcance del procedimiento. Se omite la denominación de obra menor. | 2011-09-27 |
2 | Eliminación de normatividad no vigente, y se incluye la vigente. | 2009-11-21 |
1 | Versión inicial | 2008-10-15 |
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